創(chuàng)新檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

石莉萍

摘? 要：檔案管理體系的推陳出新，與信息化理念和手段的引入關(guān)系密切;在各個(gè)單位逐步重視檔案管理的背景下，創(chuàng)新理念顯得尤為重要。本文首先闡述檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，隨后探討創(chuàng)新管理理念的路徑。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;檔案;信息化

現(xiàn)代檔案管理需要在創(chuàng)新方面不斷厲行，信息化則是落實(shí)創(chuàng)新任務(wù)的重要途徑，也是檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此有必要分析檔案管理信息化。

1.檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)

1.1提高管理質(zhì)量

過往的檔案管理工作主要在實(shí)體場(chǎng)館中進(jìn)行，與圖書館館藏管理模式類似。雖然單份檔案資料內(nèi)容相對(duì)較少，但是檔案資料數(shù)量處于穩(wěn)步增長(zhǎng)的狀態(tài)，對(duì)于場(chǎng)館環(huán)境的要求也相對(duì)較高。另一方面，歷史相對(duì)悠久的檔案資料在外界天氣環(huán)境條件影響下，可能會(huì)發(fā)生字跡氧化、腐敗等多種現(xiàn)象，檔案資料內(nèi)容完整度顯著降低。信息化理念的引入有效彌補(bǔ)檔案管理體系中的很多不足，載體的改變就是其中之一。使用信息化模式意味著檔案存儲(chǔ)的載體發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的存儲(chǔ)載體在檔案管理體系中扮演重要角色，不僅降低對(duì)現(xiàn)實(shí)空間的占用力度，硬盤存儲(chǔ)的潛力也被進(jìn)一步激發(fā)。由此可見信息化為檔案管理帶來更多的穩(wěn)定性因素，檔案的價(jià)值得以不斷延續(xù)。

1.2促進(jìn)檔案共享

單位企業(yè)的檔案資料種類很多，部分檔案資料屬于絕密級(jí)別，只有在特殊情況下經(jīng)由主管人員同意后方可調(diào)用，但是還有很多技術(shù)、專業(yè)性檔案資料與單位企業(yè)的管理生產(chǎn)活動(dòng)密切相關(guān)，工作人員在開展分內(nèi)工作時(shí)需要借鑒檔案資料。檔案管理信息化為檔案在一定空間內(nèi)的互通共享提供了通暢的渠道，例如在檔案管理體系內(nèi)可以建立一種交互平臺(tái)，檔案管理部門與需要檔案資料的人員在信息化環(huán)境中溝通交流，在確定需要借閱的檔案資料后，能夠在較短時(shí)間內(nèi)獲取檔案資料，對(duì)于檔案資料的共享起到客觀促進(jìn)作用。

1.3工作效率提升

工作人員在檢索資料的過程中，目標(biāo)資料范圍可能非常大，為檔案資料檢索帶來很多難度。檔案管理信息化的引入意味著檢索檔案資料的目的性顯著增強(qiáng)，在檢索活動(dòng)中只需要設(shè)定條件范圍，借助信息化的力量就可以快速鎖定目標(biāo)資料范圍，并在縮小范圍后的條目中選擇個(gè)人需要的檔案資料。可見信息化對(duì)于檢索效率提升帶來的巨大作用，有效節(jié)省工作人員在資料檢索方面的時(shí)間消耗，為單位企業(yè)帶來更多效益。

2.創(chuàng)新檔案管理路徑

2.1發(fā)揮規(guī)范抓手作用

任何工作的根基在于規(guī)范，對(duì)于檔案管理信息化也不例外。很多檔案管理體系發(fā)揮作用不甚理想的關(guān)鍵在于規(guī)范制度不到位，在規(guī)范制度中制定的條令并沒有太多可行性空間，執(zhí)行效果也無法達(dá)到理想要求。另一方面，在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的支撐下，檔案管理信息化的推行路徑并不順暢。由此可見標(biāo)準(zhǔn)體系的重要性，單位在推動(dòng)檔案管理信息化的過程中，必須要對(duì)本單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行徹底清查，對(duì)于檔案管理體系中的主干、毛細(xì)血管都有明確的認(rèn)識(shí)，為構(gòu)建檔案管理信息化奠定體系網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理體系的研究成果以及本單位的實(shí)際情況，保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的可行性和使用價(jià)值。

2.2發(fā)揮技術(shù)的價(jià)值

檔案管理信息化的重要特征之一就是技術(shù)的使用，針對(duì)檔案管理信息化的特征，使用的信息手段覆蓋應(yīng)用系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)施等多個(gè)方面。近年來大容量存儲(chǔ)技術(shù)的快速發(fā)展為海量信息的物理存儲(chǔ)提供必要的支撐，以東芝、希捷為代表的移動(dòng)硬盤廠商提供的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)施，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量、讀取速度方面均表現(xiàn)出強(qiáng)勁的性能。單位企業(yè)可以將重要程度相對(duì)一般的檔案資料保存在存儲(chǔ)容量足夠的移動(dòng)硬盤中。企業(yè)級(jí)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)施的發(fā)展則為大量檔案資料以及重要資料的保管提供了充足的空間，利用NAS技術(shù)部署本單位的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)環(huán)境，在拓展數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間的同時(shí)有效結(jié)合信息安全體系，保證檔案資料的完整和安全。由于每一份檔案均對(duì)應(yīng)一定的屬性，需要檔案管理部門建立反映單位企業(yè)檔案資料具體情況的數(shù)據(jù)庫;與此同時(shí)向軟件開發(fā)服務(wù)商購買專業(yè)服務(wù)，或者自主組織力量開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，為檔案資料數(shù)據(jù)交互提供平臺(tái)。檔案管理人員借助管理系統(tǒng)可以錄入檔案資料的屬性信息，建立檔案信息數(shù)據(jù)表或者數(shù)據(jù)庫。該類系統(tǒng)一般提供了多種數(shù)據(jù)檢索路徑，為普通用戶檢索檔案信息提供了豐富的手段和方案，檔案資料檢索效率也會(huì)顯著提升。當(dāng)然逐條錄入檔案資料的屬性信息也是相對(duì)繁瑣的過程，在對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行分類處理的基礎(chǔ)上，對(duì)于部分資料可以采用掃描標(biāo)簽獲取屬性信息的方式。具體操作中將資料屬性信息寫入到標(biāo)簽中，通過支持RFID技術(shù)的手持設(shè)施掃描標(biāo)簽就可以獲取資料信息并上傳，保存在檔案管理體系的數(shù)據(jù)庫中。另外在檔案管理系統(tǒng)中提供了多種接口，用于與掃描儀、攝像頭等硬件輸入設(shè)備的交互過程，滿足多角度獲取檔案信息的需求。

2.3保證安全

先進(jìn)技術(shù)的大量應(yīng)用固然滿足檔案管理的多樣化需求，但是在充分體驗(yàn)技術(shù)便利的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注意安全性的要求。關(guān)于檔案管理信息化安全性，關(guān)系到工作人員本身以及信息化體系兩方面。工作人員首先要在本職工作中建立安全意識(shí)，對(duì)于每一項(xiàng)檔案資料的經(jīng)手都需要嚴(yán)格執(zhí)行流程，避免出現(xiàn)檔案管理中的流程盲點(diǎn)。在信息化環(huán)境操作檔案信息時(shí)也需要注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全，信息的便捷傳輸過程也為安全管理帶來一些難題。在檔案管理過程中要從訪問權(quán)限、安全驗(yàn)證等角度入手，對(duì)于不同級(jí)別的用戶設(shè)置不同的閱讀權(quán)限，避免檔案信息被非管理人員操作。對(duì)于檔案資料存儲(chǔ)的環(huán)境進(jìn)行周期性或者不定期的安全驗(yàn)證，保證物理存儲(chǔ)空間以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不存在異常訪問因素或者病毒，從源頭、傳輸渠道等多個(gè)方面阻斷病毒或者其他危險(xiǎn)因素的影響。

2.4加強(qiáng)人員信息化意識(shí)

此前已經(jīng)提到檔案管理信息化實(shí)質(zhì)上關(guān)系到信息化技術(shù)和人員兩方面，這也意味著僅僅引入信息化技術(shù)和設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，人員隊(duì)伍在檔案管理信息化中的作用則是無可替代。單位企業(yè)要掌握檔案管理部門人員的素質(zhì)和能力，在做好摸底工作的基礎(chǔ)上開展培訓(xùn)工作，著重培養(yǎng)工作人員的信息化意識(shí)和操作能力。檔案管理人員接受培訓(xùn)后，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化建立全面系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，能夠熟練使用信息化管理中常見的技術(shù)手段。在技術(shù)培訓(xùn)中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)操作的培訓(xùn)力度，保證檔案管理人員具有足夠的信息化素養(yǎng)。與此同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理安全意識(shí)的培訓(xùn)力度，確保信息化的安全管理環(huán)境。

3.結(jié)束語

當(dāng)前檔案管理信息化處于縱深推動(dòng)的狀態(tài)，標(biāo)志著檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新不斷取得新成果。在落實(shí)檔案管理任務(wù)的過程中，一定要注重信息化手段和思想的作用，推動(dòng)檔案管理體系再上一層樓。

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