鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)踐與思考

張廣洲

摘要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)范化管理既是優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作重要的指導(dǎo)和借鑒，也是傳承區(qū)域文化歷史的重要載體。本研究詳細(xì)闡述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問題，提出加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的途徑與建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);檔案管理;規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案作為歷史信息的遺存，是人類社會(huì)進(jìn)行各種理論及實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，檔案工作深深植根于人們的日常社會(huì)生活中，隨著社會(huì)文明程度的提高，逐漸體現(xiàn)在社會(huì)生活的方方面面，表現(xiàn)出著非常重要的作用。然而在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理過程中，存在檔案管理意識(shí)淡泊，管理方式落后等問題，導(dǎo)致檔案管理工作相對(duì)低質(zhì)低效，同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性，降低了檔案作為珍貴歷史資料的價(jià)值再創(chuàng)造能力。所以，加速推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化、法制化和科學(xué)化發(fā)展，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，是保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理有序開展的重要途徑。

1鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在的問題

1.1對(duì)檔案管理重視程度有所不足

客觀上講，檔案管理一般很難在短期內(nèi)發(fā)揮出有價(jià)值信息的作用。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在一定程度上可謂是吃力不討好的管理工作。一方面檔案管理的工作人員需要投入大量的時(shí)間和精力來細(xì)化管理的形式和內(nèi)容;另一方面，短時(shí)間內(nèi)無法體現(xiàn)出成績和效果。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作相對(duì)邊緣化，沒有得到足夠的重視和關(guān)注。

1.2資源投入相對(duì)匱乏

由于對(duì)檔案管理工作缺乏重視，對(duì)資金、材料等硬件，人員、技術(shù)等軟件投入較少，甚至有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有設(shè)立檔案室，

檔案資料和檔案箱柜臨時(shí)存放在行政辦公室。對(duì)于檔案管理人員，并不具備專業(yè)的管理能力，有的是兼職的后勤或行政人員，或者用接近退休的人員。如此看來，不僅檔案工作達(dá)不到規(guī)范管理的要求，就連最基本的完整性和安全性也無法得到保障。

1.3管理模式陳舊落后

缺乏重視和投入不足，直接導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作長期滯后的模式中難以推進(jìn)。例如在溫度控制、濕度控制、防霉、防蟲等環(huán)節(jié)力不從心。分散性、碎片化管理導(dǎo)致文件丟失或損壞。更有甚者，由于檔案管理不重視，不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn)，非相關(guān)人員可以隨意進(jìn)出檔案室，借閱檔案遲遲不歸還，甚至有人對(duì)檔案信息進(jìn)行修改，造成文件失真等諸多問題。

2做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)范化管理的策略

2.1加強(qiáng)資源建設(shè)，搭建完備的軟硬件基礎(chǔ)架構(gòu)

檔案管理是一項(xiàng)長期的、持續(xù)的工作，不同歷史時(shí)期的檔案管理也具有不同的時(shí)代特點(diǎn)和需求。對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理來說，有限的資金和資源不允許一次性大規(guī)模投入專門用于檔案管理。因此，長期小規(guī)模的資源投入，逐步建設(shè)完善的基礎(chǔ)設(shè)施更為可行。例如，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位可以先設(shè)立一個(gè)獨(dú)立的檔案室，選擇一個(gè)位置、環(huán)境比較干凈整潔、通風(fēng)良好的房間作為檔案管理中心。然后根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，購買專用的柜架，檔案盒，檔案袋等，同時(shí)，檔案室要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施;配備溫濕計(jì)、復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)、照相機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備等;檔案資料多柜存放，為了查找方便建議繪制存放的示意圖;應(yīng)建立全宗卷，以積累存儲(chǔ)本機(jī)關(guān)案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報(bào)告，交接憑證，銷毀清冊(cè)，檢查記錄，全宗介紹材料等。

2.2完善檔案管理制度與機(jī)制

規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制度是推動(dòng)各項(xiàng)工作有序開展的重要基礎(chǔ)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)同樣離不開管理制度。從目前的實(shí)際情況來看，基于組織保障、部門寫作、工作內(nèi)容要求、工作職責(zé)等層面，對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行全面優(yōu)化調(diào)整。

具體來說，要根據(jù)檔案管理工作實(shí)際，全面優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，明確個(gè)人相應(yīng)職責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)管。同時(shí)，相關(guān)部門要組織檔案管理規(guī)范化會(huì)議，通過內(nèi)部協(xié)商，共同制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制。明確有關(guān)職能部門的責(zé)任和義務(wù)，讓各部門主動(dòng)與檔案管理部門溝通，相互協(xié)調(diào)配合，規(guī)范檔案資料收集的完善性、利用的安全性。在檔案管理體制機(jī)制全面完善的基礎(chǔ)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理可以嚴(yán)格按照體制機(jī)制進(jìn)行，整個(gè)管理流程自然會(huì)更加規(guī)范。

2.3推進(jìn)并完善檔案管理信息化建設(shè)

發(fā)展是解決我國一切問題的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，發(fā)展必須是科學(xué)發(fā)展。信息時(shí)代大背景下，信息化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)至關(guān)重要的優(yōu)化創(chuàng)新舉措。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理也需要推進(jìn)并完善檔案管理信息化建設(shè)。加大檔案信息化建設(shè)力度，提高檔案管理的各項(xiàng)保障條件。做好本地電子檔案信息化管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、平臺(tái)開發(fā)與過程控制;構(gòu)建滿足數(shù)字檔案長期保存和使用的基礎(chǔ)框架;制定涉及功能模型、信息模型、互操作模型等的管理策略;應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際需要和信息化檔案管理目標(biāo)建設(shè)“收、管、用”集成的一體化管理系統(tǒng)，例如建成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)支撐系統(tǒng)、包括檔案目錄、重要檔案全文和多媒體檔案在內(nèi)的三個(gè)基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)庫等。完成全系統(tǒng)目錄電子化、全文數(shù)字化、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)用同步，使計(jì)算機(jī)查詢與借閱、檔案利用效率得到進(jìn)一步提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)工作的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3結(jié)論

由于長時(shí)間不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，所以，檔案管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，需要在理念上徹底扭轉(zhuǎn)陳舊管理模式制約，認(rèn)識(shí)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案作為經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和借鑒參考的重要價(jià)值。不僅如此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化還需要更先進(jìn)技術(shù)的支持，不斷提高管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與信息化。不僅有助于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作不斷減少人、財(cái)、物的基礎(chǔ)投入，也有利于實(shí)現(xiàn)檔案作為歷史信息的價(jià)值再創(chuàng)造功能，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面提升的必由之路。

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