新形勢下自然資源檔案管理存在的問題與解決措施

平度市自然資源局 山東 青島 266700

自然資源局在日常工作中會產(chǎn)生大量珍貴的資料與影像記錄，這些就是自然資源檔案主要形式。如何管理與利用好這些自然資源檔案是當(dāng)前自然資源局的一項(xiàng)主要任務(wù)。為此，本文就新形勢下自然資源檔案管理存在的不足與改進(jìn)對策進(jìn)行探討。

一、當(dāng)前自然資源檔案管理面臨的不足

(一)缺乏足夠的重視度。自然資源局屬于重要的政府職能部門，應(yīng)在充分發(fā)揮自身職能作用的基礎(chǔ)上向社會提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案服務(wù)。從實(shí)際來看，仍有部分自然資源局對檔案管理較為輕視，未配備檔案專職人員，也缺少完善的硬件設(shè)施，檔案管理制度較為滯后，檔案歸檔范圍、相關(guān)流程不夠完善，制度執(zhí)行度不夠。

(二)檔案管理質(zhì)量有待提升。部分自然資源局對檔案管理工作多以人工管理為主，檔案信息化建設(shè)較為滯后，還未建立起系統(tǒng)、專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)[1]。有的自然資源局雖然已引入了檔案管理信息系統(tǒng)，但檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)老化，對信息技術(shù)的掌握不足，加之缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)特別是信息化素養(yǎng)得不到有效提升，制約了檔案管理質(zhì)量的提高。

(三)檔案管理制度有待健全。一些自然資源管理局所沿用的檔案管理制度仍是多年前制定的，跟不上時代發(fā)展的需要，存在不少制度上的漏洞。自然資源檔案信息的安全性與保密性是重點(diǎn)工作，必須通過健全的管理制度來防范相關(guān)風(fēng)險[2]。

二、新形勢下提高自然資源檔案管理質(zhì)量的對策

(一)完善相關(guān)軟硬件設(shè)施，加快信息化進(jìn)程。自然資源局領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案管理的價值，消除對這項(xiàng)工作的偏見，將其擺在單位重要工作的位置上。同時，給予更多的人力、物力支持，安排專門的檔案庫房，配備相關(guān)軟硬件設(shè)施，包括空調(diào)、除濕機(jī)、智能密集架等設(shè)備，做好防火、防潮、防蟲鼠等工作，避免檔案受損。為順應(yīng)信息時代的發(fā)展需要，加快檔案管理信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的人工管理方式。不僅能提高檔案管理效率，也便于信息查詢。可在單位門戶網(wǎng)站的基礎(chǔ)上設(shè)立自然資源數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與檔案服務(wù)網(wǎng)格化。要充分借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、5G等信息技術(shù)，發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺作用，進(jìn)一步提高檔案管理效率，為檔案管理插上信息化翅膀，爭取“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓群眾少跑腿”，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化[3]。

(二)完善檔案管理制度。根據(jù)國家檔案法等規(guī)定，制定自然資源檔案管理制度。為優(yōu)化檔案機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的細(xì)節(jié)化管理，自然資源局可采用多層類目設(shè)計(jì)檔案標(biāo)題，劃分為三級，然后進(jìn)一步劃分三級下面的類目。通過學(xué)習(xí)借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理理念，自然資源局要從自身實(shí)際出發(fā)，對檔案收集、整理、歸檔、移交、編制、利用等工作分別作出相應(yīng)的管理細(xì)則，優(yōu)化相應(yīng)的操作流程，并嚴(yán)格加以落實(shí)[4]。其中，重點(diǎn)要抓好的工作如下：第一，抓好檔案資料的收集管理。這項(xiàng)工作具有長期性、艱巨性的特點(diǎn)，需要耗費(fèi)很多時間與精力，還需要其他國土系統(tǒng)部門的配合。由于很多國土單位對檔案管理的重視度不夠，為此，自然資源局應(yīng)投入更多的人力、物力，健全檔案收集與歸檔制度，切實(shí)做好檔案收集工作。要嚴(yán)格把好檔案收集關(guān)，設(shè)置嚴(yán)格的“門檻”，確保收集的檔案是高質(zhì)量、有價值的。第二，對關(guān)鍵檔案要實(shí)行備份保存制度，建議采用異地備份保存方法，避免檔案損毀。異地備份保存重要檔案資料可以有效避免各種自然、人為因素導(dǎo)致的檔案損毀，也有助于應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)時代的信息安全挑戰(zhàn)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、操作失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)失真與丟失。第三，檔案管理部門安排專人實(shí)時跟蹤與監(jiān)管，確保制度得到嚴(yán)格落實(shí)，使檔案管理更加規(guī)范化。

(三)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理水平。自然資源局應(yīng)高度重視人才培養(yǎng)工作。首先，從高校、社會挑選出一些專業(yè)、優(yōu)秀的檔案管理人才與信息技術(shù)人才，將其放到檔案管理隊(duì)伍中，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。其次，根據(jù)自身實(shí)際確定檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)方案，采用形式多樣、貼近檔案工作實(shí)際的方式開展教育培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)成效。同時，要豐富教育培訓(xùn)內(nèi)容，不僅要對檔案專業(yè)知識、自然資源知識、信息技術(shù)等進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，更要注重職業(yè)道德教育與法治教育，增強(qiáng)檔案人員的職業(yè)道德與保密意識，自覺遵守法律法規(guī)，不做違規(guī)違法的事情。最后，建立健全獎懲措施與工作考核制度，定期開展業(yè)務(wù)考核工作，科學(xué)全面評估檔案管理人員的工作表現(xiàn)。

(四)加強(qiáng)檔案資料的保密管理。自然資源檔案中有不少涉密業(yè)務(wù)檔案，不僅數(shù)量龐大，而且載體形態(tài)多樣，使用頻次較多[5]。為此，必須抓好這類檔案的保密管理，要嚴(yán)格根據(jù)國家相關(guān)保密法律做好涉密檔案的保管工作，防范泄密事件出現(xiàn)，切實(shí)維護(hù)國家的信息安全。檔案管理員要增強(qiáng)保密意識，在日常工作中不違規(guī)翻閱這些涉密檔案，也不隨意泄露這些資料。一方面，自然資源局要利用業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會，向檔案人員灌輸保密意識，通過正反面案例開展警示教育，并安排講師講解《檔案保密法》、《國土資源檔案管理保密制度》等法律法規(guī)，切實(shí)提高檔案人員的保密意識與法治意識，自覺做到不借閱抄襲、不泄露、不損壞檔案資源，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事。

總之，自然資源管理局應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，盡快完善自然資源檔案管理制度，給予更多的支持與投入，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升。