探究文書(shū)檔案數(shù)字化路徑探析

葛瓊

摘 要：伴隨區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等高新技術(shù)不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理中可供使用的信息技術(shù)進(jìn)一步增加，文書(shū)檔案管理的模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，對(duì)于相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用仍然處于一個(gè)初步階段，難以進(jìn)一步提升文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)谋憬菪砸约皽?zhǔn)確性。故此，本研究從加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)字化管理必要性為切入點(diǎn)，結(jié)合文書(shū)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題，提出有效的管理方法，旨在更好地指導(dǎo)文書(shū)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;數(shù)字化;管理策略

引言

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的劣勢(shì)凸顯出來(lái)。面對(duì)這一情況，有必要改變文書(shū)檔案的管理模式，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)用于其中，構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式，建立歸檔文件目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，從而快速地進(jìn)行信息管理和利用，保障文書(shū)檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

1 文書(shū)檔案數(shù)字化管理的必要性

第一，滿足新時(shí)代社會(huì)發(fā)展需求，有效提高文書(shū)檔案的使用效率。將信息技術(shù)手段融合到文書(shū)檔案管理工作中，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的數(shù)字化信息平臺(tái)，以線上操作的方式監(jiān)測(cè)整個(gè)文書(shū)檔案管理流程，有助于最大限度地提高文書(shū)檔案管理工作的效率和水平。與此同時(shí)，在當(dāng)前社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的交叉性愈發(fā)密切的前提下，社會(huì)公眾逐漸將重心轉(zhuǎn)移到其他行業(yè)的數(shù)據(jù)信息的獲取方面，而數(shù)字化管理模式的有效應(yīng)用，不但能加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的互動(dòng)交流力度，促使各部門(mén)主管人員實(shí)時(shí)共享與傳輸所需信息，還能真正意義上提高整個(gè)檔案信息的利用率。第二，完善檔案管理工作模式，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作趨于數(shù)字化和智能化方向。在現(xiàn)代各行業(yè)領(lǐng)域快速發(fā)展的背景下，文書(shū)檔案管理工作正面臨著全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新數(shù)字化管理模式已成為順應(yīng)新時(shí)代文書(shū)檔案管理工作改革趨勢(shì)的必然結(jié)果。因此，在現(xiàn)代化管理改革過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，充分利用各種先進(jìn)的技術(shù)手段創(chuàng)新與優(yōu)化新型管理模式，從而為整個(gè)文書(shū)檔案管理體系的實(shí)效性提供可靠保障。

2 文書(shū)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字檔案的法律效力得到認(rèn)可

《中國(guó)人民共和國(guó)民法總則》《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》等都已明確承認(rèn)電子數(shù)據(jù)（包括電子文件）的證據(jù)地位。國(guó)家檔案局14號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定“符合有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”?！秶?guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》規(guī)定“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”。在2019年11月公布的《檔案法（修訂草案）》中，明確指出“電子檔案應(yīng)當(dāng)符合來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的要求，不得僅因?yàn)殡娮訖n案采用電子形式而否認(rèn)其法律效力?！痹诜ㄒ?guī)政策層面，電子文件、電子檔案的證據(jù)地位已得到認(rèn)可。

2.2 各地對(duì)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理給予了高度重視

2016年，國(guó)家檔案局聯(lián)合國(guó)家發(fā)改委遴選了33家單位開(kāi)展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，目前共有13家企業(yè)完成所選業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，并通過(guò)驗(yàn)收。在實(shí)踐層面，部分機(jī)構(gòu)、領(lǐng)域、行業(yè)、地區(qū)積極探索?？梢钥匆?jiàn)，我國(guó)正逐步加快推進(jìn)文件檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型。

3 文書(shū)檔案數(shù)字化管理策略

3.1 建構(gòu)完善的數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)時(shí)共享文書(shū)檔案資源

在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況積極建構(gòu)完善的數(shù)字化信息管理平臺(tái)，有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實(shí)用性價(jià)值，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的數(shù)字化程度。在文書(shū)檔案數(shù)字化信息平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，還應(yīng)針對(duì)其管理工作的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理細(xì)分與優(yōu)化，從整體上保障檔案管理工作的有效性。另外，在數(shù)字化管理過(guò)程中，還應(yīng)將檔案管理軟件與計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行有機(jī)融合，以此為各個(gè)部門(mén)搭建良好的溝通交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源合理配置目標(biāo)。

相關(guān)檔案管理部門(mén)在實(shí)際工作過(guò)程中，可從檔案專用服務(wù)器與備份軟件的安裝角度著手，科學(xué)實(shí)施OA與檔案信息的交接工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)力度。另一方面，在檔案管理軟件控制過(guò)程中，還應(yīng)確保其與掃描儀和高拍儀的適應(yīng)性，以此直接將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，并將其安全存儲(chǔ)到相應(yīng)的軟件空間中。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員還可以在指定的存儲(chǔ)系統(tǒng)中完成檔案資料的打印與檢索操作，通過(guò)搜索關(guān)鍵詞的方式高效檢索數(shù)據(jù)信息，真正為相關(guān)管理人員提供良好的便利服務(wù)。在計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況成立專門(mén)的檔案管理工作室，在此基礎(chǔ)上對(duì)文書(shū)檔案、照片信息進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)而為社會(huì)公眾提供良好的檔案管理服務(wù)。但需要注意的是，在檔案管理軟件采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循質(zhì)量?jī)?yōu)先原則，并指派專門(mén)的工作人員定期更新與檢查檔案管理軟件中存在的漏洞問(wèn)題，從源頭上降低電子文檔發(fā)生隱私泄露風(fēng)險(xiǎn)的可能性，有效解決文書(shū)檔案管理工作中存在的各種常見(jiàn)問(wèn)題。

3.2 加大資金投入力度，構(gòu)建系統(tǒng)的電子文檔安全防護(hù)體系

檔案管理部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)在資金允許的前提下適當(dāng)加大資金投入力度，充分認(rèn)識(shí)到有序開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建系統(tǒng)的電子文檔安全保護(hù)體系。結(jié)合文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際需求，應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)作為整個(gè)管理工作的核心，及時(shí)調(diào)整與改進(jìn)管理工作中存在的問(wèn)題。在檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，極易受各種主觀與客觀因素的影響，在一定程度上增加了檔案信息被外來(lái)人員刪除或篡改的可能性，無(wú)法真正意義上保障文書(shū)檔案資料的安全性與可靠性。因此，在文書(shū)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護(hù)系統(tǒng)，確保整個(gè)檔案管理系統(tǒng)處于相對(duì)安全的運(yùn)行環(huán)境下。相關(guān)工作人員還應(yīng)有意識(shí)地限制檔案文件的瀏覽權(quán)限，認(rèn)真落實(shí)重要檔案文件的防護(hù)工作。

在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，可以將相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)融合到具體的工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理、存儲(chǔ)以及應(yīng)用一體化建設(shè)，并通過(guò)國(guó)產(chǎn)軟件與硬件的有效整合，提高電子文書(shū)檔案管理的安全性與可靠性，最大限度地推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。與此同時(shí)，依托于以數(shù)字化為基礎(chǔ)的檔案管理平臺(tái)，推動(dòng)云計(jì)算與大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段的融合發(fā)展，還能更深層次地挖掘出檔案數(shù)據(jù)中隱含的實(shí)效性價(jià)值，從而在一站式管理模式的支持下提高70%左右的集成效率，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過(guò)程監(jiān)督與防護(hù)目標(biāo)，在提高電子檔案數(shù)據(jù)安全性的基礎(chǔ)上將數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍內(nèi)。

3.3 強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)代信息化進(jìn)程不斷加快的背景下，文書(shū)檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)信息化建設(shè)理念，不斷提高自身職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)化操作能力。在實(shí)踐過(guò)程中，相關(guān)管理人員還應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案管理方案，在現(xiàn)有管理體系的支持下實(shí)現(xiàn)信息資源合理配置目標(biāo)，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。另一方面，相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)定期組織管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)再教育的方式提高檔案管理工作人員的核心素養(yǎng)，促使其熟練掌握工作崗位中必需的基本技能，以此為文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的有效應(yīng)用提供人力方面的支持。例如，在培訓(xùn)過(guò)程中，相關(guān)培訓(xùn)人員應(yīng)帶領(lǐng)檔案管理工作人員了解文書(shū)檔案的分類(lèi)方式，促使其正確看待文書(shū)檔案管理的重要性，以此提高各歸檔單位對(duì)檔案管理工作的重視度。此外，相關(guān)檔案管理工作人員還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用情況，靈活運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化歸檔流程，從文書(shū)歸檔范圍、操作流程以及電子文檔交接等角度著手，幫助檔案管理人員熟練掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的基本技能。

結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案數(shù)字化管理具有較強(qiáng)的綜合性和實(shí)踐性特點(diǎn)，要求相關(guān)檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到落實(shí)檔案管理工作的重要意義，在滿足現(xiàn)代化檔案管理需求的同時(shí)推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，可通過(guò)積極建構(gòu)完善的數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)時(shí)共享文書(shū)檔案資源;加大資金投入力度，構(gòu)建系統(tǒng)的電子文檔安全防護(hù)體系;強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)等措施，全面保障文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

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（作者單位：山東省棗莊市山亭區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）