淺談人力資源管理信息化建設(shè)

朱富榮

摘要：隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人力資源管理信息化的進程已不可阻擋。本文結(jié)合公司人力資源信息化系統(tǒng)建設(shè)過程，就人力資源信息化建設(shè)的重要性和現(xiàn)階段信息化建設(shè)存在的問題和措施進行了簡單的闡述。

關(guān)鍵詞：人力資源 信息化 建設(shè)

一、引言

隨著市場競爭日趨激烈，人變成實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標特別關(guān)鍵的要素。如何能維持本企業(yè)員工的工作責任感，激勵他們的干事熱情，減少人材的流失，已成為困擾企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及人力資源從業(yè)人員的一個日益尖銳的問題。企業(yè)管理從根本上來講就是對人的管理。不過，要實現(xiàn)“公平、公正、合理”的企業(yè)管理原則決非易事，它不是僅靠規(guī)章制度和政策就可以解決的。通過成立透明、融入、一致、易查和全面的人力資源信息系統(tǒng)，將與人相關(guān)的信息統(tǒng)一地管理起來，才有可能為“公平、公正、合理”原則的實現(xiàn)，以及企業(yè)在運作和勞資糾紛諸方面的風險規(guī)避等建立一套科學的保障體系。

二、人力資源管理信息化建設(shè)重要性

1、促進人力資源管理轉(zhuǎn)型升級

人力資源管理工作包含大量復(fù)雜又繁瑣的例行性事務(wù)工作，其中大部分都是基于經(jīng)驗的重復(fù)勞動，但又是人力資源管理中不可或缺的基本工作。而如何確保在有限時間內(nèi)實現(xiàn)人事管理的最優(yōu)化，這就要求我們要實現(xiàn)人力資源管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代，從偏重人才管理向偏重人才開發(fā)，從微觀行政事務(wù)向宏觀人才戰(zhàn)略的科學轉(zhuǎn)型，這就要求我們加強人力資源信息化建設(shè)。

通過信息化建設(shè)，將人事工作中一些必要的、常規(guī)的程序簡約化、標準化，把人力資源部門從許多冗雜的、繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，促使人力資源部門將更多的時間和精力投入到理論思考和戰(zhàn)略決策中，更多地關(guān)注于戰(zhàn)略性人力資源開發(fā)。

2、顯著提高人力資源管理的工作效率

傳統(tǒng)的人事管理中，人員信息的管理，統(tǒng)計查詢等工作均由人工完成，既容易出錯又效率低下。以報表統(tǒng)計為例，工作人員往往需要通過不同數(shù)據(jù)庫對員工的年齡結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)、技能等級結(jié)構(gòu)、薪資結(jié)構(gòu)等信息進行篩選、匹配和整合。由于這些信息都是分散保存，因此將其匹配一起，其工作量可想而知，而由于信息分散存儲造成信息不一致或不完全的情況，則更令人束手無策。系統(tǒng)的搭建，給人力資源管理提供了一個信息化平臺，使得這些原本繁重的工作變得輕松，大大節(jié)省了工作時間，提高了工作效率。

3、有效降低管理成本

信息化建設(shè)不但使人力資源向人力資本的轉(zhuǎn)變成為可能，更促進了全員參與管理成為可能，使每一位員工都可以參與到人力資源管理的工作中來，改變了傳統(tǒng)員工在管理過程中處于被動地位的狀況，形成了新的互動管理局面，有效降低管理成本。比如在員工培訓(xùn)方面，通過在人力資源信息化管理系統(tǒng)（Human Resource Management System 以下簡稱HRM系統(tǒng)）對員工進行授權(quán)，員工可以登錄自助平臺根據(jù)自身需求進行網(wǎng)絡(luò)學院課程的學習，這樣可以有效減少出差次數(shù)，節(jié)省差旅費用，降低管理成本。

4、有助于規(guī)范人力資源管理的業(yè)務(wù)流程

人力資源管理工作體系龐大、內(nèi)容繁雜，卻又牽涉到每位員工的切身利益，不能有半點馬虎和懈怠。通過對人力資源管理工作各項流程的梳理，并固化在HRM系統(tǒng)平臺。使得各級人員、各部門可以通過網(wǎng)上審批系統(tǒng)，明確了審批權(quán)限和審批程序，極大規(guī)范了人力資源管理工作的各個業(yè)務(wù)流程。

5、為員工提供開放透明的人力資源服務(wù)

通過合理的權(quán)限分配，可以為不同的員工提供形式多樣的人力資源服務(wù)。例如公司高層管理人員可以通過HRM系統(tǒng)查看公司人力資源的配置、員工績效等信息，為決策者提供有力的數(shù)據(jù)支撐：普通員工可以通過自助系統(tǒng)查詢個人基本信息、薪資明細、社保福利、考勤等信息。通過多樣化的人力資源服務(wù)，使得人力資源管理從以前相對封閉的模式變得開放，改善了人力資源部對公司高層及全體員工的服務(wù)質(zhì)量，并使得全體人員都能參與到人力資源管理的活動中來。

三、人力資源管理信息化建設(shè)中存在的問題

1、觀念和思想認識不到位

人力資源信息化建設(shè)需要全員參與，所以公司各方的配合支持極為重要。公司HRM系統(tǒng)建設(shè)仍處于初期階段，在實際應(yīng)用過程中難免出現(xiàn)不盡人意的狀況。在具體推進過程中，一定程度上會增加員工的工作和責任。部分員工由于思想認識不到位，產(chǎn)生畏難情緒，采取消極應(yīng)對的態(tài)度，甚至將HRM系統(tǒng)建設(shè)視為負擔。想要扭轉(zhuǎn)這樣的局面，就必須讓公司全體員工認識到人力資源信息化的重要性。

2、信息化技能水平參差不齊

HRM系統(tǒng)不僅囊括了薪酬管理、員工招聘、人事調(diào)整等人力資源核心業(yè)務(wù)，而且將員工職業(yè)生涯發(fā)展通道、人才評價、員工出差申請、員工事假申請等業(yè)務(wù)集于一身，可以說涵蓋了人力資源管理的所有工作內(nèi)容。這就要求具體業(yè)務(wù)人員必須具備一定的信息化技能水平，由于各部門業(yè)務(wù)人員年齡結(jié)構(gòu)，文化程度等方面的差異，各部門業(yè)務(wù)人員的信息化技能水平參差不齊，對HRM系統(tǒng)的深入推進造成了一定的影響。

3、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性存在疑問

員工基礎(chǔ)信息作為人力資源信息化的基礎(chǔ)，更要程度不言而喻。隨著數(shù)據(jù)維護工作不斷的深入，現(xiàn)階段的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)能夠保證數(shù)據(jù)的全面性和邏輯性。然而在日常使用的過程中，還是發(fā)現(xiàn)有部分數(shù)據(jù)在真實性存在一定疑問。

四、人力資源信息化建設(shè)措施

1、各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視

人力資源信息化建設(shè)職責不僅局限于人力資源部與IT技術(shù)部門。而是需要公司各個部門和全體員工的積極配合參與，尤其需要公司高層有足夠的信任并給予相當關(guān)注才能成功。并且人力資源信息化的投入往往是長期效應(yīng)，只有采用自上而下的模式，才能更加順利地推動HRM系統(tǒng)建設(shè)。

2、深化信息化建設(shè)的認識

HRM系統(tǒng)建設(shè)可以將公司的所有部門有效地聯(lián)系起來，降低部門與部門、部門與員工之間溝通的成本。因此，深化公司員工對信息化的認識是很有必要的，對公司而言，它可以提供文化氛圍，激發(fā)組織活力：對員工而言，它可以激發(fā)競爭意識和學習工作的積極性。

3、提高業(yè)務(wù)人員應(yīng)用水平

HRM系統(tǒng)具有一定專業(yè)性，它是利用信息技術(shù)對人力資源管理業(yè)務(wù)體系的轉(zhuǎn)化、優(yōu)化甚至重造的過程，這需要業(yè)務(wù)人員具有深刻的信息化管理理念，同時還要有一定的軟件技術(shù)能力。在不斷推進信息化建設(shè)的進程中必須開展多層次、全方位的信息化技能培訓(xùn)，促進業(yè)務(wù)人員的專業(yè)技能水平的提高，才能為公司HRM系統(tǒng)建設(shè)的持續(xù)推進提供保障。

4、建立有效的規(guī)章制度

實現(xiàn)人力資源信息化，不應(yīng)只是單純地將現(xiàn)行制度和報表信息化，而是應(yīng)該建立在公司的相關(guān)政策和信息的基礎(chǔ)上。建立必要的科學的制度，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為HRM系統(tǒng)的實施和正常運行提供有效的保證。

5、夯實員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性、完整性是HRM系統(tǒng)核心人力資源業(yè)務(wù)可靠運行的基礎(chǔ)。員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護工作應(yīng)該站在人事檔案數(shù)據(jù)的高度上，對數(shù)據(jù)進行完善和校對工作。在持續(xù)完善員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程中，必須通過與員工個人檔案信息的對比，才能保證數(shù)據(jù)的真實可靠，為信息化建設(shè)的深入開發(fā)打下堅實的基礎(chǔ)。

5、結(jié)語

借助信息化發(fā)展趨勢，不斷優(yōu)化公司組織結(jié)構(gòu)，積極推進現(xiàn)代信息化人力資源管理進程，全面提升公司核心競爭力，促進公司可持續(xù)發(fā)展。公司人力資源信息化建設(shè)仍然處于初級階段，在具體推進過程中也遇到了很多問題，在肯定HRM系統(tǒng)建設(shè)初有成效的同時，還需要全體員工堅定決心，多動腦筋，克服困難，最終實現(xiàn)“系統(tǒng)化、一體化、規(guī)范化、信息化”的人力資源管理體系。

參考文獻

[1]張小彥.論現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)[J].商場現(xiàn)代化，2019，（19）.71-72.

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