淺談學(xué)生檔案到人事檔案的轉(zhuǎn)換

文/汶上縣疾病預(yù)防控制中心 趙愛萍

當(dāng)今社會(huì)，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，就業(yè)途徑多種多樣，不僅僅局限于公務(wù)員、事業(yè)編、國企等形式，很多畢業(yè)生選擇中小微等靈活就業(yè)單位，但是這些單位往往不具備檔案管理能力，在選拔人才中更為看重個(gè)人的能力，而不是檔案中的各項(xiàng)榮譽(yù)和證書，從而導(dǎo)致很多畢業(yè)生認(rèn)為檔案無用，不重視檔案，畢業(yè)時(shí)對檔案不進(jìn)行過多關(guān)注，從而造成人、檔分離現(xiàn)象愈來愈嚴(yán)重，進(jìn)而變成“棄檔”“死檔”。一段時(shí)間后，部分人員考入公務(wù)員、事業(yè)編等單位，等調(diào)檔時(shí)才會(huì)主動(dòng)找尋檔案。更有甚者，無從查找檔案，只能先找輔導(dǎo)員，再找畢業(yè)學(xué)校，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

一、學(xué)生檔案去向調(diào)查

2020年6月，筆者與朋友一起通過問卷星對山東某高職學(xué)校2020屆畢業(yè)生就檔案去向問題進(jìn)行問卷調(diào)查，結(jié)果如下：

（一）約94%的畢業(yè)生選擇將檔案轉(zhuǎn)遞回生源地。由于調(diào)查學(xué)校是民辦藝術(shù)類高職院校，畢業(yè)生個(gè)人能力較其他本科院校有些差距，進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國企等具有檔案接收能力單位的學(xué)生是極個(gè)別現(xiàn)象。而現(xiàn)在的畢業(yè)生多數(shù)傾向于在大城市就業(yè)，就其學(xué)歷和工作能力而言，畢業(yè)之前很難找到符合自己期望的工作，多數(shù)是在中小微型企業(yè)就業(yè)，這些企業(yè)本身對檔案認(rèn)識程度不夠，入職時(shí)無需調(diào)查人事檔案。在此趨勢下，畢業(yè)生很難意識到檔案的重要性，而是按照學(xué)校的安排，選擇將檔案存放到生源地的人力資源和社會(huì)保障局。當(dāng)檔案寄到各地人力資源和社會(huì)保障局后，往往畢業(yè)生已經(jīng)參加工作了，在工作期間并沒有意識到檔案的重要性，加上參加工作后請假較困難，導(dǎo)致大量學(xué)生沒有時(shí)間和機(jī)會(huì)到檔案所在單位報(bào)到，同時(shí)對于畢業(yè)后再取得的職稱、獎(jiǎng)勵(lì)等方面材料不及時(shí)歸檔，造成大量的“棄檔”“死檔”現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）約4%的畢業(yè)生檔案選擇存放于人才機(jī)構(gòu)。2014年12月，中共中央組織部、人力資源和社會(huì)保障部等五部門發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，其中明確規(guī)定“自2015年1月1日起，取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用”。自此之后，部分畢業(yè)生有意識地將檔案存放于工作地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，很大程度上降低了“人檔分離”現(xiàn)象的出現(xiàn)。而且有助于將工作期間取得的職稱、獲獎(jiǎng)等資料及時(shí)歸檔，對于后期工齡的計(jì)算和職稱的評聘等事項(xiàng)都有一定優(yōu)勢。以筆者朋友為例，2020年通過山東省公務(wù)員考試，大學(xué)畢業(yè)后他一直在企業(yè)工作，檔案存放于人才服務(wù)中心，一直不知道檔案中缺材料。在政審時(shí)，政審單位通知他補(bǔ)充當(dāng)年高考錄取相關(guān)材料，可是他是2012年參加高考的，幾經(jīng)周折后，在省招生考試院開具了相關(guān)證明，才順利完成政審。可見存放于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案是按照流動(dòng)人口檔案進(jìn)行管理，對檔案內(nèi)容的要求并不高，對于畢業(yè)后考取公務(wù)員、事業(yè)編等單位的畢業(yè)生來說，政審時(shí)檔案中仍可能缺少個(gè)別材料。

（三）約2%的畢業(yè)生檔案有接收單位。在筆者的調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)僅有很少一部分學(xué)生的檔案有接收單位，這其中分為兩類：一類是很大一部分學(xué)生通過專升本考試，被本科學(xué)校錄取以后，檔案自然由?？茖W(xué)校轉(zhuǎn)到本科學(xué)校；另一類是通過公務(wù)員、事業(yè)編或國有企業(yè)考試，錄取后檔案轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)單位。直接被相關(guān)單位錄取的這部分學(xué)生是非常幸運(yùn)的，也是少之又少的，自然而然完成了學(xué)生檔案到人事檔案的過渡。

二、檔案轉(zhuǎn)遞

高校畢業(yè)生學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞問題，關(guān)系到畢業(yè)生今后的切身利益，關(guān)系到學(xué)生檔案到人事檔案的轉(zhuǎn)換，關(guān)系到檔案材料的完整、有序、翔實(shí)、可靠。

（一）轉(zhuǎn)遞措施。在2015年6月以前，學(xué)生檔案都是通過郵政機(jī)要通信進(jìn)行轉(zhuǎn)遞的，機(jī)要通信專員非常固定，只要檔案接收單位信息填寫正確，檔案轉(zhuǎn)遞過程中不會(huì)出現(xiàn)送錯(cuò)、遺失等問題，但是檔案轉(zhuǎn)遞過程漫長，可能會(huì)影響工齡的計(jì)算。2015年6月24日，教育部辦公廳、人力資源和社會(huì)保障部辦公廳、國家郵政局辦公室聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項(xiàng)的通知》（教學(xué)廳函〔2015〕39號），其中規(guī)定“已與郵政部門簽署協(xié)議的高校，畢業(yè)生檔案可采用‘郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞’形式轉(zhuǎn)遞”。也就是說高校畢業(yè)生檔案的寄送形式不僅僅局限于郵政機(jī)要通信，還可以通過郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞。這一寄送方式的變革，大大提高了檔案轉(zhuǎn)遞的效率，也使檔案轉(zhuǎn)遞不再神秘，畢業(yè)生可以通過手機(jī)實(shí)時(shí)監(jiān)測檔案轉(zhuǎn)遞動(dòng)態(tài)，跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞流程，待快遞簽收后能及時(shí)確認(rèn)檔案情況，但是快遞簽收情況存在很大安全隱患。

（二）檔案簽收情況。針對此問題，筆者與朋友一起通過問卷星對山東某高職學(xué)校2020屆畢業(yè)生就檔案簽收人情況進(jìn)行問卷調(diào)查。調(diào)查結(jié)果如下：

根據(jù)問卷調(diào)查結(jié)果分析，非實(shí)名簽收占56%，如果接收部門工作人員過多，難以確定具體簽收人，一旦出現(xiàn)問題無法進(jìn)行有效處理，也容易淡化相關(guān)工作人員的責(zé)任心；實(shí)名簽收占43%，甚至還有0.1%由門衛(wèi)代收，這可能是由于新冠肺炎疫情暴發(fā)導(dǎo)致的個(gè)別單位不允許快遞員進(jìn)入導(dǎo)致的。

（三）改進(jìn)措施。面對檔案轉(zhuǎn)遞方式的變革，學(xué)校、檔案接收單位、畢業(yè)生都應(yīng)及時(shí)改變工作方法和觀念，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利完成。1.加強(qiáng)高校檔案管理工作。2008年8月20日印發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員”。但是現(xiàn)實(shí)中，高校檔案相關(guān)工作人員往往身兼數(shù)職，檔案管理工作無法探索研究。信息技術(shù)飛速的當(dāng)代社會(huì)，高校應(yīng)該就檔案轉(zhuǎn)遞工作的變化，及時(shí)完善檔案管理人員工作規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，規(guī)范填寫畢業(yè)生檔案郵遞信息，確保其準(zhǔn)確性，盡可能避免因信息填寫不完善造成的檔案遺失。目前很多高校已經(jīng)利用信息技術(shù)開設(shè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢系統(tǒng)，在系統(tǒng)中公布畢業(yè)生檔案接收單位、郵遞時(shí)間、快遞單號等相關(guān)信息，確保畢業(yè)檔案的安全轉(zhuǎn)遞。2.完善檔案接收單位檔案管理工作。檔案接收單位應(yīng)該根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)檔案接收管理制度，避免人為遺失。隨著高校畢業(yè)生靈活就業(yè)現(xiàn)象的日益增多，檔案接收單位管理工作日趨困難，正如前文所述，“人檔分離”現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，無形中給檔案接收單位的管理帶來新的挑戰(zhàn)。3.提高畢業(yè)生學(xué)生檔案意識。檔案管理中的核心工作都圍繞檔案個(gè)人開展，畢業(yè)生檔案意識提高了，很多工作能順利開展，也有助于減少“棄檔”“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生，降低檔案管理單位的工作困難，從根本上維護(hù)檔案本人的合法權(quán)益。但是畢業(yè)生往往不去檔案接收單位報(bào)到，造成大量“人檔分離”現(xiàn)象的產(chǎn)生，增加檔案管理的困難。因此亟須加強(qiáng)畢業(yè)生的檔案意識，引導(dǎo)畢業(yè)生主動(dòng)對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤、落實(shí)簽收情況，確保檔案的安全送達(dá)，并將工作后的獲獎(jiǎng)、職稱評聘等資料及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔案，確保檔案的及時(shí)更新。

三、人事檔案管理

目前人事檔案管理主要參照2020年第十三屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂的《中華人民共和國檔案法》和2018年中央組織部、國家檔案局印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》以及1996年中共中央組織部、中華人民共和國人事部印發(fā)的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件，分別對公務(wù)員、事業(yè)編、流動(dòng)人口等類別的檔案管理做出了詳細(xì)要求，這里不一一敘述。畢業(yè)生在報(bào)考公務(wù)員、事業(yè)單位和國企后，經(jīng)過一系列筆試、面試、資格審核，最終錄用前都會(huì)進(jìn)行政審。政審時(shí)所依據(jù)文件有2014年6月12日中共中央組織部印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》，通知中明確規(guī)定“嚴(yán)禁涂改干部檔案，嚴(yán)禁在干部年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份（以下簡稱“三齡二歷一身份”）等方面弄虛作假”。由此可見人事檔案的重要性，因?yàn)闄n案不僅僅是展現(xiàn)個(gè)人的人生縮影，也見證了個(gè)人的成長變化，涵蓋了學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲、思想等方方面面，從中能夠快速、全面評價(jià)一個(gè)人的行為和能力，還關(guān)系到以后的晉升、職稱評定、退休等一系列問題。

四、結(jié)語

通過上文分析，我們能夠認(rèn)識到，學(xué)生檔案到人事檔案的轉(zhuǎn)變是職業(yè)生涯中至關(guān)重要的一環(huán)，關(guān)系到入職、晉升、職稱評定、退休等相關(guān)事項(xiàng)。從高校、畢業(yè)生到社會(huì)都應(yīng)該對檔案管理引起充分重視，加強(qiáng)檔案管理宣傳，增強(qiáng)檔案意識，完善檔案管理隊(duì)伍，更好地服務(wù)于人才發(fā)展。