事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑

格桑卓瑪

摘 要：事業(yè)單位檔案管理對(duì)事業(yè)單位重大事項(xiàng)決策和未來(lái)發(fā)展都具有重要的基礎(chǔ)性作用，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)其檔案管理中存在的問題，對(duì)事業(yè)單位檔案管理流程、制度進(jìn)行梳理，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加大檔案管理創(chuàng)新力度，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;效率;提升

事業(yè)單位在工作中會(huì)形成大量有開發(fā)和利用價(jià)值的檔案信息，這些檔案信息不僅是事業(yè)單位工作成果的重要載體，同時(shí)在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中也將起到重要作用。新形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率提出了更高要求，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，需要事業(yè)單位在檔案管理過程中既要注重質(zhì)量，也要注重效率。因此，有必要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況和需要，積極探索提升事業(yè)單位檔案管理效率的具體方法[1 ]。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

1.1 事業(yè)單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業(yè)單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān)，如果檢索效率低，勢(shì)必會(huì)影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問題，就在于事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進(jìn)的信息技術(shù)，致使檔案管理工作雖然進(jìn)行了信息化建設(shè)，但并沒有達(dá)到預(yù)期效果，特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時(shí)，事業(yè)單位檔案使用效率低下。事業(yè)單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想，對(duì)檔案信息資源開發(fā)重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

1.2 事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新不足

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，但部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)上還“畏首畏尾”，對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新認(rèn)識(shí)不足，采用傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理模式難以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。特別是一些規(guī)模較小的事業(yè)單位認(rèn)為一旦對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的安全問題，部分檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理更符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需要，對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新缺少積極性和主動(dòng)性。一些單位沒有按照上級(jí)要求，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行人員培訓(xùn)。上述原因?qū)е率聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢，影響了事業(yè)單位檔案管理效率提升[2 ]。

1.3 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理制度建設(shè)方面還存在一些不足，一方面，事業(yè)單位檔案管理制度相對(duì)落后，很多檔案管理制度已經(jīng)運(yùn)行了十多年，很難滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作開展的具體要求。特別是在檔案管理信息化建設(shè)背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率提出更高要求，但當(dāng)前事業(yè)單位所運(yùn)行的檔案管理制度更契合傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的新問題、新情況缺少制度依據(jù)，無(wú)章可循。另一方面，部分事業(yè)單位雖然對(duì)檔案管理制度進(jìn)行了調(diào)整和完善，但所作出的調(diào)整和完善只局限在某一方面，只能算是對(duì)制度的修修補(bǔ)補(bǔ)，沒有對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新性的改革，不能規(guī)范和約束新時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理工作。

2 提升事業(yè)單位檔案管理效率的有效路徑與保障

新時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，需要事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理效率，提升檔案服務(wù)水平。

2.1 利用信息化建設(shè)提高檔案管理效率

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復(fù)雜，而且還耗費(fèi)大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作加以推進(jìn)。應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的短期、中期和長(zhǎng)期目標(biāo)，分步實(shí)施。同時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理理念，要求各個(gè)部門密切配合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作，充分調(diào)動(dòng)事業(yè)單位各部門參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性。加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)力度，經(jīng)常檢查檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展，及時(shí)研究解決面臨的新情況、新問題。應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設(shè)的推進(jìn)力度，最大程度地提高檔案管理效率。

2.2 通過制度規(guī)范化提高檔案管理效率

事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理制度建設(shè)作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度認(rèn)真進(jìn)行梳理，廢止多年前制定且不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的檔案管理制度，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)部門及單位對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求，借鑒和學(xué)習(xí)其他單位檔案管理制度，制定更符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的制度。對(duì)于近期制定的檔案管理制度，則需要對(duì)其進(jìn)行修改和完善，特別是要將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求通過制度的方式加以體現(xiàn)。同時(shí)加大制度落實(shí)力度，要求事業(yè)單位各個(gè)部門嚴(yán)格做好事業(yè)單位檔案信息的收集和整理工作，并給予事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)足夠的支持。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理績(jī)效考核制度。事業(yè)單位檔案管理效率的提升離不開事業(yè)單位全體工作人員的參與，為了更好地調(diào)動(dòng)事業(yè)單位工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，應(yīng)將事業(yè)單位檔案管理效率提升相關(guān)內(nèi)容納入績(jī)效考核指標(biāo)之中，并將績(jī)效考核結(jié)果與職稱評(píng)定、崗位調(diào)動(dòng)、福利待遇掛鉤，更好地激發(fā)事業(yè)單位全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

2.3 基于人員專業(yè)化提高檔案管理效率

新時(shí)代，有必要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理效率提升的具體要求，進(jìn)行專業(yè)人才培養(yǎng)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理效率。一方面，應(yīng)明確事業(yè)單位檔案工作人員培訓(xùn)目標(biāo)，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式進(jìn)行創(chuàng)新，有效提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的整體素質(zhì)和專業(yè)能力，更好地適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理效率的提升。另一方面。應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為培訓(xùn)重點(diǎn)。事業(yè)單位既要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際，需要專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專題講座和系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)檔案管理人員必須進(jìn)行實(shí)際操作，進(jìn)而將所學(xué)到的理論和技能運(yùn)用到實(shí)際操作之中，進(jìn)而提升檔案管理人員的動(dòng)手能力。此外，還應(yīng)加大對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)力度。當(dāng)前部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，因此對(duì)于檔案管理的具體流程和專業(yè)知識(shí)了解得不深不透，難以為檔案管理效率提升作出貢獻(xiàn)。這就要求事業(yè)單位通過社會(huì)招聘的方式引進(jìn)一些檔案管理專業(yè)人才，充實(shí)到事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍之中[3 ]。

2.4 借助軟硬件支持提升檔案管理效率

事業(yè)單位檔案管理效率的提升離不開信息技術(shù)的運(yùn)用，因此必須引進(jìn)軟硬件設(shè)備，支持檔案管理工作的開展。一方面，事業(yè)單位應(yīng)購(gòu)置一批先進(jìn)的硬件設(shè)備，滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需要。通過計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、掃描設(shè)備的運(yùn)用，將事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，與第三方企業(yè)合作開發(fā)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，將數(shù)字化檔案上傳到信息系統(tǒng)，形成事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行分類處理，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案檢索效率，同時(shí)為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)向檔案管理部門和上級(jí)部門積極爭(zhēng)取相關(guān)政策，特別是在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，如果僅僅依靠事業(yè)單位自身來(lái)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，勢(shì)必要投入大量的人力、物力和財(cái)力，顯然對(duì)于規(guī)模較小的事業(yè)單位而言，會(huì)承擔(dān)很大的經(jīng)費(fèi)壓力。這就需要上級(jí)主管部門和檔案管理部門的支持，為其配備必要的軟硬件設(shè)備，統(tǒng)一推進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的燃眉之急。

總之，新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)給予檔案管理工作效率提升足夠的重視，提出有針對(duì)性的切實(shí)可行的方案。應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理制度體系建設(shè)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的支持，及時(shí)過問并解決建設(shè)過程中面臨的各種問題，搭建事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，運(yùn)用更為先進(jìn)的信息技術(shù)提升檔案管理效率，更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]容寧.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].黑龍江檔案，2012（005）：43—43.

[2]張艷紅，于磊.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究[J].經(jīng)濟(jì)學(xué)，2019（06）：76—77.

[3]李素芳.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的思考[J].檔案管理，2020（06）：129—130.

（作者單位：四川省地震局）