高校科研檔案的管理與服務(wù)探究

楊棉月

國家檔案局、科技部在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（1987年）的基礎(chǔ)上，對科研檔案的主體責(zé)任、歸檔范圍、開發(fā)利用等方面進(jìn)行了較大的修改和完善，以國家檔案局、科技部令第15號發(fā)布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《管理規(guī)定》），并于2020年11月1日起施行?！豆芾硪?guī)定》的修訂加強(qiáng)了科研檔案的科學(xué)管理，確保科研檔案的完整、安全和有效利用。本文基于新修訂的《管理規(guī)定》中關(guān)于科研檔案基本含義、主體責(zé)任、歸檔范圍等修訂條款，結(jié)合當(dāng)前高?？蒲袡n案管理工作實(shí)際，就相關(guān)問題進(jìn)行深入研究。

一、高?？蒲袡n案的有效管理

1.完善科研檔案內(nèi)涵延展

對科研檔案內(nèi)涵的補(bǔ)充與完善是適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。新修訂的《管理規(guī)定》對科研檔案作出如下定義：“科研檔案是科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績效評價(jià)、成果管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物?！盵1]在這里，《管理規(guī)定》明確了科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到研究再到結(jié)項(xiàng)等具體過程中形成的檔案材料，而不是籠統(tǒng)地描述為“科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)過程中形成”的文件材料?！豆芾硪?guī)定》將科研項(xiàng)目過程中形成的材料內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化，對高校檔案管理部門以及科研管理部門收集整理科研檔案具有指導(dǎo)性意義。

此外，《管理規(guī)定》中新增了“數(shù)據(jù)”“標(biāo)本、樣本等實(shí)物”檔案。隨著我國科技創(chuàng)新不斷加速、技術(shù)手段不斷更新，檔案對象的載體也隨之發(fā)生了變化，原有的紙質(zhì)文件、音頻視頻等檔案材料已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前高?？蒲泄ぷ鞯男枰?，適時(shí)地增加檔案載體內(nèi)容是非常有必要的。如國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目的部分項(xiàng)目成果是研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等實(shí)物。各類科研項(xiàng)目業(yè)務(wù)系統(tǒng)的使用，如全國哲學(xué)社會(huì)科學(xué)工作辦公室使用“社科基金科研創(chuàng)新服務(wù)管理平臺(tái)”，該管理平臺(tái)對項(xiàng)目的查詢、申報(bào)、評審、管理以及經(jīng)費(fèi)管理等內(nèi)容進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。這些網(wǎng)絡(luò)化的操作平臺(tái)帶來了大量的檔案數(shù)據(jù)，也為今后科研檔案信息化工作夯實(shí)了基礎(chǔ)。因此，科研項(xiàng)目產(chǎn)生的實(shí)物、數(shù)據(jù)成為了高?？蒲袡n案的重要組成部分。

2.落實(shí)科研檔案管理責(zé)任

高?？蒲许?xiàng)目種類繁多，各類科研機(jī)構(gòu)、研究中心都有不同的橫向、縱向課題項(xiàng)目。如，教務(wù)處負(fù)責(zé)教育教學(xué)研究立項(xiàng)與管理，研究生處負(fù)責(zé)研究生創(chuàng)新基金項(xiàng)目，自然科學(xué)研究平臺(tái)、人文社科研究中心有國家級、省級、校級各個(gè)層面的科研項(xiàng)目，還有行政、教輔部門的上級主管部門（機(jī)構(gòu)）設(shè)立的科研項(xiàng)目。多種項(xiàng)目、多口管理，導(dǎo)致高?？蒲许?xiàng)目歸檔不完善、不齊全。因此，《管理規(guī)定》明確了“科研項(xiàng)目管理單位和科研項(xiàng)目承擔(dān)單位、參加單位、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等的檔案管理責(zé)任?！盵2]就高校而言，高校科研檔案的管理責(zé)任不僅僅是高校的科學(xué)技術(shù)處或社會(huì)科學(xué)處，還有與科研項(xiàng)目相關(guān)的學(xué)院、行政部門、教輔部門、研究中心等承擔(dān)單位或參加單位。高?？蒲许?xiàng)目的負(fù)責(zé)人或科研項(xiàng)目承擔(dān)單位負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作。如果是兩所以上高校或者與其他單位合作研究的項(xiàng)目，領(lǐng)頭承擔(dān)單位或者排名第一的承擔(dān)單位負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并對其他科研項(xiàng)目參加單位提出科研檔案管理要求，明確科研檔案的歸屬問題?？蒲许?xiàng)目負(fù)責(zé)人要保證科研檔案材料，尤其是樣機(jī)、標(biāo)本等實(shí)物齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔?？蒲许?xiàng)目管理部門在項(xiàng)目申請結(jié)項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意結(jié)項(xiàng)材料與檔案材料之間的聯(lián)系，預(yù)留一份完整的項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)材料作為今后的歸檔材料，如果科研項(xiàng)目的檔案材料不齊全不規(guī)范可以考慮不予結(jié)項(xiàng)或者延期結(jié)項(xiàng)。

高校應(yīng)當(dāng)遵循國家相關(guān)要求對科研檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。由于部分高校存在科研檔案歸檔意識(shí)薄弱的現(xiàn)象，[3]高校應(yīng)當(dāng)指定科研管理部門的負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并配備1-2名基層檔案員做好科研檔案材料的積累、組卷、移交工作。有條件的高?？梢园才艑W(xué)生科研助理協(xié)助獲批項(xiàng)目的教師進(jìn)行科研檔案整理立卷工作。如果是學(xué)生獲批的科研項(xiàng)目由項(xiàng)目立項(xiàng)部門，如教務(wù)處、研究生處、相關(guān)學(xué)院對學(xué)生科研項(xiàng)目檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，并按規(guī)定移交高校檔案管理部門。

3.細(xì)化科研檔案歸檔內(nèi)容

高校科研檔案歸檔的主要內(nèi)容涵蓋了綜合管理、立項(xiàng)論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面（如表一）。歸檔的科研文件材料、電子文件及實(shí)物等，必須遵循科研項(xiàng)目的自然形成規(guī)律，保持文件材料、電子文件及實(shí)物之間的有機(jī)聯(lián)系，且兼顧不同學(xué)科和專業(yè)的不同特點(diǎn)和成套性。其中，科研項(xiàng)目計(jì)劃管理單位及項(xiàng)目綜合管理形成的檔案可按照文書檔案管理。[4]符合條件的高校，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。[5] 有條件的高校，也可以將未申報(bào)成功的科研項(xiàng)目納入科研檔案的歸檔范圍，以期為高校科研申報(bào)工作提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

4.明確科研檔案歸檔時(shí)間

科研項(xiàng)目在驗(yàn)收結(jié)題后應(yīng)按照要求及時(shí)歸檔，若遇到科研項(xiàng)目中止的情況也應(yīng)履行審查手續(xù)及時(shí)歸檔?？蒲谐晒悪n案在驗(yàn)收鑒定后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)配合高?？蒲泄芾聿块T和檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)科研檔案的立卷歸檔工作;暫不申報(bào)或中斷、停止的科研項(xiàng)目，在科研項(xiàng)目結(jié)束或中斷、停止后兩個(gè)月內(nèi)歸檔;管理性科研文件材料檔案可在次年6月底以前以文書檔案的形式由高?？蒲泄芾聿块T歸檔;其它類科研檔案由科研項(xiàng)目承擔(dān)單位負(fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)統(tǒng)一歸檔。

二、高?？蒲袡n案的創(chuàng)新服務(wù)

1.科學(xué)的管理方式，有利于高?？蒲袡n案的提供利用

高校檔案管理部門負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本校的科研檔案，對本?？蒲形募牧霞皩?shí)物的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、立卷、歸檔等工作。科學(xué)有效的科研檔案管理方式，不僅體現(xiàn)在科研檔案的收集整理過程中，還體現(xiàn)在科研檔案的查閱利用方面。高校檔案管理部門加強(qiáng)高?？蒲袡n案的頂層設(shè)計(jì)，建立健全科研檔案的管理制度，確保科研檔案收集的齊全完整，整理的規(guī)范有序，保管的安全可靠，利用的快捷方便，開發(fā)的實(shí)用有效。高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重科研檔案的管理對象、關(guān)注領(lǐng)域以及技術(shù)應(yīng)用三個(gè)方面（如圖一）。

高校科研檔案的管理對象主要是檔案實(shí)體管理的空間以及檔案材料完整性的控制。科研檔案的實(shí)體除了紙質(zhì)的檔案材料以外，還有項(xiàng)目研究過程中產(chǎn)生的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等實(shí)物。這些實(shí)物不僅對高校檔案實(shí)體管理空間提出新要求，還對科研檔案的管理模式提出新問題。在確?？蒲袡n案齊全完整的基礎(chǔ)上，高校檔案管理部門還要運(yùn)用新技術(shù)、新手段對科研檔案進(jìn)行規(guī)范管理，對涉及國家秘密的科研檔案應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。高校檔案管理部門對項(xiàng)目研究過程中形成的實(shí)物檔案應(yīng)設(shè)置特殊載體庫房專門保管并與科研檔案保持有機(jī)聯(lián)系。

高?？蒲袡n案的關(guān)注領(lǐng)域是科研項(xiàng)目和科學(xué)數(shù)據(jù)。科研檔案來源于科研項(xiàng)目，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)清楚各類科研項(xiàng)目的管理部門，掌握各類科研項(xiàng)目立項(xiàng)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)并監(jiān)督有關(guān)部門及時(shí)歸檔?！豆芾硪?guī)定》提到的科學(xué)數(shù)據(jù)是指“在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中取得并用于科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)?！?[6]科學(xué)數(shù)據(jù)的提出是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的趨勢，也是適應(yīng)目前電子文件的普遍使用。高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)考慮科研項(xiàng)目研究過程中原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)的歸檔、利用問題，保證科研項(xiàng)目的科學(xué)數(shù)據(jù)得到妥善保管和有效利用。

高校科研檔案的技術(shù)應(yīng)用是大數(shù)據(jù)能力和決策分析能力，最大程度地滿足利用者對館藏科研檔案資源的服務(wù)需求。在高?？蒲袡n案從數(shù)字化走向數(shù)據(jù)化、語義化后，高校檔案管理系統(tǒng)要具備大數(shù)據(jù)能力，高校檔案工作人員要具備使用管理系統(tǒng)做出決策分析的能力，確保高?？蒲袡n案數(shù)字資源能夠轉(zhuǎn)化為知識(shí)信息。

2.資源的深度開發(fā)，有助于高?？蒲袡n案的共享利用

高校檔案管理部門要提高科研檔案共享利用服務(wù)的意識(shí)，為提高高校教學(xué)、科研水平，提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。[7]高校檔案管理人員在熟悉科研檔案館藏資源的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)科研檔案編研意識(shí)，根據(jù)高?？蒲泄ぷ骱凸芾砉ぷ餍枰?，跨學(xué)科、跨部門地開展高?？蒲袡n案深度開發(fā)、二次編研等工作，從意識(shí)層面提高高?？蒲袡n案的共享利用。

高校科研檔案管理的核心功能在于從館藏科研檔案中開發(fā)出有效信息資源并提供利用。[8]高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)遵循這一核心功能，建立健全非涉密科研檔案的開放利用機(jī)制，促進(jìn)高校科研檔案信息共享，加強(qiáng)高?？蒲袡n案資源深度開發(fā)。 [9]高校檔案管理部門根據(jù)《管理規(guī)定》，對本校配套的科研檔案制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行廢、改、立工作，及時(shí)修訂并完善高?？蒲袡n案開放利用流程，從制度層面落實(shí)高校科研檔案的共享利用。

隨著高校網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的普遍使用，高校檔案管理部門和科研管理部門應(yīng)當(dāng)考慮科研檔案管理需要，在開發(fā)使用管理系統(tǒng)時(shí)設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用、安全。[10]以國家社科基金為例，從項(xiàng)目的申報(bào)到項(xiàng)目的中期檢查再到項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)均是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化管理，項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)變更也是通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)來完成。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)將項(xiàng)目申請書、中期成果、結(jié)項(xiàng)材料等電子文件上傳，這一系列的電子文件就需要科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)與科研檔案管理系統(tǒng)對接。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)管理，可以確保高?？蒲袡n案信息資源的完整性和系統(tǒng)性，從技術(shù)層面落實(shí)高?？蒲袡n案的共享利用。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：貴州師范大學(xué)檔案館