商管行業(yè)業(yè)財(cái)融合信息化建設(shè)探討

龔紅立

本文從現(xiàn)行商管行業(yè)中小型企業(yè)業(yè)務(wù)層面分析了存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一等問題，造成內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂；從現(xiàn)有信息化系統(tǒng)方面分析了企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)存在的系統(tǒng)之間未對(duì)接、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、內(nèi)控力度不足等問題，這些問題增加了企業(yè)的工作量、降低了工作效率，同時(shí)造成信息反饋滯后；從企業(yè)自身發(fā)展的需求方面分析了建設(shè)業(yè)財(cái)融合信息化系統(tǒng)的迫切需求。最后展望了業(yè)財(cái)融合信息化系統(tǒng)建設(shè)后全面提升企業(yè)業(yè)財(cái)融合信息化系統(tǒng)的管理功能和“四化”建設(shè)的效果。

商管行業(yè)業(yè)財(cái)融合信息化建設(shè)背景

業(yè)務(wù)層面存在的問題

1.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)，造成財(cái)務(wù)信息滯后。在商管行業(yè)中業(yè)務(wù)合同量大，合同收款期間、形式等情況繁雜，一般中小企業(yè)管理不規(guī)范，該收什么款、收多少、什么時(shí)候開始收等信息財(cái)務(wù)處理是滯后的，并且需要業(yè)務(wù)部門將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)，或通過業(yè)務(wù)部門開具收款通知書。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)，財(cái)務(wù)無法掌握公司最前端的經(jīng)營情況，造成財(cái)務(wù)信息嚴(yán)重滯后。

2.業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱，造成數(shù)據(jù)不一致。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通常具有弱鉤稽、零散、多維度、實(shí)時(shí)發(fā)生的特征，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通常具有強(qiáng)鉤稽、專有體系、維度有限、滯后反映的特征，因此財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需通過對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、加工、歸納、匯總等處理，如果信息不對(duì)稱容易造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)“打架”。在商管企業(yè)中物業(yè)人力成本占比相對(duì)較高，人力部門和財(cái)務(wù)部門采用不同維度和取數(shù)方式，呈現(xiàn)出來的結(jié)果就會(huì)截然不同。這種取數(shù)方式均不能滿足分析人力成本數(shù)據(jù)的需求，各部門間業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)的一致并不是指完全相同，而是指核心指標(biāo)相同，但也可多維度相融。

3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一，造成內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂。商管行業(yè)信息系統(tǒng)一般都未進(jìn)行過整體規(guī)劃，導(dǎo)致系統(tǒng)之間基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)口徑不一致等問題。如：業(yè)務(wù)端口客戶變更企業(yè)名稱，有可能財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒有變更名稱，又或者造成同一客戶多個(gè)名字、多個(gè)賬戶、賬面混亂；數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一屢見不鮮，這種數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)傳遞困難，加大了增加人工核對(duì)的工作量。

4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)顆粒度粗糙，造成經(jīng)營分析無法滲透。單從財(cái)務(wù)系統(tǒng)能獲取數(shù)據(jù)信息來看非常有限，比如辦公費(fèi)是我們常用的會(huì)計(jì)科目，作為一個(gè)大型集團(tuán)公司，分子公司多體量大，僅通過辦公費(fèi)科目，不能深入分析將費(fèi)用異常的原因。假如我們將辦公費(fèi)再進(jìn)一步細(xì)分：辦公耗材、辦公用紙、辦公用品、辦公飲水、辦公設(shè)備等，那么深入費(fèi)用分析費(fèi)用時(shí)所有的細(xì)節(jié)自然會(huì)浮出水面了。

現(xiàn)有信息化系統(tǒng)的不足

1.企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)之間未對(duì)接。在商管行業(yè)中，大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行，未進(jìn)行整合串聯(lián)，造成大量重復(fù)工作重復(fù)。如：收費(fèi)系統(tǒng)、物業(yè)管理系統(tǒng)、電能耗系統(tǒng)、開票系統(tǒng)、第三方結(jié)算系統(tǒng)等系統(tǒng)之間相互不關(guān)聯(lián)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成后財(cái)務(wù)人員再根據(jù)單據(jù)錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，這種周而復(fù)始的重復(fù)工作，使得工作效率低、質(zhì)量差、數(shù)據(jù)信息嚴(yán)重滯后等問題。

2.企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)內(nèi)控力度不足。中小企業(yè)的信息系統(tǒng)由于人員系統(tǒng)化思維欠缺、分工不明確，造成同一操作人員同時(shí)具有多個(gè)系統(tǒng)操作權(quán)限，如在簽訂商鋪?zhàn)赓U合同時(shí)，同一操作員既可能是錄入員，又可能是審核員，還可能是業(yè)務(wù)員。這些都容易造成形成信息建設(shè)管理上出現(xiàn)的漏洞，增加管理風(fēng)險(xiǎn)，反而為其創(chuàng)造了舞弊行為的機(jī)會(huì)。

3.企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)信息反饋滯后。如今社會(huì)信息化程度高，交通便捷，市場(chǎng)活躍度高，需要企業(yè)及時(shí)地調(diào)整經(jīng)營決策。中小企業(yè)因信息系統(tǒng)較差，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息反饋滯后，不能及時(shí)傳達(dá)給經(jīng)營者，可能會(huì)造成企業(yè)錯(cuò)失市場(chǎng)機(jī)遇，或因不能及時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略，造成嚴(yán)重的企業(yè)損失。

企業(yè)自身發(fā)展的需求

企業(yè)為了自身發(fā)展，需要適應(yīng)現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，需要更精細(xì)化、系統(tǒng)化管理。因此，企業(yè)迫切需要建立一套高效可行的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，滿足企業(yè)個(gè)性化需求，能夠?qū)崟r(shí)提供業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以應(yīng)對(duì)滿足瞬息萬變的市場(chǎng)環(huán)境。

商管行業(yè)業(yè)財(cái)融合信息化建設(shè)建議

業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)合，建立“線型管理思維”模式系統(tǒng)

所謂“線型管理思維”模式，指將業(yè)務(wù)“線”的特點(diǎn)與財(cái)務(wù)“流”的現(xiàn)象緊密結(jié)合起來，簡(jiǎn)單點(diǎn)說，就是將所有業(yè)務(wù)活動(dòng)串聯(lián)起來，找出業(yè)務(wù)線與財(cái)務(wù)流的鏈接點(diǎn)，根據(jù)這些點(diǎn)將業(yè)務(wù)線數(shù)據(jù)匯入財(cái)務(wù)流程中，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反饋到業(yè)務(wù)線形成管理閉環(huán)。將這些思維融入業(yè)財(cái)系統(tǒng)中即可以快速地理清財(cái)務(wù)管理中的紛繁復(fù)雜、相互交錯(cuò)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。

具體到實(shí)際，我們以業(yè)務(wù)部門辦公費(fèi)用報(bào)銷為例，從業(yè)務(wù)部門費(fèi)用發(fā)生→審核→付款→記賬→報(bào)表→費(fèi)用分析→反饋業(yè)務(wù)。通過對(duì)費(fèi)用發(fā)生這個(gè)業(yè)務(wù)線的分析，找到鏈接財(cái)務(wù)的付款、記賬、費(fèi)用分析等關(guān)鍵控點(diǎn)，實(shí)時(shí)收集業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)，并在發(fā)生時(shí)進(jìn)行預(yù)算控制。通過記賬關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行多維度對(duì)費(fèi)用發(fā)生進(jìn)行記錄，為費(fèi)用的分析、控制提供更多、更有說服力的支撐數(shù)據(jù)。

深入挖掘業(yè)務(wù)前端數(shù)據(jù)，建立業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)助力經(jīng)營決策系統(tǒng)

在商管行業(yè)中，人流量情況是決定這個(gè)商業(yè)體經(jīng)營狀況的一個(gè)重要指標(biāo)，通過建立一套對(duì)人流量數(shù)據(jù)的收集分析系統(tǒng)，融入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，將會(huì)極大地提高經(jīng)營決策可靠性。如：建立一套攝像頭作為數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)對(duì)進(jìn)行商業(yè)體的人群、男女、老少、年齡分布等進(jìn)行分析，作為調(diào)整經(jīng)營業(yè)態(tài)、商品品種、商品定位等的重要數(shù)據(jù)信息支撐。

所謂真正意義上的財(cái)務(wù)管理業(yè)財(cái)融合必須滿足四個(gè)條件：一是數(shù)據(jù)的來源，均來自業(yè)務(wù)而并非財(cái)務(wù)的自行錄入、再加工的數(shù)據(jù)；二是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，必須符合財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求；三是數(shù)據(jù)運(yùn)行。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)應(yīng)是同步產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不滯后。四是數(shù)據(jù)傳達(dá)，數(shù)據(jù)反饋速度快，查看便捷，精準(zhǔn)傳達(dá)，精準(zhǔn)決策。

這套財(cái)務(wù)管理運(yùn)行模式也體現(xiàn)了現(xiàn)代財(cái)務(wù)的人發(fā)展趨勢(shì)：從財(cái)務(wù)中來，到業(yè)務(wù)中去，其實(shí)質(zhì)是財(cái)務(wù)思維和業(yè)務(wù)思維的融合。而業(yè)財(cái)融合的核心抓手也必須伸到業(yè)務(wù)的最前端，實(shí)現(xiàn)前端管控，事中監(jiān)督，事后考核評(píng)價(jià)，從根本上“溯源”解決問題。由此才能提升經(jīng)營管理效能、降本增效。形成企業(yè)一體化綜合業(yè)財(cái)管理軟件，從而配合企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。