關(guān)于事業(yè)單位OA辦公自動化的管理規(guī)范化研究

摘 要：事業(yè)單位，尤其是一線窗口辦事單位，日常需要處理繁多的流程化信息，傳統(tǒng)的辦公管理模式重復(fù)繁瑣費(fèi)時(shí)費(fèi)力，新時(shí)代下，事業(yè)單位也在逐步完成自身辦公模式的轉(zhuǎn)變，向OA自動化辦公模式轉(zhuǎn)變，對于事業(yè)單位的信息歸攏和工作效率有著極大的提升，本文從OA自動化辦公出發(fā)，探討事業(yè)單位如何借此完成內(nèi)部管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;OA自動化辦公;管理規(guī)范

OA辦公系統(tǒng)是一種將互聯(lián)網(wǎng)科技同企事業(yè)單位內(nèi)部管理相融合的科學(xué)辦公管理模式，其著力于對辦公人員的工作效率的提升，規(guī)范企事業(yè)單位內(nèi)部管理行為，形成數(shù)據(jù)追溯，規(guī)避人員疏忽導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。OA辦公系統(tǒng)經(jīng)歷了多次的更新迭代，從簡單的數(shù)據(jù)處理到今日的多設(shè)備協(xié)同辦公，其數(shù)據(jù)保存的云屬性，讓其越發(fā)的便利，也給事業(yè)單位的規(guī)范化管理帶來了全新的意義。

一、OA辦公自動化的基本概念

“OA”一詞英文原意指“Office Automation”，翻譯為中文的字面意思為自動化辦公，其存在的意義旨在于通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的加持，根據(jù)所需機(jī)構(gòu)的工作屬性，構(gòu)建線上辦公處理平臺，以達(dá)到對辦公質(zhì)量、工作效率的提升。日常常見的應(yīng)用場景，如財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、采購、銷售、文書等。

二、當(dāng)前事業(yè)單位OA辦公自動化中存在的問題

（一）缺乏前期定位，辦公需求得不到滿足

當(dāng)前很多事業(yè)單位在加入OA辦公自動化時(shí)，只是單純的上線了這門技術(shù)，而非因地制宜地在日常辦公中得以應(yīng)用[1]。但是作為保證OA辦公自動化應(yīng)用的關(guān)鍵及第一步，在于事業(yè)單位對于自身辦公需求的清晰把握。這就要求事業(yè)單位需要根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，定位OA辦公自動化的介入程度，做好前期定位，為后期的全面接入打下牢靠的基石。

（二）協(xié)同辦公復(fù)雜，信息集成程度較低

OA辦公系統(tǒng)支持哪些設(shè)備？如何做好信息集成？都是當(dāng)下事業(yè)單位所需面對的問題。時(shí)至今日，在瀏覽部分事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)頁面時(shí)還會提示切換IE瀏覽器進(jìn)行瀏覽，足見部分事業(yè)單位對于OA辦公自動化的適應(yīng)程度。所以在定制OA辦公系統(tǒng)時(shí)，一定要盡可能的支持多設(shè)備協(xié)同操作，并提升信息的集成程度，建立自身數(shù)據(jù)庫，以隨時(shí)準(zhǔn)備和同級或是上級部門系統(tǒng)進(jìn)行信息對接，達(dá)到節(jié)省時(shí)間、提升效率的目的。

（三）缺乏日常維護(hù)，OA辦公逐漸被冷藏

有些部門領(lǐng)導(dǎo)缺乏對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)知，認(rèn)為OA辦公自動化一經(jīng)上線無需維護(hù)，這就造成事業(yè)單位的辦公效率不僅沒有得到提升，甚至還會下降的現(xiàn)狀。所以，OA辦公系統(tǒng)需要進(jìn)行定期的軟硬件更新，保證各項(xiàng)辦公流程的部署能夠?qū)崟r(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行傳遞，完成對事件的實(shí)時(shí)監(jiān)控，得以讓領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)領(lǐng)全局，并為其指明前進(jìn)的方向，

三、OA辦公自動化對于事業(yè)單位管理規(guī)范化的意義

（一）減少辦公流程，提高辦公效率

事業(yè)單位日常辦公中，最常見的工作就是文件處理，特別是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，每天都在處理來自下屬部門、同級部門和上級部門所提交、轉(zhuǎn)達(dá)、下發(fā)的文件，如工作報(bào)告、辦事進(jìn)展、人事審批、費(fèi)用審批等等，特別是在一些重點(diǎn)文件處理上，稍有差池容易產(chǎn)生一些不必要的誤會。

但是OA辦公自動化的加入，能夠快速幫助事業(yè)單位對各類文件進(jìn)行分類、并根重要級進(jìn)行排列，有效地提升了事業(yè)單位的辦公效率。同時(shí)，因?yàn)镺A辦公自動化的加入，只需定期維護(hù)，所有的文件都能夠儲存在系統(tǒng)中央處理器，甚至是云端，無需傳統(tǒng)紙張的加入，隨時(shí)隨地的文件多設(shè)備調(diào)取，無紙化的文件傳遞，為事業(yè)單位節(jié)省了辦公費(fèi)用。

此外，因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)處于隨時(shí)在線狀態(tài)，能夠極大的較少純?nèi)肆Φ姆诸惡Y選工作，進(jìn)一步精簡了事業(yè)單位的人員配置，化繁為簡，為事業(yè)單位做到實(shí)際的減負(fù)，使得其能夠騰出更多的空間著手于對單位業(yè)績、能力的提升之中。

（二）統(tǒng)一管理模式，提速協(xié)同辦公

事業(yè)單位的OA辦公自動化辦公建立，應(yīng)該提前考慮其自上而下的接洽度，盡量由上級部門牽頭，制定統(tǒng)一管理模式，定制OA辦公自動化平臺，以達(dá)到協(xié)同辦公的目的[2]。針對同屬性的事業(yè)單位，上級單位和下級單位之間必須統(tǒng)一相似的工作流程，并在OA辦公平臺中設(shè)置流程圖，職員在上報(bào)流程時(shí)可以清晰地了解流程動態(tài)，得到領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)和指導(dǎo)意見，并根據(jù)意見落實(shí)執(zhí)行工作。

在事業(yè)單位的上下級管理中，因?yàn)閰^(qū)域的跨度、業(yè)務(wù)的多少等因素，往往導(dǎo)致下級單位和上級單位的脫節(jié)，長此以往，不利于上級單位對整體業(yè)務(wù)的評估及未來發(fā)展方向的把控，甚至個(gè)別下級單位更換領(lǐng)導(dǎo)后經(jīng)常會因?yàn)椴m報(bào)不報(bào)，導(dǎo)致一些重大財(cái)務(wù)、決策問題在事后才被爆出。因此由上級單位牽頭建立工作流程標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理模式，是保障協(xié)同辦公的關(guān)鍵之處。

（三）信息交互管理，無縫線上辦公

除了事業(yè)單位上下級的OA協(xié)同辦公外，對于一些需要信息交互的其他事業(yè)單位也要注重在OA辦公自動化中信息統(tǒng)一，尤其是文件和檔案的交互上[3]。事業(yè)單位日常辦公中，經(jīng)常會收到其他事業(yè)單位的協(xié)同辦事函件，但是因?yàn)槭聵I(yè)單位間的情況各不相同，或是因?yàn)橄嚓P(guān)人員的工作失誤、或是負(fù)責(zé)該業(yè)務(wù)的人員離職等因素，文件丟失的情況時(shí)有發(fā)生，致使關(guān)鍵數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)上時(shí)有偏差。

此外，在涉及數(shù)據(jù)調(diào)取、文件查找的時(shí)候，傳統(tǒng)辦公模式耗時(shí)耗力，而且數(shù)據(jù)核對問題經(jīng)常發(fā)生，但是如果將其加入到OA辦公自動化平臺中，文件都嚴(yán)格按照管理規(guī)范留存、分類和歸檔，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)表現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)結(jié)果中，只需給予相關(guān)責(zé)任人一定的權(quán)限，就可以完成查找、獲取，極大的便利了事業(yè)單位間的無縫信息交互。

結(jié)束語：

隨著社會的發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)在事業(yè)單位中也越發(fā)重要，如何繼續(xù)發(fā)掘事業(yè)單位自身管理的問題和工作的需求，并伴隨技術(shù)的發(fā)展，解決問題和需求，實(shí)現(xiàn)高效化、人性化、數(shù)據(jù)化的新時(shí)代辦公模式，是OA辦公自動化所必須重視的關(guān)鍵。另外，在OA辦公自動化未來的發(fā)展上，構(gòu)筑云端交互平臺，由國家層級牽頭，制定全國統(tǒng)一的OA辦公平臺，不但可以有效的提升辦公效率，還可以實(shí)時(shí)對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，保障OA辦公平臺的安全性，有效杜絕涉密資料的泄露。

參考文獻(xiàn)：

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[3]盛開霞.事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（05）：187+189.

作者簡介：蘇世利，女，1986.1，漢族，四川省隆昌市，學(xué)士學(xué)歷，助理工程師職稱。主要研究方向：計(jì)算機(jī)學(xué)。