從干部人事檔案看學(xué)生檔案管理工作

吳迪

摘 要：干部人事檔案是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據(jù)，是黨管干部的具體要求，其準(zhǔn)確性、真實性、完整性關(guān)系到干部隊伍建設(shè)的嚴(yán)肅性、公平性。干部檔案中的早期材料因關(guān)系到出生時間、學(xué)歷學(xué)位、干部身份等關(guān)鍵信息而顯得格外重要。這部分材料很多形成于求學(xué)時期，因此學(xué)生檔案管理便顯得尤為重要，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理對干部人事檔案管理有重要意義。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;學(xué)生檔案管理;檔案意識;檔案工作

干部人事檔案作為反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源。然而，在歷年的干部人事檔案審核、檢查中，仍然發(fā)現(xiàn)很多重要材料丟失、部分材料涂改、組織認(rèn)定存疑等諸多問題，其中以最基本的“三齡兩歷一身份”認(rèn)定為例，出生時間認(rèn)定、入學(xué)歷認(rèn)定、干部身份認(rèn)定都離不開干部人事檔案的早期材料，包括入團(tuán)志愿書、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)歷學(xué)位的材料、派遣證等，并且隨著干部隊伍學(xué)歷的逐年提高，很大一部分干部的入黨材料都形成于在校期間，這就逐漸凸顯了學(xué)生檔案準(zhǔn)確性、完整性、真實性的重要意義。

一、學(xué)生時期形成的檔案材料現(xiàn)狀

干部人事檔案的10類材料中，形成于在校期間的主要包括：入團(tuán)（黨）志愿書、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)歷學(xué)位的材料、派遣證等，這些材料作為出生時間認(rèn)定、入黨時間認(rèn)定、學(xué)歷認(rèn)定、干部身份認(rèn)定的重要依據(jù)，是干部人事檔案中最早期、基礎(chǔ)的檔案材料，卻也是出現(xiàn)問題最多的部分。

入團(tuán)志愿書作為最早記載出生時間的檔案材料，存在著因不符合入團(tuán)條件而故意填大年齡、審核不嚴(yán)造成的學(xué)生隨意填寫出生時間、團(tuán)檔案丟失造成的檔案造假等問題，從而在干部出生時間的認(rèn)定上給組織工作帶來困難，或者給干部本人帶來不必要的麻煩。

學(xué)歷學(xué)位檔案材料中，畢業(yè)生登記表、學(xué)生登記表、學(xué)歷學(xué)位材料等，存在填寫信息不完整、代寫代填代簽現(xiàn)象，普遍存在學(xué)籍材料零散不完整、利用率不高等問題。

派遣證（報到證）作為干部身份認(rèn)定的重要材料，卻沒有得到足夠的重視，部分學(xué)生在自己保管過程中發(fā)生丟失，部分學(xué)校派遣證（報到證）花名冊保存不善，導(dǎo)致干部身份認(rèn)定困難。

二、高校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀及原因

1.學(xué)生檔案管理工作受重視程度不夠

干部人事檔案管理作為組織人事部門的重要工作內(nèi)容，其制度體系、程序環(huán)節(jié)、檢查督導(dǎo)都日漸規(guī)范和嚴(yán)格，相比之下，學(xué)生檔案管理工作則顯得受重視程度不夠，缺乏指導(dǎo)性、約束性的制度，各地區(qū)、各高校執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一、審核把關(guān)尺度不一、接收轉(zhuǎn)遞程序不一、管理部門歸屬也有所不同。造成這一問題的原因主要是重視程度不夠，對于學(xué)生檔案重要性認(rèn)識不足，學(xué)生檔案管理部門隨意性很大，檔案接受、審核、整理、清查基本處于被動狀態(tài)，沒能從學(xué)生的縱向發(fā)展考慮去規(guī)范檔案管理工作，也沒能將學(xué)生檔案管理工作真正融入學(xué)校的教學(xué)建設(shè)過程中，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.專業(yè)檔案管理人員缺乏

一是學(xué)生檔案管理人員數(shù)量嚴(yán)重不足，二是現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平參差不齊。很多學(xué)校做不到學(xué)生檔案管理專崗專人，學(xué)生檔案往往由其他崗位人員兼職管理，流動性也相對較大，由于高校學(xué)生數(shù)量龐大，2019年我國在校普通本專科（不含研究生、成人本專科生、網(wǎng)絡(luò)本?？粕┐髮W(xué)生共30315262名，根據(jù)辦學(xué)規(guī)模，學(xué)生檔案數(shù)量從幾千到幾萬不等。一人要管理成千上萬份學(xué)生檔案，在很多高校往往由學(xué)生代為審核整理?，F(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，尤其是中高職院校，大多數(shù)檔案管理員都不是專業(yè)出身，缺乏應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)職能。產(chǎn)生這一問題的原因是多種多樣的，既有高校編制限制的原因，也有相應(yīng)專業(yè)培訓(xùn)配套不夠完善的原因，還有因兼職管理學(xué)生檔案產(chǎn)生的時間精力分配不合理導(dǎo)致的管理投入不足等原因。

3.學(xué)生檔案意識淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部門或由人才市場代理過程中學(xué)生檔案意識不強(qiáng)，往往會造成重要材料，如受表彰獎勵等材料未歸檔、重要材料如派遣證（報到證）丟失、整卷檔案丟失、人事代理不及時或不規(guī)范問題，很大一部分是由于學(xué)生檔案意識淡薄造成的。而學(xué)生的檔案意識淡薄，很大程度上是因為高校的檔案宣傳開放程度不夠。什么材料應(yīng)該入檔、什么材料必須入檔、檔案對自己有什么影響，大多數(shù)學(xué)生不是十分清楚，也很少能看到與之相關(guān)的宣傳等。

4.檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞過程中，機(jī)要交換的使用率特別低，大部分采用快遞或者由學(xué)生本人帶來（走），這就為學(xué)生檔案管理工作留下了很大的隱患。分析原因，主要包含以下幾個方面：一是機(jī)要意識不強(qiáng)，歸根結(jié)底還是對學(xué)生檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足;二是機(jī)要程序復(fù)雜煩瑣，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞往往數(shù)量大、時間集中，傳統(tǒng)的機(jī)要交換效率難以滿足轉(zhuǎn)遞需求;三是高校、檔案接受單位、機(jī)要管理部門缺乏有效的協(xié)同機(jī)制。

干部人事檔案都是在學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上建立形成的，以上問題的發(fā)生很容易導(dǎo)致學(xué)生檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性缺失，檔案的利用率不高，在干部人事檔案的建檔過程中，會無形中增加組織人事部門的工作量。

三、進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理水平

為進(jìn)一步提高干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，把好檔案材料的入口關(guān)、轉(zhuǎn)遞關(guān)、真實關(guān)、準(zhǔn)確關(guān)，提高學(xué)生檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性勢在必行。

1.加大宣傳投入，提高宣傳力度，普及檔案知識，提高檔案意識

將檔案意識提升納入學(xué)校日常建設(shè)管理范疇，將檔案宣傳列入財政預(yù)算，增加宣傳投入;豐富宣傳形式，將檔案意識提升貫穿學(xué)生在校期間各階段，可以通過在入學(xué)通知書、報到須知、新生公開信中增加檔案管理內(nèi)容，從進(jìn)入高校之前就開始強(qiáng)化學(xué)生檔案意識;可以通過新生班會、專題公開課、專題宣傳展板，融入典型的檔案利用案例等多種形式，普及檔案知識，可以進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)學(xué)生檔案的重要性;可以通過畢業(yè)指導(dǎo)中增加檔案管理內(nèi)容、對畢業(yè)生增設(shè)選修課程等形式進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)生檔案意識。