基于多管理體系要素融合的流程建模技術(shù)應(yīng)用

李文靜　孫悅　劉丙棟

摘要：針對科研院所的管理體系和流程體系展開研究，圍繞科研生產(chǎn)主線，將質(zhì)量、知識產(chǎn)權(quán)、環(huán)境、職業(yè)健康安全和保密等管理體系要求整合融入基于過程的端到端業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)工作流程化、流程清晰化、多方要求嵌入化和責(zé)任主體化，從而構(gòu)建了以流程為核心的由業(yè)務(wù)層、基礎(chǔ)層、管理層、支撐層組成的綜合業(yè)務(wù)管理體系。在此基礎(chǔ)上，基于流程體系建設(shè)理念，按照EPC建模規(guī)范，建立流程體系架構(gòu)，借助信息化流程建模平臺，形成結(jié)構(gòu)化、要素化、模型化的流程庫，逐步實(shí)現(xiàn)端到端流程管控，大幅提高全員工作效率，提高體系運(yùn)行的協(xié)同性和有效性。

關(guān)鍵詞：體系融合;管理要素;流程建模;PCF;EPC

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1008-1739（2021）11-55-5

0引言

國家于2020年提出了推進(jìn)國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作部署，明確指出推動多體系融合是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的管理基礎(chǔ)，同年啟動的新時(shí)代裝備建設(shè)質(zhì)量管理體系建設(shè)，也提出了架構(gòu)引領(lǐng)、流程主導(dǎo)、信息化支撐、多要素融合的實(shí)施方法。多數(shù)科研院所都建立了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、知識產(chǎn)權(quán)、保密管理等不同的管理體系，且分別由不同的職能部門負(fù)責(zé)維護(hù)并獨(dú)立運(yùn)行，多個(gè)管理體系之間的協(xié)同性、有效性的問題日益突出，導(dǎo)致科研生產(chǎn)主線執(zhí)行效率不高。針對科研院所管理體系和流程體系建設(shè)中出現(xiàn)的常見問題展開研究，開展了基于多體系融合的流程建模技術(shù)應(yīng)用并取得較好效果，在科研院所和科研型企業(yè)具有推廣和借鑒價(jià)值。

1管理體系和流程體系建設(shè)中的常見問題

常見問題如下：

（1）缺乏基于系統(tǒng)思維的多體系融合管理

科研院所根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要、外部顧客或上級單位在不同時(shí)期提出的認(rèn)證、評價(jià)或工作要求，分別建立了多種管理體系，各體系管理部門著重關(guān)注對本體系內(nèi)外部要求的準(zhǔn)確和及時(shí)響應(yīng)，欠缺站在組織級戰(zhàn)略發(fā)展的高度對管理體系進(jìn)行整體策劃，導(dǎo)致管理體系較為分散，甚至出現(xiàn)體系要求的交叉、重疊、孤立甚至沖突等現(xiàn)象。

（2）缺乏關(guān)注價(jià)值創(chuàng)造的端到端流程管理

管理模式還是以部門職能型為主，存在工作缺少流程和標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任不明確、績效評價(jià)不科學(xué)、部門協(xié)同不暢等問題，整體缺乏以用戶為中心，以價(jià)值創(chuàng)造為主線的貫穿業(yè)務(wù)始終的端到端流程扁平化管理。

（3）缺乏科學(xué)的流程管理方法和平臺

傳統(tǒng)的基于Excel+Visio+Word文檔的流程管理方式，工作量大、效率低、易出錯(cuò)，尤其是單一流程變動時(shí)對其他關(guān)聯(lián)流程的影響域分析能力較弱。隨著流程的細(xì)化和完善，流程體系的復(fù)雜度將不斷提升，迫切需要借助信息化的工具對流程體系進(jìn)行科學(xué)管理和系統(tǒng)維護(hù)。

2基本理論

德國流程管理大師希爾教授提出了全生命周期流程管理的理論，他認(rèn)為完整的流程管理生命周期應(yīng)當(dāng)包括流程的設(shè)計(jì)、實(shí)施、治理及監(jiān)控優(yōu)化的過程。業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)和實(shí)施要以企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略和策略為指導(dǎo)、以關(guān)鍵績效指標(biāo)為衡量，通過流程的實(shí)施將企業(yè)的戰(zhàn)略落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)活動上，并通過對流程的監(jiān)控和其實(shí)際運(yùn)行績效的度量，為流程的持續(xù)優(yōu)化提供保障，從而形成流程設(shè)計(jì)、流程實(shí)施、流程治理、流程監(jiān)控和持續(xù)優(yōu)化的生命周期，提出了流程建模的房式結(jié)構(gòu)。

房式結(jié)構(gòu)理論的核心是強(qiáng)調(diào)企業(yè)管理的多要素和關(guān)聯(lián)原理，因?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)營與管理實(shí)踐中的管理要素不是彼此孤立的，它們之間有著千絲萬縷的聯(lián)系。業(yè)務(wù)流程模型化管理采用房式結(jié)構(gòu)的梳理方法，強(qiáng)調(diào)企業(yè)從5個(gè)視角來梳理自己的運(yùn)營管理工作。

①組織視角：梳理企業(yè)的已有組織架構(gòu)，例如單位、部門、崗位、角色、職責(zé)等。

②服務(wù)視角：梳理企業(yè)為外部客戶和內(nèi)部客戶提供的交付或服務(wù)，應(yīng)該與由戰(zhàn)略分解而來的績效和風(fēng)險(xiǎn)控制相對應(yīng)。

③功能視角：梳理企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品與服務(wù)所需要完成的業(yè)務(wù)活動，以及與這些活動相配套的管理體系、管理制度、IT系統(tǒng)等。

④數(shù)據(jù)視角：梳理企業(yè)完成業(yè)務(wù)活動所需要和所產(chǎn)出的信息數(shù)據(jù)，例如各種管理記錄和管理術(shù)語，以及流程的開始、中間、結(jié)束事件，即狀態(tài)變化信息。

⑤流程視角：將組織、服務(wù)、功能、數(shù)據(jù)視角的管理要素按業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行組合，梳理出企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。

按照房式結(jié)構(gòu)的理論進(jìn)行流程梳理時(shí)，不是直接繪制流程圖，而是先梳理構(gòu)成流程步驟的管理要素，然后通過關(guān)聯(lián)將管理要素拼裝成流程步驟，再將流程步驟串聯(lián)成流程。這個(gè)過程中，組織內(nèi)的方方面面與流程相關(guān)的崗位、制度、術(shù)語、記錄等等，把它們抽象為一個(gè)個(gè)對象。每一類對象，例如部門、崗位、角色等對象，將它們分為一個(gè)類別，稱之為視圖。每次流程梳理時(shí)需要梳理哪些視圖、梳理哪些對象，需要制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)語言與梳理規(guī)范，為流程的對象規(guī)范化地補(bǔ)充上大量的信息。通過使用房式結(jié)構(gòu)的流程梳理方法和流程建模工具，能夠快速地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程顯性化，從而進(jìn)一步可以在流程管理要素顯性化的基礎(chǔ)上開展流程管理以及流程分析優(yōu)化和改進(jìn)。

3基于多體系融合的流程建模技術(shù)應(yīng)用與實(shí)踐

3.1開展多體系融合，構(gòu)建多標(biāo)合一、相互協(xié)同的綜合業(yè)務(wù)管理體系

圍繞科研生產(chǎn)主線，將質(zhì)量、知識產(chǎn)權(quán)、環(huán)境、職業(yè)健康安全、保密等管理體系要求整合融入基于過程的端到端業(yè)務(wù)流程，如圖1所示，實(shí)現(xiàn)工作流程化、流程清晰化、多方要求嵌入化、責(zé)任主體化，從而構(gòu)建了以流程為核心的由業(yè)務(wù)層、基礎(chǔ)層、管理層、支撐層組成的綜合業(yè)務(wù)管理體系。該體系的開放式架構(gòu)具有良好的擴(kuò)展性，形成了需求分析、匹配框架、融合實(shí)施、試行優(yōu)化的融合工作模式，便于后續(xù)融入新的體系或管理要求。

3.2開展流程建模。構(gòu)建結(jié)構(gòu)化、要素化、模型化的流程庫

（1）構(gòu)建業(yè)務(wù)流程體系框架，分解、梳理流程清單

科研院所根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，參考波特價(jià)值鏈理論和流程分類分級框架（APQC PCF），采用三分法構(gòu)建企業(yè)級流程體系頂層框架，即管理流程、核心流程、支持流程。在頂層業(yè)務(wù)框架的基礎(chǔ)上，通過與各相關(guān)部門溝通研討，把多體系融合端到端流程從粗到細(xì)、從宏觀到微觀分解，初步形成了多體系融合流程清單，形成250余條流程。

（2）借助流程建模平臺，實(shí)現(xiàn)多體系融合流程模型化

根據(jù)統(tǒng)一的流程建模要求，采用統(tǒng)一的建模語言，遵循統(tǒng)一的建模規(guī)范，應(yīng)用流程建模平臺建立事件驅(qū)動過程鏈模型（EPC模型）;明確各個(gè)步驟、步驟間的先后順序和邏輯關(guān)系，明確步驟對應(yīng)角色、表單、系統(tǒng)、制度等要素及其與步驟的關(guān)聯(lián)關(guān)系，形成規(guī)范化的流程模型。流程要素化建模示意圖如圖2所示。

各業(yè)務(wù)活動經(jīng)梳理建模，將逐步納入流程建模平臺，實(shí)現(xiàn)流程的統(tǒng)一設(shè)計(jì)、發(fā)布、變更及查詢，方便管理層及業(yè)務(wù)執(zhí)行人員查詢流程，了解工作模式、方法及標(biāo)準(zhǔn)。通過業(yè)務(wù)流程管理要索（組織、角色、表單、制度等）與流程相融合，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理以流程為核心，形成全面的、規(guī)范的、科學(xué)的業(yè)務(wù)流程全景。

3.3運(yùn)用流程建模平臺，初步實(shí)現(xiàn)流程體系化管理

流程建模平臺經(jīng)過2次開發(fā)，與科研院所應(yīng)用門戶進(jìn)行集成，全體員工通過單點(diǎn)登錄應(yīng)用門戶即可訪問流程建模平臺，實(shí)現(xiàn)流程規(guī)范建模、審核、發(fā)布、協(xié)同變更、分析診斷等全過程管理，以及制度、流程手冊、部門手冊、崗位手冊自動生成與視圖應(yīng)用、查詢、統(tǒng)計(jì)等擴(kuò)展應(yīng)用，為流程精細(xì)化管理與優(yōu)化、管理體系透視與改進(jìn)提供平臺支持，成為科研院所業(yè)務(wù)流程管理的基礎(chǔ)公共信息化平臺。

（1）創(chuàng)新管理手段，實(shí)現(xiàn)流程關(guān)聯(lián)要素管理

依照流程模型中各要素間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了流程、業(yè)務(wù)、組織、崗位、表單、系統(tǒng)、制度等要素的鏈?zhǔn)交ゲ?，即針對某一要素可縱向逐層展開具體要素的信息視圖，又可橫向關(guān)聯(lián)至其他相關(guān)要素的信息視圖，實(shí)現(xiàn)了要素間的網(wǎng)狀無限鏈?zhǔn)交ゲ椋阌谟脩艨焖俨榭搓P(guān)注的信息。

由于流程建模平臺中各類管理要素間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，因此當(dāng)某一要素發(fā)生變動時(shí)，需要同步維護(hù)要素間的相互關(guān)系，依靠傳統(tǒng)的手工維護(hù)方式，很難保證數(shù)據(jù)協(xié)同變更的準(zhǔn)確性和完整性。而在流程建模平臺要素庫中更新某要素，即可自動提示更新與所有其他關(guān)聯(lián)要素的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了要素的協(xié)同更新，保證了流程要素的一致性。

（2）精準(zhǔn)推送管理要求，推動制度和流程執(zhí)行

依托于流程建模平臺，在統(tǒng)一的管理要素關(guān)聯(lián)模型的基礎(chǔ)上，遵循一定的算法邏輯，自動按崗位、部門等對象抽取所有相關(guān)的管理要素，并進(jìn)行整理和匯總之后，精準(zhǔn)推送給特定對象，提升員工了解、學(xué)習(xí)制度和流程的便捷性，推動制度和流程執(zhí)行。

（3）定制開發(fā)文檔模板，支撐管理輸出

根據(jù)科研院所文檔標(biāo)準(zhǔn)要求及使用習(xí)慣，定制開發(fā)了體系程序文件、流程手冊及崗位手冊等文檔模板，基于平臺可自動生成相應(yīng)文檔供員工使用，實(shí)現(xiàn)了基于流程的信息輸出，為管理的快速復(fù)制與輸出提供了支撐。

（4）多視角透視管理體系，提升管理體系的顯性化水平

借助流程建模平臺，將業(yè)務(wù)、流程、部門、崗位、信息系統(tǒng)、制度及表單等管理要素進(jìn)行有效融合，從7個(gè)維度全面反映管理體系各要素及其相互關(guān)聯(lián)互動關(guān)系，基于流程體系自上而下、從宏觀到微觀對管理體系進(jìn)行全面透視，提升了管理體系的顯性化水平，為基于流程的精細(xì)化管理奠定基礎(chǔ)。

（5）分析診斷管理要素，支撐流程優(yōu)化

根據(jù)流程要素間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，支持從多維度進(jìn)行管理要素分析并導(dǎo)出關(guān)聯(lián)要素的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，如審批環(huán)節(jié)分析、流程步驟RACI職責(zé)分配矩陣分析、表單引用度等，引導(dǎo)相關(guān)管理部門不斷優(yōu)化完善流程及相關(guān)管理要素，有效推進(jìn)管理體系建設(shè)，為提升科研院所管理水平奠定基礎(chǔ)。統(tǒng)計(jì)分析功能界面如圖3所示，統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表界面如圖4所示。

4應(yīng)用效果

（1）形成基于PDCA的一體化管理體系

形成了基于PDCA循環(huán)的一體化管理體系運(yùn)行模式，該模式遵循質(zhì)量管理7項(xiàng)原則，并將環(huán)境、職業(yè)健康安全、保密及知識產(chǎn)權(quán)管理要求融入科研生產(chǎn)過程，以顧客滿意為焦點(diǎn)，策劃階段強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)作用，實(shí)施階段強(qiáng)調(diào)過程方法和全員參與，再通過內(nèi)外審核、管理評審、監(jiān)視測量、風(fēng)險(xiǎn)管理等檢查方式完成循證決策，進(jìn)而不斷追求一體化管理體系的持續(xù)改進(jìn)?；赑DCA的一體化管理體系如圖5所示。

（2）提高流程顯性化水平

通過系統(tǒng)梳理企業(yè)基于流程的活動及管理要素，構(gòu)建了基于流程的管理要素關(guān)聯(lián)模型，定義了流程、活動、角色、崗位、輸入、輸出、制度、系統(tǒng)等流程建模要素，大幅提高了流程定義的精細(xì)化程度。同時(shí)制定了一套業(yè)務(wù)梳理及建模規(guī)范，完成了多體系融合流程建模，提高了流程顯性化水平。從而實(shí)現(xiàn)管理模式從離散化、文件化提升為要素化、結(jié)構(gòu)化、模型化，如圖6所示。

（3）實(shí)現(xiàn)流程的體系化管理

按照管理流程、核心流程、支持流程的體系架構(gòu)，自上向下逐層分解，初步構(gòu)建了科研院所企業(yè)級流程體系。同時(shí)依托流程建模平臺的管理要素鏈?zhǔn)交ゲ?、協(xié)同變更，精準(zhǔn)推送管理要求，自動導(dǎo)出相關(guān)文檔，分析診斷流程要素等功能，實(shí)現(xiàn)了流程規(guī)范建模、審核、發(fā)布、協(xié)同變更及分析診斷等全過程管理。

（4）促進(jìn)整體管理效率和效益的提升

通過體系融合及流程建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了科研院所制度體系與流程的高效統(tǒng)一，促進(jìn)科研院所向流程型組織這一現(xiàn)代化組織管理模式轉(zhuǎn)型，如圖7所示?？蒲性核ㄟ^流程體系構(gòu)建，基于統(tǒng)一的流程建模平臺實(shí)現(xiàn)流程的結(jié)構(gòu)化、要素化、模型化，明確了業(yè)務(wù)間的邏輯關(guān)系，從而增強(qiáng)業(yè)務(wù)橫向溝通和協(xié)調(diào)，加強(qiáng)不同部門之間的分工和協(xié)作、減少流程的重疊和交叉、規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，以及明確工作標(biāo)準(zhǔn)、提高工作效率、強(qiáng)化執(zhí)行力、提高企業(yè)內(nèi)部流程運(yùn)營效率、促進(jìn)整體管理效率和效益的提升。

5結(jié)束語

圍繞科研生產(chǎn)主線開展多管理體系融合，通過架構(gòu)引領(lǐng)、流程主導(dǎo)、信息化支撐的方式，可以有效合并開展多項(xiàng)管理活動，顯著節(jié)約人力和時(shí)間成本，而且可以讓科研生產(chǎn)流程中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人明確來自各個(gè)管理體系的工作要求和自身職責(zé)，避免分頭查閱不同體系去對照條文要求，防止工作疏漏和顧此失彼，從而可以更為關(guān)注科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)本身，提高企業(yè)整體績效水平，使企業(yè)從有效實(shí)施整合管理體系中獲益。同時(shí)通過明確歸口管理職能、健全控制和考核機(jī)制，用一套流程支持全方位管理，做到橫向到邊、縱向到底，既能滿足管理體系要求，又能促進(jìn)各項(xiàng)管理職能有機(jī)融合，形成集合協(xié)同優(yōu)勢，提高內(nèi)部整體管理效率和效果，該方法在科研院所具有較好的示范作用和推廣價(jià)值。