新發(fā)展理念下企業(yè)檔案工作績效生態(tài)建設

岳振興 萬小燕

黨的十九屆五中全會精神提出了“科學把握新發(fā)展階段，深入貫徹新發(fā)展理念，加快構建新發(fā)展格局”明確要求，企業(yè)檔案工作是國家治理、項目建設、生產經營活動中的重要組成部分。筆者以核電企業(yè)檔案治理生態(tài)建設、檔案工作績效提升實踐為例，探索在新發(fā)展階段檔案工作如何貫徹新發(fā)展理念，建設檔案工作績效生態(tài)，全面推進檔案治理體系建設，提出了利用對標管理、關鍵績效指標、時鐘管理、同行評估等績效工具結合檔案工作特點進行創(chuàng)新和發(fā)展，形成檔案工作特殊績效工具。

一、對標管理工具，學習先進，高起點建設檔案治理體系

對標在項目管理學中稱為“標桿管理”，就是將本企業(yè)各項活動與從事該項活動最佳者進行比較，從而提出行動方法，以彌補自身的不足。本質上是不斷尋找最佳實踐，以此為基準不斷地“測量分析與持續(xù)改進”。它是實現(xiàn)管理創(chuàng)新并獲得競爭優(yōu)勢的最佳工具。

一個完整的對標過程通常分為五個階段：計劃/識別階段、分析階段、整合階段、執(zhí)行階段、完成/持續(xù)改進階段。計劃/識別階段主要工作有組建項目小組、明確對標目標、選擇標桿伙伴、制定方案、收集資料等;分析階段主要工作為分析差距、擬訂績效目標;整合階段要結合第二階段工作，對方案進行改善，在企業(yè)內部獲得認同;執(zhí)行階段要確認正確的糾正性行動方案，制定詳細實施計劃，在組織內部實施最佳實踐，并不斷監(jiān)控和評估，及時調整，以最終達到增強企業(yè)競爭優(yōu)勢的目的。完成/持續(xù)改進階段，應制定和實施持續(xù)的績效改進計劃，以不斷學習和提高。

三門核電2010年決定以美國某電力集團旗下運行業(yè)績突出的電站為對象開展全面對標。計劃/識別階段召開了對標專題會議，確定對標專項計劃、領導機構，明確對標方向，并發(fā)布《對標專項工作方案》。檔案管理作為16個關鍵領域之一，也安排了對標負責人、制定了對標目標和對標方案。

在分析和整合階段，各領域對雙方程序進行了分析，檔案領域從文件、記錄的形成要求、電子文件制作規(guī)范、檢查處理流程、分發(fā)標準及方式、存檔時限及流程、保管要求等各個環(huán)節(jié)進行了深入研究和對比，并結合WANO組織及核安全導則等法規(guī)的管理要求，發(fā)現(xiàn)自身薄弱環(huán)節(jié)，建立、完善程序制度。

在執(zhí)行階段，根據對標電廠的做法，公司制定了程序開發(fā)、流程調整等行動項，責任到人，利用一年的時間調整、完善了檔案管理相關程序。同時對標領導機構多次召開專項會議，就對標方案的細節(jié)、對標計劃、對標發(fā)現(xiàn)的問題等等進行協(xié)調、優(yōu)化，將對標電廠的良好實踐完善到公司相應程序和流程，對不適用的管理方法和流程進行甄別，作為保留項提交更高層次進行討論。期間還多次安排人員赴對標電廠進行實踐學習和調研，將程序、制度對標過程中發(fā)現(xiàn)的困難和問題，通過與對標電廠實際操作和相應人員交流的方式，逐一解決和消化。

在完成/持續(xù)改進階段，專門召開了生產體系對標研討會，由總工程師主持，各領域負責人參加，采用頭腦風暴法，對對標的程序和流程進一步查缺補漏，形成糾正行動并由對標小組進行跟蹤，以持續(xù)改進和提高。

經過全面對標，生產各領域的制度、流程、工作方法已經基本符合標桿電廠的最佳實踐，各領域之間工作規(guī)范、要求、配置管理相互匹配、協(xié)調，達到了高起點建設檔案管理體系的效果。

由此，對標可以作為檔案領域建設和提高績效的高效方法和途徑，筆者建議可由行業(yè)協(xié)會牽頭，成立工作組，并結合同行評估等工具，定期確定對標方向和標桿單位，號召各單位開展對標工作。如可以設置某一年度對標方向為聲像檔案收集管理，找出行業(yè)內或行業(yè)外的標桿企業(yè)，按照對標流程和企業(yè)實際情況開展對標工作。

二、關鍵績效指標工具，分解核心目標，高性能地提升檔案管理績效

1.標建立起制度和流程。如何保證高質量的執(zhí)行，能否真正提升業(yè)績，就需要建立關鍵績效指標，對目標進行分解，層層落實。關鍵績效指標（以下稱KPI）是通過對組織內部流程的輸入端、輸出端的關鍵參數進行設置、取樣、計算、分析，衡量流程績效的一種目標式量化管理指標，是把戰(zhàn)略目標分解為可操作的工作目標的工具，是企業(yè)績效管理的基礎。建立KPI指標要遵守目標導向原則、SMART原則和執(zhí)行原，KPI體系構建包括：確定工作產出、建立考核指標、設定考核標準和審核KPI指標4個流程。

2.核電企業(yè)根據自身實際情況，會制定不同的戰(zhàn)略目標。對于運行核電廠，其近期目標就是安全可靠經濟運行、提升企業(yè)利潤，中長期目標是長期保持世界核電先進行列，建設一流核電品牌。在建立KPI指標時，通常會將主營業(yè)務收入、利潤總額、凈資產收益率、成本收入比率、經濟增加值改善值（△EVA）列為關鍵指標。然后根據生產管理領域和具體活動分為一級指標、二級指標和三級指標，并根據公司中長期目標、年度目標以及當前實際并參考同行業(yè)良好的業(yè)績而制定出考核原則。根據KPI體系原理，筆者對核電檔案管理目標進行了分析、對工作流程進行了分解，嘗試對文件處理環(huán)節(jié)進行了指標設置，一級指標狀態(tài)反映文件管理的宏觀控制狀態(tài)，一級指標的狀態(tài)由該領域二級指標和三級指標確定。如可在文件控制下設文件接收、文件著錄、文件分發(fā)、文件使用/配置、文件回收/處置5個一級指標，每個指標下設置若干個二級、三級指標，三級指標反映文件處理活動的具體狀態(tài)，其狀態(tài)由實際值同量化目標對比確定。。以文件分發(fā)一級指標為例，下分“符合分發(fā)矩陣規(guī)則”、“24h分發(fā)及時性”、“分發(fā)完整性”、“分發(fā)記錄”等4個部分，每個部分給相應因子分值。通過建立檔案領域KPI指標體系，對檔案管理工作進行目標式量化管理，可以有效保證檔案管理工作質量長期有效、可控，檔案管理與公司考核目標、與公司戰(zhàn)略目標相融合，更好地服務于生產管理活動。而對于檔案具體工作中出現(xiàn)的失誤和問題，筆者建議借鑒事件時鐘管理是一項非常有價值的工具。

三、事件時鐘管理工具，警鐘長鳴，高安全的保障檔案工作質量

1.事件時鐘是一種組織管理工具，它為人員績效管理的效果提供可視化指示。每發(fā)生一次事件，事件時鐘將重置。每一次事件時鐘的重置都引發(fā)一次事件調查，部門成員從該事件中學習到經驗，預防錯誤重犯。其真正價值在于指出組織學習的必要性。只有幾道防范措施同時失效，才能導致嚴重的錯誤出現(xiàn)，嚴重的事件都是組織上存在某種缺陷，對于引起事件時鐘重置的電廠級事件必須進行徹底調查。檔案領域可以結合工作內容、易錯流程，將部門級事件擴展到檔案管理各個環(huán)節(jié)，建立檔案管理事件時鐘和時鐘重置標準。

2.事件時鐘應可視化顯示在工作人員辦公區(qū)域的宣傳欄，內容重點顯示“無事件時間XX天”和“上次事件情況”等信息。管理人員根據事件時鐘來關注檔案工作績效的趨勢。當平均無事件天數有增長的趨勢時，說明檔案人員績效在持續(xù)提高。在設定無人因事件時鐘目標時，應采用不斷增加的平均天數作為目標，盡量避免單純依靠絕對的天數，以對最近一次人因事件時鐘重置到現(xiàn)在的天數與平均天數進行更好的比較。平均無人因事件天數在統(tǒng)計上出現(xiàn)下滑趨勢時，要確保得到關注和分析評估。

檔案領域制定時鐘事件時，可以結合問題的影響程度和解決難易進行分級，如：涉密文件丟失或泄露、商業(yè)秘密文件丟失或泄露、檔案庫房安全等為最高級，文件未按程序分發(fā)、系統(tǒng)文件版本錯誤等問題則設為普通事件。諸多工作細節(jié)問題也可以累積到一定數量作為一次事件，以做到既能防微杜漸又不致工具被濫用的目的。

對于符合公司相關制度上報要求的事件，應及時上報公司有關部門，由管理人員成立調查組進行事件調查，開啟糾正行動和經驗反饋，以保證事件問題得到根本解決，并根據需要組織培訓、學習，形成有效的閉環(huán)管理。

四、同行評估工具，揚長補短，高標準完善檔案管理流程

1.同行評估。目的是通過成員單位之間的相互支持、信息交換和良好實踐的效用，通過同行評估、對標和業(yè)績提升來最大程度地提高核電廠的安全可靠性。同行評估的標準主要依據核電廠業(yè)績目標和評估標準（PO&C）、國際和國內同行的良好實踐及評估隊的經驗。采用現(xiàn)場巡視、活動觀察、訪談和查閱文件等評估方法，主要分為預訪問、現(xiàn)場評估和跟蹤回訪三個階段，全部走完需2年時間。同行評估越來越成為核電廠必做的一項工作。同行評估既可以邀請國內外同行專家，也可以邀請其他處室、公司的專家進行。

2.項目投產前我們嘗試在檔案領域開展了評估工作。首先成立評估工作小組，并邀請了監(jiān)理和施工單位專家，編制了評估方案，明確評估流程和標準，遵守同行評估的方法，對檔案管理體系進行了全方位的評估，包括程序體系是否健全、完善，程序是否得到嚴格執(zhí)行，程序是否有不當之處等。通過本次評估，檔案管理領域發(fā)現(xiàn)2個良好實踐和3個待改進項，并開啟行動項逐一解決。

通過對標建立的制度和流程，接收同行評估，是建設和完善檔案管理體系和流程的優(yōu)秀工具，是樹立檔案管理核心目標的有效手段，而如何將檔案管理核心目標、核心價值落實到每一名人員、每一個環(huán)節(jié)，需要引入關鍵績效指標工具。

五、結論

實踐表明，通過上述績效工具來創(chuàng)新檔案管理，形成檔案工作特色績效管理工具和良好實踐，形成全方位覆蓋體系建立、流程優(yōu)化、績效制定、風險監(jiān)控的閉環(huán)的系列績效工具，并將其標準化、流程化，有利于在新發(fā)展階段全面推動檔案治理體系和檔案績效生態(tài)建設和發(fā)展，為“十四五”期間企業(yè)檔案工作“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”提供堅實的制度保障。

（作者單位：三門核電有限公司）