談如何有效利用病案庫(kù)房空間

文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 劉洪云

病案室?guī)旆渴遣“腹芾砉ぷ鞯年P(guān)鍵環(huán)節(jié)，庫(kù)房存放大量的紙質(zhì)病案原件，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)保管、延長(zhǎng)病案的使用壽命是庫(kù)房管理工作的主要內(nèi)容。相關(guān)文件明確規(guī)定，病歷的保存不能少于30年，有條件的可永久保存，因此有效利用庫(kù)房空間至關(guān)重要。原因如下：一是部分醫(yī)院通過(guò)租借場(chǎng)地或者是委托公司保管部分病歷，雖然暫時(shí)解決了庫(kù)房面積不足的問(wèn)題，但是儲(chǔ)存和調(diào)閱病案的成本卻大大增加，而且很難進(jìn)行集中管理；二是由于病案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院往往是“重臨床醫(yī)療，輕病案管理”，爭(zhēng)取新的空間難上加難；三是目前各大醫(yī)院積極推進(jìn)電子病歷提升等級(jí)，希望實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，但也要經(jīng)過(guò)半無(wú)紙化狀態(tài)（即保存少量紙質(zhì)病歷）。據(jù)數(shù)據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，目前每份45頁(yè)的病歷無(wú)紙化后縮減到8頁(yè)左右，需紙制保存，完全無(wú)紙化是個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程；四是增速數(shù)量巨大，由“表1”可知，某三甲醫(yī)院自1977年建院至今病案約有120萬(wàn)份，2012年庫(kù)房搬遷后總量倍增。在現(xiàn)有的條件下，醫(yī)院通過(guò)按架拆架去架和裝箱摞箱子的方法，緩解了紙質(zhì)病案存儲(chǔ)緊缺空間，解決了目前病案管理面臨的主要問(wèn)題。

一、按架子擺病歷

據(jù)了解，架子購(gòu)置大多選擇密集架，移動(dòng)密集架比固定架節(jié)約50%的空間，具體優(yōu)勢(shì)說(shuō)明如下：1.密集架架體是框式結(jié)構(gòu)；2.每列密集架之間均有制動(dòng)裝置，開(kāi)閉方便。開(kāi)架查取資料時(shí)只需拉出制動(dòng)把手，架體不會(huì)被他人移動(dòng)，可有效保證查閱人員的人身安全；3.密集架傳動(dòng)機(jī)構(gòu)采用精密內(nèi)調(diào)心軸承，實(shí)心鋼，雙軸轉(zhuǎn)動(dòng)，移動(dòng)靈活，搖動(dòng)輕便；4.密集架手柄可折疊，以避免通行障礙。

某三甲醫(yī)院于2012年在已有3個(gè)庫(kù)房20個(gè)密集架的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了搬遷改造，擴(kuò)大為9個(gè)庫(kù)房100個(gè)密集架，密集架6層，每層5格，每格放150份病案，一個(gè)密集架兩面共放9000本病案。并通過(guò)不斷拆架裝箱摞箱的方法，滿(mǎn)足了現(xiàn)在120萬(wàn)保存需求。詳見(jiàn)“表1”。

表1 拆架裝箱摞箱對(duì)照表

二、拆架子裝箱子

某三甲醫(yī)院每月新增病歷9000份左右，新增病歷回收錄入掃描裝訂后，交接分類(lèi)依序上架，每月醫(yī)保約有200本借閱最新2個(gè)月的數(shù)量未上架；另外醫(yī)生職稱(chēng)評(píng)審每年需要借閱幾百本病案原件，近幾年新生病歷必須有序擺放在架子上便于查找，只能將幾年前的歷史病歷陸續(xù)裝箱拆架層擺放。裝箱后所需要的庫(kù)房面積大大減少，密集架也節(jié)省30%空間，由“表1”“表2”可知，2014年70萬(wàn)病歷需要63個(gè)架子,裝箱后只用了47個(gè)架子，一個(gè)架子放150箱（拆掉活動(dòng)架層并包括架頂）。此方法更好地保存了原始病歷，便于調(diào)閱服務(wù)和移庫(kù)。

病案箱設(shè)計(jì)及裝箱要求：1.箱子內(nèi)層有防潮塑料薄膜，前面是大字病案箱和醫(yī)院名稱(chēng)，后面是庫(kù)房號(hào)、箱號(hào)、住院號(hào)，左面是妥善保管?chē)?yán)格保密字樣，右面是箱號(hào)和防水防火圖標(biāo)；2.裝箱時(shí)給每個(gè)病歷箱編號(hào)、裝箱上架登記本詳細(xì)記錄，并制作箱號(hào)對(duì)應(yīng)電子清單、檔案總箱量表；3.箱子尺寸根據(jù)架子空格大小而定，每箱數(shù)量因病歷厚薄而不同，第一箱裝最早的病歷400本，每箱平均200本左右，由“表2”可知，圖書(shū)館一樓庫(kù)房歷史病案裝箱上架283200份，裝箱1042個(gè)，每箱平均277本，1~4號(hào)庫(kù)房420858份裝箱2102個(gè)，每箱平均200本。

表2 病案存放分布表

三、去架子摞箱子

2015年，某三甲醫(yī)院實(shí)行了病案數(shù)字化，對(duì)40年近百萬(wàn)的紙質(zhì)病案進(jìn)行了掃描加工，建院慶祝40周年時(shí)統(tǒng)計(jì)4個(gè)10年的病案分析比較：前20年中最高的一年剛剛超過(guò)1萬(wàn)份；第三個(gè)10年中最高的一年接近3萬(wàn)份，即遞增兩倍；第四個(gè)10年中最高的一年超過(guò)9萬(wàn)份，又遞增多倍。另外“表3”說(shuō)明，近8年期間每月新生病歷由5917份到7683份再到目前9203份。病歷越來(lái)越厚，2018年100043本、4274522頁(yè)，每本平均45頁(yè)，由“表1”可知架子空間寥寥無(wú)幾，為此又采取去架子摞箱子的方法。

表3 病案年度統(tǒng)計(jì)表

箱怎么堆疊才能做到美觀(guān)、穩(wěn)固，還能防潮？對(duì)接肯定是不牢固的，就是一層紙板要壓在另一層紙板上，稍微不注意堆疊的紙箱就全都倒下了；即便是不小心碰到了，紙箱也會(huì)搖搖欲墜。紙箱倒在地上，箱角就會(huì)折彎、受損。紙箱摞起來(lái)容易，但若想摞整齊漂亮，卻有一定難度，可嘗試采取以下辦法：1.加高地板防水；2.接縫處要搭接：根據(jù)空間大小選擇3、5、7花中一個(gè)形式，即選擇兩排3箱、兩排5箱、兩排7箱一組，隔層方向?qū)D(zhuǎn)交替疊摞，一般庫(kù)房堆放9層。2019年10月，醫(yī)院把30年前歷史病歷283200份1042箱，利用不規(guī)則小空間實(shí)行了去架子疊摞，節(jié)約了4個(gè)架子的空間進(jìn)行應(yīng)對(duì)病歷周轉(zhuǎn)。醫(yī)院多年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是：庫(kù)房創(chuàng)造空間、病案永久保存、提升服務(wù)質(zhì)量，這些方法值得學(xué)習(xí)推廣。