民航機(jī)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

吳玉婷

摘 要：為推動(dòng)中國民用運(yùn)輸機(jī)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理高質(zhì)高效開展，為民航十四五規(guī)劃在建項(xiàng)目提供檔案基礎(chǔ)保障服務(wù)，筆者根據(jù)國內(nèi)檔案行業(yè)的新規(guī)范、新技術(shù)、新趨勢(shì)，總結(jié)了民用運(yùn)輸機(jī)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作現(xiàn)狀，分析了當(dāng)前開展檔案工作存在的主要問題及風(fēng)險(xiǎn)，并結(jié)合當(dāng)前檔案技術(shù)服務(wù)行業(yè)發(fā)展的新態(tài)勢(shì)，提出建設(shè)項(xiàng)目檔案工作未來發(fā)展的新思路及工作設(shè)想。

關(guān)鍵詞：

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作現(xiàn)狀

近年來，隨著全國各地民用運(yùn)輸機(jī)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目的迅猛發(fā)展，特別是“十二五”以來，民用運(yùn)輸機(jī)場(chǎng)新建、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等項(xiàng)目在民航范圍全面實(shí)施，形成大量的建設(shè)項(xiàng)目檔案。以下將從建設(shè)項(xiàng)目檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容、檔案規(guī)章制度、檔案設(shè)備設(shè)施等四部分作具體說明。

1.檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。建立以檔案管理部門為核心，業(yè)務(wù)部門檔案員為基礎(chǔ)的檔案工作體系。

檔案管理部門配備檔案管理員，業(yè)務(wù)部門配備相應(yīng)的檔案員。檔案管理員及檔案員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人員保持相對(duì)穩(wěn)定。

機(jī)構(gòu)和人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)交接的文件內(nèi)容，辦理移交手續(xù)，包括文件移交的內(nèi)容、數(shù)量等，并有完備的清冊(cè)、簽字等交接手續(xù)。

2.檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容

建設(shè)項(xiàng)目檔案工作主要包括檔案制度建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案質(zhì)量審核、檔案整理裝訂、工程檔案驗(yàn)收、檔案信息管理、檔案歸檔接收、檔案對(duì)外移交、檔案借查閱管理、檔案庫房管理等10項(xiàng)業(yè)務(wù)。具體業(yè)務(wù)內(nèi)容詳見表1。

一 檔案制度建設(shè)

1.制定、修訂檔案規(guī)章制度

2.制定檔案技術(shù)規(guī)程及技術(shù)用表 檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，囊括建設(shè)全過程產(chǎn)生的各類檔案歸檔要求及管理辦法，需全面掌握行業(yè)規(guī)范，緊密結(jié)合工作實(shí)際，專業(yè)要求高，修訂階段投入時(shí)間多。

二 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

1.檔案業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)

2.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn) 各分建設(shè)項(xiàng)目、工程部門及各參建單位若沒有業(yè)務(wù)熟悉的專職檔案資料員，檔案指導(dǎo)及培訓(xùn)的難度很大，效果不佳。

三 檔案質(zhì)量審核

1.文書檔案

2.基建檔案：前期、招投標(biāo)、合同、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、結(jié)算、驗(yàn)收、建設(shè)管理、設(shè)備等類別。

3.照片檔案

4.光盤檔案

5.實(shí)物檔案 確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整性的核心工作，工作量巨大。特別是工程檔案質(zhì)量審核，涉及的專業(yè)廣，要求審核人具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

四 檔案整理裝訂

1.檔案信息錄入及編目

2.檔案裝訂整理

3.檔案裝具管理（檔案盒的訂購及使用） 整理工作細(xì)致煩瑣，投入的時(shí)間多，產(chǎn)出少。

五 工程檔案驗(yàn)收

1.分部工程、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收

2.城建檔案驗(yàn)收

3.行業(yè)驗(yàn)收

4.重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收 工程檔案工作的重中之重，需與各部門、各參建單位密切配合，影響力大。

六 檔案信息管理

1.電子文件在線歸檔管理（建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)及OA形成的電子文件）

2.電子文件離線歸檔管理（委托專業(yè)單位形成的成果文件、圖紙及照片、視頻等聲像資料等）

3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描加工及數(shù)據(jù)掛接檔案系統(tǒng)

4.檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行及維護(hù) 檔案工作的新趨勢(shì)、新重心，數(shù)據(jù)量大，特別是數(shù)據(jù)對(duì)接的工作量巨大。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描加工及數(shù)據(jù)掛接檔案系統(tǒng)通常是采用外包形式完成。

七 檔案歸檔接收

1.檔案實(shí)體及電子文件歸檔接收前的檢查、核對(duì)

2.檔案信息管理系統(tǒng)有關(guān)電子文件掛接及條目信息的檢查、核對(duì)

3.檔案實(shí)體上架 檔案實(shí)體上架，體力活又苦又累。檔案數(shù)據(jù)入庫，信息核對(duì)的工作量大。

八 檔案對(duì)外移交

1.機(jī)場(chǎng)工程檔案移交機(jī)場(chǎng)公司

2.城建檔案移交地方城建檔案館 移交機(jī)場(chǎng)公司的檔案通常是分批移交。城建檔案要求一次性移交，數(shù)量相當(dāng)大，通常需要請(qǐng)專業(yè)的搬家公司來完成。

九 檔案借查閱

管理 1.借閱檔案實(shí)體

2.查閱檔案信息

3.復(fù)制檔案（復(fù)印紙質(zhì)檔案及拷貝電子文件） 因保存建設(shè)項(xiàng)目二十年工程建設(shè)的全部檔案，檔案借查閱的需求量大，每年都以萬件計(jì)，投入時(shí)間多。特別是專項(xiàng)審計(jì)，一次性調(diào)閱的檔案量大，時(shí)間緊任務(wù)重，通常需要短期內(nèi)投入較多的人力來完成。

十 檔案庫房管理 五個(gè)檔案專用庫房管理：

1.檔案實(shí)體存放庫位索引

2.檔案進(jìn)出庫登記管理

3.庫房八防管理（恒溫恒濕、氣體消防、防盜、防水、防蟲等） 維護(hù)檔案安全的核心工作，對(duì)硬件設(shè)施及日常管理都有專業(yè)的要求。檔案庫房空間不足是建設(shè)項(xiàng)目檔案工作長期以來面臨的主要問題之一。

3.檔案規(guī)章制度

建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)章制度，內(nèi)容涉及建設(shè)工程檔案的管理、整理、驗(yàn)收、歸檔、移交、保管及開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，保障了項(xiàng)目檔案工作依法依規(guī)開展。內(nèi)容包括建設(shè)工程檔案管理辦法、建設(shè)工程檔案分類編號(hào)方案、建設(shè)工程文件歸檔辦法、電子文件歸檔辦法、聲像文件歸檔辦法、檔案庫房管理規(guī)定、檔案借查閱管理規(guī)定等。

近些年由于檔案行業(yè)規(guī)范及相關(guān)規(guī)定的不斷更新出臺(tái)，再加上建設(shè)項(xiàng)目的機(jī)構(gòu)調(diào)整比較頻繁，為確保檔案工作合法合規(guī)，檔案工作流程符合建設(shè)項(xiàng)目工作實(shí)際，檔案管理部門應(yīng)每年抽出時(shí)間對(duì)規(guī)章制度及工程流程進(jìn)行梳理，摒棄不合時(shí)宜的做法，做到檔案制度“一年一小變，三年一中變，五年一大變”。

4.檔案設(shè)備設(shè)施