辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略

康紅巖

摘? 要：檔案室對(duì)各項(xiàng)工作以及日常經(jīng)營(yíng)狀況記錄信息的承載方式，是各企事業(yè)單位必不可少的基礎(chǔ)性工作。辦公室檔案管理對(duì)于單位的正常運(yùn)行至關(guān)重要。合理的檔案管理工作，可在一定程度上保障企業(yè)運(yùn)行的高效有序。在信息技術(shù)不斷的發(fā)展下，促使辦公室檔案管理也在不斷向信息化方向發(fā)展，而各種信息化檔案管理系統(tǒng)也被應(yīng)用在企事業(yè)單位中，極大地提升了檔案管理效率及質(zhì)量。但基于人為因素與客觀條件等影響，導(dǎo)致部分企事業(yè)單位在檔案管理上還存在著效率不足的問(wèn)題，而本文也將以此作為方向，提出了辦公室檔案管理工作的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：辦公室? 檔案管理? 優(yōu)化? 工作? 策略

中圖分類號(hào)：G25.3 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2021）01（b）-0114-03

Optimization Strategy of Office Archives Management

KANG Hongyan

（Jilin Provincial People's Hospital，Changchun，Jilin Province，130021 China）

Abstract： The way that the archives record the information of all kinds of work and daily operation is the essential basic work of enterprises and institutions. Office file management is very important for the normal operation of the unit. Reasonable file management can ensure the efficient and orderly operation of enterprises to a certain extent. With the continuous development of information technology， office file management is also in the direction of information development， and a variety of information-based file management systems have been applied in enterprises and institutions， greatly improving the efficiency and quality of archives management. However， due to the influence of human factors and objective conditions， some enterprises and institutions still have the problem of insufficient efficiency in file management， and the following will also take this as the direction and put forward the optimization path of office file management.

Key Words： Office; File management; Optimization;Work; Strategy

在辦公室檔案管理的優(yōu)化建設(shè)期間，存在著諸多需要處理的問(wèn)題，包括電子文件信息與載體之間的分離，以及電子文件信息對(duì)設(shè)備的高度依賴性問(wèn)題等。推行辦公室檔案管理優(yōu)化策略，其主要目的在于促使檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高度共享，同時(shí)也能夠進(jìn)一步提升檔案管理效率。近年來(lái)在社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步下，現(xiàn)代化辦公室管理工作中，各部門(mén)之間的職責(zé)分化更為清晰。而此種發(fā)展進(jìn)程也促使辦公室檔案管理工作成為各企業(yè)日常工作中必不可少的部分。為此，認(rèn)為做好辦公室檔案管理是各企業(yè)需要面對(duì)的主要問(wèn)題，而下文也將對(duì)此類問(wèn)題進(jìn)行論述。

1? 辦公室檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

1.1 缺乏完善的辦公室檔案管理制度

基于不同企業(yè)對(duì)于辦公室檔案管理工作關(guān)注程度的差異，致使相應(yīng)的制度建設(shè)也存在著不統(tǒng)一以及不完善的情況[1]。而即便具備完善的管理制度，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格落實(shí)，最終影響了檔案管理工作的規(guī)范性以及安全性。另外，在檔案管理工作流程設(shè)置上，還存在著諸多不合理的情況。辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格，同時(shí)管理流程較為復(fù)雜，致使在執(zhí)行期間可能出現(xiàn)將流程簡(jiǎn)化的情況，例如簡(jiǎn)單編號(hào)之后隨意進(jìn)行存儲(chǔ)，極大地影響了檔案后期應(yīng)用效率。除此之外，在多數(shù)企業(yè)都出現(xiàn)過(guò)檔案資料丟失與泄露的情況，而這一點(diǎn)便是辦公室檔案管理工作安全性不足所引發(fā)的問(wèn)題。

1.2 管理人員水平及創(chuàng)新性不足

管理人員是辦公室檔案管理工作的直接影響要素之一，對(duì)于各企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，以及信息化建設(shè)水平均存在著重要影響。在管理人員綜合水平上，基于管理層對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足，致使企業(yè)檔案管理工作缺乏有效監(jiān)督機(jī)制，進(jìn)而無(wú)法保障相關(guān)管理人員日常工作質(zhì)量。常規(guī)情況下檔案管理工作，屬于兼職類工作，在企業(yè)內(nèi)部缺少檔案管理工作人員這一崗位，同時(shí)部分兼職工作人員也并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)化培訓(xùn)，導(dǎo)致其專業(yè)能力有限，進(jìn)而影響到工作效率。在檔案管理工作創(chuàng)新性問(wèn)題上，當(dāng)前即便檔案管理工作逐步成為辦公室管理工作中的主要內(nèi)容，但依然沒(méi)有跟隨企業(yè)其他工作的發(fā)展而進(jìn)行改進(jìn)。比較常見(jiàn)的一種情況是有部分企事業(yè)單位，在檔案管理工作中依然采用傳統(tǒng)手寫(xiě)模式。此種傳統(tǒng)書(shū)寫(xiě)方式的檔案，一方面會(huì)增加辦公室檔案成本，另一個(gè)方面也會(huì)影響到檔案存儲(chǔ)安全性，容易出現(xiàn)丟失與信息泄露等問(wèn)題[2]。

2? 優(yōu)化辦公室檔案管理的目的分析

優(yōu)化辦公室檔案管理工作，對(duì)于企事業(yè)單位迎合現(xiàn)代信息化發(fā)展趨勢(shì)具有重要意義。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化，尤其是優(yōu)化信息化建設(shè)，能夠極大地節(jié)省企業(yè)人力物力，同時(shí)進(jìn)一步強(qiáng)化資源利用率。企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的主要模式，僅僅是單一的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，其涉及到的功能也較為簡(jiǎn)單，尤其在檔案記錄與保存方式上極大地浪費(fèi)了企業(yè)資源，為此應(yīng)用現(xiàn)代化電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，有助于進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作效率。同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)檔案信息共享建設(shè)，推行現(xiàn)代科技的制作與應(yīng)用，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理單一模式，其順利落實(shí)還可實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，在同一個(gè)時(shí)間內(nèi)，企業(yè)內(nèi)部不同部門(mén)能夠同時(shí)接收到相應(yīng)信息，由此來(lái)提升資源共享效率。在共享資源建設(shè)上需要關(guān)注到的主要問(wèn)題是對(duì)于權(quán)益的處理，例如應(yīng)用者對(duì)于信息的使用權(quán)利，以及信息內(nèi)容中涉及到的隱私權(quán)利等，這些在檔案管理工作中均需要強(qiáng)化安全性建設(shè)，以及相應(yīng)的法律意識(shí)建設(shè)，只有如此才能夠確保檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的安全性以及可行性[3]。傳統(tǒng)辦公室檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理進(jìn)行優(yōu)化，可實(shí)現(xiàn)電子技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，其應(yīng)用能夠發(fā)揮出更好的檔案管理性能。將現(xiàn)代化電子技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間可進(jìn)一步增大，同時(shí)存儲(chǔ)信息的形式眾多，操作便捷?；谝陨戏N種優(yōu)勢(shì)，認(rèn)為其在應(yīng)用期間可更好的確保檔案信息合理應(yīng)用以及安全存儲(chǔ)，尤其是在多種搜索功能建設(shè)下，可進(jìn)一步提升管理人員的日常工作效率，也為辦公室檔案信息管理工作的開(kāi)展提供便捷條件。

3? 辦公室檔案管理工作優(yōu)化策略

3.1 強(qiáng)化意識(shí)，完善相關(guān)制度

意識(shí)會(huì)直接影響到人的行為，而在一個(gè)企事業(yè)單位中，管理意識(shí)也將會(huì)直接影響到相關(guān)工作的開(kāi)展效率與質(zhì)量。有多數(shù)職能單位對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)知明顯不足，也由此出現(xiàn)了組織結(jié)構(gòu)混亂與工作毫無(wú)頭緒等情況?；诖饲闆r，各企業(yè)需要充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作對(duì)于企業(yè)自身健康發(fā)展的重要意義，在后期工作中盡量改善檔案管理工作模式，有機(jī)結(jié)合檔案管理目標(biāo)，樹(shù)立起正確的管理觀念，持續(xù)完善檔案管理制度[4]。在相應(yīng)制度調(diào)整問(wèn)題上，各企業(yè)可進(jìn)一步強(qiáng)化檔案收集工作力度。在辦公室檔案管理工作期間，資料收集屬于基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是后期各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要保障。為此在此環(huán)節(jié)必須要對(duì)檔案收集工作進(jìn)行規(guī)范，只有如此才能夠獲取到理想的檔案管理效果。檔案文書(shū)資料需要分類存儲(chǔ)及收集，所獲取到的文件資料需要確保格式規(guī)范且字跡清晰。同時(shí)還需要構(gòu)建起檔案檢索制度，借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編輯工作，提升檔案收集以及后期調(diào)取效率。另外還需要持續(xù)優(yōu)化辦公室檔案管理的日常工作。檔案管理制度的構(gòu)建與持續(xù)完善，必須要明確檔案管理工作流程，同時(shí)制定出統(tǒng)一的檔案人員約束與監(jiān)督機(jī)制，其目的在于規(guī)避操作人員的不規(guī)范操作行為。辦公室檔案管理與日常文件管理之間存在著密切關(guān)聯(lián)，可在日常工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)同步管理。例如單獨(dú)構(gòu)建文件資料管理辦公室，結(jié)合文件資料的類別與時(shí)期等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。企業(yè)可結(jié)合辦公室檔案管理工作實(shí)際情況，構(gòu)建起檔案管理工作指導(dǎo)小組，確定檔案崗位目標(biāo)以及相應(yīng)職責(zé)，同時(shí)將工作目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分，確保所有工作人員均能夠明確到自身工作職責(zé)。

3.2 強(qiáng)化培訓(xùn)，提升人員綜合素質(zhì)

在上文分析中能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理人員的素質(zhì)如何，對(duì)于辦公室檔案管理工作效率及質(zhì)量，均具有重要影響，為此在樹(shù)立起科學(xué)的管理制度后，還需要在人才配置方面做好準(zhǔn)備[5]。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，對(duì)于各企業(yè)人才的選用與培養(yǎng)均帶來(lái)了一定沖擊，同時(shí)也出現(xiàn)諸多新型載體的檔案與管理手段，這一點(diǎn)也為檔案管理工作者提出了更高要求。在此種環(huán)境下需要檔案管理工作人員，能夠具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，同時(shí)還需要掌握管理能力以及服務(wù)意識(shí)。在熟悉檔案管理工作各環(huán)節(jié)以及流程基礎(chǔ)上，還需要了解不同類型檔案與載體檔案的管理方法。除此之外還需要能夠熟練應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，只有如此才能夠?yàn)楦髌髽I(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。所有新型載體軍區(qū)有著自身復(fù)雜的操作技術(shù)，而只有掌握這些技術(shù)，才可實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)層面的創(chuàng)新，由此來(lái)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理中，應(yīng)用紙質(zhì)檔案所衍生出的一系列問(wèn)題[6]。在企業(yè)層面上進(jìn)行分析，在人才配置中，主要工作應(yīng)該是組織檔案管理人員進(jìn)行日常培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)。檔案管理工作需要各操作人員在日常工作中予以落實(shí)，在相應(yīng)管理技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提升及變化下，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升是必然趨勢(shì)。企業(yè)可采用聘請(qǐng)專業(yè)人員到企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)或?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部管理人員外派交流學(xué)習(xí)等方式實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。在培訓(xùn)后也需要定期對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)能力考核，經(jīng)由考核來(lái)激發(fā)員工提升自身素養(yǎng)的積極性[7]。辦公室中的管理從業(yè)人員需要具備全局意識(shí)，針對(duì)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行分析，制定出合理化教育目標(biāo)，在找準(zhǔn)服務(wù)中心與重點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。所以在工作中要堅(jiān)持從做好服務(wù)工作入手，提升奉獻(xiàn)意識(shí)與能力，在主動(dòng)改革與創(chuàng)新中明確本職工作重點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐活動(dòng)主動(dòng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，完善管理體系。最后要主動(dòng)與實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行融合，針對(duì)檔案情況進(jìn)行分析，做好各類文件的加密處理等。同時(shí)還要主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)管理辦法，提升管理能力，適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展形式，制定適合的管理制度，確保檔案管理工作的高效性。此外還要加強(qiáng)各部門(mén)之間的合作，針對(duì)不同類別檔案進(jìn)行研究，明確管理流程與重點(diǎn)，制定出合理化的管理標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)各部門(mén)經(jīng)濟(jì)效益，積極面對(duì)時(shí)代發(fā)展與變化。

4? 結(jié)語(yǔ)

作為一名檔案管理工作人員，必須要明確檔案管理理念以及相應(yīng)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，只有如此才能夠更有目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)自我提升，以便于迎合現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作的實(shí)際需求。而在企事業(yè)單位方面，也必須要充分認(rèn)清檔案管理工作對(duì)于企業(yè)自身發(fā)展的重要性，在人才培養(yǎng)，與制度建設(shè)以及軟硬件配置等方面做好準(zhǔn)備為辦公室檔案管理工作的信息化建設(shè)以及持續(xù)優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)。

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