新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路

吳建平

山東省青州市彌河中心衛(wèi)生院 山東 青州 262501

醫(yī)院的檔案涉及到的內(nèi)容較多,醫(yī)院正常運(yùn)行中的工作記錄、未來(lái)方向以及病患就醫(yī)等信息,對(duì)廣大患者群眾以及醫(yī)院未來(lái)發(fā)展都有重要的影響。在新醫(yī)改環(huán)境下,醫(yī)院內(nèi)部的很多工作都有所變化,檔案的重要性更加凸顯。為了能夠使檔案管理規(guī)范化、合理化,需要對(duì)現(xiàn)階段管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的改進(jìn)和完善,以便在檔案方面的管理凸顯出優(yōu)勢(shì),進(jìn)而使醫(yī)院獲得更好的發(fā)展。

一、對(duì)醫(yī)院檔案管理工作改善的重要性

醫(yī)院作為廣大人民群眾就醫(yī)服務(wù)的重要場(chǎng)所,需要保持良好的運(yùn)行狀態(tài)才能夠更好的保證人民群眾的健康。因此,對(duì)于醫(yī)院的日常管理工作有效性要不斷的強(qiáng)化。檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要部分,包含了醫(yī)院日常工作信息、病患就醫(yī)內(nèi)容、職工個(gè)人信息等,對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展有重要的作用。在新醫(yī)改環(huán)境下,醫(yī)院內(nèi)部的多項(xiàng)工作都發(fā)生了相應(yīng)的變化,對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求,醫(yī)院檔案和其他部門工作之間存在著較大的關(guān)聯(lián),保證檔案管理工作的規(guī)范性,才能確保醫(yī)院的正常運(yùn)行。另外,現(xiàn)如今信息技術(shù)的發(fā)展非常迅速,對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生了較大的沖擊,手工書寫病例、工作報(bào)告、記錄職工個(gè)人信息等工作都逐漸被電子數(shù)據(jù)記錄所代替,使得醫(yī)院各項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量都得到了較好的提升。而這就需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化,轉(zhuǎn)變以往的工作觀念和方式,使其能夠在醫(yī)院運(yùn)行中發(fā)揮有效的作用,這樣醫(yī)院各項(xiàng)工作的進(jìn)行也會(huì)更加順暢。

二、醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題

(一)檔案管理方面的制度建設(shè)需要改進(jìn)。醫(yī)院檔案管理工作存在問(wèn)題最主要是因?yàn)橛嘘P(guān)這方面的制度建設(shè)不夠完善。首先,有關(guān)檔案查詢的流程制度不完善,很多時(shí)候?qū)n案進(jìn)行查詢比較隨意,容易造成檔案丟失情況,使醫(yī)院內(nèi)部的有關(guān)信息泄露,對(duì)其工作的質(zhì)量提升產(chǎn)生較大的阻礙。另外,檔案記錄管理的方式較為滯后,在信息化建設(shè)方面存在不足。部分醫(yī)院在對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄時(shí)仍然使用手工形式,這種方式和現(xiàn)如今的發(fā)展形勢(shì)不相適應(yīng)。特別是在新醫(yī)改環(huán)境下,檔案管理的工作量增加,在制度方面缺乏有效建設(shè),也就難以推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn),影響管理的效果。再者,檔案管理方面的權(quán)責(zé)制度不清晰。檔案管理的職責(zé)分配上存在一定的問(wèn)題,因而使得檔案信息記錄的完整性、真實(shí)性等不足。

(二)相關(guān)人員的工作水平需要進(jìn)行強(qiáng)化。有一些醫(yī)院在運(yùn)行的過(guò)程中,可能會(huì)存在多個(gè)環(huán)節(jié)的制約,使得檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性。檔案管理觀念較為落后,仍然采用傳統(tǒng)的管理思想和方法,對(duì)檔案工作缺少專業(yè)的人才進(jìn)行規(guī)范化管理,影響了檔案管理的效果。首先,針對(duì)醫(yī)院檔案方面的現(xiàn)有人員來(lái)講,在管理方面的專業(yè)水平不足,工作人員相關(guān)的技能存在一定的不足,檔案方面出現(xiàn)的一些情況不能預(yù)先解決,使得工作的可靠性、效率都受到較大的影響。另外,醫(yī)院的檔案對(duì)工作人員有較大的用處,由于沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn),部分工作人員對(duì)其管理職責(zé)沒(méi)有全面的了解,缺乏完善自身專業(yè)水平的主動(dòng)性,因而檔案管理的成效較低。

(三)檔案管理方面的投入不足。檔案管理工作要想更好的適應(yīng)當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展形勢(shì),需要有充足的投入。然而從實(shí)際的情況來(lái)看,部分醫(yī)院由于對(duì)檔案管理的重視度不足,或者受到其他因素的影響,在檔案管理工作上的投入不足,對(duì)其工作的效果產(chǎn)生影響。首先,在信息化環(huán)境下,檔案管理工作需要用到現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,資金的不足使得設(shè)備的引進(jìn)、維護(hù)等都受到影響。另外,檔案資料的存儲(chǔ)對(duì)環(huán)境的要求較高,紙質(zhì)版的檔案資料一般都記錄有醫(yī)院的原始信息,是非常重要的文件,對(duì)保存環(huán)境的溫度、濕度等都有相應(yīng)的要求,因此對(duì)檔案存儲(chǔ)區(qū)域的建設(shè)投入需要有充足的資金。但是由于投入不足,使得檔案保存的完整性容易受到影響。

三、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

(一)對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行健全。在新的環(huán)境形勢(shì)下,醫(yī)院的檔案管理工作需要對(duì)制度的建立進(jìn)行優(yōu)化完善,這樣具體工作的開展才能夠有更加可靠的依據(jù)。首先,醫(yī)院內(nèi)部的人員在使用檔案時(shí),要遵從制定的制度,按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定使用,這樣檔案的保存更加可靠,以往工作中的不足可以得到改善。另外,需要建立權(quán)責(zé)制度,這樣工作人員可以更清楚的了解自身需要負(fù)責(zé)的工作,對(duì)責(zé)任人進(jìn)行設(shè)立,同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行保存的范疇進(jìn)行規(guī)定,落實(shí)各項(xiàng)工作,以便檔案資料的收集和處理能夠順利的開展。以電子存檔的方式將有關(guān)的資料信息掃描存儲(chǔ),確保檔案信息完整記錄,依照有關(guān)的規(guī)定制定好資料的介紹,借助于數(shù)據(jù)化管理方式進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案管理的完整鏈條,崗位人員在了解了自身需要負(fù)責(zé)的工作后,完善監(jiān)督考核機(jī)制,使其認(rèn)識(shí)到工作的關(guān)鍵性,進(jìn)而使醫(yī)院的檔案管理工作展現(xiàn)更好的效果。

(二)對(duì)工作人員的專業(yè)水平進(jìn)行強(qiáng)化。針對(duì)醫(yī)院的檔案資料,進(jìn)行管理時(shí)與工作人員的崗位水平存在較大的關(guān)聯(lián),檔案管理人員需要具備專業(yè)的知識(shí)技能,所以,對(duì)工作人員自身的要求較高。進(jìn)行檔案管理時(shí),工作人員在專業(yè)技能方面要過(guò)關(guān),同時(shí)對(duì)信息技術(shù)使用等都要有良好的掌握。醫(yī)院需要針對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn),使其掌握檔案管理的重點(diǎn),在工作過(guò)程中能靈活處理有關(guān)問(wèn)題。另外,為了規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作,需要對(duì)崗位人員進(jìn)行人才招聘,通過(guò)相應(yīng)的崗位門檻設(shè)置和待遇的提升吸引更多的專業(yè)人才。再者,要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,對(duì)檔案管理人員實(shí)施階段性的考核,激發(fā)工作人員工作的主動(dòng)性,更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的投入到檔案管理中,有助于業(yè)務(wù)水平的快速提升,推動(dòng)醫(yī)院檔案管理進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化。

(三)對(duì)檔案管理加大投入。對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)重視,除了在人才建設(shè)和管理制度方面進(jìn)行改進(jìn)和完善外,還需要加大對(duì)檔案管理的投入。在現(xiàn)如今的環(huán)境形勢(shì)下,檔案管理工作需要進(jìn)行軟硬件方面的全面提升,以快速的適應(yīng)當(dāng)下的環(huán)境,相關(guān)的設(shè)施設(shè)備需要更新升級(jí),這需要有足夠的資金支持。在資金方面有了良好的保證后,對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)優(yōu)化工作能夠順利實(shí)施,而且也可以引入先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化,工作人員的工作壓力可以得到緩解,在檔案的可靠性方面就會(huì)更好的提高。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之,醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起到重要的作用,為了能夠更好地適應(yīng)新醫(yī)療體制改革形勢(shì),醫(yī)院對(duì)自身的檔案管理工作需要進(jìn)行有效的完善,確保檔案管理工作的質(zhì)量。因此,通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在問(wèn)題的全面分析,制定出相應(yīng)的改善措施,在確保相關(guān)檔案信息安全的基礎(chǔ)上,不斷加強(qiáng)其現(xiàn)代化建設(shè),提升檔案管理水平,以使醫(yī)院健康長(zhǎng)久的發(fā)展。