思維導(dǎo)圖，讓秘書工作更高效

楊 菲

（云南師范大學(xué)商學(xué)院 云南·昆明 650106）

1 問題的提出

1.1 現(xiàn)代秘書工作特點(diǎn)和要求

有人說秘書人員“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，既當(dāng)“助手”又當(dāng)“諫官”，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的輔助人員也是上傳下達(dá)、左右溝通的樞紐橋梁，可見秘書人員的重要作用和工作任務(wù)的繁雜瑣碎。習(xí)近平總書記在與地縣辦公室干部談心時(shí)也談到辦公室工作有四個(gè)特點(diǎn)：“一是‘重’，地位重要；二是‘苦’，非常辛苦；三是‘雜’，事務(wù)繁雜；四是‘難’，難度很大?！彼€談到“三個(gè)希望”：希望辦公室工作人員要有高度的責(zé)任感，要高效率開展工作，要實(shí)行高水平的服務(wù)。辦公室工作是秘書人員最主要的工作，現(xiàn)代秘書人員隊(duì)伍已不再是過去“低學(xué)歷、低技能、半路出家、手工操作”的狀態(tài)，換之以專業(yè)化、高素養(yǎng)、現(xiàn)代信息技術(shù)能力強(qiáng)的高要求?，F(xiàn)代秘書工作還呈現(xiàn)出智能化、主動(dòng)服務(wù)、現(xiàn)代技能型服務(wù)、法律素質(zhì)要求高等新特點(diǎn)。在紛繁復(fù)雜、量大面廣、要求高、壓力大的現(xiàn)代秘書工作中要做到高度責(zé)任感、高效率工作、高水平服務(wù)，秘書人員就應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和科學(xué)有效的工作方法在工作中達(dá)到事半功倍的效果，思維導(dǎo)圖的運(yùn)用，能夠促進(jìn)秘書工作人員在工作中思路清晰、計(jì)劃周詳、減省時(shí)間，不斷提升工作效率、減少工作壓力和保障工作順利開展。

1.2 思維導(dǎo)圖及繪制方法

思維導(dǎo)圖，英文名為The mind map，又叫“心智導(dǎo)圖”，在20世紀(jì)60年代由英國心理學(xué)家、教育學(xué)家東尼·博贊提出，它是一種表現(xiàn)人們發(fā)散性思維的有效圖形工具，是一種新的思維模式，也是一種圖文并茂、邏輯性強(qiáng)的記憶方法。思維導(dǎo)圖運(yùn)用圖文并重的技巧、問題表達(dá)層級(jí)分明，各級(jí)主題關(guān)鍵詞和圖像、顏色建立起記憶鏈接，充分發(fā)揮人體大腦的機(jī)能，利用記憶、閱讀、思維規(guī)律，協(xié)助人們發(fā)揮潛能，在工作和學(xué)習(xí)中收獲良好效果。思維導(dǎo)圖運(yùn)用起來簡單高效，起初運(yùn)用于教育活動(dòng)中，后在企業(yè)管理、項(xiàng)目計(jì)劃、商業(yè)活動(dòng)等領(lǐng)域也被廣泛使用。圓圈圖、樹狀圖、氣泡圖、雙重氣泡圖、流程圖、多重流程圖、括號(hào)圖和橋型圖是思維導(dǎo)圖常見的八種形式，根據(jù)不同的思維形式和表達(dá)目的來選擇使用思維導(dǎo)圖類型，例如描述事物性質(zhì)和特征可以選用氣泡圖，體現(xiàn)先后順序使用流程圖等。這八種圖形是思維導(dǎo)圖最基礎(chǔ)的形式，但每種圖都可以有無限的延伸，甚至不同形式的圖形可以根據(jù)需要聯(lián)合使用變得非常復(fù)雜，對(duì)于分析問題、理清思路和發(fā)散思維有著積極的作用。

思維導(dǎo)圖的繪制方法主要有手繪和利用電子辦公設(shè)備軟件繪制兩種。

手繪思維導(dǎo)圖簡單方便，首先準(zhǔn)備好大小合適的紙張或者筆記本，以及需要用到的鉛筆、鋼筆和彩筆，根據(jù)問題表達(dá)和需要選擇合適的類型，就可以開始繪制圖形。手繪圖表繪制過程中如果思路不是特別清晰可以先使用鉛筆繪制，便于修改和調(diào)整，大致思路明確后用鋼筆和彩筆。制圖的過程其實(shí)就是整理思路和發(fā)散思維的過程，繪制完之后查缺補(bǔ)漏，最終完成之后對(duì)于工作目標(biāo)、實(shí)施步驟、時(shí)間安排等都會(huì)有更清晰的認(rèn)知，對(duì)工作環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)和銜接了解得更深入，許多工作環(huán)節(jié)和計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度一目了然。這有利于秘書工作人員對(duì)日常工作的整體掌握、對(duì)工作進(jìn)程和實(shí)施方案及時(shí)落實(shí)和調(diào)整，以便減省時(shí)間，讓工作有條不紊地開展。

電子辦公設(shè)備軟件繪制思維導(dǎo)圖，主要是在辦公計(jì)算機(jī)、平板電腦、手機(jī)等設(shè)備上使用思維導(dǎo)圖軟件繪制圖形，相比于手繪圖形，電子設(shè)備繪圖更美觀和結(jié)構(gòu)化，也易于繪制、保存、傳輸和使用，無論是在日程安排、計(jì)劃落實(shí)、文案制作、PPT報(bào)告還是日常頭腦風(fēng)暴、工作細(xì)節(jié)記錄，電子設(shè)備繪圖都能顯示強(qiáng)大的功能，促進(jìn)秘書工作的高效開展、周到服務(wù)。目前市面上思維導(dǎo)圖軟件豐富多樣，秘書工作常用的office辦公軟件中有插入思維導(dǎo)圖功能，此外目前市面上較好用的繪制軟件有：GitMind、zhimap、MindMasteri、MindMap、Xmind、MindNode、MindLine、MindjetMaps、3A思維導(dǎo)圖。這些軟件大部分可以免費(fèi)應(yīng)用，主導(dǎo)功能不同、特點(diǎn)不一可以滿足秘書工作的多種需求。例如，GitMind是一款電腦上好用的免費(fèi)在線思維導(dǎo)圖軟件，簡單易上手、支持自由設(shè)計(jì)主題樣式和風(fēng)格，可以導(dǎo)出PDF、TXT以及圖片多種格式，支持將文件適時(shí)同步至手機(jī)端，并且有大量現(xiàn)成的思維導(dǎo)圖模板可直接使用。MindMap是思維導(dǎo)圖創(chuàng)始人東尼·博贊開發(fā)的思維導(dǎo)圖APP，線條自由、具有手繪功能、色彩好、頭腦風(fēng)暴功能十分出彩并能提供認(rèn)證和培訓(xùn)等外在服務(wù)。在用軟件繪制思維導(dǎo)圖的過程中，也有很多技巧，比如使用Xmind軟件繪圖，新手入門時(shí)可以這樣操作：先確定分枝數(shù)量、全選分支和批量改格式、主分支線形（海岸線）、分支線形填充色與主題匹配、相鄰級(jí)別格式不同、巧用圖標(biāo)并突出重點(diǎn)。

2 思維導(dǎo)圖在秘書工作中的意義

2.1 思維導(dǎo)圖的運(yùn)用使秘書人員理清思路，合理安排工作

對(duì)于細(xì)致、繁雜且要求高的秘書工作事務(wù)，在千頭萬緒中理清思路、提前計(jì)劃顯得非常重要，筆者近十年的秘書工作實(shí)踐總結(jié)：秘書工作必須有提前的、清晰的計(jì)劃，做事說話也必須保持思路清晰、有條理，否則無法高效提前做好常規(guī)工作更無法處理突發(fā)事件。首先，在工作開始前利用思維導(dǎo)圖，提前對(duì)秘書工作進(jìn)行清點(diǎn)復(fù)盤，利用思維導(dǎo)圖把工作任務(wù)分類、開展步驟及各項(xiàng)要求、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等繪制出來，也可以根據(jù)目標(biāo)進(jìn)程分解目標(biāo)，從而使工作任務(wù)直觀化、細(xì)致化，通過圖形標(biāo)出不同任務(wù)的重難點(diǎn)，嚴(yán)格掌控好工作進(jìn)程，提前做好應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和解決難題的準(zhǔn)備，做到胸有成竹、有條不紊。其次，工作開展過程中，思維導(dǎo)圖對(duì)工作能發(fā)揮指導(dǎo)和監(jiān)督作用，同時(shí)對(duì)照實(shí)際情況可以對(duì)思維導(dǎo)圖不斷完善和調(diào)整，不僅對(duì)工作的進(jìn)展了然于胸，對(duì)于遇到的新問題、新想法也能夠及時(shí)補(bǔ)充記錄以指導(dǎo)之后的工作，長期下來，秘書人員的工作思路將會(huì)越來越清晰，完整的工作流程逐漸形成，工作效率將得到提高，工作壓力也會(huì)減輕。

2.2 思維導(dǎo)圖能幫助秘書人員提高邏輯思維能力

秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，然而無論是寫作能力、口頭表達(dá)能力、認(rèn)知能力和概括分析能力等，都需要具備正確、合理思考的能力，即邏輯思維能力，它是指人們對(duì)事物進(jìn)行觀察與比較、分析與綜合、抽象與概括、判斷與推理的能力，體現(xiàn)在能夠采用科學(xué)的邏輯方法、準(zhǔn)確而有條理地表達(dá)自己思維過程。思維導(dǎo)圖的運(yùn)用可以促進(jìn)秘書人員的思維能力提升：首先，思維導(dǎo)圖的繪制過程本身就是對(duì)邏輯思維能力的鍛煉，在繪制過程中對(duì)于工作任務(wù)、時(shí)間安排、相關(guān)的人與物、各工作要素之間的聯(lián)系、工作環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)，秘書人員都要進(jìn)行全面的觀察、分析、考慮和判斷，以便做出全面、周到、合理的計(jì)劃，整個(gè)思路歷程已趨向于問題解決的過程。其次，思維導(dǎo)圖方便記憶和閱讀、邏輯性強(qiáng)，對(duì)于秘書人員的文檔工作、口頭表達(dá)、知識(shí)體系的構(gòu)建都能發(fā)揮積極作用，特別是在文案策劃、文書寫作、演講匯報(bào)等活動(dòng)中，思維導(dǎo)圖的運(yùn)用可以使其邏輯變得更清晰、概括性條理性說服性更強(qiáng)，從而使秘書人員最需要具備的寫作能力、語言表達(dá)能力不斷得到提升。再次，思維導(dǎo)圖的運(yùn)用能讓秘書人員對(duì)工作全局看得更深、更遠(yuǎn)，對(duì)問題的思考范圍不斷擴(kuò)大，從而促進(jìn)思維和眼界的提升、看問題角度的多樣化，從而使秘書人員更加能從大局出發(fā)考慮問題和解決問題，更好地發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的職能。

2.3 思維導(dǎo)圖能幫助秘書人員提升組織能力

組織能力是秘書需要具備的重要職業(yè)能力，游刃有余的協(xié)調(diào)、點(diǎn)面兼顧的計(jì)劃、運(yùn)籌帷幄的調(diào)度、高效可靠的管理都是組織能力的良好體現(xiàn)。第一，對(duì)人員、對(duì)部門間、對(duì)工作內(nèi)容之間的整體協(xié)調(diào)中利用思維導(dǎo)圖能幫助秘書快速理清關(guān)系、了解情況，快速處理矛盾、調(diào)動(dòng)積極因素形成和諧局面。第二，在計(jì)劃方面，緊扣目標(biāo)，用思維導(dǎo)圖做好計(jì)劃，正確處理時(shí)間、進(jìn)程和質(zhì)量的關(guān)系。例如運(yùn)用思維導(dǎo)圖來進(jìn)行時(shí)間管理，根據(jù)工作總體安排和輕重緩急進(jìn)行有序排列，讓工作進(jìn)程和緊急程度清呈現(xiàn)，讓秘書對(duì)任務(wù)難度、解決方案制定時(shí)間、任務(wù)完成節(jié)點(diǎn)都全面掌握，從而實(shí)現(xiàn)秘書自身工作的彈性分工和靈活調(diào)度、為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)的周密安排、對(duì)常規(guī)工作和突擊性工作的合理部署、把握秘書工作有張有弛的節(jié)奏。第三，用思維導(dǎo)圖對(duì)各種資源進(jìn)行調(diào)度和記錄，清晰明了，讓秘書手中有限的推動(dòng)力和引導(dǎo)力得到積極發(fā)揮。第四，與計(jì)劃配套的管理過程中，思維導(dǎo)圖可以發(fā)揮指導(dǎo)與監(jiān)督、總結(jié)的作用，讓秘書通曉辦事渠道和流程，不斷增加閱歷和經(jīng)驗(yàn)，也學(xué)會(huì)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)看事情，統(tǒng)籌安排工作，最終保障秘書工作高效有序進(jìn)行。

3 思維導(dǎo)圖在秘書工作中的運(yùn)用實(shí)例

“辦事”、“辦會(huì)”、“辦文”是秘書工作最重要的三大職責(zé)，也是秘書工作的核心，雖然不同行業(yè)、不同企業(yè)、不同崗位的秘書工作內(nèi)容會(huì)有不同的特點(diǎn)，工作方法會(huì)有所不同，但綜觀秘書的工作實(shí)踐，不難找出其中的規(guī)律和各崗位適用的基本方法，思維導(dǎo)圖在秘書“三辦”工作中的運(yùn)用，正是遵循秘書工作規(guī)律性的體現(xiàn)。

3.1 運(yùn)用思維導(dǎo)圖“辦事”，高效有序

秘書的日常事務(wù)工作主要有辦公環(huán)境管理、日程安排、接打電話和處理郵件、印信與保密工作、接待等，事務(wù)繁雜、范圍廣泛，若安排不當(dāng)就會(huì)陷入忙亂之中，進(jìn)而影響自己和領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量與效率。秘書利用思維導(dǎo)圖來總結(jié)和提前計(jì)劃將各項(xiàng)常規(guī)工作繪制成圖表，列明各項(xiàng)任務(wù)、開始時(shí)間、截止時(shí)間、重難點(diǎn)工作解決的時(shí)間、涉及人物等，在一總的圖表上做好年度、季度、月度總計(jì)劃，再根據(jù)具體工作做出周密計(jì)劃，以保證對(duì)日常事務(wù)工作的全局把握、掌握事物發(fā)生的規(guī)律性，能夠提前籌備和想好解決措施。在這些工作中，拿日程安排這項(xiàng)條理性最強(qiáng)的工作來說，可以運(yùn)用思維導(dǎo)圖結(jié)合事情輕重緩急分類制圖，合理安排時(shí)間，制定優(yōu)先的工作次序，把最好的精力時(shí)段用來處理最緊急最重要的事情，最后處理不緊急也不重要的事情，將會(huì)讓秘書的工作思路越來越清晰、目標(biāo)越來越明確、工作也越來越有效率。如圖1。

圖1：x月x日（周二）秘書工作安排

3.2 運(yùn)用思維導(dǎo)圖“辦會(huì)”，善始善終

會(huì)議組織與服務(wù)是秘書工作的重要內(nèi)容，包含的要素多且復(fù)雜，涉及方方面面的工作內(nèi)容和人物關(guān)系要處理，秘書人員既要縱覽全局、抓住主要會(huì)場，又要全程細(xì)致周到服務(wù)、做到善始善終。針對(duì)會(huì)議組織與服務(wù)的全過程，秘書人員可以用思維導(dǎo)圖繪制一張總圖，再根據(jù)發(fā)生階段分為籌備、進(jìn)行、結(jié)束三個(gè)階段繪制細(xì)致的工作圖。會(huì)務(wù)工作事無巨細(xì)，會(huì)務(wù)思維導(dǎo)圖的繪制，對(duì)于秘書會(huì)務(wù)工作的進(jìn)程安排、工作分工與協(xié)作、細(xì)節(jié)落實(shí)都大有幫助，全面細(xì)致的籌備保障會(huì)議的良好開端、有條不紊的會(huì)中落實(shí)促進(jìn)會(huì)議順利進(jìn)行、及時(shí)到位的會(huì)后總結(jié)將積累更多經(jīng)驗(yàn)大大提升服務(wù)質(zhì)量，整個(gè)流程的合理計(jì)劃與銜接也會(huì)減少突發(fā)事件的發(fā)生和提升應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力速度。如例，圖2是會(huì)前籌備工作的思維導(dǎo)圖示例。

圖2：XXX會(huì)議籌備工作圖

3.3 運(yùn)用思維導(dǎo)圖“辦文”，清晰明了

文以輔政，辦文是秘書實(shí)際業(yè)務(wù)能力的重要體現(xiàn)，無論是公文寫作還是文案策劃、檔案管理工作，將思維導(dǎo)圖運(yùn)用其中，能幫助秘書人員理清思路、加深邏輯、弄清事物聯(lián)系、統(tǒng)籌全局，寫出的文書條理清晰、重點(diǎn)突出、簡潔凝練，做出的文案美觀實(shí)用、邏輯關(guān)系清楚。以文案策劃為例，針對(duì)一個(gè)商務(wù)活動(dòng)策劃，秘書可以使用思維導(dǎo)圖理清思路、列出要素、安排人員、計(jì)劃時(shí)間，總體方案框架樹立之后再進(jìn)行更細(xì)致的總結(jié)和寫作，整個(gè)思維導(dǎo)圖就是寫作的大綱，同時(shí)在方案匯報(bào)中、實(shí)施過程中讓領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施者方便閱讀和理解，節(jié)省溝通時(shí)間，提升整體工作效率。如圖3。

圖3：XX學(xué)校年會(huì)活動(dòng)策劃圖

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)秘書職業(yè)提出了更高的要求，秘書工作也日趨信息化、智能化，秘書工作人員必須具備良好的知識(shí)與能力，必須加強(qiáng)工作新方法、新技能的學(xué)習(xí)，才能高效完成秘書復(fù)雜多樣的工作。思維導(dǎo)圖是一種新的思維工具、思維方法，也是一種思維變革。秘書人員在學(xué)習(xí)和工作中使用思維導(dǎo)圖，靈活運(yùn)用到辦事、辦會(huì)、辦文等工作中，能夠讓秘書人員快速理清思路、提高工作梳理效果、嚴(yán)格掌控工作布局和進(jìn)程，高效高質(zhì)的完成秘書工作。