醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

摘 要：醫(yī)院檔案管理事關(guān)醫(yī)護(hù)工作的正常進(jìn)行和患者的切身利益，我們應(yīng)重視醫(yī)院檔案管理工作，創(chuàng)新制度規(guī)范，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理水平，更好地適應(yīng)新時代對醫(yī)院檔案管理工作的新要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;醫(yī)院;規(guī)范;信息化

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求，特別是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已被提上日程，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該對檔案管理工作給予足夠的重視，并將管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)作為當(dāng)前醫(yī)院檔案工作的重點(diǎn)加以推進(jìn)。醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員應(yīng)對檔案工作存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)研究，并提出具體對策，為醫(yī)院檔案管理工作開展?fàn)I造更好的外部環(huán)境，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作水平，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，維護(hù)患者的切身利益[1 ]。

1 檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作模式已經(jīng)很難適應(yīng)時代發(fā)展要求，因此，醫(yī)院必須結(jié)合檔案管理工作存在的主要問題，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化和信息化建設(shè)。

1.1 檔案管理規(guī)范化有助于提升醫(yī)院檔案管理水平

醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是提升醫(yī)院檔案管理工作效率的重要保障。醫(yī)院在發(fā)展過程中形成了大量的病歷檔案和各類其他檔案，這些檔案對于醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理工作的推進(jìn)和未來發(fā)展都非常重要。從醫(yī)院檔案載體看，包含紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等。從醫(yī)院檔案類型劃分看，可以分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。

醫(yī)院檔案管理內(nèi)容比較復(fù)雜繁瑣，制定并嚴(yán)格落實檔案管理各項規(guī)章制度，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能更好地提供利用檔案。特別是在新醫(yī)改實施的背景下，醫(yī)院檔案管理工作更需要與時俱進(jìn)，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化水平，并將醫(yī)院檔案管理規(guī)范化納入到醫(yī)院管理工作中來，整體推進(jìn)。應(yīng)實現(xiàn)檔案收集、分類、整理、歸檔、保管、存儲、管理、利用、安全保障等方面工作的規(guī)范化。

1.2 檔案管理信息化有助于實現(xiàn)檔案資源的合理有序利用

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理信息化創(chuàng)造了有利條件，醫(yī)院檔案管理信息化不僅有助于提升檔案管理效率，也能為后續(xù)醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院檔案涵蓋了與醫(yī)院和患者相關(guān)的各類檔案信息，同時也是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效整合，特別是推進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，采取大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，能夠?qū)︶t(yī)院檔案信息進(jìn)行橫向?qū)Ρ群涂v向整合，并結(jié)合課題或患者治療的具體需求進(jìn)行數(shù)據(jù)提煉，獲得更多詳實有價值的資料，更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的價值和作用。

2 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和信息化面臨的主要難點(diǎn)和問題

新時代對檔案管理工作提出了更高要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的實際需要和廣大患者的具體訴求。實際工作中面臨著醫(yī)院檔案管理難度大，檔案管理制度不健全，檔案管理技術(shù)手段亟待更新等現(xiàn)實問題，影響了醫(yī)院檔案管理工作的正常開展，不利于醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。

2.1 醫(yī)院檔案管理難度大

雖然當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，并完善了檔案管理信息系統(tǒng)，但同時我們也看到醫(yī)院在運(yùn)行發(fā)展過程中以及在患者診斷過程中仍然會形成大量的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案不僅對患者十分重要，也是醫(yī)院工作的具體體現(xiàn)。因此，必須對這些檔案進(jìn)行集中管理，而這些檔案內(nèi)容復(fù)雜，在分類和整理過程中增加了檔案管理人員的工作難度。同時在后期利用過程中面對種類繁多的醫(yī)院檔案，要想從中查找某些病例或者部分有價值的檔案內(nèi)容，需要耗費(fèi)大量的時間和精力。以醫(yī)療檔案為例，醫(yī)療檔案中詳細(xì)記錄患者的整個診斷、治療過程，如果在治療期間患者出現(xiàn)不良后果或者是醫(yī)療事故，在調(diào)查過程中就可以對醫(yī)療檔案進(jìn)行詳細(xì)的分析，看主治醫(yī)生、護(hù)士或醫(yī)院是否存在相應(yīng)的責(zé)任，是否在診治過程中存在失誤和瑕疵，醫(yī)院在醫(yī)療事故中需要承擔(dān)多大的責(zé)任，都需要醫(yī)療檔案作為依據(jù)。隨著醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案數(shù)量也有所增加，相應(yīng)的也就增加了醫(yī)院檔案的管理難度[1 ]。

2.2 醫(yī)院檔案管理制度不健全

當(dāng)前部分醫(yī)院在檔案管理工作中還存在收集范圍不明確、整理程序復(fù)雜、工作責(zé)任落實不到位、檔案后期利用開發(fā)重點(diǎn)不明確等問題，直接影響了檔案工作的正常開展。部分醫(yī)院在檔案管理過程中雖然也進(jìn)行了制度建設(shè)，但很多制度內(nèi)容都是照搬照抄上級的制度內(nèi)容，并沒有結(jié)合醫(yī)院自身檔案管理需求對內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和創(chuàng)新，導(dǎo)致很多醫(yī)院檔案管理制度缺少可操作性。同時，醫(yī)院檔案管理工作人員對制度落實重視不足，檔案管理不規(guī)范不科學(xué)，甚至出現(xiàn)了檔案資料丟失問題，影響了后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

2.3 醫(yī)院檔案管理技術(shù)手段更新較緩慢

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提出了更高要求。但從目前看，由于醫(yī)院對于檔案管理重視程度不足，并沒有為檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)備，也沒有對醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理技術(shù)落后，很難滿足醫(yī)院檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)的實際需要。當(dāng)前，很多醫(yī)院容易受到資金和技術(shù)的限制，在檔案管理過程中仍然采取傳統(tǒng)管理模式，不僅增加了管理人員的工作量，也降低了工作效率，影響了檔案信息安全。此外，部分檔案管理人員專業(yè)基礎(chǔ)薄弱，對于醫(yī)院檔案管理工作流程不熟悉，加之年齡偏大，工作主動性有所降低，參與醫(yī)院檔案技術(shù)更新的積極性不高，也在一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理工作的正常開展。

3 檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該主動適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的實際需求。因此必須從人員、制度、理念等方面對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范和完善，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

3.1 強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化建設(shè)

應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，將規(guī)范化建設(shè)納入重要議事日程。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)主動轉(zhuǎn)變思想觀念，看到醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)的重要性，支持醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新。醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門應(yīng)對當(dāng)前檔案管理存在的問題進(jìn)行研究，加大對醫(yī)院檔案管理的資金支持力度，構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。應(yīng)建立和完善檔案管理制度。結(jié)合檔案管理規(guī)范化建設(shè)具體要求，嚴(yán)格落實上級部門關(guān)于檔案管理規(guī)范化的相關(guān)政策文件，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的具體需要，認(rèn)真梳理現(xiàn)有的檔案管理制度，對已經(jīng)不適合當(dāng)前醫(yī)院檔案規(guī)范化建設(shè)的內(nèi)容予以剔除;對在醫(yī)院檔案案管理規(guī)范化建設(shè)過程中出現(xiàn)的新情況新問題應(yīng)通盤考慮，將好的經(jīng)驗和做法納入檔案管理制度之中，通過制度的形式加以固化。加大制度落實力度，嚴(yán)格按照相關(guān)制度要求對檔案進(jìn)行管理，進(jìn)一步提升檔案管理效率。

3.2 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐。醫(yī)院在檔案管理工作推進(jìn)過程中，應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)和工作規(guī)范化放在同等位置，在完善相應(yīng)制度機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人員教育培訓(xùn)的同時，還應(yīng)該為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)配備足夠的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件系統(tǒng)。一方面，應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化要求，為醫(yī)院檔案管理配備計算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等現(xiàn)代化設(shè)備，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)與第三方企業(yè)進(jìn)行合作，建立和完善醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，并將醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)與各個部門的系統(tǒng)進(jìn)行連接，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理效率，實現(xiàn)檔案信息共享。同時，應(yīng)加大對醫(yī)院檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，聘請高校教師結(jié)合醫(yī)院檔案管理的具體要求，為檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化知識培訓(xùn)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提升信息化應(yīng)用能力。此外，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員樹立終身學(xué)習(xí)意識，隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對相關(guān)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升自身的綜合能力和素質(zhì)，更好地為檔案管理規(guī)范化和信息化服務(wù)。

新形勢下，醫(yī)院應(yīng)主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，將檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容加以推進(jìn)，加速醫(yī)院檔案管理規(guī)范創(chuàng)新，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案信息的管理利用效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展和患者服務(wù)。

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作者簡介：龔美玉，江西省精神病院館員，研究方向：檔案管理。