檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題與對策探究

李美雅

【摘? 要】近年來，在文書類檔案信息化建設(shè)的過程中，館藏檔案數(shù)字化受到廣泛關(guān)注，其也是文書類檔案工作融入社會、為社會服務(wù)的主要舉措。但是目前在文書類檔案數(shù)字化前的整理編目環(huán)節(jié)中，經(jīng)常會發(fā)生一些問題，不能確保整理編目工作的效果，對檔案數(shù)字化建設(shè)也會產(chǎn)生非常不利的影響。這就需要在檔案數(shù)字化前的整理編目工作中歸納總結(jié)相應(yīng)的經(jīng)驗，對存在的問題采用科學(xué)化的方式應(yīng)對，確保相關(guān)檔案數(shù)字化前的整理編目工作可以高效開展。

【Abstract】In recent years， in the process of document archives informatization construction， the digitization of collection archives has been widely concerned， and it is also the main measure to integrate the document archives work into the society and serve the society. But at present， some problems often occur in the process of arranging and cataloging document archives before digitization， which can not ensure the effect of the arrangement and cataloging work， and will have a very adverse impact on the digital construction of archives. This requires the summary and conclusion of the relevant experience in the arrangement and cataloging work before the digitization of archives， and adopting scientific methods to deal with the existing problems， so as to ensure that the arrangement and cataloging work before the digitization of relevant archives can be carried out efficiently.

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化;整理編目工作;問題;對策

【Keywords】digitization of archives; arrangement and cataloging work; problems; countermeasures

【中圖分類號】G272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）06-0132-02

1 引言

文書類檔案數(shù)字化前的整理編目工作中，應(yīng)根據(jù)數(shù)字化建設(shè)的需求注意各種問題，同時，需和數(shù)字化檔案建設(shè)之間相互適應(yīng)，統(tǒng)一相關(guān)的整理編目工作標(biāo)準(zhǔn)，通過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理編目來更好地促使檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展。

2 檔案數(shù)字化前整理編目的問題與對策

2.1 編目深度問題與解決措施

當(dāng)前，在文書類檔案數(shù)字化前的整理編目環(huán)節(jié)中，編目深度經(jīng)常會出現(xiàn)問題，出現(xiàn)這類問題的原因就是相關(guān)的檔案是將卷作為單位整理，只存在案卷級的目錄，很難將文件的內(nèi)容準(zhǔn)確反映出來。因此，在實踐的過程中，應(yīng)該著重強(qiáng)調(diào)編目的深度，創(chuàng)新整理方式，將之前的卷改為件，設(shè)置文件級的編目，也就是在原本案卷的基礎(chǔ)上，將卷分成件，根據(jù)我國的檔案文件整理標(biāo)準(zhǔn)和要求，將件當(dāng)作單位開展整理工作，與此同時，需取消對卷題名方面的擬寫。這樣在深度整理編目的情況下，可以將每份文書類檔案的主要內(nèi)容揭示出來，使得之前死板的檔案變得靈活，并且還能解決目前存有的一卷多宗問題、厚卷問題、缺號問題、雜卷問題。

2.2 實體檔案管理問題與解決措施

檔案數(shù)字化前整理編目工作的實施直接影響實體檔案的安全性與質(zhì)量。目前，部分文書類檔案的數(shù)字化前整理編目工作中經(jīng)常會出現(xiàn)實體檔案的管理問題，認(rèn)為檔案數(shù)字化之后就不需要實體檔案，不能合理地保管，但是這個想法是錯誤的。實體檔案是所有數(shù)字化檔案內(nèi)容的源頭所在，也是完整性保存信息和資料的載體，如果不能合理保管，將會導(dǎo)致實體檔案損壞甚至丟頁。因此，文書類檔案數(shù)字化前的整理編目工作中必須積極解決和應(yīng)對實體檔案管理問題。首先，在不會導(dǎo)致相關(guān)實體檔案受到損害的情況下進(jìn)行案卷的拆卷處理，去除上面的金屬裝訂材料，如果發(fā)現(xiàn)存有輕微的破損，就要進(jìn)行修補(bǔ)處理。對于已經(jīng)拆開的檔案，需要夾在原本的檔案卷皮之內(nèi)，在上面標(biāo)注卷宗的具體頁數(shù)，利用橡皮圈進(jìn)行固定，以免出現(xiàn)紙張散落的現(xiàn)象。在完成數(shù)字化建設(shè)之后，再對其進(jìn)行裝訂處理，確保裝訂的整齊性、美觀性、精致性，不可以出現(xiàn)脫落現(xiàn)象，便于進(jìn)行保存和管理。其次，如果實體檔案需要進(jìn)行掃描，就要逐卷地開展檢查工作，周圍不可以存有對檔案造成損害的物品，也不能有影響正常掃描的不利因素，與此同時，還需評定實體檔案具體的破損狀況，在表格上面登記處理，說明具體的情況。如果已經(jīng)出現(xiàn)了很嚴(yán)重的破損，不能進(jìn)行正常的數(shù)字化處理，那么就不能拆卷，應(yīng)該送到相關(guān)的保管部門，修改、完善后才能對其進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣不僅可以預(yù)防實體檔案損壞問題、不完整問題，還能確保數(shù)字化之后的檔案信息和數(shù)據(jù)的完整性。

2.3 質(zhì)量問題與解決措施

文書類檔案數(shù)字化前的整理編目工作質(zhì)量的管控非常重要，只有保證相關(guān)整理編目的質(zhì)量，才能進(jìn)一步促進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。但是，在目前部分文書類檔案數(shù)字化前的具體整理編目方面，還存有質(zhì)量方面的問題，不能系統(tǒng)化、專業(yè)化地進(jìn)行質(zhì)量的管理和控制，嚴(yán)重影響整體工作的質(zhì)量和效果。因此，在具體的整理編目過程中應(yīng)該注重解決質(zhì)量管理方面的問題，合理設(shè)置質(zhì)量監(jiān)督、檢查的組織機(jī)構(gòu)，要求其負(fù)責(zé)全面開展文書類檔案數(shù)字化前的整理編目質(zhì)量檢查工作，在確認(rèn)沒有錯誤、問題后，上報給質(zhì)量抽檢的人員，然后抽檢人員進(jìn)行專業(yè)化的檢查。與此同時，還需開展檔案安全監(jiān)控工作、涉密性內(nèi)容管理工作與質(zhì)量抽查工作，保證抽查率在35%以上，抽查期間著重檢查目錄質(zhì)量，及時掌握和了解其中存有的問題，然后要求相關(guān)部門返工，返工之后再次進(jìn)行質(zhì)量檢查，這樣在反復(fù)性檢查、監(jiān)督的情況下，能夠確保相關(guān)整理編目工作的質(zhì)量。

2.4 頁碼編寫與歸檔章應(yīng)用問題與解決措施

當(dāng)前，部分文書類檔案的數(shù)字化前整理編目環(huán)節(jié)中，頁碼編寫問題、歸檔章使用問題較為常見，如果不能合理地處理，將會導(dǎo)致相關(guān)的整理編目工作受到影響。所以在具體的工作環(huán)節(jié)中應(yīng)著重解決此類問題。首先，具體的頁碼編寫工作中，由于原本的卷已經(jīng)改變成為件，原本頁號已經(jīng)作廢，因此，需要將件作為單位重新性地進(jìn)行編碼，具體的情況可以按照文書類檔案的材料決定，例如，原本檔案之內(nèi)存在字條、便箋等沒有頁號，需要編寫?yīng)毩⑿缘捻摯a。如果存在表格橫跨兩張紙，就要將兩頁合編為一頁，對于空白表格，應(yīng)該根據(jù)順序進(jìn)行編碼。其次，在應(yīng)用歸檔章的過程中，需要考慮文書類檔案的保護(hù)需求，不能在原本的檔案上面蓋章，可以選擇紙張歸檔章條的形式進(jìn)行處理，在上面標(biāo)注檔案的目錄、件、頁等號碼[1]。

3 檔案數(shù)字化前整理編目工作的優(yōu)化措施

為進(jìn)一步增強(qiáng)文書類檔案數(shù)字化之前的整理編目工作效果，應(yīng)該采用優(yōu)化措施，保證所有工作都能科學(xué)化、規(guī)范化地開展。具體的優(yōu)化措施如下。

3.1 注意和數(shù)字化建設(shè)之間的協(xié)調(diào)

對于文書類檔案的數(shù)字化建設(shè)來講，最大的優(yōu)勢就是能夠利用網(wǎng)絡(luò)平臺傳輸檔案資料和信息，對其進(jìn)行遠(yuǎn)程性、便利性的開發(fā)利用，不再受到時間層面、空間層面的局限。但是，如果不能做好數(shù)字化前的整理工作，將會導(dǎo)致信息資料內(nèi)容的完整性降低，準(zhǔn)確性和質(zhì)量不能得到保證。在此情況下，就應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注數(shù)字化前的整理編目工作，并且和數(shù)字化建設(shè)之間相互協(xié)調(diào)，緊密聯(lián)系在一起。首先，可以將數(shù)字化建設(shè)作為基礎(chǔ)，帶動相關(guān)整理工作的實施，利用數(shù)字化技術(shù)完善檔案基礎(chǔ)性工作，改善管理工作現(xiàn)狀的同時提升工作水平;其次，可以利用整理編目的手段來促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，在嚴(yán)格管理整理編目質(zhì)量的情況下，預(yù)防出現(xiàn)檔案信息錯誤的問題，夯實基礎(chǔ)的同時加快傳統(tǒng)文書類檔案載體的數(shù)字化建設(shè)速度，提升數(shù)字化發(fā)展的效果[2]。

3.2 注意和檔案開放鑒定的同步

有關(guān)的整理編目人員在具體工作中應(yīng)該注意和檔案開放鑒定之間的同步實施。首先，應(yīng)該針對沒有進(jìn)行開放鑒定的檔案進(jìn)行處理，采用開放鑒定的方式使得文書類檔案能夠在可控的范圍之內(nèi)，在鑒定之后就能夠確保進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的檔案盡快為社會所利用，滿足社會層面的需求;其次，對于已經(jīng)進(jìn)行了開放鑒定的文書類檔案，需要同步性進(jìn)行原本鑒定成果的檢驗，尤其是在整理編目的最終階段，應(yīng)結(jié)合最新卷之內(nèi)的文件目錄和開放目錄進(jìn)行校對處理，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題，就要立刻進(jìn)行糾正，并且對開放目錄進(jìn)行及時性的更新處理，這樣在一定程度上能夠起到對整理編目質(zhì)量的檢驗和管控作用;最后，應(yīng)該與開放文件目錄、全文掃描成果之間相互同步，由于多數(shù)文書類檔案開放的級別局限在案卷級，沒有文件的目錄，也不能對全文進(jìn)行查詢，因此，在完成整理編目之后，就要及時性地進(jìn)行開放處理，尤其是在數(shù)字化建設(shè)之后，也要及時性地開放，達(dá)到數(shù)字化成果高效化利用的目的。需注意的是，應(yīng)該按照國家規(guī)范性的管理要求開展整理編目的管理工作，統(tǒng)一具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，進(jìn)一步增強(qiáng)各方面管理工作的有效性。

除了上述幾點(diǎn)文書類檔案數(shù)字化前的整理編目優(yōu)化措施之外，建議相關(guān)部門將整理編目和搶救保護(hù)相互聯(lián)系，無論是輕微破損還是嚴(yán)重破損的文書類檔案，都必須進(jìn)行搶救保護(hù)處理，確保檔案內(nèi)容的完整性、可保存性。與此同時，需按照數(shù)字化前的整理編目崗位工作需求，建設(shè)專業(yè)化程度較高、綜合素質(zhì)較強(qiáng)的人才隊伍，對于有關(guān)的工作人員應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)化與專業(yè)性的培訓(xùn)，使其掌握整理編目的技能和專業(yè)知識，在自身工作中專業(yè)化地執(zhí)行任務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，文書類檔案數(shù)字化前的整理編目工作非常重要，相關(guān)部門需要予以一定的重視，并且在檔案數(shù)字化建設(shè)之前，制定完善的整理編目工作計劃與方案，注意解決目前存有的質(zhì)量問題、編目深度問題與其他問題，同時，要應(yīng)用相關(guān)的優(yōu)化措施，盡可能與開放鑒定、數(shù)字化建設(shè)之間相互協(xié)調(diào)、同步進(jìn)行，以此來增強(qiáng)整理編目的有效性。

【參考文獻(xiàn)】

【1】陳靜.檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題與對策研究[J].中文信息，2020，11（2）：23-34.

【2】梁桂芳.檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題與對策研究[J].新商務(wù)周刊，2019，46（6）：243-255.