關(guān)于高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)的探討

羅彬彬

摘要：在高校規(guī)模不斷壯大的新時(shí)期，日常財(cái)務(wù)管理工作的內(nèi)容逐漸增多，工作范圍、難度都在加大，使得大學(xué)需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控體系的建設(shè)工作，提高管理質(zhì)量和效果?；诖耍疚奶接戧P(guān)于高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度的建設(shè)。首先簡要介紹了高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)涵，其次分析高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并以此提出加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度的三條措施。

關(guān)鍵詞：高校;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案;檔案管理;內(nèi)控制度;建設(shè)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案作為高校檔案信息的重要組成部分，主要記錄了高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)政狀況以及辦學(xué)規(guī)模等。在當(dāng)前招生規(guī)模不斷擴(kuò)大的時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容和方式發(fā)生了重大變化。要充分利用學(xué)校對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)控管理，就要正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理的不足，為了保證學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的有序、扎實(shí)發(fā)展，采取有效的行動(dòng)措施。

一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵

會(huì)計(jì)檔案是指反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的關(guān)鍵歷史數(shù)據(jù)，其內(nèi)容包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)檔案等內(nèi)容。高校會(huì)計(jì)檔案管理是教職工保持會(huì)計(jì)憑證和數(shù)據(jù)信息的完整、清晰，反映了高校的實(shí)際業(yè)務(wù)往來活動(dòng)，充分展現(xiàn)了高校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r。但是，我國高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理還存在很多問題，接下來本文會(huì)對(duì)其一一進(jìn)行分析。

二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1、內(nèi)控制度不健全

如今，許多大學(xué)都建設(shè)有內(nèi)控體系，但其大多數(shù)都并不符合實(shí)際要求。有些制度體系僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)的指令，或是不切實(shí)際的表面工程。這些制度成了真正的“紙面條款”，既沒有可操作性，也不會(huì)真正起到作用。內(nèi)控制度未能對(duì)高校財(cái)務(wù)起到自我規(guī)范、自我約束的作用，信息泄露、貪污腐敗的現(xiàn)象仍然較多。

2、管理員工業(yè)務(wù)能力低下

許多高校沒有專門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)員，僅僅是讓會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)人員兼職管理。這些“門外漢”沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)業(yè)務(wù)范圍、管理職責(zé)都沒有特別的了解，對(duì)檔案的管理不達(dá)標(biāo)，使得檔案的安全性和完整性得不到保證。此外，部分高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的日常工作量巨大，一些重要的檔案往往無法按時(shí)提交;部分管理人員職業(yè)道德低下，與貪污腐敗勾結(jié)，作出違法犯罪行為，使得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息丟失、失真等。

3、管理不規(guī)范

對(duì)于會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的管理，許多高校沒有成立專門管理辦公室，相關(guān)專業(yè)人員也相對(duì)短缺，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理十分散漫，檔案管理既不規(guī)范也不統(tǒng)一，管理質(zhì)量十分低劣。。

三、提高高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)水平的措施

一、建立健全內(nèi)控監(jiān)督考核機(jī)制

1）完善監(jiān)督機(jī)制

首先，內(nèi)控監(jiān)督考核機(jī)制的前提是初步建立、健全監(jiān)督管理機(jī)制，而監(jiān)督管理機(jī)制是否合規(guī)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是是否包含內(nèi)控的所有環(huán)節(jié)，以及是否能形成完整的證據(jù)鏈，對(duì)所有違規(guī)行為都記錄在案，并依次形成客觀的考核指數(shù)。其次，監(jiān)督管理機(jī)制所有的控制環(huán)節(jié)都要能在現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上開展實(shí)施監(jiān)督控制，并且執(zhí)行結(jié)果不能偏離學(xué)校的實(shí)際情況。內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制的目標(biāo)也應(yīng)與大學(xué)的總體發(fā)展目標(biāo)相一致，內(nèi)部控制機(jī)制必須作為輔助實(shí)現(xiàn)高校發(fā)展目標(biāo)的工具，只有這樣內(nèi)控制度才能實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。此外，內(nèi)控監(jiān)督考核機(jī)制要保證內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制的經(jīng)濟(jì)效益，不能在內(nèi)控監(jiān)督考核工作上花費(fèi)大量人力、物力。內(nèi)控機(jī)制要控制其支出;如果成本太高，從長遠(yuǎn)來看，這樣的監(jiān)督機(jī)制便失去了其建立的初衷，無法提高高校檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

2、建立會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度規(guī)范

為了使會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)內(nèi)控制達(dá)到相應(yīng)的效果，就要建立起內(nèi)控制度的規(guī)范體系，設(shè)置制度限制。因此，高校與其長期發(fā)展的總體目標(biāo)相結(jié)合，根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)，建立切實(shí)可行、行之有效、可行的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系。隨著高校招生規(guī)模的增加，我國大學(xué)的管理規(guī)模十分龐大，需要進(jìn)行協(xié)調(diào)的相關(guān)單位、個(gè)人的層次和規(guī)模也比較大。對(duì)此，需要根據(jù)實(shí)際的調(diào)研，用調(diào)研的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做好檔案、存票、憑證以及賬本、賬單的分類和匯總，建立內(nèi)控系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)庫。為方便研究和管理，可以借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，編寫操作平臺(tái)、建立檔案數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)字化的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系，不僅能使內(nèi)控體系更高效地運(yùn)行，簡化內(nèi)控管理工作;也能在一定程度上減小會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的工作量，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3、轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的觀念、提升其業(yè)務(wù)水平

為了落實(shí)高校內(nèi)控制度，提升會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理水平，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員必須轉(zhuǎn)變其管理理念，提升其技能水平。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的工作特點(diǎn)從對(duì)賬式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硎剑纬深愃朴谑袌鲋薪?jīng)營企業(yè)的財(cái)務(wù)管理，形成具有高校特征的利益觀念，整合大學(xué)的辦學(xué)成本以及經(jīng)營收益。

提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平有兩個(gè)方面，一是提高其會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的理論知識(shí)以及實(shí)踐水平。在實(shí)施內(nèi)控制度系統(tǒng)時(shí)，可以重組業(yè)務(wù)流程，根據(jù)每個(gè)從業(yè)人員的工作績效考核將其分配到新的流程。培訓(xùn)員工會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案內(nèi)控的理論知識(shí)和相關(guān)技能，逐步提升他們的業(yè)務(wù)水平。要特別注意的是訓(xùn)練應(yīng)試循序漸進(jìn)的，要在員工掌握難度較低的技能后，才進(jìn)行更高難度技能的培訓(xùn)。在進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)，還可以聽取業(yè)務(wù)員的建議，最大限度地發(fā)揮他們的主動(dòng)性。另一方面。提高檔案管理人員的道德水平，掌握相關(guān)法律法規(guī)，在工作中彰顯檔案管理人員的職業(yè)操守。

四、結(jié)束語

在建立高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度時(shí)，要借鑒常規(guī)檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)劃和相關(guān)制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并明確其原因，采取相應(yīng)措施，從思想理念、管理人員的素質(zhì)、制規(guī)范系以及體系結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，從而全面提升管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)高校地穩(wěn)步發(fā)展。

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