企業(yè)電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔方案探索

冷元企 叢 浩

（1.中國移動(dòng)通信集團(tuán)有限公司，北京 100033；2.中國移動(dòng)通信集團(tuán)江蘇有限公司，江蘇 南京 210029）

1 背景

2015年，國家檔案局、財(cái)政部修訂頒布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的合法地位，電子會(huì)計(jì)檔案單軌制歸檔給出了制度依據(jù)。此后，國家相關(guān)部委積極推廣電子憑證的使用。2018年，海關(guān)總署推出電子《海關(guān)專用繳款書》。2020年，交通運(yùn)輸部明確通行費(fèi)電子票據(jù)作為電子會(huì)計(jì)憑證具有與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證同等法律效力，在滿足相關(guān)條件基礎(chǔ)上，單位可以僅使用通行費(fèi)電子票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔，不再打印紙質(zhì)件。2021年初，國家稅務(wù)總局在全國推行增值稅專票電子化。全面施行電子發(fā)票電子化管理對(duì)企業(yè)意義重大，做好電子發(fā)票的“收、管、存、用”是企業(yè)財(cái)務(wù)和檔案工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級(jí)并助力企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理工作的使命擔(dān)當(dāng)。

2 企業(yè)現(xiàn)狀

電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作以來，國家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)同志總結(jié)了企業(yè)層面幾個(gè)現(xiàn)狀：一是上熱下冷，國家檔案局、財(cái)政部、商務(wù)部、國家稅務(wù)總局等有關(guān)部門積極推動(dòng)，但企業(yè)層面并未有很多的企業(yè)參與試點(diǎn)。二是分布不均衡，有意愿的均為信息化程度高的企業(yè)。三是各企業(yè)電子發(fā)票報(bào)銷、入賬操作不統(tǒng)一。有的單位要求將電子發(fā)票打印，有的單位要求將電子發(fā)票和驗(yàn)證信息都打印。

3 企業(yè)電子發(fā)票電子化歸檔的必要性

3.1 服務(wù)企業(yè)發(fā)展，服務(wù)大局的擔(dān)當(dāng)

2020年3月，財(cái)政部、國家檔案局共同發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷、入賬、歸檔的通知》，對(duì)于如何使用、接收、保管電子發(fā)票做出規(guī)定。電子發(fā)票在前端實(shí)現(xiàn)了電子化報(bào)銷、入賬，而電子發(fā)票電子化歸檔既是業(yè)務(wù)閉環(huán)需要，也是檔案管理部門服務(wù)企業(yè)發(fā)展，服務(wù)大局的責(zé)任。

3.2 提高檔案信息化的必要手段

信息化時(shí)代，發(fā)票管理對(duì)象的載體由紙質(zhì)變?yōu)殡娮?，發(fā)票的獲得和傳輸變得更加方便，與此同時(shí)，會(huì)計(jì)工作由線下逐步遷移到線上，會(huì)計(jì)信息流動(dòng)更快捷。檔案管理部門實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票電子化歸檔，能夠促使會(huì)計(jì)檔案電子化管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，以點(diǎn)帶面推動(dòng)其他各類電子文件的單軌制歸檔，加速企業(yè)檔案信息化工作，從而更好地融入企業(yè)整體信息化進(jìn)程。

3.3 降本增效的有力舉措

電子發(fā)票電子化歸檔，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票立卷管理模式、方法和存儲(chǔ)形式，省去傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理所付出的紙張費(fèi)、打印耗材費(fèi)、物流配送費(fèi)、整理人工費(fèi)、實(shí)體庫房保管費(fèi)等，也讓后期檔案調(diào)閱利用從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，從一維的轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗑S，實(shí)現(xiàn)“信息多跑路，員工不跑路”的服務(wù)方式。

4 企業(yè)電子發(fā)票電子化報(bào)銷和入賬分析

4.1 電子發(fā)票電子化報(bào)銷主要環(huán)節(jié)為電子發(fā)票獲取、歸集

1）電子發(fā)票獲取主要有三種方式：一是通過商家系統(tǒng)開票并推送至個(gè)人郵箱；二是通過商家系統(tǒng)開票并存入微信卡包；三是通過短信、微信鏈接等下載。

2）電子發(fā)票歸集：此環(huán)節(jié)主要是電子發(fā)票的上傳、采集、查驗(yàn)、防重。企業(yè)可通過手機(jī)端、PC端上傳電子發(fā)票，采集發(fā)票信息可通過手工錄入、二維碼解析、OCR智能識(shí)別，使發(fā)票數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。通過調(diào)用稅務(wù)接口或稅務(wù)部門專用軟件方式，及時(shí)完成發(fā)票合法合規(guī)性校驗(yàn)，同時(shí)對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行是否重復(fù)報(bào)銷的校驗(yàn)，對(duì)發(fā)票抬頭、稅號(hào)、專票抵扣期限等信息進(jìn)行異常預(yù)警提示，能夠自動(dòng)識(shí)別、提取發(fā)票金額和稅額，排除偽、重發(fā)票。

4.2 電子發(fā)票入賬環(huán)節(jié)

入賬環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)與核算系統(tǒng)賬務(wù)的對(duì)接，經(jīng)審批后無問題報(bào)賬單進(jìn)入核算系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算入賬，生成賬務(wù)憑證信息，并建立憑證號(hào)與電子發(fā)票版式文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，為歸檔建立數(shù)據(jù)連接。

5 企業(yè)電子發(fā)票電子化歸檔來源、程序、要素分析

新修訂《檔案法》第三十七條規(guī)定，“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票電子化歸檔必然要符合檔案法的規(guī)定。

5.1 電子發(fā)票電子化歸檔來源要可靠

電子發(fā)票應(yīng)用的是類似于關(guān)系數(shù)據(jù)的文件結(jié)構(gòu)，這類文件只需要定義其關(guān)鍵元數(shù)據(jù)，定義好文件的格式，所有發(fā)票元數(shù)據(jù)信息都以數(shù)據(jù)庫形式存儲(chǔ)和管理，用戶購買商品的發(fā)票數(shù)據(jù)自動(dòng)寫入數(shù)據(jù)庫中，成為關(guān)系數(shù)據(jù)庫表文件中的一條數(shù)據(jù)記錄，當(dāng)用戶需要下載并打印發(fā)票時(shí)，數(shù)據(jù)庫表中的這條數(shù)據(jù)記錄可以轉(zhuǎn)換為PDF或者JPG發(fā)票文檔[1]。企業(yè)接收的電子發(fā)票主要是在經(jīng)營管理活動(dòng)中外單位開具的電子發(fā)票（JPG、PDF或OFD格式），電子發(fā)票僅是會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證的一部分，處理電子發(fā)票是財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的一個(gè)環(huán)節(jié)。接收的電子發(fā)票在企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)證，財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與國家稅務(wù)總局系統(tǒng)連接，通過電子發(fā)票上的發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、校驗(yàn)碼等信息，可驗(yàn)證電子發(fā)票的真實(shí)性、唯一性，從而確保了電子發(fā)票來源可靠。

5.2 電子發(fā)票電子化歸檔程序要規(guī)范

電子發(fā)票電子化歸檔程序規(guī)范主要通過兩方面控制。一是通過制度規(guī)范約束，企業(yè)應(yīng)遵循國家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷、入賬、歸檔的通知》要求，嚴(yán)格按照《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定《報(bào)賬指南》和《操作手冊(cè)》，由財(cái)務(wù)審核人員對(duì)報(bào)賬的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)，一旦發(fā)現(xiàn)紕漏，退回重新審批處理。二是技術(shù)控制，通過系統(tǒng)化對(duì)象控制為過程控制，對(duì)管理過程進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)通過詳細(xì)記錄電子發(fā)票報(bào)銷、入賬、歸檔的背景元數(shù)據(jù)和過程元數(shù)據(jù)，來遵守規(guī)范的程序要求，并實(shí)施“四性檢測(cè)”，在歸檔時(shí)驗(yàn)證整個(gè)過程的規(guī)范性。財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)置歸檔類型，默認(rèn)自動(dòng)收集業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的內(nèi)容文件數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)信息（支持人工上傳），同時(shí)對(duì)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等進(jìn)行檢測(cè)，并對(duì)檢測(cè)通過的歸檔電子文件材料壓縮打包進(jìn)行封裝，還支持登記表部分信息的自動(dòng)捕獲與計(jì)算，確保歸檔電子發(fā)票合規(guī)流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)中，為后續(xù)電子發(fā)票的管理、保存和利用，夯實(shí)基礎(chǔ)。

5.3 電子發(fā)票電子化歸檔要素要合規(guī)

電子檔案構(gòu)成要素合乎規(guī)范要求?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》要求電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等齊全完整，《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》指出網(wǎng)頁信息收集對(duì)象主要是文本、靜態(tài)圖片等可視靜態(tài)內(nèi)容，而“頁面中的動(dòng)畫、音視頻、腳本、URL等內(nèi)容，在保證真實(shí)性、可用性和安全性的情況下也可以進(jìn)行收集。企業(yè)應(yīng)參照國家相關(guān)規(guī)范，明確與電子發(fā)票相關(guān)聯(lián)的電子記賬憑證、報(bào)銷單、報(bào)銷依據(jù)、電子納稅申報(bào)表等都應(yīng)該歸檔。不同的電子文件來自不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，所有的電子文件，都在檔案系統(tǒng)集合，完成組件，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，確保電子發(fā)票歸檔的要素合規(guī)。

6 電子發(fā)票電子化歸檔技術(shù)路線

國家檔案局《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》指出，電子文件歸檔和電子檔案管理工作主要有兩種實(shí)現(xiàn)的技術(shù)路線，第一種通過獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，即將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔（以下簡稱對(duì)接式歸檔），第二種方式是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)計(jì)執(zhí)行電子文件歸檔和電子檔案管理功能實(shí)現(xiàn)，電子文件可不脫離原業(yè)務(wù)系統(tǒng)（以下簡稱嵌入式歸檔）。按照兩種技術(shù)路線進(jìn)行了分析，對(duì)存在的利弊比較如表1。

表1

企業(yè)（尤其是下屬單位較多的集團(tuán)型）應(yīng)站在全局角度，從成本、周期、難易度、普及速度等方面綜合考慮，選擇合適的技術(shù)路線。對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)均實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的企業(yè)可直接采用對(duì)接式歸檔；對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一、但檔案系統(tǒng)不統(tǒng)一的企業(yè)可分兩步走，第一步先在集中統(tǒng)一的財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)嵌入式歸檔，第二步待實(shí)現(xiàn)了檔案系統(tǒng)的集中統(tǒng)一建設(shè)后，再與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接；對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)均不統(tǒng)一的企業(yè)，可由企業(yè)內(nèi)各單位自行決定采用合適技術(shù)路線。

7 成效預(yù)估

7.1 社會(huì)效益

電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔將節(jié)約大量紙張，減少紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理、保管成本，減少社會(huì)資源消耗，推動(dòng)節(jié)能減排，為國家實(shí)現(xiàn)碳達(dá)峰、碳中和貢獻(xiàn)檔案力量。

7.2 經(jīng)濟(jì)效益

據(jù)不完全估算，每一筆電子發(fā)票電子化歸檔將節(jié)約紙張、打印耗材、人工、保管等成本約0.3元[2]，企業(yè)可測(cè)算全年本單位的報(bào)銷數(shù)量，以企業(yè)年報(bào)銷1000萬筆計(jì)算，可每年節(jié)省300萬元，經(jīng)濟(jì)效益非?？捎^。

7.3 管理效益

電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬，單據(jù)審核流轉(zhuǎn)時(shí)間縮短，財(cái)務(wù)人員根據(jù)上傳的電子發(fā)票及相關(guān)信息進(jìn)行審核，提高了工作效率，提高了報(bào)賬效率。電子發(fā)票電子化歸檔，能推動(dòng)與電子發(fā)票有關(guān)其他會(huì)計(jì)憑證電子化歸檔，將分散在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中涉及資金、報(bào)表、稅務(wù)等模塊的數(shù)據(jù)按照會(huì)計(jì)記賬原理和會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)邏輯，集成存儲(chǔ)在檔案系統(tǒng)中，為會(huì)計(jì)檔案信息共享利用提供了便利。之前，查清一筆賬，需要在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間切換，現(xiàn)在只需要在檔案管理系統(tǒng)就可一步到位。

8 結(jié)語

電子發(fā)票電子化歸檔是電子發(fā)票能否長期作為證據(jù)使用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，電子發(fā)票作為電子文件，沒有電子化歸檔固化信息，有可能造成日后信息丟失，無法識(shí)讀。實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票電子化歸檔是電子發(fā)票全流程管理至關(guān)重要的一環(huán)，如果歸檔沒有解決，沒有證據(jù)留存，后期將無法維護(hù)企業(yè)自身權(quán)益、無法配合上級(jí)巡視、檢查。

開展電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從組織保障、制度規(guī)范、系統(tǒng)平臺(tái)、資源配備、人才隊(duì)伍等方面加強(qiáng)，推動(dòng)集團(tuán)型企業(yè)電子發(fā)票電子化歸檔需要總部的財(cái)務(wù)、檔案和信息化部門間形成合力，從數(shù)據(jù)交互、管理流程方面結(jié)合企業(yè)實(shí)際形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范。新時(shí)代、新風(fēng)貌、新做法，電子發(fā)票電子化歸檔是一個(gè)不斷完善、與時(shí)俱進(jìn)的過程，企業(yè)檔案管理部門要認(rèn)真吃透國家檔案主管部門的最新要求，緊跟行業(yè)前沿和新技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，通過參與試點(diǎn)，為服務(wù)公司整體發(fā)展，檔案高質(zhì)量發(fā)展做貢獻(xiàn)。