論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

高倩

[摘 要]事業(yè)單位的檔案管理，既關(guān)乎員工的個人成長、待遇等多方面，也是機(jī)構(gòu)演變的歷史證據(jù)，做好檔案管理并不僅是資料的整理和存放，必須要提高管理效率，應(yīng)對檔案管理的各種新情況和新特點(diǎn)。文章通過分析檔案管理的積極作用，探索如何提高管理水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，讓檔案發(fā)揮更重要的作用，促進(jìn)人才引進(jìn)和培養(yǎng)，推動事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.08.177

事業(yè)單位是政府組織機(jī)構(gòu)，主要從事公益事業(yè)，包括科技、衛(wèi)生、藝術(shù)、文化、教育等工作，具有服務(wù)民生、轉(zhuǎn)化政府民生政策社會職能。檔案是記錄社會發(fā)展、機(jī)構(gòu)演變和個人成長的重要?dú)v史資料，將檔案資料維護(hù)好，對社會發(fā)展具有重要的意義，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)新性的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理。事業(yè)單位的檔案管理也同樣重要，在當(dāng)前的社會形勢下，事業(yè)單位的發(fā)展離不開與社會的接軌和人才策略，必須要及時優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度，對人事檔案實(shí)施有價值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理與人才策略的緊密結(jié)合。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，與各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣。檔案管理工作具有完善的工作制度，每一個環(huán)節(jié)都要按照規(guī)章制度來完成，但隨著社會環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的管理流程開始暴露出不足之處，出現(xiàn)了一些新時期的新問題，成為事業(yè)單位管理工作高效運(yùn)行的阻礙之一。具體來說，事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，主要體現(xiàn)在以下三個方面。

1.1 制度長期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時缺乏本單位的實(shí)際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

1.2 傳統(tǒng)檔案電子化比例低

隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級檔案管理部門已經(jīng)開始大力推定檔案的信息化管理，新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點(diǎn)，既要將新的檔案實(shí)現(xiàn)原件與電子存儲相結(jié)合的方式，還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機(jī)構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連，制約了體系內(nèi)整體工作的開展。

1.3 缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才

人才是事業(yè)單位各項(xiàng)專業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實(shí)現(xiàn)管理工作的不斷升級。但實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，在缺乏專業(yè)知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔(dān)資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。

2 檔案管理工作優(yōu)化需遵守的原則

2.1 差異化與統(tǒng)一化兼顧原則

優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來說，在制定基層事業(yè)單位的檔案管理制度時，一方面要考慮國家和上級部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況，將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下，檔案管理制度才能更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，在實(shí)際工作中能夠高效施行。

2.2 制度與執(zhí)行并重原則

檔案管理工作使事業(yè)單位內(nèi)部的各個部門都密切關(guān)聯(lián)，對非專業(yè)人士來說具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。在執(zhí)行過程中，專業(yè)管理人員要及時與各部門的檔案專管員進(jìn)行溝通，履行對檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé)，并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。

2.3 檔案管理人員權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則

檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者，是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。為此，要加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議

3.1 創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念

事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。

3.2 創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核

切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。

在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實(shí)性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

3.3 創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化

檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時申報(bào)備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確?；パa(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

3.4 創(chuàng)新人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓(xùn)，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運(yùn)用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機(jī)會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、順利地開展。

3.5 創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制

確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進(jìn)行，離不開軟硬件設(shè)備的大力支持。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合檔案管理實(shí)際狀況的基礎(chǔ)上，對單位所要用到的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施做好相應(yīng)的配置與更新工作，以便減少對信息化建設(shè)帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過度浪費(fèi)。

對檔案信息要進(jìn)行統(tǒng)一化管理，同時還要在這個統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進(jìn)檔案管理信息化的最理想模式。要想加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過討論才能提出關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的長期發(fā)展目標(biāo)，制定出與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和方案，不斷擴(kuò)大投資規(guī)模，提高經(jīng)費(fèi)的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。

4 結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，成為此項(xiàng)工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型的重要節(jié)點(diǎn)。檔案管理工作應(yīng)該以信息化轉(zhuǎn)型為導(dǎo)向，結(jié)合制度建設(shè)、人才儲備、理念創(chuàng)新等優(yōu)化策略，綜合運(yùn)營信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，結(jié)合檔案工作的特殊性和事業(yè)單位工作的普遍性，緊密結(jié)合社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和單位發(fā)展的實(shí)際需求，打破傳統(tǒng)思維和管理手段，形成科學(xué)、完善、可持續(xù)的新時期檔案管理制度。實(shí)現(xiàn)以上優(yōu)化路徑，還需要事業(yè)單位加強(qiáng)保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為事業(yè)單位高速發(fā)展的重要依托。

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