檔案收集整理工作常見問題與應(yīng)對策略

欒嵐

摘 要：收集整理是檔案后期開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)。只有做好檔案收集整理工作，后期檔案信息資源的開發(fā)利用才有保障。本文主要分析當(dāng)前檔案收集整理工作出現(xiàn)的問題及原因，提出建立差異性收集整理機(jī)制、完善檔案收集整理工作制度等應(yīng)對策略，供解決這些問題參考。

關(guān)鍵詞：收集;整理;檔案;問題;策略

檔案收集是指檔案管理部門按照有關(guān)規(guī)定對檔案收集范圍內(nèi)的相關(guān)部門和單位所形成各類有價值的檔案材料進(jìn)行查找、匯集的過程。當(dāng)前部分基層單位在檔案收集整理工作中還存在重視程度不足、執(zhí)行和操作出現(xiàn)偏差等問題，需要引起我們的重視，采取有針對性的應(yīng)對策略，及時加以解決，推動檔案工作健康發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案收集整理工作中常見的問題

檔案收集整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，雖然國家已經(jīng)針對檔案收集整理工作出臺了相關(guān)法規(guī)細(xì)則，但在具體落實(shí)過程中存在一些問題，直接制約了檔案的后續(xù)開發(fā)利用。

1.1 檔案收集不完整

檔案資料收集不全而缺少必要材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。一些單位檔案機(jī)構(gòu)對檔案收集把關(guān)不嚴(yán)，未嚴(yán)格落實(shí)檔案歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定和制度，將一些必須歸檔的檔案作為一般材料處理，并沒有納入到檔案收集范圍之內(nèi)。一些單位對于檔案收集工作重視不夠，檔案收集馬馬虎虎，有的常見的檔案資料都沒有收集齊全。特別是在單位人事考察和干部調(diào)動時，由于檔案內(nèi)容不全，不僅影響干部提拔和人事調(diào)動，由于也需要檔案部門迅速補(bǔ)齊相關(guān)檔案，工作人員不得不為此焦頭爛額——不僅影響了檔案工作的正常開展，也影響了檔案部門的形象。

1.2 檔案整理不規(guī)范

雖然國家針對檔案整理出臺了各項(xiàng)制度、辦法及細(xì)則，檔案部門也針對檔案整理出臺了配套措施，但仍然有基層檔案管理部門在檔案整理過程中并沒有嚴(yán)格按照各項(xiàng)制度和技術(shù)要求加以落實(shí)，檔案材料排列無序，卷內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，檔案材料沒有進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號，很多檔案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重點(diǎn)。在材料鑒定方面，歸檔材料鑒定缺失，部分檔案材料沒有經(jīng)過嚴(yán)格鑒定，缺少關(guān)鍵要素，很多檔案材料缺少公章、意見、簽名、時間等。由于關(guān)鍵要素的缺失，很難反映出檔案材料的真實(shí)性，相關(guān)人員不得不重新對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)錄，不僅耽誤了時間，也影響檔案管理后續(xù)工作的開展。

2 檔案收集整理工作常見的問題的成因

2.1 缺乏完善的規(guī)章制度

雖然一些部門針對檔案收集整理工作建立了相應(yīng)的規(guī)章制度，但在信息化時代檔案收集整理工作出現(xiàn)了很多新情況、新變化，如果這些單位依然沿用傳統(tǒng)的規(guī)章制度，勢必會影響檔案收集整理工作的有效開展。加之，檔案收集整理工作是一項(xiàng)長期性、計(jì)劃性、有步驟的工作，需要經(jīng)常抓、經(jīng)常管、經(jīng)常落實(shí)，但部分單位平時對檔案收集整理工作重視不夠，年底才會臨時突擊，導(dǎo)致很多重要的檔案材料流失，甚至不該歸檔的內(nèi)容被“濫竽充數(shù)”。正是缺乏相應(yīng)的制度，導(dǎo)致檔案工作人員在具體檔案收集整理過程中自主性過大、隨意性過大，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量。

2.2 對收集工作重視不夠

檔案收集整理工作的好壞很大程度取決于檔案管理工作人員的重視程度。但當(dāng)前很多檔案管理人員對檔案收集整理工作重視不夠，缺乏主動性和創(chuàng)造性。由于很多檔案管理人員并不是科班出身，對于檔案收集整理工作的程序了解得不夠全面，加上有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案收集整理工作應(yīng)有的關(guān)注和監(jiān)督指導(dǎo)，部分單位檔案收集與整理工作名存實(shí)亡，甚至部分檔案管理人員認(rèn)為收集整理的檔案越少，后續(xù)工作開展就會越簡單。在這種消極和錯誤意識的影響下，部分單位的檔案收集整理態(tài)度愈發(fā)消極，直接影響了檔案管理后續(xù)工作的開展。

2.3 檔案人員業(yè)務(wù)能力有限

檔案收集整理工作對檔案管理人員業(yè)務(wù)能力要求較高，既需要他們主動學(xué)習(xí)檔案收集整理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識，也需要對其他業(yè)務(wù)部門的工作有所涉獵和了解。但當(dāng)前多數(shù)檔案管理人員對自身的業(yè)務(wù)知識了解得比較全面，對于其他業(yè)務(wù)部門的工作內(nèi)容涉獵較少，導(dǎo)致收集上來的檔案缺乏重點(diǎn)和核心，很多業(yè)務(wù)部門的核心工作業(yè)務(wù)檔案并沒有及時收集上來，而當(dāng)組織進(jìn)行決策時需要檔案部門提供相應(yīng)的決策數(shù)據(jù)，但由于缺少核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支撐，難以為組織決策提供檔案數(shù)據(jù)保障，難以發(fā)揮檔案的特殊價值和應(yīng)有的作用。

2.4 歸檔監(jiān)督不到位

部分基層檔案管理部門對于歸檔工作重視程度不足，檔案管理人員經(jīng)常調(diào)換工作崗位，而新的檔案工作人員未經(jīng)過教育培訓(xùn)，缺少傳幫帶，對于檔案收集整理工作了解不多，很難按照相關(guān)的制度規(guī)范要求對檔案進(jìn)行管理。加之，在歸檔過程中很多業(yè)務(wù)單位經(jīng)常以各種理由推脫，檔案部門自身也沒有相應(yīng)的懲罰機(jī)制，無法做到督辦落實(shí)。在歸檔過程中很多文件材料不健全，相應(yīng)的格式不規(guī)范，這也在很大程度上給歸檔工作帶來了壓力。歸檔監(jiān)督不到位，導(dǎo)致檔案收集整理工作難以按時完成。

3 檔案收集整理工作中常見問題的應(yīng)對策略

檔案管理部門應(yīng)該重視檔案收集整理工作，明確檔案收集整理工作的價值和意義，采取積極有效的應(yīng)對策略，推進(jìn)檔案收集整理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)一步提升檔案質(zhì)量。

3.1 堅(jiān)持檔案收集整理工作的基本要求

3.1.1 檔案收集的基本要求。在檔案收集工作實(shí)踐中，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案收集的相關(guān)要求，盡量保證檔案收集的完整性和系統(tǒng)性，確保所收集檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確。特別是面對復(fù)雜錯綜的檔案收集工作時，一定要耐心細(xì)致，確保檔案收集不遺漏、不偏差[1 ]。

3.1.2 檔案整理的基本要求。整理過程中既要遵循檔案整理的相關(guān)要求，也要對檔案內(nèi)容的真假進(jìn)行辨別，有疑問的及時考證。按照分類細(xì)化的原則對檔案資料進(jìn)行組合和編目，確保檔案整理工作的系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)性和有序性。應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)合作，確保檔案內(nèi)容真實(shí)有效，分類整理科學(xué)合理、符合實(shí)際。

3.2 完善檔案收集整理工作制度

應(yīng)結(jié)合檔案收集整理工作出現(xiàn)的新情況新問題，進(jìn)一步完善檔案收集整理工作制度。進(jìn)一步細(xì)化明確檔案的收集時間、收集范圍、保管期限、注意事項(xiàng)等，為檔案收集整理工作開展提供制度依據(jù)。同時，檔案形成部門也應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，明確具體責(zé)任分工，認(rèn)真落實(shí)相應(yīng)的配套措施及配合收集工作任務(wù)。檔案管理部門應(yīng)加大對收集整理工作制度的落實(shí)力度，確保各個部門都嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實(shí)檔案收集整理任務(wù)。此外，檔案管理部門也應(yīng)該加大對各個部門兼職檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，為檔案收集整理工作開展奠定堅(jiān)實(shí)的組織人力基礎(chǔ)[2 ]。

3.3 建立差異性收集機(jī)制

在檔案收集整理工作開展過程中應(yīng)避免“眉毛胡子一把抓”現(xiàn)象，正確地看待檔案收集整理工作的差異性，明確不同類型的檔案應(yīng)采取不同的收集方式方法。特別是很多部門在工作性質(zhì)和檔案類型上會存在明顯的差異，這就需要結(jié)合檔案收集整理工作實(shí)際，制定差異性歸檔工作機(jī)制。例如文書檔案可以按照月電子歸檔+年度紙質(zhì)歸檔模式，文書檔案生成部門可以每月將電子檔案目錄提交給檔案管理部門，讓檔案管理部門對文書檔案形成部門的工作有具體的了解，在年終時移交所有的紙質(zhì)實(shí)體檔案，提升檔案工作的精準(zhǔn)度和系統(tǒng)性。而對于科研檔案和基建檔案而言，應(yīng)該按照科研項(xiàng)目和基建工程的進(jìn)程及時歸檔，并明確歸檔渠道，落實(shí)好歸檔責(zé)任人。這樣采取差異性的收集機(jī)制，不僅能夠提升檔案收集效率，同時也有利于后續(xù)檔案管理工作的開展。

3.4 發(fā)揮信息化手段的優(yōu)勢

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了階段性成就，各地檔案部門也充分運(yùn)用信息化手段完善了檔案信息收集平臺。在此背景下，應(yīng)該繼續(xù)發(fā)揮信息化手段的特點(diǎn)和優(yōu)勢，建立檔案信息化收集渠道，實(shí)行預(yù)歸檔機(jī)制，檔案形成部門可以將每月生成的檔案以電子文件目錄的形式上傳到檔案管理系統(tǒng)，為年終統(tǒng)一歸檔做好準(zhǔn)備。同時檔案管理部門也可以通過檔案管理系統(tǒng)對各個部門的歸檔情況有全面了解，進(jìn)而更加精準(zhǔn)地掌握檔案流向，提升檔案收集的精準(zhǔn)性。此外，檔案部門也應(yīng)主動作為，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，深入檔案形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對檔案工作情況進(jìn)行系統(tǒng)檢查和督導(dǎo)。

檔案收集整理工作是檔案后續(xù)工作開展的基礎(chǔ)，檔案機(jī)構(gòu)及其工作人員應(yīng)樹立認(rèn)真細(xì)致的態(tài)度，運(yùn)用科學(xué)有效的工作方法開展檔案收集整理工作，切實(shí)將其做好。

參考文獻(xiàn)：

[1]文振興.檔案室檔案鑒定工作存在的困難及應(yīng)對策略[J].浙江檔案，2018（010）：56—58.

[2]蒲冬梅.“大部制”改革期間機(jī)關(guān)文書檔案管理有關(guān)問題及應(yīng)對策略[J].長江叢刊，2019（009）：93—93.

（作者單位：公主嶺市發(fā)展與改革局）