西藏高校檔案工作改進(jìn)及發(fā)展導(dǎo)向
——基于西藏民族大學(xué)檔案工作情況

李 靖

檔案工作就其本質(zhì)來說，是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)社會活動服務(wù)的工作[1]84，對于社會全面進(jìn)步有著不可低估的作用。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作[2]。1986年，國內(nèi)知名高校陸續(xù)建立校內(nèi)檔案工作機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校檔案；1987年，國家教委、檔案局發(fā)出《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》，提出“高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分”[3]；1993年，國家教委頒布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》是為了“適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展”[4]；1989年，國家教委出臺《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，在已形成的高校檔案工作基礎(chǔ)上提出“提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用”[5]；2008年，教育部和國家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）的目的為“規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案”[6]。高校檔案工作發(fā)展到今天，不斷跟隨國家高等教育事業(yè)發(fā)展而逐漸成長壯大，從自理分散到集中管理再到深化發(fā)展，取得了豐碩的成果[7]44，成為衡量高校教育建設(shè)狀況的標(biāo)志之一，能精準(zhǔn)地為高校的長遠(yuǎn)建設(shè)、發(fā)展提供服務(wù)依托。

隨著西藏社會的發(fā)展進(jìn)步，西藏“科教興藏”戰(zhàn)略的實(shí)施，要求西藏高等教育建立更加科學(xué)、合理的教育結(jié)構(gòu)體系，以滿足全面建設(shè)小康社會和西藏跨越式發(fā)展的需要[8]188。西藏高等教育亦在發(fā)展實(shí)施進(jìn)程中構(gòu)建了較為合理的民族教育體系，基本實(shí)現(xiàn)了人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)的功能[9]39，并大幅提高了高校檔案工作水平。

一、西藏民族大學(xué)檔案工作現(xiàn)狀、問題闡述

近年來，西藏高校檔案工作結(jié)合區(qū)情校情，將工作目標(biāo)放在西藏檔案工作的前端開展，不斷改革創(chuàng)新，其檔案工作落于實(shí)處，取得一定成效。西藏民族大學(xué)（以下簡稱西藏民大）是西藏自治區(qū)與國家民委共建高校、國家中西部地區(qū)重點(diǎn)建設(shè)高校，在信息接收、業(yè)務(wù)交流、人力培養(yǎng)等方面較區(qū)內(nèi)其他高校有一定優(yōu)勢，校內(nèi)檔案工作機(jī)構(gòu)自2013年以來并入教輔部門圖書館專業(yè)管理之后，工作進(jìn)入快速建設(shè)時期，在檔案基礎(chǔ)設(shè)施完善、檔案數(shù)字化、檔案利用管理方面成效顯著，對推動校內(nèi)工作開展、營造和諧校園環(huán)境作出了應(yīng)有貢獻(xiàn)。本章節(jié)將西藏民大檔案工作情況作為西藏高校檔案工作發(fā)展的論述代表，借以闡釋西藏高校檔案工作大致現(xiàn)狀與共通問題。

1.工作現(xiàn)狀。

（1）檔案工作隊(duì)伍組織嚴(yán)密。學(xué)校重視檔案工作，成立檔案工作建設(shè)隊(duì)伍，建立由主管校長→檔案管理中心→二級學(xué)院、處（部、室）組成的三級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系[10]48。

（2）檔案館藏數(shù)據(jù)清晰。檔案館藏1957年以來形成的3個全宗：西藏公學(xué)全宗、西藏民族學(xué)院全宗、西藏民族大學(xué)全宗，包含教學(xué)、行政、黨群、基建、財會、設(shè)備、民大往事、抗擊“新冠肺炎”紀(jì)實(shí)等15個檔案實(shí)體類別，截至2020年6月，館藏檔案總量達(dá)185862件。

（3）檔案庫房建設(shè)初具規(guī)模。2014年，學(xué)校結(jié)合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)完成檔案館舍建設(shè)，總建筑面積1230平方米，庫房面積820平方米，設(shè)綜合辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)室、文書檔案庫房等，實(shí)現(xiàn)辦公、館藏、利用三分開。學(xué)校文書、財務(wù)、學(xué)籍、人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（4）檔案工作條件趨于完善。目前，檔案機(jī)構(gòu)使用“南大之星”（NDSTAR）檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，支持多種格式的電子文件遠(yuǎn)程、高速、批量上傳，并實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)文件歸檔技術(shù)對接，每年歸檔電子文件3000余份，紙質(zhì)文件1000余份；辦公設(shè)備已實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，庫房配備手動檔案密集架、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、噴淋式消防系統(tǒng)、吸塵器等檔案消防、監(jiān)控設(shè)施。

（5）檔案工作制度類別齊全。學(xué)校檔案工作小組自2013年起陸續(xù)起草形成《檔案歸檔范圍與保管期限表》《檔案管理辦法》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》等多種檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)準(zhǔn)則，規(guī)范收集、整理、加工、保管、利用等具體操作流程。

（6）檔案收集責(zé)任分工明確。檔案工作機(jī)構(gòu)制定兼職檔案員部門立卷制度，明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員責(zé)任分工，兼職檔案員負(fù)責(zé)二級部門的檔案收集、整理、歸檔工作。工作人員定期對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，督促檢查預(yù)立卷工作。近年檔案收歸數(shù)量總體呈逐年遞增趨勢，2014年收歸檔案總量3592件，2018年達(dá)到4600件，5年時間增加1008件，年增長率為6%（注：2015年由于學(xué)校更名，檔案收歸數(shù)量增多）。

圖1 西藏民族大學(xué)2014—2018年檔案收歸文件數(shù)量

（7）檔案數(shù)字化工作完成度較好。2017年學(xué)校批準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)用于檔案數(shù)字化建設(shè)，2019年6月通過檔案服務(wù)公司“外包”完成檔案數(shù)字化工作，數(shù)字化文書檔案8866卷、98540件，聲像檔案11000件，著錄掃描完成文書檔案、人事檔案、聲像檔案、部分藏學(xué)文檔。檔案數(shù)字化工作走在西藏高校前列。

（8）檔案利用模式成熟科學(xué)。檔案工作機(jī)構(gòu)建立了成熟科學(xué)的檔案利用模式，針對檔案性質(zhì)規(guī)范檔案利用流程。2019年面向校內(nèi)外師生、二級部門累計提供利用服務(wù)900余人次，少數(shù)民族利用主體占比約50%。

圖2 西藏民族大學(xué)檔案利用借閱流程

2.工作問題發(fā)掘。經(jīng)過近年來不斷建設(shè)發(fā)展，西藏民大已因地制宜處理人員分工、技術(shù)優(yōu)化等工作困惑，但是由于歷史遺留、政策、環(huán)境等原因，目前仍存在一些亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題。

（1）檔案工作規(guī)范化程度不夠。據(jù)統(tǒng)計，西藏各高校結(jié)合學(xué)校情況都已制定檔案工作規(guī)章制度，為解決工作開展過程產(chǎn)生的問題提供依據(jù)。在現(xiàn)存工作中能做到密級檔案不上網(wǎng)、涉密電腦不聯(lián)網(wǎng)、檔案實(shí)體原則上不外借等基本合規(guī)操作，但總體規(guī)范程度不足以支撐現(xiàn)行工作。其一，檔案管理規(guī)范體系還處在建設(shè)階段，包含民大在內(nèi)的區(qū)內(nèi)部分高校近三年來未根據(jù)工作實(shí)際需要適時修改規(guī)章制度，執(zhí)行力度不大，利用主體發(fā)生違規(guī)行為責(zé)任后果不明確；其二，在檔案利用、加工過程中存在不規(guī)范行為，如利用需求通過電話、QQ等不正規(guī)方式傳輸表達(dá)，工作人員對密級檔案目錄制定較為簡單等；其三，工作人員對《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的貫徹執(zhí)行力度不夠，運(yùn)用檔案法規(guī)處理工作問題的情況比較少見，檔案法制宣傳工作開展頻率低、形式單一。

（2）檔案利用服務(wù)水平有待提高。1980年第9屆國際檔案大會以“檔案利用”為中心議題，第一次提出檔案利用“指檔案館向普通公民宣傳檔案或是提供主動服務(wù)”[11]186。檔案利用價值、保存價值在利用服務(wù)過程中實(shí)現(xiàn)。筆者通過檔案利用服務(wù)切身體驗(yàn)和他方觀察發(fā)現(xiàn)：利用主體提出需求，工作人員在檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)里對關(guān)聯(lián)檔案進(jìn)行綜合搜索查詢，顯示結(jié)果與需求不符或者無顯示結(jié)果，會將此信息直接反饋給利用主體，并未進(jìn)行逐條目錄篩查滿足利用主體；再者，工作人員能找出主體需求檔案，但由于其他工作積壓無暇傾力，不能找出需求關(guān)聯(lián)檔案。由此可見，檔案工作人員利用服務(wù)水平不適應(yīng)“檔案用戶需求心理的求便規(guī)律”[12]21。

（3）兼職檔案員業(yè)務(wù)熟練度、配合度欠缺。兼職檔案員負(fù)責(zé)所屬部門電子文件、紙質(zhì)文件的歸檔任務(wù)、工作內(nèi)容包含檢測文件的歸檔范圍、填寫文件歸檔表及移交目錄、調(diào)整文件順序等，專業(yè)度要求高，有周期性與時效性。值得一提的是，兼職檔案員對本部門檔案的收歸范圍有直接決定作用。

由表1所示，西藏民大校內(nèi)兼職檔案員共計37人，其中行政人員占比高，行政職務(wù)從科員到科級不等，學(xué)歷較高，多數(shù)沒有教師與專技身份。兼職檔案員被動接受部門歸檔任務(wù)者居多，態(tài)度消極，普遍認(rèn)為立卷歸檔工作本不屬于他們的工作范圍，接受任務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)派遣、工作調(diào)整所致。部分兼職檔案員對歸檔業(yè)務(wù)不熟悉，劃定不清歸檔范圍，實(shí)體分類號、文件頁數(shù)、文號圖號填寫規(guī)范拿捏不準(zhǔn)。多數(shù)兼職檔案員拖延既定檔案歸檔時間，出現(xiàn)“過了檔案管理中心最后要求歸檔期限才移交檔案”、“電子文件實(shí)時歸檔演變?yōu)槠谀┶s工批量完成”等行為。

表1 西藏民族大學(xué)兼職檔案員情況統(tǒng)計

（4）檔案工作人員多數(shù)專業(yè)不對口。

由表2所示，西藏民大校內(nèi)檔案工作人員共計6人，年齡分布于30—40歲之間；高級職稱2人，中級職稱4人；檔案專業(yè)1人、歷史專業(yè)1人、其他專業(yè)4人，學(xué)歷基本為碩士研究生，參與檔案工作大都5年以上，專業(yè)教育職業(yè)對口情況僅占比33.3%。

表2 西藏民族大學(xué)檔案管理中心工作人員學(xué)歷、年齡構(gòu)成

檔案工作是理論與實(shí)踐相結(jié)合的勞動。在多數(shù)檔案人員所受專業(yè)教育與檔案理論無關(guān)聯(lián)工作的現(xiàn)狀下，專業(yè)差距使工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案理論、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，往前推動檔案業(yè)務(wù)工作。工作人員職稱評審與業(yè)務(wù)工作表現(xiàn)、科研成果發(fā)表緊密相連，非檔案、歷史教育背景職工的科研成果一般為與工作相關(guān)的實(shí)踐研究，他們需花費(fèi)業(yè)余時間學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論，改造自身知識結(jié)構(gòu)以提高科研能力，在女同志居多的人員配備下，其家庭生活與業(yè)務(wù)提升難以權(quán)衡。

（5）紙質(zhì)檔案保管環(huán)境需優(yōu)化。檔案保管指維護(hù)檔案的完整與安全的活動[13]。紙質(zhì)保存為西藏高校檔案主要保管形式，檔案實(shí)體生命周期與保管環(huán)境關(guān)聯(lián)密切。西藏民大紙質(zhì)檔案庫房保管環(huán)境未做到“十防”中的“防塵”，庫房處于一樓，接近地表，灰塵揚(yáng)起覆蓋檔案盒與密集架，雖已購置吸塵器，但也只能吸走檔案盒表面灰塵，密集架與檔案盒連接處的灰塵無法吸掉，檔案盒側(cè)下端容易被灰塵污染。冬季氣候寒冷干燥，庫房內(nèi)配備有溫濕度儀對館藏環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，但針對溫度低濕度小造成的保管環(huán)境惡化，檔案庫房管理員只是記錄而未采取任何防治措施?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第二十一條規(guī)定：高校檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失[14]。校內(nèi)檔案工作者接受的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容大多是檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流，并未接受過檔案保護(hù)、復(fù)制、修裱技術(shù)類似專業(yè)培訓(xùn)，也不知如何開展紙質(zhì)檔案修裱、恢復(fù)工作。

（6）民族特色檔案編研成果少。檔案編研是檔案工作開展良好的管理機(jī)構(gòu)對檔案信息與價值發(fā)生研究、發(fā)掘與編纂等科學(xué)行為，進(jìn)而形成不同形式具有教育科研功用的檔案成果，是提升館藏檔案文化建設(shè)屬性的主要方法[15]128。就現(xiàn)狀而言，西藏民大檔案工作機(jī)構(gòu)對民族特色檔案館藏資源的收集渠道有限，每年例行歸檔的紙質(zhì)、電子文書檔案成為民族特色檔案收集的主要來源，總體數(shù)量占庫存檔案比例小，呈現(xiàn)形式以公文材料居多，僅可從聲像、歷史文書等檔案目錄查詢。民族特色檔案編研成果少，編研活動主要針對“民族團(tuán)結(jié)教育月”“6·9國際檔案宣傳日”進(jìn)行，在開展日常工作的其余時段，未自發(fā)開展大型、系統(tǒng)、專題的民族特色檔案編研工作。

二、改進(jìn)建議

對西藏民大檔案工作現(xiàn)狀、問題的描述可作為西藏高校檔案工作改革發(fā)展分析的主要研究方面，西藏高校檔案工作改進(jìn)要從大方面小細(xì)節(jié)來入手解決。

1.獲取校領(lǐng)導(dǎo)重視，降低檔案工作開展難度。西藏各高校普遍重視檔案工作，實(shí)行校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作制度，宏觀上檔案工作提升至學(xué)校管理發(fā)展規(guī)劃層面；微觀上檔案工作思路清晰前景廣闊，開展難度降低。但檔案工作機(jī)構(gòu)作為科級建制單位，與分管校領(lǐng)導(dǎo)的直接聯(lián)系頻率不會太高，在此基礎(chǔ)上要爭取分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作更大力度的支持與重視。工作人員一則應(yīng)主動向校領(lǐng)導(dǎo)匯報近期檔案工作要點(diǎn)，讓分管校領(lǐng)導(dǎo)知道檔案工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和以后發(fā)展的方向；二則發(fā)揮檔案工作機(jī)構(gòu)的宣傳職能作用，以學(xué)校重大節(jié)日、校慶、評估為契機(jī)，開展檔案編研活動，作出宣傳響應(yīng)；三則做好檔案日常工作，收獲校內(nèi)外良好口碑，鞏固校領(lǐng)導(dǎo)重視態(tài)度。

2.構(gòu)建檔案工作制度執(zhí)行體系。西藏高校檔案工作起步晚、發(fā)展較緩，與內(nèi)地知名高校有一定差距，檔案工作隊(duì)伍要“提高認(rèn)識，強(qiáng)化制度”，重構(gòu)適用于地區(qū)高校的制度執(zhí)行體系。（1）建立制度。去掉繁文縟節(jié)，以《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案法》《干部檔案工作條例》《西藏實(shí)施〈檔案法〉辦法》《中共西藏自治區(qū)委員會辦公廳和西藏自治區(qū)人民政府辦公廳〈關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見〉》（藏黨辦發(fā)〔2014〕61號）等權(quán)威檔案工作方針政策為標(biāo)準(zhǔn)制定檔案工作開展規(guī)章制度，并根據(jù)校內(nèi)檔案工作發(fā)展情況適時修改《工作職責(zé)》《查借閱制度》等條例內(nèi)容。（2）規(guī)范履行。檔案工作在學(xué)校檔案工作小組、主管單位的領(lǐng)導(dǎo)下開展，按照既定檔案工作規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理檔案加工、利用、保管、編研等工作流程，如履行利用手續(xù)才能借閱檔案、檔案加工遵循校內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)并形成固定加工模式以此延續(xù)執(zhí)行等。（3）擴(kuò)大宣傳。檔案工作機(jī)構(gòu)運(yùn)用專屬網(wǎng)站、微博等發(fā)布檔案工作法律法規(guī)，開展檔案知識講座，督促利用者規(guī)范化履行檔案利用手續(xù)。

3.加大兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)力度。西藏部分高校檔案工作機(jī)構(gòu)已于2015年始對校內(nèi)兼職檔案員進(jìn)行每年度一次的培訓(xùn)，將后期電子政務(wù)檔案歸檔環(huán)境變化導(dǎo)致歸檔方式改變也納入培訓(xùn)內(nèi)容之中。針對辦公過程、校內(nèi)環(huán)境導(dǎo)致的歸檔問題，檔案工作機(jī)構(gòu)有責(zé)任組織建設(shè)兼職檔案員隊(duì)伍，提高兼職檔案員歸口檔案工作積極性。首先，根據(jù)檔案歸檔工作的階段性與周期性，動態(tài)調(diào)整兼職檔案員歸檔時段的部門工作任務(wù)，減輕兼職檔案員工作壓力；其次，檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)該視歸檔工作中出現(xiàn)的問題，針對性提高兼職檔案員歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，制作歸檔業(yè)務(wù)PPT課件、歸檔業(yè)務(wù)章程，讓兼職檔案員相互傳閱學(xué)習(xí)；再次，建立兼職檔案員激勵機(jī)制，在年終工作考核中視兼職檔案員的歸檔工作完成效果給予適當(dāng)獎勵，根據(jù)學(xué)校師資匹配情況考慮其通過“兼職檔案員”身份參與專技職稱評審，優(yōu)化工作待遇；最后，開展兼職檔案員業(yè)務(wù)交流活動，交流內(nèi)容可以包括檔案收歸范圍審定、目錄錄入疑難點(diǎn)、檔案整理方法等，避免歸檔過程中出現(xiàn)的諸多誤區(qū)，提高歸檔工作效率。

4.多方面提高檔案工作人員業(yè)務(wù)能力。檔案工作人員要戒除過往服務(wù)行為弊端，熱情服務(wù)利用主體，快速對主體需求作出判斷，提升服務(wù)效能；主動指導(dǎo)兼職檔案員開展收集歸檔工作，拓寬服務(wù)領(lǐng)域；業(yè)務(wù)工作中注重對歷史文獻(xiàn)編研、檔案修裱、庫房管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、書籍等加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)以適應(yīng)變化發(fā)展的檔案工作需要；積極與校內(nèi)宣傳部、網(wǎng)絡(luò)中心、新聞傳播學(xué)院等二級部門溝通合作，獲取先進(jìn)技術(shù)支持，弱化知識結(jié)構(gòu)單一帶來的負(fù)面工作影響；樹立積極的科研意識，總結(jié)檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；構(gòu)建良好隊(duì)伍形象，對內(nèi)塑造和諧互助、齊頭并進(jìn)的工作氛圍，對外形成業(yè)務(wù)素養(yǎng)好、品德素質(zhì)高的工作印象。同時，檔案工作管理層需強(qiáng)化行政職能，針對工作人員的自身特點(diǎn)采取“請進(jìn)來”“走出去”的辦法，多渠道、多方式培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才。

5.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像數(shù)字化工作使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地被提供利用[16]，可改善檔案工作“重保管，輕利用”的傳統(tǒng)觀念，減少檔案實(shí)體直接利用頻率，優(yōu)化紙質(zhì)檔案保管環(huán)境。國內(nèi)高校檔案工作大環(huán)境中檔案數(shù)字化已成為主流工作趨勢，截至2019年1月，西藏民大校址所在地陜西省內(nèi)部屬高校西安電子科技大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、西安交通大學(xué)、陜西師范大學(xué)、長安大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)均完成了“存儲數(shù)據(jù)化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的檔案數(shù)字化工作，運(yùn)用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)存儲管理數(shù)字化數(shù)據(jù)[17]63。西藏高校除西藏民族大學(xué)全部完成文書、聲像、藏學(xué)文檔檔案數(shù)字化，西藏大學(xué)完成部分紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化，其余高校還未開展檔案數(shù)字化工作。西藏高校應(yīng)從檔案實(shí)體保管利用、國內(nèi)高校檔案工作大環(huán)境及發(fā)展方向等方面認(rèn)識到檔案數(shù)字化帶給工作的便捷，研讀自治區(qū)檔案建設(shè)相關(guān)政策，爭取經(jīng)費(fèi)，盡早完成校內(nèi)各類檔案數(shù)字化工作。

三、發(fā)展方向

1.由校內(nèi)檔案服務(wù)利用轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣_放共享”服務(wù)利用。2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出：“建立開放檔案信息資源社會化共享服務(wù)平臺，制定檔案數(shù)據(jù)開放計劃?！盵18]14檔案資源“社會開放共享”服務(wù)以檔案數(shù)字化建設(shè)趨于成熟為基礎(chǔ)，從本質(zhì)上來看是數(shù)字信息資源面向社會的開放共享。西藏高校檔案工作機(jī)構(gòu)集綜合性與專門性于一身，檔案資源在學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理等工作實(shí)踐中形成，校外利用主體占據(jù)一定比重，社會效益明顯，檔案利用服務(wù)“社會共享”轉(zhuǎn)變可期。檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)聯(lián)合學(xué)校校史館、博物館、圖書館，斟酌資源信息可開放范圍，橫向統(tǒng)籌優(yōu)化配置館藏資源；加強(qiáng)校際聯(lián)系，縱向整合高校資源，采用網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源整體共享，并面向自治區(qū)內(nèi)外社會公眾開放利用。屆時西藏高校檔案資源“社會開放共享”不僅是提高公眾素質(zhì)的主要渠道，也是促進(jìn)民族團(tuán)結(jié)、社會穩(wěn)定和諧的有效舉措。

2.結(jié)合技術(shù)與需求，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的最大功用。在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案更大效率的利用價值，是西藏高校檔案工作發(fā)展方向之一。檔案工作機(jī)構(gòu)根據(jù)校內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)，購置先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，聯(lián)合校內(nèi)信息技術(shù)部門，充分挖掘其技術(shù)功用，研發(fā)出檔案數(shù)字化后續(xù)建設(shè)維護(hù)的管理存儲平臺；在檔案數(shù)字化服務(wù)需求下，衡量數(shù)字化處理費(fèi)用與開發(fā)利用價值，實(shí)現(xiàn)電子檔案內(nèi)容在檔案管理平臺的全文信息提取，并授權(quán)開放校內(nèi)其他部門查詢利用；與教務(wù)部門相溝通，實(shí)現(xiàn)學(xué)生在校成績翻譯自動化，提高教學(xué)檔案利用效率[19]173。

3.拓寬重點(diǎn)檔案編研、保護(hù)范圍。自2009年以來，自治區(qū)檔案局不斷填補(bǔ)古藏文歷史檔案、百歲老人檔案、名人檔案、俊巴村漁文化檔案、“尼木三絕”檔案（藏紙、藏香、雕刻）、西藏古老籌算文化檔案等檔案資源空白。西藏高校依托校內(nèi)專家人才及較為完整的檔案資源優(yōu)勢，能將重點(diǎn)檔案編研、保護(hù)系列工作做出亮點(diǎn)，為檔案文化傳承拓寬渠道。檔案工作機(jī)構(gòu)根據(jù)工作實(shí)際，制定檔案建設(shè)、保護(hù)計劃，將知名人物、重要專家來校參觀考察座談相關(guān)影像材料作為特色檔案的主要來源，加強(qiáng)編研工作，為中央援藏、民族團(tuán)結(jié)重要政策提供實(shí)例，增強(qiáng)檔案工作機(jī)構(gòu)愛國主義文化教育屬性；依照主題集中編研學(xué)校學(xué)科建設(shè)、教育改革檔案材料，定性劃分材料內(nèi)容，突出民族高校教育教學(xué)特色，為學(xué)校管理層決策提供參照；改良校內(nèi)歷史悠久實(shí)物檔案、特色建筑文書檔案保存環(huán)境，如印章、建筑圖紙的保管環(huán)境，學(xué)習(xí)研究木質(zhì)、特殊紙質(zhì)檔案保護(hù)方式，延長特色檔案發(fā)揮價值的生命周期。

綜上所述，西藏高校檔案工作尚處于發(fā)展階段，存在的問題與改進(jìn)建議是根據(jù)工作現(xiàn)狀提出的。西藏高校檔案工作需要借鑒國內(nèi)知名高校檔案工作經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)踐行檔案工作改進(jìn)建議，明確發(fā)展方向，將理論學(xué)習(xí)與工作實(shí)踐相聯(lián)系，逐步實(shí)現(xiàn)西藏高校檔案工作現(xiàn)代化和持續(xù)健康發(fā)展。