優(yōu)化流動人員人事檔案管理的探索與實踐

隨著經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，流動人員的隊伍日益壯大，各行業(yè)各領(lǐng)域內(nèi)人才流動越來越頻繁，這也是我國改革開放后社會主義市場經(jīng)濟體制發(fā)展下的必然趨勢。目前，我國流動人員遍布在國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)、非公有制企業(yè)、自由職業(yè)群體以及靈活就業(yè)群體中，各種編外管理人員、勞務(wù)派遣人員、勞動合同等流動人員用人形式也占據(jù)很大比例，國家明確指出，要引導(dǎo)和促進人力資源在不同組織及不同地區(qū)之間合理流動。 對流動人員的管理離不開人事檔案的管理和利用，人事檔案作為其個人身份、學(xué)歷、資歷等重要信息的載體，直接關(guān)系到個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等重要事宜，尤其在個人和單位可以進行充分互選的情況下，以及針對流動人員易發(fā)生人“檔”分離等更多復(fù)雜問題和挑戰(zhàn)的情況，人事檔案管理不力更會造成個人及社會的巨大損失。因此，研究流動人員人事檔案管理方面的問題，優(yōu)化流動人員人事檔案的建立和管理具有十分重要的意義。

一、流動人員檔案管理的重要性

1.規(guī)范人才市場秩序，推動社會事業(yè)發(fā)展。流動人員人事檔案管理本質(zhì)是保障人力資源管理服務(wù)，對流動人員的人事檔案進行規(guī)范化管理有利于充分發(fā)揮人力資源的合理流動，維護人才市場秩序，促進經(jīng)濟社會的發(fā)展。對用人單位而言，通過流動人員人事檔案的審核可以對流動人員的個人信息情況進行一個充分可靠的了解，降低用人單位的用人風(fēng)險，避免不良人士的惡意擾亂，能對用人市場提供一個可靠的標(biāo)準(zhǔn)，維護人才市場秩序。目前流動人員在社會事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，多數(shù)單位流動人員遠(yuǎn)超在編人員，是單位中堅力量。因此流動人員是推動社會發(fā)展的重要力量，規(guī)范流動人員檔案管理有利于為人才資源的流動提供保障，促進社會事業(yè)的進步和發(fā)展。

2.激發(fā)了人才活力，保障流動人員社會福利。流動人員人事檔案的管理也是對流動人員自身利益的切實保障，完備的人事檔案準(zhǔn)確記錄了流動人員的個人履歷，為其福利待遇和養(yǎng)老問題等提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，能解除流動人員的后顧之憂，幫助流動人員維護自身合法利益，同時進一步調(diào)動流動人員工作的積極性，激發(fā)流動人員的創(chuàng)新型精神，有利于提高社會人力資源的充分利用，保障流動人員的公平發(fā)展。因此，流動人員人事檔案的建立與管理對個人和用人單位具有相互促進、相輔相成的作用。

二、流動人員檔案管理存在的問題

1.人員流動帶來的挑戰(zhàn) 。流動人員人事檔案具有其自身的特點：流動性、分散性、易失性、管理難度大、利用率高。這是由流動人員的自身特點而決定的，流動人員人事檔案的建立是動態(tài)變化的，隨著流動人員個人的發(fā)展不斷補充記載，也是隨著流動人員的流動而不斷流動。分散性是由于流動人員類別較廣，其檔案所歸屬管理部門也是分散的，有的可能在人才流動服務(wù)機構(gòu)保存，有的在勞動力市場。易失性即流動人員人事檔案在流動過程中會發(fā)生遺失的情況，檔案和人的流動不能保持完全同步，造成“人檔分離”狀況的發(fā)生。 由于流動人員頻繁流動的特性使得用人單位對其人事檔案的利用率大大提高，這也進一步增加了其人事檔案管理的難度。

這些由流動人員決定的特性，必然會造成流動人人事檔案在檔案轉(zhuǎn)遞、收集整理、保管和利用等方面存在各種的問題。如流動人員從原單位進入新的人才市場時，由于已離職而導(dǎo)致原單位對其人事檔案的管理不重視，讓其各自帶檔案進行保管，一些高校學(xué)生由于未按時找到工作而導(dǎo)致其檔案也由個人保管，這都是檔案傳遞移交不規(guī)范的行為，易導(dǎo)致后期信息資料搜集難，信息核實困難，檔案更新不及時，檔案傳遞效率低，檔案滯留、檔案泄露和遺失等檔案管理不規(guī)范的問題。

2.利用方式與利用率問題 。傳統(tǒng)的人事檔案管理機制，為確保個人檔案的機密性和安全性，往往要求人事檔案必須是封閉的，當(dāng)事人和其他人員都無權(quán)查閱，這在一定程度上確保了人事檔案管理的安全可靠性，但在這種絕對保密的管理模式下，使得流動人員人事檔案的價值大打折扣，這種對人事檔案的利用方式大大降低了人事檔案的利用率。由于這種不夠開放的管理，導(dǎo)致了各部門對檔案利用率不足，比如招聘環(huán)節(jié)，用人單位對人員的證書更為青睞而不重視檔案，又如人員進入用人單位后檔案沒有進館，給不良用心的人有空可鉆。同時由于一些檔案管理機構(gòu)對流動人員人事檔案管理方式不先進，現(xiàn)代化信息技術(shù)利用程度不高，人事檔案管理部門各自為政，沒有進行交流合作，也未構(gòu)成一個全面、開放、共享的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致了檔案管理效率低下。

三、優(yōu)化流動人員人事檔案管理的策略

1.加強現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)信息化管理。人事檔案的管理與保存要滿足現(xiàn)代化社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案給檔案管理人員的工作增加了很大的工作量和不便，檔案對存儲環(huán)境的要求也十分高。而隨著先進科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)逐步走進各行各業(yè)為人們帶來工作便利，針對流動人員人事檔案管理，也應(yīng)充分發(fā)揮好現(xiàn)代化設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，加強人事檔案管理信息化建設(shè)。要利用現(xiàn)代化先進設(shè)備給檔案存儲提供良好的保障，同時構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)平臺，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，向信息化方向發(fā)展，做到信息公開、數(shù)據(jù)共享、幫助需求對象進行網(wǎng)上一鍵登錄，一鍵查詢以及各種業(yè)務(wù)辦理。信息化保存技術(shù)將有利于檔案的檢索、追蹤溯源、便于及時地更新與隨時的查閱管理。流動人員檔案管理的現(xiàn)代化進程是一個隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展逐步完善的過程，未來可以從地方到全國，逐步統(tǒng)一人事檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，完善流動人員人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對全國范圍內(nèi)的流動人員進行自動化以及動態(tài)化的檔案管理工作，保持軟硬件設(shè)備的及時更新，為流動人員的人事檔案的傳遞縮短通道，讓流動人員的人事檔案發(fā)揮更大的利用價值。

2.規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)，加強監(jiān)督。相關(guān)部門應(yīng)出臺相應(yīng)的政策，規(guī)范應(yīng)對人事檔案管理過程中會出現(xiàn)的各種狀況，對相應(yīng)的人員行為做出明確的獎罰規(guī)定，并將人事檔案的具體操作和規(guī)則進行細(xì)分。同時，針對各人事檔案管理機構(gòu)進行資格審查，聯(lián)合工商管理部門對沒有權(quán)限的私設(shè)檔案管理處進行嚴(yán)查，確保人事檔案管理的規(guī)范性，嚴(yán)格禁止無資質(zhì)的管理機構(gòu)隨意接受和管理人事檔案資料，切實保障流動人員人事檔案管理的各環(huán)節(jié)安全有保障。針對檔案管理的具體環(huán)節(jié)也應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的規(guī)范化管理機制，如采樣搜集階段，關(guān)系到流動人才人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性，需要建立完善的管理體制，可以創(chuàng)建綜合統(tǒng)一的信息化采集網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合現(xiàn)代化手段，定向采集，定時采集，查缺補漏，防止各環(huán)節(jié)造成檔案信息資源的遺漏，并且強化相關(guān)管理人員職責(zé)，保證檔案在流出和接收過程中的完整性。再如針對流動人員人事檔案資料內(nèi)容方面，可建立定時調(diào)整和動態(tài)更新機制，結(jié)合流動人員的個人經(jīng)歷，不斷調(diào)整檔案內(nèi)容，并結(jié)合新時代對流動人員人事檔案的發(fā)展需求，創(chuàng)新檔案內(nèi)容欄目，確保凸出流動人員各項技能和專業(yè)水平。因此，要在創(chuàng)新人事檔案管理新模式的同時保障好人事檔案管理中各環(huán)節(jié)的規(guī)范性，不斷加強對管理人員職責(zé)的監(jiān)督。

3.加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。檔案管理單位要實施持證上崗制度， 定時對檔案管理者進行職業(yè)道德培訓(xùn)及專業(yè)理論教育， 要不斷加強檔案管理人員對流動人員檔案管理的思想重視，加強專業(yè)的人事檔案管理隊伍建設(shè)，避免工作人員在工作時缺乏工作主動性和缺乏創(chuàng)新性的思維倦怠，同時由于流動人員檔案管理工作的繁重和復(fù)雜，要確保足夠的人手，避免由于人手不足導(dǎo)致的工作紕漏。同時，在提升隊伍專業(yè)水平，政治素養(yǎng)的同時，要加強對管理人員現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)，做到具備現(xiàn)代化信息技術(shù)本領(lǐng)。在人事檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢下，管理人員日常工作中難免要進行計算機操作和掃描儀等先進設(shè)備的使用，利用現(xiàn)代化設(shè)備可以對日常的檔案搜集掛檔、傳遞、查閱、統(tǒng)計、更新等工作做到更便捷的處理，這樣不僅減輕了工作人員的工作量，提高了工作人員的工作效率，也減小了流動人員人事檔案各環(huán)節(jié)的出錯率，為新時代檔案管理人才隊伍的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4.完善流動人員人事檔案公共服務(wù)體系。人事檔案管理部門應(yīng)積極走公共服務(wù)體系的道路，這個趨勢是指人事檔案管理部門要變化角色思想，從管理者變換為服務(wù)者的思想。針對流動人員人事檔案實行公共服務(wù)管理有利于合理配置并更好地開發(fā)利用流動人員人力資源，實行公共服務(wù)體系更好地體現(xiàn)了以人為本的科學(xué)發(fā)展觀思想，能進一步促進人事檔案管理，緩解就業(yè)壓力，提高公共資源的配置效率，緩解社會矛盾，構(gòu)建和諧社會。流動人員人事檔案管理部門要創(chuàng)新服務(wù)手段，配額和市場經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)，促進流動人員的就業(yè)，變被動為主動，主動保持各檔案館之間的流通，承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)，確保人事檔案的真實可靠性，不斷追求服務(wù)更優(yōu)化，整合職能，開發(fā)服務(wù)新思路。完善流動人員人事檔案公共服務(wù)體系，將以提高服務(wù)水平，保障服務(wù)品質(zhì)為目標(biāo)，進一步優(yōu)化人事檔案管理。

總之，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，要多角度提高流動人員人事檔案的管理方法與途徑，推動流動人員人事檔案朝著信息化、專業(yè)化、規(guī)范化、服務(wù)化的方向發(fā)展，真正做好流動人員人事檔案管理工作，為流動人員人力資源的配置提供扎實可靠的基礎(chǔ)，從根本上提升人事檔案公共服務(wù)水平，促進人才流動和社會發(fā)展。

（作者單位：寧鄉(xiāng)市人力資源公共服務(wù)中心）