物業(yè)檔案管理工作的特點和作用研究

朱春

摘 要：我國物業(yè)管理起步較晚，僅有20年左右的發(fā)展歷史。在近幾年城市化快速發(fā)展下，物業(yè)管理工作也在不斷進(jìn)步中，也推動了物業(yè)檔案管理的發(fā)展，物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理各環(huán)節(jié)中的重要部分，現(xiàn)目前逐漸形成完善的管理體系，并且在物業(yè)管理中發(fā)揮出自身的作用。本文針對物業(yè)檔案管理，詳細(xì)分析其管理工作的特點以及作用。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案;管理工作;特點;作用

引言：針對物業(yè)檔案，其載體多種多樣，可選用文字、圖像、音頻等形式，全方位記錄物業(yè)管理活動。物業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性資料，其水平?jīng)Q定著整體管理的效果，由此可見，物業(yè)檔案管理的特點以及重要性。

1物業(yè)檔案管理工作特點

1.1動態(tài)性

物業(yè)檔案是根據(jù)業(yè)主以及小區(qū)為對象，將其信息、資料以及物業(yè)的活動進(jìn)行歸檔管理。如在住宅區(qū)、辦公樓、商業(yè)場所等，物業(yè)在管理過程中都會發(fā)生各種形式上的變化，而這些變化也會將所產(chǎn)生的文件材料填入到物業(yè)檔案之中。因此，每一份檔案都是一個完整的有機(jī)體，從中反映出物業(yè)變化的過程。同時，與物業(yè)息息相關(guān)的管理工作也不會一成不變，如物業(yè)對各類基礎(chǔ)設(shè)施的維修更換;因客戶需求調(diào)整物業(yè)布局;房屋產(chǎn)權(quán)人對其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓、買賣，信息的變更等，都會導(dǎo)致物業(yè)檔案中的材料發(fā)生變動，這也體現(xiàn)出其具有的動態(tài)性。除此之外，隨著城市規(guī)劃建設(shè)及老舊城區(qū)房屋的改造，使得城市規(guī)劃發(fā)生翻天覆地變化，對此物業(yè)需對檔案中的圖紙及時進(jìn)行完善。針對這些種種的變化，物業(yè)檔案管理需及時更換填充新的內(nèi)容，舍棄無用的部分，以實現(xiàn)高效性，并且檔案管理工作也需要資料納入的精確和完整，可隨時進(jìn)行收集數(shù)據(jù)信息，準(zhǔn)確歸檔管理[1]。

1.2靈活性

物業(yè)檔案是物業(yè)相關(guān)管理服務(wù)情況的原始記錄。檔案內(nèi)容對于物業(yè)有關(guān)的工作人員來講，都屬于公開透明的，如物業(yè)維修、綠化、安保、環(huán)衛(wèi)等相關(guān)活動管理。同時，物業(yè)檔案還具備著隱蔽性，如個人信息、產(chǎn)權(quán)資料、物業(yè)公司決策等，這部分檔案包含大量個人私密信息以及公司機(jī)密，檔案內(nèi)容不便于向內(nèi)外進(jìn)行公開。而這就導(dǎo)致物業(yè)檔案既有公開部分，也含有隱蔽部分，要求物業(yè)檔案管理工作必須靈活多變，不能按照其他行業(yè)檔案管理模式照搬照抄，需采取自身特有形式。既不能為保證資料隱私性不使用檔案，也不能對檔案無限制公開，避免重大隱私泄露，損害個人權(quán)益以及公司權(quán)益。因此，要求物業(yè)在檔案利用過程中，需要考慮物業(yè)檔案的類型以及使用者的需求，選擇適合公開的信息為其提供相關(guān)信息，以便于發(fā)揮出物業(yè)檔案的價值作用。

1.3服務(wù)性

以人為本理念深入發(fā)展，已融入到各個服務(wù)行業(yè)當(dāng)中。在此基礎(chǔ)下的物業(yè)管理服務(wù)，其不僅僅是對物業(yè)的管理服務(wù)，更多是對業(yè)主的服務(wù)。以一個整體的角度看，目前，小區(qū)的物業(yè)裝修、租賃等活動較為頻繁，物業(yè)檔案文件材料也會跟隨物業(yè)所產(chǎn)生的各種行為的需要不斷調(diào)閱、查看。這說明了物業(yè)檔案管理工作與其他行業(yè)相比需要付出更多的時間用于資料信息管理，尤其在檔案借閱過程中，需要保證前后資料信息不丟失，科學(xué)規(guī)范檔案利用，為需要物業(yè)檔案的人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.4多樣化

這是指物業(yè)檔案形式多樣化，目前，物業(yè)檔案主要有圖、文、聲、卡、冊等多種形式，展現(xiàn)出物業(yè)檔案載體豐富多樣。其中的圖是指物業(yè)相關(guān)建設(shè)改造活動中，需要之前施工所繪制的平面圖等;文字則是物業(yè)在進(jìn)行服務(wù)活動時所產(chǎn)生的相關(guān)文字材料，這一類材料品種繁多，數(shù)量巨大，也是物業(yè)檔案主要載體;聲是指物業(yè)管理中作為取證使用的聲像資料;卡是指將制作內(nèi)容進(jìn)行簡化，形成使用便利的各類卡片;冊是物業(yè)為了增加信息的容量，將類似相關(guān)的信息進(jìn)行整合成冊，提高了對檔案的管理效率。

2物業(yè)檔案管理工作作用

2.1關(guān)系著物業(yè)管理各個環(huán)節(jié)

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理工作的基礎(chǔ)部分，一般在物業(yè)管理開展后，其中各個環(huán)節(jié)都會對物業(yè)檔案進(jìn)行借閱和使用。無論是物業(yè)設(shè)施的檢測和維修，還是物業(yè)費(fèi)的收取等工作，都需要利用物業(yè)檔案作為相關(guān)活動的支撐。如物業(yè)在對小區(qū)內(nèi)地下水管、排污管道、消防管網(wǎng)等進(jìn)行故障檢測、維修工作時，便需要借閱物業(yè)檔案中的設(shè)計圖紙，以便于根據(jù)設(shè)計圖紙制定出科學(xué)的檢測維修方案，并能精確尋找故障位置，提高故障處理的速度，避免盲目施工造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。因此，做好物業(yè)檔案管理工作，是實現(xiàn)物業(yè)高效化管理的有效措施，也能夠保障物業(yè)各項活動的順利進(jìn)行[2]。

2.2有利于提高物業(yè)服務(wù)水平

從物業(yè)的經(jīng)營活動角度講，通過檔案來進(jìn)行住戶產(chǎn)權(quán)、信息的查閱，便于物業(yè)掌握小區(qū)內(nèi)住戶數(shù)量、聯(lián)系方式、生活等信息，其作為物業(yè)開展服務(wù)的基本資料，決定了物業(yè)公司開展服務(wù)的方向以及所實行的策略。同時，物業(yè)檔案也為物業(yè)公司提升服務(wù)水平，樹立企業(yè)形象具有直觀參考價值。

2.3關(guān)系到小區(qū)環(huán)境和諧穩(wěn)定

在信息化背景下，促使物業(yè)與居委會、社區(qū)街道的聯(lián)系更加緊密，物業(yè)管理其已經(jīng)不再是房地產(chǎn)下的衍生品，而是小區(qū)內(nèi)用戶的后勤保障者。小區(qū)內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、物業(yè)日常管理、服務(wù)效率與水平都直接關(guān)系著小區(qū)內(nèi)環(huán)境的和諧與穩(wěn)定。在和諧穩(wěn)定的居住環(huán)境下，居民生活居住環(huán)境質(zhì)量得到明顯提升，使得小區(qū)居民幸福指數(shù)上升，也有助于社會的穩(wěn)定和諧，但這些種種都需要物業(yè)檔案管理工作為基礎(chǔ)。

2.4物業(yè)維護(hù)合法權(quán)益的保證

隨著人們生活質(zhì)量的不斷提高，對物業(yè)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求也為斷提高，在這一過程中，業(yè)主與物業(yè)之間的糾紛案件持續(xù)上升。如業(yè)主與物業(yè)之間的物業(yè)費(fèi)糾紛，倘若沒有物業(yè)檔案作為依據(jù)，物業(yè)則難以維護(hù)自身合法權(quán)益;而查閱具有真實記錄的物業(yè)檔案后，即便有相關(guān)糾紛問題，物業(yè)也能依據(jù)物業(yè)檔案將這些問題統(tǒng)統(tǒng)解決。

3加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作的措施

3.1提高檔案管理意識

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)企業(yè)管理中的重要部分，要求檔案管理應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求，融入信息化技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理理念，并提高企業(yè)全體人員的檔案意識。企業(yè)高層管理人員需要提高對物業(yè)檔案管理工作的重視度，以身作則，實現(xiàn)物業(yè)檔案管理工作與日常工作相結(jié)合，以此為基礎(chǔ)制定檔案工作制度，落實好責(zé)任劃分，通過制度來約束企業(yè)檔案管理人員的行為。同時，還要將檔案管理工作與其他工作一視同仁，一起進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部績效考核以及獎懲，通過激勵機(jī)制，提高物業(yè)員工從事檔案管理工作的積極性，提高企業(yè)檔案服務(wù)水平。

3.2建立檔案管理制度

通過建立物業(yè)企業(yè)檔案管理制度，可以有效規(guī)范檔案管理人員行為，優(yōu)化物業(yè)檔案服務(wù)水平。首先，物業(yè)企業(yè)需要安排專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并為其提供專門檔案管理辦公場所，做到專人專崗，避免歸檔等工作出現(xiàn)信息泄露、資料不完善等問題。其次，要明確檔案管理工作職責(zé)，將檔案管理工作中各個流程責(zé)任細(xì)分并落實，若某一流程中出現(xiàn)問題，可快速精確找出負(fù)責(zé)這一流程的工作人員。再者，需要明確歸檔制度，檔案管理人員需要求各個部門及工作人員將工作中生成的文件及憑證及時整理并移交歸檔，檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督，其他部門以及員工需要積極配合，完成檔案歸檔工作。最后，需要不斷豐富檔案內(nèi)容、拓寬檔案工作范圍，針對企業(yè)未來發(fā)展核心信息，需要做好信息保密工作，及時進(jìn)行收集和歸檔處理[3]。

3.3提高檔案管理人員水平

首先，物業(yè)企業(yè)需要強(qiáng)化檔案管理隊伍的建設(shè)水平。通過招聘檔案管理專業(yè)性人才，確保其能夠熟練掌握整個業(yè)務(wù)流程，并將先進(jìn)管理理念和方式應(yīng)用在實際工作當(dāng)中。通過培訓(xùn)教育活動，幫助企業(yè)自身檔案管理人員熟練掌握檔案管理類型以及管理方式方法，明確檔案管理工作中各個流程。同時，還需要培養(yǎng)管理人員責(zé)任意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，確保其管理工作下的行為合法合規(guī)。其次，提高物業(yè)檔案管理信息化水平。企業(yè)通過培訓(xùn)增強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)時，還需要融入信息化技術(shù)教育，使其在培訓(xùn)后能夠熟練應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)等，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)融合，達(dá)到檔案管理電子化、信息化的目標(biāo)，便于滿足目前社會多元化用戶需求。最后，實現(xiàn)檔案培訓(xùn)常態(tài)化。物業(yè)企業(yè)需要通過定期開展檔案管理人員培訓(xùn)活動，包括專家講座、知識問答等，不斷增強(qiáng)和夯實管理人員理論基礎(chǔ)和實踐能力。

結(jié)論：綜上所述，物業(yè)檔案管理工作具有非常突出的優(yōu)勢，能夠有效提高物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，以及市場競爭力。因此，物業(yè)必須真正意識到物業(yè)檔案管理的重要性，才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，從而提升物業(yè)管理整體水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]易桂平.加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作的思考[J].卷宗，2019，9（15）：15.

[2]周爰.對做好物業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識與思考[J].卷宗，2019，9（18）：157.

[3]張春娜. 淺談完善物業(yè)檔案管理的建議[J]. 赤子，2019（20）：199.