地方高校特色檔案管理問題與對(duì)策研究

黃玉花

摘? 要：特色檔案是地方高校檔案資源重要的組成部分，是學(xué)校十分珍貴且具有獨(dú)特色彩的寶貴資源。加強(qiáng)高校特色檔案資源建設(shè)，對(duì)于涵養(yǎng)校園人文價(jià)值，提升學(xué)校精神文化軟實(shí)力，助推學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。本文從地方高校特色檔案概念以及高校特色檔案資源建設(shè)的意義入手，分析總結(jié)了地方高校特色檔案管理現(xiàn)狀，并提出了完善地方高校特色檔案管理工作的措施，以促進(jìn)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：地方高校? 特色檔案? 檔案管理? 工作措施

中圖分類號(hào)：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2021）02（b）-0165-03

Research on Problems and Countermeasures of Characteristic Archives Management in Local Colleges and Universities

HUANG? Yuhua

（Jinggangshan University， Ji'an ， Jiangxi Province， 343009? China）

Abstract： The characteristic archives are an important part of the archives resources of local colleges and universities， which are very precious and unique.It is of great significance to strengthen the construction of characteristic archives resources in colleges and universities for the cultivation of humanistic values on campus， the promotion of the soft strength of spiritual culture and the promotion of the development of various undertakings.Starting with the concept of characteristic archives in local universities and the significance of characteristic archives resource construction in universities， this paper analyzes and summarizes the current situation of characteristic archives management in local universities， and advances some measures for perfecting characteristic archives management in local universities， in order to promote the level of file management.

Key Words： Local colleges; Special archives; Records management; Working measures

特色檔案是地方高校檔案資源重要的組成部分，是學(xué)校十分珍貴且具有獨(dú)特色彩的寶貴資源，它真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程和脈絡(luò)，凸顯了學(xué)校的辦學(xué)成就和文化服務(wù)特色，對(duì)弘揚(yáng)辦學(xué)理念，傳承校園精神文化，提高社會(huì)影響力，助推地方高校高質(zhì)量發(fā)展具有非凡的意義。

1? 地方高校特色檔案的概念及意義

1.1 地方高校特色檔案的概念

地方高校特色檔案是指高校在教育教學(xué)、科研以及各項(xiàng)管理事物活動(dòng)中直接形成的，反映高校獨(dú)特文化內(nèi)涵和學(xué)校辦學(xué)特色，并具有查考利用價(jià)值的各類歷史記錄[1]。地方高校特色檔案是高校在其獨(dú)特地區(qū)的自然環(huán)境、歷史背景和校園人文精神的影響下而形成的，它是高校逐漸積淀下來的優(yōu)秀的、具有濃郁高校特色的檔案資源。它具有檔案的一般屬性和特殊屬性，其中原始記錄性、歷史性、社會(huì)性為其檔案的一般屬性，相對(duì)性、動(dòng)態(tài)性和區(qū)域性為其特殊屬性[2]。

地方高校特色檔案主要包括五大類：一是特色人物檔案，主要是高校杰出人才，如聞名的教職工、科研人員和著名校友檔案;二是重大特色活動(dòng)檔案，高校舉辦隆重慶典、承辦的重要國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議、重大外事活動(dòng)、學(xué)校對(duì)外交流等形成的檔案;三是特色成果檔案，學(xué)校在教學(xué)科研、比賽等活動(dòng)中形成的重要成果檔案，上級(jí)、外單位頒發(fā)或者贈(zèng)予高校的各種實(shí)物等;四是歷史檔案，記錄學(xué)校辦學(xué)發(fā)展變遷、反映學(xué)校辦學(xué)特色與理念等的檔案;五是其他特色檔案，如國(guó)內(nèi)外各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參觀考察學(xué)校等形成的檔案[3]。

1.2 地方高校特色檔案資源建設(shè)意義

1.2.1 豐富館藏結(jié)構(gòu) ，提升檔案館服務(wù)能力

在地方高校獨(dú)特的區(qū)域，歷史背景和校園文化精神影響下形成的高校特色檔案，具有年代特征和歷史烙印，不僅是檔案館的資源優(yōu)勢(shì)，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。特色檔案的收集，可進(jìn)一步豐富館藏結(jié)構(gòu)、補(bǔ)充館藏檔案不足，對(duì)提高檔案館服務(wù)能力、提升地方高校精神文化軟實(shí)力具有重要意義。

1.2.2 加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)，有利于地方高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展

隨著地方高校內(nèi)涵式改革不斷發(fā)展，學(xué)校各部門，包括檔案館要緊密圍繞學(xué)校的中心工作與重點(diǎn)任務(wù)開展工作。檔案館在注重收集、整理、利用等日常工作的同時(shí)，系統(tǒng)深入挖掘高校特色檔案資源，展示高校獨(dú)特文化的特色學(xué)科教學(xué)、教學(xué)科研成果，以及高校名人及知名校友等資料，凸顯地方高校的人才優(yōu)勢(shì)等，最大限度發(fā)揮特色檔案的價(jià)值，促進(jìn)學(xué)校資源與社會(huì)資源的相互融合，助推高校的管理與發(fā)展。

1.2.3 加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)，涵養(yǎng)校園人文價(jià)值

地方高校檔案館館藏特色檔案集中展現(xiàn)了學(xué)校的辦學(xué)宗旨，發(fā)展沿革、辦學(xué)特色、校園精神文化等，蘊(yùn)含育人價(jià)值，對(duì)啟迪、陶冶、塑造人具有極其重要的意義。通過對(duì)地方高校特色檔案資源進(jìn)行多角度、深層次挖掘開發(fā)，形成學(xué)校特色的優(yōu)秀編研成果，展示地方高校辦學(xué)歷史、特色學(xué)科、杰出人才、優(yōu)秀科研成果、各項(xiàng)榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等，激勵(lì)師生愛校敬業(yè)、奮發(fā)向上，增強(qiáng)學(xué)校歸屬感和認(rèn)同感，提升文化自信、民族自豪感。

2? 地方高校特色檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 特色檔案管理意識(shí)落后

近幾年，地方高校向應(yīng)用型轉(zhuǎn)型的大背景下，學(xué)校主要精力都投入到了優(yōu)化教師隊(duì)伍建設(shè)、深化教學(xué)體系轉(zhuǎn)型、促進(jìn)校企深度合作等工作中[4]。檔案管理方面投入相對(duì)薄弱，檔案管理不夠規(guī)范。學(xué)校從領(lǐng)導(dǎo)到普通師生普遍存在檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作認(rèn)知欠缺，缺乏檔案意識(shí)。

2.2 特色檔案管理制度不健全

開展特色檔案收集管理工作，涉及到多個(gè)校屬單位，在實(shí)際工作中，檔案館介入困難，監(jiān)督指導(dǎo)缺乏力度。特別是對(duì)于學(xué)校重要活動(dòng)，檔案館介入活動(dòng)，通常不被相關(guān)校屬單位認(rèn)可，檔案館不熟悉整個(gè)活動(dòng)動(dòng)態(tài)，無法對(duì)形成的特色檔案材料進(jìn)行有效的跟進(jìn)、指導(dǎo)、督促、檢查。特色檔案歸檔范圍界定不明，通常缺乏科學(xué)的衡量標(biāo)準(zhǔn)和歸檔管理要求，管理體制機(jī)制不健全，嚴(yán)重影響特色檔案歸檔管理工作的有效開展。

2.3 特色檔案資源編研開發(fā)不足

地方高校辦學(xué)底子薄弱，對(duì)特色檔案資源建設(shè)重視投入不足。館藏特色檔案也就寥寥無幾、缺乏亮點(diǎn)。特色檔案資源開發(fā)需要豐富、完善的檔案資源庫。文獻(xiàn)編纂是一項(xiàng)復(fù)雜性且系統(tǒng)性強(qiáng)的工作，受館藏匱乏的特色檔案資源影響，檔案編纂工作也就無法展開。特色檔案收集與編研相輔相成，相互影響，只有加強(qiáng)特色檔案建設(shè)，豐富館藏，才能形成良性循環(huán)。

3? 做好高校特色檔案管理工作的措施

3.1 制定科學(xué)的歸檔范圍

3.1.1 明確部門職責(zé)

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，參照本省實(shí)施的特色檔案管理辦法，制定完善地方高校特色檔案管理辦法，明確檔案管理部門的地位，有權(quán)提前或直接參與特色活動(dòng)檔案收集與管理過程，具有統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促的職能，對(duì)各歸檔單位行使檢查、考核和評(píng)估的權(quán)限，各歸檔單位的學(xué)年度考核或任期考核文件也要確立檔案歸檔管理考核指標(biāo)。學(xué)校還可出臺(tái)校內(nèi)政策，如申報(bào)國(guó)家或省部級(jí)科研項(xiàng)目，經(jīng)檔案館審核，項(xiàng)目檔案歸檔齊全，才能報(bào)送;重點(diǎn)或特色學(xué)科專業(yè)的教師申報(bào)高級(jí)職稱，需要把申報(bào)科研成果原件或復(fù)印件交案館歸檔保存等等。

3.1.2 明確特色檔案歸檔范圍

圍繞學(xué)校中心工作、重點(diǎn)任務(wù)、重大活動(dòng)以及校屬各單位的特色檔案資源，結(jié)合高校特色檔案分類方法，對(duì)全校特色檔案進(jìn)行詳細(xì)梳理，對(duì)反映地方高校特色的各類檔案，歸檔范圍界定切忌過寬或者千篇一律，擬定具體可操作的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)[5]。檔案館要不斷完善收集管理措施，確保特色檔案在收集、整理、保管和利用各環(huán)節(jié)順暢，使歸檔管理更科學(xué)規(guī)范。

3.1.3 強(qiáng)化特色檔案規(guī)范化管理

高校檔案館要按照規(guī)范要求，做好特色檔案紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案的收集、整理工作。制作特色檔案目錄以方便查找利用，由專庫專人放置保管。并逐步建立高校特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，不僅對(duì)特色檔案進(jìn)行專門的保護(hù)，而且有助于檔案管理向檔案開發(fā)、檔案應(yīng)用轉(zhuǎn)變。

3.2 多角度提升檔案意識(shí)

3.2.1 加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍是加速高校特色檔案建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵。高校特色檔案在收集、整理、鑒定、保管等方法途徑方面，與傳統(tǒng)檔案相比有一定的特殊性。其需要根據(jù)檔案的歷史時(shí)期、價(jià)值的大小、產(chǎn)生的影響力等進(jìn)行鑒別、收集、整理、保存、編研。檔案館要建立并落實(shí)特色檔案人才培訓(xùn)機(jī)制，重點(diǎn)強(qiáng)化檔案隊(duì)伍對(duì)特色檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)、特別是歷史價(jià)值[6]。通過理論和實(shí)物操作培訓(xùn)，提升檔案者工作隊(duì)伍的知識(shí)水平和基本技能，有助于更全面地保存特色檔案。

3.2.2 全面廣泛宣傳

良好的宣傳對(duì)于增強(qiáng)地方高校師生特色檔案意識(shí)、推動(dòng)特色檔案的收集與保護(hù)具有重要的意義，圍繞學(xué)校重點(diǎn)工作、重大紀(jì)念活動(dòng)等，抓住有利契機(jī)，結(jié)合館藏，開發(fā)、編研特色檔案產(chǎn)品，重點(diǎn)宣傳，達(dá)到事半功倍的效果;檔案講座、論壇，增強(qiáng)檔案文化傳播深度和廣度;借助檔案館主頁、校內(nèi)電子屏、高校校園網(wǎng)站以及校外網(wǎng)絡(luò)媒體發(fā)布高校特色檔案的信息，擴(kuò)大校內(nèi)影響，讓特色檔案深入人心，從而為特色檔案管理工作營(yíng)造有利的外部環(huán)境。

3.3 創(chuàng)新工作模式

3.3.1 加強(qiáng)特色檔案編研

地方高校加強(qiáng)特色檔案規(guī)范化管理的同時(shí)，注重利用與開發(fā)特色檔案文化傳承的功能。樹立檔案開發(fā)意識(shí)，著眼校園精神文化傳承。找準(zhǔn)特色，形成專題對(duì)特色檔案進(jìn)行編研開發(fā)[7]。圍繞學(xué)校、重點(diǎn)、重要工作并結(jié)合高校檔案利用需求趨勢(shì)、社會(huì)發(fā)展熱點(diǎn)為主題，深度開發(fā)、提煉形成具有較高利用價(jià)值的學(xué)校特色檔案“品牌”編研成果，賦予學(xué)校特色的檔案新的價(jià)值與生命力。形成檔案的收集與編研珠聯(lián)璧合的良性循環(huán)[8]。

3.3.2 聯(lián)合開發(fā)特色檔案資源

加強(qiáng)檔案館與校屬單位、其他高校檔案館以及社會(huì)團(tuán)體合作交流，聯(lián)合開發(fā)特色檔案資源并形成制度。通過校內(nèi)橫向聯(lián)合、校外跨區(qū)域合作等形式，盤活館藏特色檔案資源，將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。整合、?yōu)化各高校檔案館的特色檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。借助社會(huì)力量，對(duì)館藏資源進(jìn)行綜合開發(fā)，打造高質(zhì)量的檔案文化產(chǎn)品，增強(qiáng)檔案產(chǎn)品社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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