提高自然資源檔案管理效率的幾點(diǎn)建議

李妍花

摘 要：自然資源檔案管理較為復(fù)雜，且隨著國(guó)土資源的不斷增長(zhǎng)，其對(duì)管理人員的要求更加嚴(yán)格。對(duì)于這一新形勢(shì)，如何有效提高自然資源檔案管理效率是當(dāng)前檔案管理人員重點(diǎn)探究的問題。對(duì)此，本文作者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提高自然資源檔案管理效率提出了幾點(diǎn)意見。

關(guān)鍵詞：自然資源;檔案;管理

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，國(guó)土資源日益增長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法迎合新時(shí)期檔案管理所需[1 ]。《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》第十六條中明確提出，國(guó)土資源管理部門必須要在推進(jìn)檔案管理工作不斷規(guī)范的前提下，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)管理效率的提升。面對(duì)這一要求，現(xiàn)代化、效率化、系統(tǒng)化的檔案管理模式備受關(guān)注，提高自然資源檔案管理效率不僅能夠?yàn)殚_發(fā)、整理與規(guī)劃土地資源提供可靠依據(jù)，而且在土地權(quán)屬糾紛、違法占地行為認(rèn)定與處理中發(fā)揮著不可替代的作用。

1 自然資源檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 歷史檔案資源有待整合利用

自然資源管理部門組建之前，涉及相關(guān)檔案材料的管理工作通常是由水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、規(guī)劃等不同部門負(fù)責(zé)，近年來(lái)機(jī)構(gòu)改革推進(jìn)，自然資源檔案也由自然資源部門直接予以管理，而水利、農(nóng)業(yè)等相關(guān)檔案材料由原部門予以管理。

1.2 管理制度不完善

由于管理制度不完善，自然資源檔案管理工作漏洞百出，主要表現(xiàn)為：其一，在移交、借閱、保密等方面，因規(guī)定不夠嚴(yán)格，重要信息泄密、資料丟失的情況較多[2 ];其二，不規(guī)范整理檔案、卷宗目錄宗地號(hào)登記錯(cuò)誤、不按順序胡亂混合各載體檔案材料，查找檔案資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

1.3 自然資源檔案庫(kù)房容量緊張

自然資源檔案往往涉及諸多卷宗，尤其是針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)的檔案材料，每年都以極快的速度遞增[3 ]?，F(xiàn)階段，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，各地自然資源管理部門依據(jù)沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理工作表現(xiàn)出顯著的分散性特征，加之庫(kù)房容量始終有限，紙質(zhì)檔案的不斷增多，館藏空間不足、利用率較低、管理成本增長(zhǎng)等問題日益嚴(yán)重。

1.4 自然資源檔案管理人才匱乏

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的日益成熟，我們進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，自然資源檔案種類多、數(shù)量大、業(yè)務(wù)強(qiáng)等特征日益凸顯，對(duì)檔案管理人員的要求日益嚴(yán)格。同時(shí)，各地區(qū)自然資源部門剛組建起，檔案管理人員均為國(guó)土、規(guī)劃等原職責(zé)部門檔案人員之間轉(zhuǎn)入，檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)相對(duì)偏低，管理人員的創(chuàng)新能力和業(yè)務(wù)水平有待提升，實(shí)際工作中缺乏積極性。為了能夠積極迎合自然資源檔案管理新需求，應(yīng)積極構(gòu)建一支專業(yè)化、科技化的檔案管理人才隊(duì)伍。

2 提高自然資源檔案管理效率策略

2.1 整合利用歷史檔案資源

如何有效整合與利用較為分散的自然資源歷史檔案直接關(guān)系到自然資源工作是否能夠順利進(jìn)行[4 ]。首先，盡快對(duì)歷史檔案材料予以整合歸檔，同時(shí)對(duì)檔案管理人員予以優(yōu)化配置;其次，應(yīng)當(dāng)落實(shí)好歷史檔案材料的規(guī)范化移交工作，遵循規(guī)定的移交流程，確保歷史檔案的安全完整，以便于后期對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一管理;最后，應(yīng)當(dāng)對(duì)歷史檔案信息化數(shù)據(jù)實(shí)施整合，依托于信息技術(shù)，利用局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，當(dāng)統(tǒng)一的自然資源檔案管理系統(tǒng)成功搭建之后，再把這部分檔案直接遷移到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)之內(nèi)。對(duì)于沒有移交到自然資源部的涉及水利和農(nóng)業(yè)這類檔案材料，要主動(dòng)積極和相關(guān)部門展開溝通，建立檔案共享機(jī)制，真正做到歷史檔案的有效傳輸和共享。

2.2 完善管理制度

結(jié)合《國(guó)土資源業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)<電子文件管理暫行辦法>的通知》（廳字〔2009〕39號(hào)）和《電子文件歸檔和管理規(guī)范》（GB/T18894）等文件，不斷完善《檔案文件歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案庫(kù)房管理制度》，以制度保障管理的順利實(shí)現(xiàn)，確保檔案管理工作所有環(huán)節(jié)都有章可循，有據(jù)可依。與此同時(shí)，相關(guān)部門也要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理理念、方法、手段和模式，特別是當(dāng)電子文件問世后，更應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求，把行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處，盡最大努力完善與自然資源相適合的歸檔制度。檔案管理工作需盡可能做到專人專崗，參照規(guī)章制度展開有效管理。首先需加強(qiáng)管理，保證制度管理是針對(duì)每個(gè)人的，沒有區(qū)別對(duì)待，單位領(lǐng)導(dǎo)與普通員工均要嚴(yán)格遵循。其次，從細(xì)微處著手，保證能夠有效執(zhí)行各項(xiàng)制度，把管理落實(shí)到思想上、工作上以及作風(fēng)上，同時(shí)加強(qiáng)目標(biāo)管理，把更多的時(shí)間與精力投入到長(zhǎng)效管理機(jī)制的建立上。

2.3 構(gòu)建多層次的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

新形勢(shì)下，自然資源檔案管理應(yīng)加快數(shù)字化建設(shè)部分，積極引入信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建多層次數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：第一層，推廣普及是主要目標(biāo)，借助國(guó)土調(diào)查所獲取的土地資源檔案、建設(shè)用地檔案等，借助外網(wǎng)進(jìn)行廣泛宣傳與推廣，以此來(lái)合理使用自然資源檔案[5 ]。在第二層數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下，積極引入新興信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)、云數(shù)據(jù)，解決庫(kù)房容量不足的問題，并借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行宣傳與推廣。第二層次，構(gòu)建自然資源檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，憑借這一網(wǎng)絡(luò)便捷性、安全性等特性，同其他部門進(jìn)行有效銜接，共建共享資源與信息，確保各項(xiàng)工作有序開展。第三層次，構(gòu)建同其他職能機(jī)構(gòu)對(duì)接的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行完善，同其他職能機(jī)構(gòu)共建共享檔案信息，有效提高檔案利用率。

2.4 提高檔案管理隊(duì)伍水平

為促進(jìn)檔案管理水平的提升，自然資源檔案管理部門必須要致力于推進(jìn)信息化建設(shè)工作，加快打造一支專業(yè)化的檔案隊(duì)伍[6 ]。從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)能力有待提升，自然資源管理部門必須要更加深入地摸索和創(chuàng)新人才隊(duì)伍建設(shè)方法。首先，應(yīng)當(dāng)積極開展多元化的培訓(xùn)教育活動(dòng)，要求檔案管理人員著重學(xué)習(xí)《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等相關(guān)文件，同時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)具體情況，對(duì)檔案歸檔、收集等涉及的知識(shí)予以詳細(xì)講解。其次，檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容必須要層次分明，與過去的檔案管理工作比起來(lái)，檔案信息化建設(shè)工作表現(xiàn)出極大的復(fù)雜性，風(fēng)險(xiǎn)較高，因此培訓(xùn)的主要內(nèi)容必須要涉及檔案理論知識(shí)、法律以及信息化技術(shù)等方方面面。最后，應(yīng)當(dāng)盡可能吸引更多優(yōu)秀人才，通過建立完善獎(jiǎng)懲制度來(lái)發(fā)揮出人才的工作積極性和主動(dòng)性，有效留住人才，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，為促進(jìn)自然資源檔案管理工作效率提升提供堅(jiān)實(shí)保障。