提高建設(shè)項目施工資料質(zhì)量管控的措施

項目檔案是建設(shè)單位在建設(shè)過程、交、竣工驗收及日后通車營運、改擴建中占有十分重要的意義，其完整地、真實地記錄了整個項目在建設(shè)過程中其“四控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”（質(zhì)量、進度、投資、安全）等節(jié)點的重要依據(jù)，至項目通車運營后對工程技術(shù)人員的查考利用、研究開發(fā)都具有很重要的作用。然而，對于以往的建設(shè)項目來說，因日常沒有采取有效的管理措施來管控施工資料的形成，所以導致項目檔案的質(zhì)量出現(xiàn)各種欠規(guī)范、條理的問題。對此，如何更有效地對項目檔案進行管控成了我們檔案管理工作者經(jīng)常進行考慮、探討的話題。

一、新形勢下檔案管理工作的發(fā)展模式

新時期高速公路建設(shè)項目比以往任何時期建設(shè)的工程項目更加線長面廣，參建的單位眾多，檔案數(shù)量龐大，學科交叉，內(nèi)容復雜。自進入第十三個五年計劃以來，更多的重點建設(shè)項目均具有規(guī)模大、技術(shù)標準嚴、質(zhì)量要求高、建設(shè)周期短等特點。據(jù)了解，目前我國一些重大建設(shè)項目正在逐步推行實施“四化”功能，即全面實現(xiàn)大型化運輸、大型化裝配、工廠化生產(chǎn)、標準化制造。其目的在于最大程度地減少現(xiàn)場作業(yè)量和作業(yè)時間，降低風險，加快進度。

二、現(xiàn)階段建設(shè)單位在檔案管理實際遇到的問題

針對以往重大建設(shè)項目檔案管理出現(xiàn)管理制度不健全，在項目建設(shè)過程中，建設(shè)單位對各參建單位資料管控力度不足，管理人員沒有認真把好資料的質(zhì)量關(guān)，導致項目檔案的在收集、整理等各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)不同程度的缺失，令建設(shè)單位在檔案交工、竣工驗收階段出現(xiàn)各種各樣的問題。為此，廣東省檔案局曾在2015年聯(lián)合廣東省重點項目工作領(lǐng)導小組辦公室頒發(fā)了《關(guān)于加強廣東省重大建設(shè)項目檔案工作監(jiān)管的通知》（粵檔發(fā)[2015]61號文），關(guān)鍵就在強化日常管控的前提下，最大程度減低管理弊病的發(fā)生幾率，以確保各類文件的齊全完整與準確。結(jié)合相關(guān)項目檔案管理實際情況，常見弊病主要在于以下兩個方面。

1.監(jiān)理單位在項目建設(shè)過程中未能切實履行職責。采取得力果斷的管理措施及時管控施工單位的資料，管理意識淡薄，導致施工資料的形成出現(xiàn)滯后移交的現(xiàn)象。

2.參建單位人員對檔案工作缺乏強烈的責任感和專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)?！爸亟ㄔO(shè)、輕管理”的現(xiàn)象普遍存在;尤其是沒有加強對施工資料質(zhì)量形成的抽檢頻率，導致施工資料出現(xiàn)缺失、欠規(guī)范、條理等現(xiàn)象。

三、提高檔案管理工作效率的措施

1.建立健全的檔案管理機制。建立健全的檔案管理機制，可以增強各級管理人員的責任感與自覺性，讓其明確職責、落實到位，著重抓好人員的素質(zhì)管理。這是項目檔案管理首要而必備條件，建設(shè)單位在項目開工伊始，就需提出保證項目檔案管理進度與質(zhì)量的目標。以筆者公司努力爭創(chuàng)“廣東省重大建設(shè)項目檔案管理金冊獎”榮譽稱號的措施為例：①建立健全整套行之有效的檔案管理制度、辦法，包括《建設(shè)項目土建工程檔案管理強制性標準》及《建設(shè)項目檔案季度集中存管方案》;②根據(jù)檔案管理“四納入”中納入工程建設(shè)計劃和管理程序、合同管理、崗位考核的要求，納入項目土建招標文件條款當中，并將管理制度勞動競賽、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、計量支付掛鉤，同時制定與其相應(yīng)的考核獎懲細則，以有效約束參建單位檔案管理出現(xiàn)“無人管”及管理落實不到位等現(xiàn)象。

2.落實各項檔案管理工作。狠抓落實，在組織、人力、物力上搭建平臺，能夠為檔案管理工作的順利開展“開好頭”。對此，各參建單位要做到：①嚴格遵照業(yè)主檔案主管部門在建設(shè)初期制定的《建設(shè)項目土建工程檔案管理強制性標準》的具體要求。②聘請對建設(shè)期檔案管理工作具有豐富經(jīng)驗的人員對各標段的內(nèi)業(yè)資料進行監(jiān)督管理，并規(guī)定由總工程師、項目總監(jiān)擔負分管檔案工作的責任;各總監(jiān)辦、項目部成立相應(yīng)的管理機構(gòu)，形成健全的管理體系，以便于業(yè)主檔案管理人員對往后的統(tǒng)籌管理。

3.提高對監(jiān)理人員的重視程度。要充分調(diào)動監(jiān)理人員的主觀能動性、履行監(jiān)管職責，就需定期對各標段的施工資料進行檢查、評比。對此，參見單位可采取的措施有：①積極調(diào)配監(jiān)理人員的主觀能動性，通過獎懲進行考核。a.為保障各標段的內(nèi)業(yè)資料完整、齊全、準確，業(yè)主檔案管理人員需在監(jiān)理人員的配合下定期對施工單位的原始記錄本、施工日志、施工月報、監(jiān)理指令等內(nèi)業(yè)資料進行全面檢查。b.著重發(fā)揮監(jiān)理人員的主觀能動性，狠抓監(jiān)理人員對施工、檢測單位的監(jiān)督管理。c.各總監(jiān)辦檔案主管嚴格按照業(yè)主管理人員的要求，對所管轄的標段內(nèi)業(yè)資料進度、質(zhì)量進行專項檢查，重點審核檔案資料是否同步、齊全、準確。d.在質(zhì)檢資料移交業(yè)主檔案室存管的整個過程中要求把好“三層關(guān)”;即施工單位資料員在分項工程完工后一個月內(nèi)，對該分項工程所形成的管理、工作、試驗性文件進行自查自糾，自查無誤后移交總監(jiān)辦檔案主管進行審核，監(jiān)理經(jīng)審核后必須出示審核意見，若發(fā)現(xiàn)問題馬上退回整改，最后移交到業(yè)主檔案室復核。e.總監(jiān)辦檔案主管配合業(yè)主檔案管理人員參與月度檔案專項大檢查，對各標段的檔案管理工作依照勞動競賽及獎懲辦法進行考核、通報，并從中篩選出表現(xiàn)優(yōu)秀的標段作標桿單位，供其他標段參觀、學習。②認真復核，切實把好資料的內(nèi)在質(zhì)量關(guān)。a.監(jiān)理人員在檢查試驗性文件齊全完整的同時，應(yīng)注意試驗資料與原材料進場臺賬及原始記錄本是否對應(yīng)，認真檢查鋼筋、水泥、等文件的合格證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明書是否對應(yīng)原材料進場臺賬上的批次、數(shù)量。b.監(jiān)理人員認真核查土工、外部委托試驗報告、配合比等文件數(shù)據(jù)的準確性，把好質(zhì)檢資料的質(zhì)量關(guān)，根據(jù)監(jiān)理根據(jù)《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》JTG F80/1-2004在開工初期對項目全線制定單位、分部、分項工程劃分所選用的施工表格，檢查每個分項工程的質(zhì)檢表格、簽名的齊全完整、及時同步。③做好資料形成的及時同步性。質(zhì)檢表格形成滯后是很多建設(shè)項目檔案管理的一種“通病”，資料收集、整理的同步性是一個令很多檔案管理者最為“棘手”的難題，主要表現(xiàn)為三種情況：a.資料的形成沒有與對應(yīng)實體工程形成同步;b.質(zhì)檢表格的審核流程與簽名沒有與表格完成同步;c.水泥混凝土28天抗壓強度、路基壓實度記錄表、預應(yīng)力張拉記錄表、分（項）部工程評定表及中間交工證書沒有與質(zhì)檢表格形成同步。抓好監(jiān)理人員對質(zhì)檢表格的審核，加大監(jiān)理人員對各標段內(nèi)業(yè)資料的抽檢頻率，重點檢查質(zhì)檢表格是否完整準確。對質(zhì)檢資料管理嚴重滯后的標段“對癥下藥”，根據(jù)勞動競賽及優(yōu)質(zhì)優(yōu)價相應(yīng)的條款進行罰款，有效防止質(zhì)檢資料出現(xiàn)“拖后腿”的現(xiàn)象，并加大監(jiān)理人員的月度對所管轄標段的抽檢頻率，對每季度移交資料滯后，季度集中移交資料超過四分之一不符合歸檔要求的標段，應(yīng)暫緩當月計量支付，相應(yīng)管轄的監(jiān)理人員信用等級不能評為AA級。

4.強化培訓工作。針對監(jiān)理人員及標段檔案管理人員其業(yè)務(wù)水平、管理素質(zhì)存在參差不齊的現(xiàn)象，建設(shè)單位要從源頭抓起，強化學習與培訓，從而不斷提高管理意識和水平。①加強各參建單位管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)學習與宣貫。業(yè)主檔案管理人員主要精力放在對項目全線的檔案管理工作宏觀調(diào)控、統(tǒng)纜全局，但也難以做到面面俱到。對此，強化各參建單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、提高監(jiān)理人員的管理素質(zhì)和責任感，落實監(jiān)督管理的職責是強化監(jiān)管力度的基本前提。通常來說，監(jiān)理檔案管理人員除了參加廣東省檔案局、省運輸廳檔案管理信息中心的專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育課程外，還必須按照項目開工初期修訂的對監(jiān)理單位監(jiān)管措施及勞動競賽中的獎懲辦法定期對各總監(jiān)辦的檔案管理人員進行考核，并重點對監(jiān)理人員的管理執(zhí)行力、責任心及業(yè)務(wù)素質(zhì)不強導致監(jiān)管不到位的監(jiān)理單位及人員進行通報，從而按照問題的嚴重程度的參建單位責任人和管理人員發(fā)文進行重罰、調(diào)崗，同時要求各總監(jiān)、項目經(jīng)理及檔案員形成互相監(jiān)督、互相學習、落實責任。②加強檔案管理內(nèi)部宣貫，反復強化考核意識。業(yè)主檔案管理人員必須按月度定期組織各個參建單位檔案管理人員召開檔案管理工作例會，對各參建單位管理人員進行內(nèi)部檔案宣貫，并根據(jù)各總監(jiān)辦的工作匯報對前階段的管理工作存在問題進行分析，匯總。同時，將月度檔案管理工作例會列入勞動競賽專項考核，形成會議紀要，下發(fā)各參建單位，從而強化管理人員對檔案管理考核意義的重視。

綜上所述，作為建設(shè)單位的檔案管理人員，應(yīng)集中精力加強對全線施工資料的質(zhì)量進行管控和嚴格把關(guān)，這是保障項目檔案在施工過程形成及交、竣工各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)齊全、完整、準確的先決條件。不僅如此，由于加強對施工資料質(zhì)量管控的重點在于增強各參建單位檔案管理人員的自覺性和責任感，這可以保證整個項目的檔案管理工作的有序開展。從國家、企業(yè)、檔案事業(yè)的高度去衡量、思考、出發(fā)，各級檔案管理人員尤應(yīng)加強檔案工作的日常管理、嚴格抓好、管控檔案文件材料的形成質(zhì)量，是我們從事檔案管理工作最最關(guān)鍵的要素。

（作者單位：廣東惠清高速公路有限公司 ? ?廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司廣韶分公司）