縮短采購需求計劃管理時間實踐

宋佼佼 趙冉嬌

采購需求計劃管理是招標采購活動的前期工作，其質量直接影響著后續(xù)采購活動的成敗。采購需求計劃管理時間是指從計劃申報通知發(fā)布開始至到所有計劃審查結束移交招標采購的全過程。縮短采購需求計劃管理時間既是提高計劃管理工作質效的關鍵因素，也是整體提升物資供應鏈管理質量的迫切需求。

一、設定目標

根據(jù)公司管理要求，結合公司近兩年非物資計劃管理實際情況，確定將非物資采購計劃管理時間定為40天。

二、目標可行性論證

（一）各項目單位非物資采購計劃一次報送準確率情況

對納入指標統(tǒng)計的5個非物資批次采購計劃管理時間進行了階段分析統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，非物資計劃申報流程中計劃申報與會后整理復核階段所占耗時較長，需進一步分析尋找主要癥結。

（二）尋找采購計劃管理時間較長的癥結所在

分析一：計劃申報階段

在非物資計劃管理“計劃申報”環(huán)節(jié)中，各項目單位在規(guī)定時間內收集創(chuàng)建需求計劃，由于每年度所有采購批次安排均于年初確定，報送計劃時間有固定范圍，數(shù)據(jù)比較穩(wěn)定，報送時長沒有可壓縮空間。

分析二：計劃初審

在非物資計劃管理“計劃初審”環(huán)節(jié)中，主要工作包含計劃的整理、分類、退改，以及審查會的前期溝通安排，受客觀因素影響較大，數(shù)據(jù)比較穩(wěn)定，預審時長沒有可壓縮空間。

分析三：審查會階段

非物資計劃審查會期間主要負責計劃的審查退改，需退改計劃的條數(shù)將直接影響到審查會的效率;報送錯誤主要分為計劃新增、計劃退回、計劃字段信息錯誤、技術規(guī)范編制錯誤、技術規(guī)范上傳錯誤五類，對各批次發(fā)生的各類錯誤發(fā)生情況進行統(tǒng)計，技術規(guī)范編制錯誤占比遠遠大于其他類別錯誤，達67.11%。

結論：“技術規(guī)范編制錯誤多”是影響非物資采購計劃審查效率的主要癥結，若該問題能得到有效解決，審查會效率將明顯提升，具有可壓縮空間。

三、原因分析

確定目標后，針對審查會階段和會后整理復核階段影響采購需求計劃管理時間的“計劃及技術規(guī)范退改率問題”這一主要癥結進行了分析，共找到了8個末端原因，即“培訓覆蓋面不夠”、“項目人員計劃業(yè)務熟悉度低、工作態(tài)度差”、“ECP系統(tǒng)不穩(wěn)定”、“ERP系統(tǒng)延遲”、“技術規(guī)范模板標準化程度低”、“計劃填報缺少標準化參考”、“計劃審查數(shù)據(jù)流轉時間長”及“線下審查會議室環(huán)境過分嘈雜”。剔除“項目人員計劃業(yè)務熟悉度低、工作態(tài)度差”、“ERP系統(tǒng)延遲”、“ECP系統(tǒng)不穩(wěn)定”、“項目人員電腦系統(tǒng)問題”這3個不可控的客觀原因，對剩余的5個末端原因進行逐一確認。

確認因素一：培訓覆蓋面不夠

確認標準：未參培單位平均退改率比參培單位退改率高20%以上

對所有項目單位是否已參加過非物資計劃申報培訓情況進行統(tǒng)計，未參加過培訓項目單位平均退改率比參培單位高0.83%<20%，為非要因。

確認因素二：技術規(guī)范模板標準化程度低

確認標準：普通模板比結構化技術規(guī)范模板退改率高80%以上

統(tǒng)計已編制應用的結構化技術規(guī)范模板與普通模板在使用中的退改率情況，普通模板比結構化技術規(guī)范模板退改率高158.4%>>80%，滿足確認標準，為要因。

確認因素三：計劃填報缺少標準化參考

確認標準：所有下發(fā)項目單位的文件中均無相關的參考標準或要求

經對全年所有下發(fā)資料進行調查，均未發(fā)現(xiàn)有關計劃填報的標準或規(guī)范要求，為要因。

確認因素四：計劃審查數(shù)據(jù)流轉時間長

確認標準：審查數(shù)據(jù)流轉時長與退改效率呈負相關

追蹤統(tǒng)計審查會議上計劃及技術規(guī)范退改流程所涉及的所有環(huán)節(jié)用時，為了驗證此因素對目標值的影響，設置不同的審查數(shù)據(jù)流轉時長，測試不同的審查數(shù)據(jù)流轉時長對退改效率的影響，經驗證，審查數(shù)據(jù)流轉時長與退改效率呈負相關性，本因素對目標實現(xiàn)有實際影響，為要因。

確認因素五：線下審查會議室的環(huán)境過分嘈雜

確認標準：脫離線下審查室退改率減少

2020年某批非物資集中審查會采用了線上審查的模式，脫離了線下審查室的環(huán)境。經分析，脫離了線下審查室的嘈雜環(huán)境，計劃和技術規(guī)范退改率并沒有因此下降，不符合確認標準，為非要因。

通過以上末端因素確認過程可知，影響計劃及技術規(guī)范退改率的主要原因包括：技術規(guī)范模板標準化程度低;計劃填報缺少標準化參考;計劃審查數(shù)據(jù)流轉時間長。

四、制定并實施對策

（一）實施對策一：技術規(guī)范模板標準化程度低

全面梳理上級單位在非物資采購需求計劃管理方面的服務主數(shù)據(jù)、采購目錄、固化ID以及審查要點和要求，進行分析和結構化，根據(jù)各要點的更新頻率，建立定期或不定期的更新機制。

廣泛收集歷年來各個批次的反饋信息，總結并聯(lián)合各專業(yè)管理部門、資深審查專家進行討論分析，精準確定技術規(guī)范結構化模板及固化ID的可擴大范圍，組織各專業(yè)主管部門、變電/土建/營銷/后勤等專業(yè)資深專家召開技術規(guī)范結構化模板及固化ID編審會議，擴大技術規(guī)范結構化模板和固化ID的覆蓋范圍。

（二）實施對策二：建設非物資采購標準化體系

運用大數(shù)據(jù)分析，梳理標準化范圍，得出高頻使用的服務主數(shù)據(jù)詞條，初步形成可進一步標準化的項目清冊，經非物資采購計劃資深審查專家從專業(yè)技術角度進行分析、判斷，確定出當前擬進一步標準化的項目清單。

開展專業(yè)協(xié)同，確定標準建設實施方案。在確定了擬標準化項目清單的基礎上，召開多次專業(yè)標準化方案研討會議，并借鑒上級單位物資采購標準體系建設應用成果和經驗，形成了非標物資采購標準體系建設方案。非物資采購標準體系包括項目分類準、技術規(guī)范書標準（固化ID和固化模板）和計劃詞條標準三大部分。其中，項目分類是基礎，技術規(guī)范書標準是核心，計劃詞條是紐帶。

（三）實施對策三：計劃審查數(shù)據(jù)流轉時間長

優(yōu)化完善計劃管理工作流程。結合上級關于區(qū)域集中式遠程視頻審查要求，調整部署遠程視頻審查流程，將計劃審查室從“線下”搬到“線上”，采用“總-分-總”的形式，即審查會現(xiàn)場設立主會場，各項目單位設立分會場，主會場和分會場之間通過視頻軟件相互鏈接開展連線審查。同時在審查會前制定詳細的排期表，會議期間執(zhí)行叫號與視頻全程監(jiān)控機制， 保障會議秩序和效率。

優(yōu)化完善線上申報系統(tǒng)，升級非物資需求計劃ERP申報系統(tǒng)功能，完成采購標準體系的上線應用管控，將采購標準三大部分的管理維護工作由線下轉為線上，解決數(shù)據(jù)多源頭造成的前后不一致、管理維護不便等問題，實現(xiàn)“一張表”關聯(lián)查詢、一鍵點選生成采購計劃信息、自動關聯(lián)校驗等功能，實現(xiàn)非物資計劃與招標詞條的貫通，實現(xiàn)非物資計劃與招標的高效協(xié)同。

五、效果檢查

通過各項措施在非物資采購計劃管理工作中的日常運用，極大的縮短了非物資采購需求計劃管理時間。根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析，2020年采購批次整體計劃管理時間縮短至39.8天。

結論：非物資采購需求計劃管理時間由QC活動前的45.2天縮短至活動后的39.8天，達到了預期目標值。

1. 宋佼佼，女，漢族，1984年8月，陜西西安，工作單位：國網陜西省電力公司物資公司，研究方向：物資管理，本科，高級經濟師，單位所在地：陜西省西安市碑林區(qū)友誼東路308號，郵編：710000

2. 趙冉嬌，女，漢族，1989年6月，陜西西安人，工作單位為國網陜西省電力公司物資公司，研究方向為物資管理，碩士研究生，職稱為工程師，單位地址陜西省西安市友誼東路308號，郵編710000。