信息化條件下改進檔案管理工作的對策

摘要：基于檔案管理工作內容涉及到企業(yè)各個項目的數(shù)據(jù)信息，包括人員檔案、資產(chǎn)檔案等內容。而且，在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理工作的任務量不斷增加。為了有效提高檔案管理工作的質量和效率，減輕員工的工作壓力。各個企業(yè)都開始將傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式轉換為電子信息檔案管理模式，在這個過程中還有一些注意事項需要遵守。具體包括信息安全性、信息完整性及企業(yè)管理能力等方面的問題，需要企業(yè)引起重視。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;創(chuàng)新方法

在大數(shù)據(jù)時代背景下，想要對檔案管理工作進行優(yōu)化和創(chuàng)新，還需要結合不同企業(yè)的項目發(fā)展類型及方向進行分析和研究，以便于促進企業(yè)各項工作的可持續(xù)運行?；诖耍疚囊杂吞锲髽I(yè)的檔案管理工作為例，積極制定可行的檔案管理工作改革方案。

一、信息化條件下開展檔案管理工作的注意事項

在信息化條件下，企業(yè)在開展檔案管理工作時，還有一些注意事項需要遵守，具體包括以下幾個方面。

1、信息安全性的問題

在信息化條件下，改進檔案管理工作的基本方式主要是將紙質檔案轉換成電子檔案，從而給管理工作提供便利。而在整個工作流程中，檔案信息數(shù)據(jù)的安全性問題是影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)。因此，檔案管理工作人員目前工作的側重點就是如何通過技術手段及管理方案，全方位的保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

2、信息完整性的問題

由于現(xiàn)代信息技術在油田企業(yè)檔案管理中的不斷普及，新的油田檔案管理理論、方法和原則等不斷出現(xiàn)，提出了一些石油地質檔案基本理論從未遇到過的新問題。這就給檔案管理工作增加了一定的難度，通常情況下，企業(yè)在開展新項目時，都會對之前項目的完成情況進行總結，對相關檔案數(shù)據(jù)進行分析和研究。了解新項目開發(fā)過程中需要注意的問題，降低項目運行的安全隱患。因此，這就要求檔案管理人員能夠保障檔案信息的真實性與完整性，這樣才能充分發(fā)揮出檔案信息的實際使用價值。

3、工作基本現(xiàn)狀的分析

目前許多油田企業(yè)的檔案管理人員在日常工作過程中，由于受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，在管理工作的流程上存在一定的不足之處，沒有充分發(fā)揮出檔案信息的應用價值。這也與企業(yè)內部的人員管理工作有待進一步優(yōu)化有關，此外，油田企業(yè)沒有定期開展人員思想意識及專業(yè)能力培訓教育的工作，也制約著檔案管理工作的良好發(fā)展狀態(tài)。這些都是新時期油田企業(yè)在改進檔案管理工作時，需要解決的首要問題。

二、利用信息技術改進檔案管理工作的具體方法

1、建立信息化的工作檔案

在進行檔案管理工作的改革過程中，油田企業(yè)應當積極投入資金技術，引進計算機設備，完善基礎設施。并建設專門的電子檔案管理工作室，為管理人員開展各項工作提供便利。同時，應當從信息技術的角度構建網(wǎng)絡工作平臺，研究將紙質檔案便捷的轉換成電子檔案的方法。其次，檔案管理人員還應當依據(jù)石油檔案的處理流程，來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能的優(yōu)化設計。結合工作需要對檔案信息進行科學的分類，給檔案的存儲及取用等工作提供便利，有效提高檔案管理工作的效率。這還需要油田企業(yè)在發(fā)展過程中，為內部各個工作部門之間建立有效的聯(lián)系性，構建網(wǎng)絡交流平臺，從而保證檔案管理人員能夠及時了解項目運行中發(fā)生的實際變化。

2、員工的工作意識及能力提升

在信息化條件下，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念及工作形式存在一定的不足之處，無法為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供幫助。因此，油田企業(yè)在工作過程中必須要及時開展宣傳教育工作，通過這種方法，讓檔案管理人員意識到自身工作的重要性以及新時期管理工作的變化情況。結合信息管理模式與紙質檔案管理模式之間的差距對員工展開培訓教育工作，提高員工的專業(yè)操作能力。此外，想要提高員工工作的積極性，首先要提升員工對企業(yè)的滿意度?？梢酝ㄟ^定期與員工溝通交流的方式體現(xiàn)企業(yè)的人文關懷，并通過將企業(yè)經(jīng)濟利益與員工個人發(fā)展目標結合起來的方式，引導員工自覺規(guī)范自身的檔案管理工作行為。

3、對信息化檔案的安全管理工作

在信息化條件下，油田企業(yè)開展電子檔案管理工作時，必須要將工作重點放在對檔案的安全管理上。這是由于檔案信息當中有許多影響企業(yè)發(fā)展狀態(tài)的關鍵內容，但是，現(xiàn)階段的網(wǎng)絡環(huán)境存在有復雜多變的特點，網(wǎng)絡黑客、網(wǎng)絡病毒等都會對系統(tǒng)的安全運行造成不良影響。如果不采取科學的防范措施，就會導致油田企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的丟失或者泄露。這就要求企業(yè)從內部管理工作入手，建立健全的管理結構體系，禁止員工利用企業(yè)的網(wǎng)絡平臺開展各項工作時，隨意點擊不明網(wǎng)站。此外，企業(yè)應當監(jiān)督員工的操作行為是否按照規(guī)定的流程進行，避免由于員工工作馬虎而引起的檔案運行安全問題。

4、檔案管理服務水平的提升

基于檔案管理工作是以服務性作為基本屬性的。因此，在建設信息化檔案管理結構體系時，應當全面掌握提高檔案服務水平的方式。在這個過程中，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，改革服務方式。以此來推動油田企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。此外，服務屬性的提升應當將工作重點落實在如何給員工查找檔案資料的工作提供便利的環(huán)節(jié)上。這還需要檔案管理人員不斷總結工作經(jīng)驗，分析優(yōu)化工作內容和形式的可行措施，可以積極借鑒其他企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化方法，結合油田企業(yè)的實際發(fā)展情況做出相應的調整。

結論：

在油田企業(yè)的實際發(fā)展過程中，企業(yè)必須要重點引進信息技術及設備，建立信息化檔案管理工作室。構建網(wǎng)絡工作平臺，然后，通過宣傳教育及培訓工作，提高檔案管理人員的工作素質及能力。確保員工能夠對檔案資料進行科學的整理和分類，在這個環(huán)節(jié)，信息安全管理能力及服務水平的提升是檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)。需要企業(yè)構建健全的管理結構體系，規(guī)范員工的工作行為，從而使檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求。

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劉安元??1971年4月生人，籍貫，天津市濱海新區(qū)??人，1992畢業(yè)于大港石油學校??中級工程師?現(xiàn)從事檔案管理工作。

（中國石油大港油田勘探開發(fā)研究院?天津?300280）