醫(yī)院如何完善檔案管理制度

古力扎尓·賽來

摘 要：為更直觀地顯現(xiàn)醫(yī)院歷年經(jīng)營的狀況以及管理各部門的工作，妥善保管醫(yī)院私密文件和重要資料，加強檔案的管理。因此，需要醫(yī)院相關(guān)人員根據(jù)《檔案法》具體完善檔案管理制度。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)建體系;加強培訓(xùn);重視開發(fā);具體管理

一、創(chuàng)建原因

目前，許多大型醫(yī)院的紀(jì)律檔案保護(hù)管理工作都非常不規(guī)范，其中也就存在了許多的問題。因此，醫(yī)院應(yīng)該要加強健全檔案的管理體系，使得醫(yī)院各個部門的管理更加地制度化、專業(yè)化。實現(xiàn)醫(yī)院的檔案管理體系制度化、專業(yè)性建設(shè)非常必要。利于規(guī)范本單位及部門的基礎(chǔ)性工作。明確了檔案管理人員的責(zé)任職務(wù)，提高了醫(yī)院人員的專業(yè)素養(yǎng)。

二、適用范圍

此系統(tǒng)包括醫(yī)院行政部門檔案、人事檔案、財會計檔案、照片檔案，科研項目檔案、病員病例檔案、醫(yī)院設(shè)備檔案等檔案的管理工作。

三、管理工作現(xiàn)狀

1.制度不健全，收集率不高

在醫(yī)院管理方面，檔案的管理沒有一個科學(xué)統(tǒng)一的系統(tǒng)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院設(shè)備水平的提高。舊制度已無法全面概括如今醫(yī)院所有部門工作的全部內(nèi)容，并且大多數(shù)人員不重視檔案的收集，導(dǎo)致收集率很低，造成醫(yī)院工作人員檔案不全、病員檔案丟失等情況。因此，使病員無法及時就醫(yī)以至于耽誤病員時間造成不必要的麻煩。

2.人員意識不強，檔案利用率太低

一些檔案管理人員在工作中，他們對于檔案保護(hù)方面的意識較為淡薄，思想觀念和管理水平都跟得上了新的時代進(jìn)步，因此，不太重視這份工作。究其根源就在于沒有從根本上正確地認(rèn)識到了檔案管理工作的意義和重要性。正是由于這種態(tài)度，造成檔案信息開發(fā)不完全，檔案利用率太低。不利于醫(yī)院檔案的綜合利用與分散管理。

3.界定不清，范圍不明

隨著醫(yī)院人員的增加，檔案也隨之增多。由于醫(yī)院檔案管理沒有具體統(tǒng)一的系統(tǒng)，界定不清，范圍不明。因此，醫(yī)院檔案管理工作者會按自己的意愿給各類檔案分類整理，造成檔案整理不規(guī)范，納入不完整。例如：行政部門檔案歸類到人事部門中，不知道將病員檔案歸到哪一方面。

四、管理工作對策

1.創(chuàng)建檔案管理體系

為了促進(jìn)檔案規(guī)范管理，健全檔案管理制度，創(chuàng)建科學(xué)統(tǒng)一的管理體系。在遵守國家和公司的保密規(guī)定及相關(guān)規(guī)程以此管理體系為標(biāo)準(zhǔn)，重新規(guī)劃管理工作。各個機關(guān)、各個部門等組織具體實行此項管理體系即管理工作需具體到每個管理工作者。讓管理體系真正發(fā)揮作用，使檔案根據(jù)每個部門、每種類型正確歸檔。

2.集中學(xué)習(xí)《檔案法》，加強人員培訓(xùn)

《檔案法》規(guī)定檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。宣傳和實行國家有關(guān)檔案管理工作的政策和方針。集中檔案管理工作者共同學(xué)習(xí)《檔案法》表明了對醫(yī)院制度完善的決心，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理工作者都認(rèn)識到檔案管理的重要性。

管理人員的整體素質(zhì)決定工作時的態(tài)度。有些管理工作者在工作中無組織無紀(jì)律，對待工作也是侃侃而談。因此造成醫(yī)院管理工作不到位，檔案分類不明確的現(xiàn)象。因此，醫(yī)院需設(shè)立專門課程，加強人員培訓(xùn)。從工作人員出發(fā)，切實提高管理工作的能力。

3.檔案整理與鑒定

醫(yī)院所有部門人員具有的檔案數(shù)量還是一個很大的數(shù)據(jù)，在收集是大多都是無理無序的，這就需要檔案管理員體現(xiàn)其作用，花費大量的時間整理檔案并將其編目、排列，形成檔案目錄，同時還需要根據(jù)每個人員的具體情況進(jìn)行核查與鑒定，以防有些小部門的人員利用偽造的假檔案為了蒙混過關(guān)而濫竽充數(shù)。有利于保護(hù)有實際意義的檔案而篩選并刪除無用檔案，解決倉庫檔案量過多的問題。

定期對各類檔案信息資料進(jìn)行全面的檢查，資料不完整的要及時地進(jìn)行填寫和補全、對于破損檔案則要運用復(fù)印等技術(shù)進(jìn)行檔案的搶救和修復(fù)，并切實做好各類檔案信息的保護(hù)和維修。

4.重視開發(fā)、加強利用

檔案信息資源開發(fā)是根據(jù)檔案信息建立信息研究與數(shù)字化統(tǒng)計。隨著時代的發(fā)展，檔案的開發(fā)顯得格外重要。檔案是跟隨人的一生的，是一個人一生中最重要的標(biāo)簽。在任何單位、任何部門都需要檔案的扶持。這就需要檔案管理工作者需要重視檔案開發(fā)，為每個部門整理好個人檔案，加強檔案利用。

5.檔案妥善保管

檔案的收集、管理、統(tǒng)計、分類等工作都是妥善保管檔案的必要步驟。有時，在人員外出與其他外來人員交流工作時可能會用到檔案。為了防止檔案在此過程中遺失，在人員完成任務(wù)時，及時將自己的檔案交予檔案管理部門歸檔?；蛘邫n案管理員將醫(yī)院各部門人員檔案先進(jìn)行備份，就算人員外出遺失檔案也不至于造成不必要的損失。檔案管理員需要定時檢查檔案，在檔案出現(xiàn)意外時及時發(fā)現(xiàn)并聯(lián)系相關(guān)人員及時補檔。安全保管的工作精神要做到位，檔案保管條件需要嚴(yán)格執(zhí)行，另外檔案工作人員要做到防盜和防火以及防潮的準(zhǔn)備，隨時打掃灰塵，而且要防失密，保持通風(fēng)以及嚴(yán)禁存放易燃和易爆物品。保證檔案的完整性。

6.檔案定期清理

管理工作者負(fù)責(zé)檔案借調(diào)工作。做到提供準(zhǔn)確、及時主動。用后及時清退，按時入庫歸位。例如：有些重要檔案涉及病員隱私內(nèi)容，在為他們完成治療后要定期清理、在每次開完重要會議后需將會議報告入檔，在經(jīng)過長時間后，這些檔案將降低利用率變成無用文檔，既占用空間，又會在檔案管理員整理檔案時增加不必要的麻煩。因此，在每次整理檔案是在經(jīng)過相關(guān)部門的同意時，將不必要的檔案定時清理。

五、結(jié)束語

檔案本身便是國家機構(gòu)、組織以及個人來進(jìn)行相關(guān)信息和內(nèi)容記錄的載體，對于搞好檔案資源管理與利用非常有意義。無論是什么行業(yè)都會對其進(jìn)行一個記錄，它所要記錄的內(nèi)容也是比較廣泛。在現(xiàn)代社會中人們在生活中碰到一些困難和疑惑的時候，可以利用檔案資料的查看和分析方法來幫助他們了解一些相關(guān)問題，并且能夠找到有效地解決問題的方法和策略。所以，我們必須充分地認(rèn)識和考慮到檔案保存管理工作對于開展的意義和重要性，并進(jìn)一步做好與此相關(guān)的準(zhǔn)備和工作，切實地提高自身的檔案保存管理工作的效率和質(zhì)量。