企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)問題與對策分析

劉開蒙

摘要：在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新周期日益縮短的時代背景下，傳統(tǒng)辦公環(huán)節(jié)的創(chuàng)新速度加快，企業(yè)檔案室作為保管企業(yè)檔案信息資源的管理單元亟須引入新的管理思維與技術(shù)對傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進行再造，以便適應(yīng)新時期檔案工作的要求，因此，企業(yè)數(shù)字檔案室應(yīng)運而生。文章基于企業(yè)檔案管理的特點，結(jié)合企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)出目前企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)存在的共性問題，并基于此分析提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室 企業(yè) 問題 對策分析

國家檔案局2017年出臺的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》將企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的概念定義為：“企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺?！?/p>

數(shù)字檔案室是機關(guān)企業(yè)傳統(tǒng)檔案機構(gòu)的升級版。傳統(tǒng)檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案室，便于與數(shù)字檔案館交接，有利于機關(guān)企業(yè)檔案信息資源整合利用，其具有以電子文件管理為基礎(chǔ)、檔案信息系統(tǒng)為平臺、數(shù)字化資源為主體、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)為依托、知識管理服務(wù)為目標的特征。

一、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)存在的普遍問題

（一）認識誤區(qū)：數(shù)字檔案室即檔案數(shù)字化

部分企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)工作存在一定誤區(qū)，即認為數(shù)字檔案室等同于檔案數(shù)字化。數(shù)字檔案室應(yīng)該是一種檔案管理的新模式，而非局限于將傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)化為電子文件保管或者將系統(tǒng)生成的電子文件有效捕獲在檔案管理系統(tǒng)中就結(jié)束。其建設(shè)工作應(yīng)同辦公自動化、前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)與后端的檔案館信息系統(tǒng)深度融合，打造一種從文件產(chǎn)生直至被檔案館永久保存的全過程管理新模式。

（二）建設(shè)測評要素不健全

目前，我國僅有少數(shù)省份對數(shù)字檔案室正式出臺了建設(shè)測評標準，有些省份雖也出臺了數(shù)字檔案室建設(shè)總體標準，但對于建設(shè)細節(jié)問題諸如分為幾個模塊、每一個模塊的具體要求、實際工作成果檢驗標準等內(nèi)容卻少有涉及，企業(yè)更是鮮有相關(guān)測評標準，比如有了硬件卻少軟件，空有框架卻缺內(nèi)容等。

（三）技術(shù)層面問題突出

第一，信息系統(tǒng)接口不兼容與元數(shù)據(jù)要素不統(tǒng)一的問題。企業(yè)集團內(nèi)部各部門由于使用的不同信息系統(tǒng)、不同元數(shù)據(jù)要素結(jié)構(gòu)、不統(tǒng)一的文件格式、無法兼容的應(yīng)用系統(tǒng)等情況而產(chǎn)生的技術(shù)壁壘問題突出。第二，數(shù)字檔案移交工作存在技術(shù)壁壘。目前電子文件全生命周期管理大致要經(jīng)過三層系統(tǒng)：業(yè)務(wù)系統(tǒng)（BS）、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)（ERMS）和數(shù)字檔案長期保存系統(tǒng)（TDR），而在由ERMS向TDR過渡環(huán)節(jié)中普遍存在數(shù)據(jù)接口無法有效匹配的問題，因而使數(shù)字檔案移交工作存在一定的技術(shù)壁壘問題。第三，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)標準不統(tǒng)一。如存在數(shù)字化轉(zhuǎn)換的文件分辨率指標不統(tǒng)一、存儲容量標準不統(tǒng)一等問題。

（四）信息安全問題突顯

第一，對檔案實體安全有所忽視。部分實體檔案室未配備檔案“八防”設(shè)備。第二，對計算機病毒入侵信息系統(tǒng)的防范性不強。第三，部分外包工作存在安全隱患。如未建立相關(guān)安全監(jiān)督機制，未對外包進場人員進行設(shè)備檢測與安全審核，導(dǎo)致檔案信息有被利用與傳播的風(fēng)險，造成安全隱患。第四，未建立備份與災(zāi)難恢復(fù)機制。僅有少部分單位建立了離線備份或進線備份模式，對于異地容災(zāi)備份模式則更少。第五，未建立內(nèi)部安全管理機制。缺乏數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相關(guān)管理規(guī)范，導(dǎo)致部分傳輸介質(zhì)公私不分，忽視利用登記，導(dǎo)致帶入木馬病毒等隱患情況的發(fā)生。

（五）保障體系建設(shè)不到位

第一，人才組織體系建設(shè)不到位。數(shù)字檔案室對業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求更為苛刻，隨著館室、館際一體化的趨勢日益明顯和逐漸加快，越來越需要一支既懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又了解檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型專用人才隊伍[1]。第二，經(jīng)費保障不到位。第三，制度建設(shè)不到位。在這一點上，浙江省樹立了樣板，企業(yè)開展數(shù)字檔案室建設(shè)亦是貫徹省委省政府相關(guān)要求的舉措，浙江省委省政府明確要求大力發(fā)展覆蓋全省的數(shù)字檔案館（室）等新興文化服務(wù)平臺，并明確提出到2020年國有企事業(yè)單位檔案室要全部建成數(shù)字檔案室[2]。

二、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)對策分析

基于目前企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀，我們須將上述普遍存在的問題歸納總結(jié)、對癥解決。如在工作觀念和認識層面，我們可以將工作思路轉(zhuǎn)向文件全生命周期視角，跳出傳統(tǒng)認知領(lǐng)域來梳理工作重點和模塊環(huán)節(jié)；在技術(shù)層面、測評要素和信息安全方面，我們可以通過全面搭建數(shù)字檔案室建設(shè)技術(shù)標準體系，構(gòu)建一套要素齊全、安全的管理模式；對于保障體系方面的問題，我們可以基于項目管理視角進行角色與流程重新定位；基于各企業(yè)不同的特點，通過探索業(yè)務(wù)驅(qū)動型數(shù)字檔案室建設(shè)模式達到管理創(chuàng)新的目的。

（一）基于項目管理視角優(yōu)化工作流程

美國項目管理協(xié)會（ Project Management Insti？ tute，PMI ）在《項目管理知識體系指南》中將項目管理劃分為五個基本過程：項目的啟動、周密的前期計劃、有條理的實施過程、項目控制（效果反饋、比較、調(diào)整）、項目的完成。數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，可嘗試按照項目管理的五大環(huán)節(jié)整體設(shè)計，表現(xiàn)在以下幾個方面：一是貫徹頂層設(shè)計理念，實現(xiàn)檔案的全流程生命周期管理和應(yīng)用服務(wù)；二是基于企業(yè)所屬行業(yè)的特性，根據(jù)業(yè)務(wù)流程有所側(cè)重地打造特色數(shù)字檔案室；三是企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的搭建應(yīng)滿足《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194—2012）的參數(shù)要求；四是滿足元數(shù)據(jù)管理方案、電子文件格式封裝標準、版式電子文件長期保存標準規(guī)范；五是標準應(yīng)盡量滿足基于互聯(lián)網(wǎng)、RFID電子標簽、OCR識別、PDF文件格式轉(zhuǎn)換、移動應(yīng)用客戶端、智能庫房等技術(shù)，最終實現(xiàn)智慧檔案系統(tǒng)的集成和管理的要求；六是應(yīng)依據(jù)企業(yè)自身組織架構(gòu)選擇集中式或分布式檔案信息系統(tǒng)，應(yīng)充分考慮由企業(yè)合并、兼并、分立等情況形成的多全宗管理問題。

（二）以文件全生命周期視角統(tǒng)籌檔案數(shù)字資源建設(shè)工作

1.將文件從設(shè)計、生成、利用直至保存或銷毀看作是一個完整的工作流程。與此相對應(yīng)的即是前段的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（BS）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)（ERMS）和數(shù)字檔案長期保存系統(tǒng)（TDR）等電子文件全生命周期管理環(huán)節(jié)所依托的具有邏輯次序的系統(tǒng)。這些系統(tǒng)對應(yīng)了相關(guān)業(yè)務(wù)部門與文書部門、機關(guān)檔案部門及綜合檔案館等職能機構(gòu)，它們在邏輯閉環(huán)內(nèi)部存在對應(yīng)關(guān)系。

2.在數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，檔案部門可適當提前介入鑒定，保證各類檔案資源的齊全完整。數(shù)字檔案資源種類豐富，包括了文書、科技、聲像等門類的電子檔案，以文件全生命周期理念來看，應(yīng)將各業(yè)務(wù)流程階段中產(chǎn)生的各類電子檔案進行整合。

（三）全面搭建數(shù)字檔案室建設(shè)技術(shù)標準體系

1.元數(shù)據(jù)標準。元數(shù)據(jù)是電子檔案管理活動的重要工具。不同領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)標準側(cè)重不同，諸如在網(wǎng)絡(luò)資源的描述中，都柏林核心元素集（Dublin Core）成為公認的元數(shù)據(jù)標準；而在政府信息描述領(lǐng)域，美國采用GILS標準；在地理空間領(lǐng)域，CSDGM標準成為主流等。目前，與電子檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)標準，我國共有四項：《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54—2014）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48—2009）、《信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則》（GB/T 26163.1—2010）。

2.數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)標準。一是系統(tǒng)管理基礎(chǔ)標準，包括分類方案、元數(shù)據(jù)方案、文件類型、保管期限標準；二是系統(tǒng)管理業(yè)務(wù)標準，包括捕獲登記、分類組織、文件鑒定、文件統(tǒng)計、文件存儲、檢索利用標準；三是系統(tǒng)管理安全標準，包括身份識別、授權(quán)流程、審計追蹤、數(shù)字簽名標準等。

3.數(shù)字資源安全標準。這主要包括系統(tǒng)安全、資源安全與實體安全三方面標準。數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)與資源安全標準包括身份識別、系統(tǒng)入口權(quán)限管理、審計日志審查、數(shù)字簽名、檔案資源異地備份、災(zāi)難備份與恢復(fù)標準等。實體安全標準包括：檔案室?guī)旆堪踩珮藴?、檔案借閱管理標準、數(shù)字化完成后檔案原件安全管理標準等。

4.檔案數(shù)字化標準。檔案數(shù)字化標準包含兩方面內(nèi)容：一是數(shù)字化工作本身的業(yè)務(wù)流程及實施標準；二是數(shù)字化工作實施方式及標準。檔案數(shù)字化一方面使得大量的傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)化為了數(shù)字化版本，便于保管與開發(fā)利用；另一方面由于數(shù)字化標準缺乏細節(jié)，使數(shù)字化成果中文件格式與品質(zhì)不一、著錄條目許多不合規(guī)范、元數(shù)據(jù)標準不一、數(shù)字檔案資源的移交存在困難等問題凸顯，須建立統(tǒng)一的鑒定與評測標準。

（四）探索業(yè)務(wù)驅(qū)動型數(shù)字檔案室建設(shè)模式

目前，我國的數(shù)字檔案室總體建設(shè)模式共分兩類：以政策標準驅(qū)動的建設(shè)模式和以業(yè)務(wù)驅(qū)動的建設(shè)模式。以政策驅(qū)動的建設(shè)模式帶有部分強制性，而業(yè)務(wù)驅(qū)動式數(shù)字檔案室建設(shè)模式更利于企業(yè)結(jié)合自身獨有的業(yè)務(wù)流程打造出符合本企業(yè)實際的數(shù)字檔案室。

業(yè)務(wù)驅(qū)動型數(shù)字檔案室建設(shè)模式是以國家及行業(yè)政策標準為基礎(chǔ)，圍繞企業(yè)核心業(yè)務(wù)模塊，統(tǒng)籌布局業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等前端系統(tǒng)，數(shù)字檔案室應(yīng)用管理系統(tǒng)以及后端的數(shù)字檔案長期保存系統(tǒng)，以電子文件全生命周期管理方法為指導(dǎo)，以實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的科學(xué)管理與有效利用、輔助核心業(yè)務(wù)開展為目標的數(shù)字檔案室建設(shè)模式，如圖1所示。

業(yè)務(wù)驅(qū)動型數(shù)字檔案室建設(shè)模式的核心在于立足企業(yè)核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以核心業(yè)務(wù)信息資源需求為出發(fā)點，對各類檔案資源進行分類與整合，最終形成具有有序結(jié)構(gòu)和類別鮮明的數(shù)字檔案資源模塊，以維護機關(guān)數(shù)字檔案資源的完整與安全、支持業(yè)務(wù)開展與輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

此外，國內(nèi)學(xué)者也提出了多樣的數(shù)字檔案室建設(shè)模式和思路。諸如萬恩德等提出的數(shù)字檔案室可根據(jù)集成對象的差異分為基于管理客體集成的“金字塔”模式、基于管理方法集成的內(nèi)部協(xié)同模式和基于管理主體集成的戰(zhàn)略聯(lián)盟模式三種。[3]羅富敬提出了檔案業(yè)務(wù)流程再造過程中“精益檔案管理”的概念，通過數(shù)字檔案室建設(shè)，將“精細管理”思想貫穿全程，改進檔案管理體系，實現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成。[4]楊玲等提出了要結(jié)合業(yè)務(wù)特色，在云框架體系下構(gòu)建“自然資源部檔案云”的設(shè)計思想，在建設(shè)過程中也是按照“云服務(wù)”模式進行開發(fā)。[5]

三、結(jié)語

數(shù)字檔案室相關(guān)政策、理論與技術(shù)標準的研究是一個相對漫長的過程，可遵循“理論研究—實踐檢驗—完善理論”的思路進行。數(shù)字檔案室是企業(yè)內(nèi)部檔案機構(gòu)轉(zhuǎn)型的新方向，由于我國地域性經(jīng)濟發(fā)展差異較明顯、企業(yè)規(guī)模與發(fā)展水平不同、企業(yè)側(cè)重點有別等多重因素存在，導(dǎo)致企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)工作任重道遠。未來做好數(shù)字檔案室的建設(shè)，事關(guān)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化管理水平與信息資源服務(wù)能力的提升，乃至企業(yè)核心競爭力的提升，雖漫長卻不凡。

注釋及參考文獻：

[1]周峰林.大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)：專訪國家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司司長孫鋼[J].浙江檔案，2013（8）：11-12

[2]陳彬.電力企業(yè)如何做好數(shù)字檔案室建設(shè)[J].浙江檔案，2018（12）：64.

[3]萬恩德，李璐.企業(yè)數(shù)字檔案室集成管理模式研究[J].浙江檔案，2017（10）：22-25.

[4]羅富敬.勘測設(shè)計企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（34）：13-14.

[5]楊玲，吳玉龍，宋元，等.自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)的問題與對策[J].北京檔案，2018（5）：34-35.

作者單位：中國電力工程顧問集團西北電力設(shè)計院有限公司