淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

李德坤

摘要：檔案管理工作的意義重大，檔案是將有價值的歷史記錄保存下來，是對歷史的一項見證。從事業(yè)單位檔案管理工作實際運(yùn)行情況來看，新時期背景下的檔案管理還存在著各種各樣的問題，面臨的挑戰(zhàn)極高，提出完善的優(yōu)化路徑是非常重要的。

關(guān)鍵詞：淺談;事業(yè)單位;檔案管理工作;優(yōu)化路徑

中圖分類號：A ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：（2021）-09-167

引言

檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展十分重要，事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經(jīng)濟(jì)體系快速發(fā)展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會發(fā)展需要，同時也會出現(xiàn)各種各樣的問題。基于此，事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu)，以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實效性。

一、對于事業(yè)單位檔案管理期間存在問題的分析

（一）檔案管理人員專業(yè)水平較低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面，缺乏專業(yè)管理水平，只能進(jìn)行簡單的收集與保管工作。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力較差，在工作開展之前，沒有對其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現(xiàn)象時常發(fā)生，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價值。

（二）管理手段老舊

隨著社會信息化的不斷發(fā)展，社會對于檔案管理有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理模式依舊一成不變，單一的采用人工管理的辦法。其檔案管理的水平和效率明顯低下，無法滿足單位的發(fā)展要求。隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位所需存儲的信息量不斷增大，只有不斷創(chuàng)新單位的檔案管理手段，才能促進(jìn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）沒有制定完善的管理體系

要想將檔案管理工作的有效性體現(xiàn)出來，還需要結(jié)合實際情況制定完善的管理體系。制度是實施各項工作的關(guān)鍵以及標(biāo)準(zhǔn)，但是在傳統(tǒng)檔案管理期間，制度處于虛設(shè)狀態(tài)，大多數(shù)管理人員并沒有遵循制度管理各個環(huán)節(jié)，管理質(zhì)量降低。而且事業(yè)單位也沒有對檔案工作管理情況落實的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作的有效性受到影響。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視程度

想要做好和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，就需要加強(qiáng)單位對檔案管理的重視和關(guān)注度，認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性。在當(dāng)前社會新的發(fā)展形勢下，事業(yè)單位檔案管理需要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，這對于提升事業(yè)單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義?；诖?，事業(yè)單位需要健全當(dāng)前檔案管理制度體系，在提升檔案管理工作效率的同時，實現(xiàn)與時俱進(jìn)，借助創(chuàng)新思維來強(qiáng)化檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統(tǒng)來完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出高效且創(chuàng)新的檔案管理工作體系，以此來提升事業(yè)單位檔案管理的實效性。檔案管理工作是一項長期的任務(wù)，在過程中，需要保障人員之間的公平性，以此來調(diào)動檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。

（二）進(jìn)行檔案管理信息化創(chuàng)新建設(shè)工作

其一，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，確保方案信息被實時傳遞。其二，引進(jìn)新型技術(shù)和設(shè)備來管理檔案工作，比如，使用電子計算機(jī)和數(shù)碼掃描儀，在應(yīng)用新型技術(shù)和各項設(shè)備的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案錄入電子計算機(jī)內(nèi)，開展檔案電子化工作，或者是借助信息化技術(shù)加以處理，具體包含影像和文字，這樣的話，可以確保檔案內(nèi)容的豐富性以及完善性，為后期查閱工作的正常開展奠定堅實基礎(chǔ)。其三，創(chuàng)建規(guī)范性的信息管理平臺，適當(dāng)?shù)毓_構(gòu)建保密屬性的信息和檔案，該項信息化網(wǎng)絡(luò)管理和共享平臺的制定能夠幫助檔案管理人員獲取諸多的信息，提升檔案管理工作的便捷性，為人民群眾提供最佳的服務(wù)。其四，在檔案管理工作開展期間，相關(guān)人員務(wù)必強(qiáng)化系統(tǒng)安全程度的維護(hù)力度，動態(tài)性檢驗檔案管理系統(tǒng)和周期。

（三）細(xì)化檔案管理措施，提高管理效益

在檔案管理工作中，必須保持工作質(zhì)量持續(xù)提升。在工作中，首先需要確保細(xì)化性歸檔工作，在工作中及時制定完善的檔案歸檔范圍，這一范圍必須保持細(xì)致性與明確性，在工作職能調(diào)整以及業(yè)務(wù)發(fā)展期間，可以保持持續(xù)性發(fā)展。在制定具體的范圍時，需要充分考慮檔案的儲存完整性以及資料的全面性，確保內(nèi)部控制體系的建設(shè)綜合水平。同時還需要做好文件檔案的環(huán)節(jié)性管理工作，不僅需要及時落實檔案工作機(jī)制，還需要及時制定歸檔計劃，基于歸檔工作的突出問題，在年末做好重點(diǎn)排查工作，及時落實集中化與全面性的歸檔管理，保障歸檔工作的細(xì)致與全面性。對于事業(yè)單位而言，需要將文件檔案資料的交接當(dāng)作是第一任務(wù)，以規(guī)范化措施作為基礎(chǔ)，保障資料信息的清晰性。另外，還需要持續(xù)強(qiáng)化人員方面的培訓(xùn)教育工作，借助現(xiàn)場指導(dǎo)、視頻教育以及手冊宣傳等多種途徑實現(xiàn)對人員的專業(yè)性技術(shù)水平的培養(yǎng)，重修提升檔案管理工作的針對性水平，提高檔案管理工作人員的自覺意識，確保檔案管理團(tuán)隊保持較高的綜合性水平。另外，隨著信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的信息化也會不斷增加，今后需要持續(xù)強(qiáng)化檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，確保人員層面上可以推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理方式不可能一成不變，需充分結(jié)合時代的發(fā)展變化。所以對于事業(yè)單位而言，需要積極轉(zhuǎn)變態(tài)度，進(jìn)而能夠在根本上將以往粗放式的檔案管理方式，為事業(yè)單位未來的發(fā)展奠定更好的發(fā)展基礎(chǔ)。

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