事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施分析

陳大為

摘要：很多事業(yè)單位在重視檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，形成了一系列的有效探索。然而，他們?cè)诓粩嗦鋵?shí)優(yōu)化這一管理工作時(shí)仍然存在不同程度的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，這就需要相關(guān)事業(yè)單位管理層結(jié)合自身實(shí)際情況不斷剖析現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，優(yōu)化能夠解決問(wèn)題的有效對(duì)策，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的成效展現(xiàn)形成應(yīng)有的對(duì)策思考，也逐步凸顯事業(yè)單位檔案管理社會(huì)價(jià)值?；诖?，本文在這樣的研究背景下，積極圍繞事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策提出自己的見(jiàn)解，并逐步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作成效，達(dá)到剖析現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的研究效果。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

引言

事業(yè)單位檔案管理工作本身具有較高的服務(wù)性，但由于長(zhǎng)期缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)性不強(qiáng)，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，進(jìn)而使得事業(yè)單位管理活動(dòng)存在相當(dāng)多的不足。事業(yè)單位檔案管理不同于其他檔案管理，其中的檔案資料非常完善，保存了以往所有活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)、照片以及影像等，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供參考和借鑒意義。在新時(shí)期的發(fā)展中，事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身檔案管理工作中的不足之處，逐步優(yōu)化檔案管理流程，積極采用全新的檔案管理方式，綜合促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化與科學(xué)化的方向發(fā)展。

1、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案管理人員素質(zhì)不高

由于受到傳統(tǒng)思想以及客觀歷史因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理在工作中存在著較多的不足，并影響檔案管理的質(zhì)量。首先，事業(yè)單位檔案管理中的人員素質(zhì)普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作質(zhì)量得不到有效提升。事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。該項(xiàng)工作一般都是由年紀(jì)較大或者專業(yè)水平不高的人員擔(dān)任，不僅業(yè)務(wù)能力低下，學(xué)習(xí)能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓(xùn)制度。關(guān)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，大多是流于形式，培訓(xùn)作用得不到有效發(fā)揮，人員素質(zhì)無(wú)法提升。第三，人才引進(jìn)制度不夠完善，人才引進(jìn)數(shù)量和質(zhì)量無(wú)法滿足檔案管理發(fā)展的需求。

1.2信息化程度不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，加強(qiáng)信息技術(shù)在事業(yè)單位工作中的應(yīng)用是必然的發(fā)展趨勢(shì)。但是部分事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作中，缺乏對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度不足，不利于提高檔案的管理效率和利用效率。在借助信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，部分單位只是進(jìn)行部分文件的傳輸，在提取檔案信息時(shí)依舊采用紙質(zhì)版的資料，導(dǎo)致許多檔案資料未形成電子資料，不利于促進(jìn)檔案的信息化發(fā)展，也不利于提高檔案利用效率。

1.3管理制度過(guò)于混亂，缺乏統(tǒng)一規(guī)范

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，管理制度建設(shè)非常重要，不僅能夠?yàn)槿粘n案管理工作形成必要的制度支持，還能夠確保檔案管理人員的工作開(kāi)展處于統(tǒng)一而規(guī)范的狀態(tài)。但是現(xiàn)今的多數(shù)事業(yè)單位均未建立完善的檔案管理制度，這導(dǎo)致檔案管理過(guò)于混亂，缺乏統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)。一方面，許多檔案管理人員對(duì)檔案管理缺乏全面性的認(rèn)識(shí)，僅僅認(rèn)為檔案管理就是將基礎(chǔ)的信息進(jìn)行整理與歸檔，并沒(méi)有涉及到其他的檔案管理內(nèi)容。另一方面，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)沒(méi)有形成統(tǒng)一的檔案管理制度，雖然內(nèi)部的機(jī)制非常多，但沒(méi)有進(jìn)行精簡(jiǎn)，使得檔案管理人員都會(huì)以個(gè)人意識(shí)為主導(dǎo)思想展開(kāi)檔案管理。在這樣的管理機(jī)制下，很容易出現(xiàn)文件缺失或者隨意僭越的狀況，嚴(yán)重降低了檔案管理的安全性，也使得檔案資料的價(jià)值有所下降。

2、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

2.1優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在新時(shí)期的事業(yè)單位基礎(chǔ)建設(shè)當(dāng)中，檔案室屬于一個(gè)非常重要的組成部分，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)努力加大資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案管理流程。隨著檔案管理工作內(nèi)容的不斷增加，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)為檔案管理部門(mén)提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備，確保所有的工作內(nèi)容都能夠有相應(yīng)的設(shè)備支持。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源在保存的過(guò)程中很容易出現(xiàn)損壞狀況，因而在新時(shí)期的檔案管理工作中，還需要盡可能完善通風(fēng)防火與防潮等方面的設(shè)施建設(shè)，避免再度出現(xiàn)文件損壞的狀況。

2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)

由于檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生直接影響，因而提高檔案管理人員素質(zhì)便顯得尤為重要。事業(yè)單位在新時(shí)期的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家開(kāi)辦檔案管理講座，為檔案管理人員提供先進(jìn)的管理理念和方法，促進(jìn)其不斷提高檔案管理能力。同時(shí)，還應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是信息技術(shù)實(shí)踐能力較強(qiáng)的復(fù)合型人才。通過(guò)對(duì)這些管理人才的合理引進(jìn)，能夠迅速?gòu)浹a(bǔ)檔案管理的不足之處，持續(xù)提高檔案管理水平。

2.3推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

為了迎合新時(shí)期的檔案管理需求，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建立全新的檔案管理信息化評(píng)價(jià)，并加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他辦公系統(tǒng)之間的聯(lián)系，形成健全的信息互動(dòng)功能。檔案管理部門(mén)也需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，使檔案管理與儲(chǔ)存變得更加簡(jiǎn)單迅速，能夠在管理的同時(shí)挖掘檔案資源的潛在價(jià)值。在完成管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)后，檔案管理部門(mén)還應(yīng)優(yōu)化檔案管理的安全工作，做好相關(guān)的防范措施，避免出現(xiàn)檔案信息泄露等問(wèn)題。

2.4強(qiáng)化協(xié)調(diào)工作水平。在市場(chǎng)發(fā)展背景之下，

事業(yè)單位檔案管理工作可以借助計(jì)算機(jī)方式實(shí)現(xiàn)對(duì)文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲(chǔ)存，并借助計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)的支持實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效率傳輸與共享，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。對(duì)于管理人員而言，需要進(jìn)一步提升信息的更新重視度，同時(shí)需要注重科室之間的相互協(xié)調(diào)工作，掌握管理領(lǐng)域和計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)前瞻性技術(shù)，及時(shí)更新事業(yè)單位檔案管理工作整體水平，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，為后續(xù)管控措施的落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長(zhǎng)期的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，云計(jì)算、云儲(chǔ)存等新興服務(wù)模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應(yīng)用越發(fā)普及。檔案管理工作必然需要不斷創(chuàng)新，同時(shí)在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢(shì)環(huán)境下，需要持續(xù)創(chuàng)新與完善檔案管理的工作理念，持續(xù)探索并在以往檔案管理模式之下進(jìn)行改革，從而推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭梅.數(shù)字化背景下的街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作的研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外.2020（25）.

[2]謝宇燕.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革思路探討[J].城建檔案.2020（06）.