現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響和對(duì)策

古麗娜孜·卡地爾

摘 要：企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)內(nèi)部建設(shè)有著非常重要的作用，其既對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程記錄，也對(duì)企業(yè)進(jìn)入現(xiàn)代化管理有著直接的推動(dòng)作用。信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)檔案電子化時(shí)代來(lái)臨，電子檔案不僅方便企業(yè)進(jìn)行檔案管理，也可以滿足企業(yè)多樣化檔案需求。信息化企業(yè)檔案管理的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行了改變，也對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作造成了沖擊，為了更好的保持企業(yè)檔案管理的高效、長(zhǎng)久發(fā)展，需要企業(yè)充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理，以此更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù);企業(yè)檔案管理;影響;對(duì)策;

1現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

1.1對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念造成了一定沖擊

信息技術(shù)是一種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，可以對(duì)生產(chǎn)關(guān)系和生產(chǎn)要素進(jìn)行調(diào)整，從而產(chǎn)生更大的生產(chǎn)力，因此信息技術(shù)對(duì)各行業(yè)發(fā)展都有很大的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，可以帶動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)力的提升，尤其是企業(yè)檔案管理。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是以人為核心，管理理念較為落后，信息技術(shù)應(yīng)用下的企業(yè)檔案管理注重以信息技術(shù)為核心，以服務(wù)對(duì)象為核心，注重提高檔案管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳輸，因此管理理念是先進(jìn)的、豐富的，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念的一種革新和突破。

1.2暴露出傳統(tǒng)檔案管理工作人員素質(zhì)和能力的不足

現(xiàn)代信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理工作人員從職業(yè)素質(zhì)上、專業(yè)能力上相比較于傳統(tǒng)的檔案管理人員有很大的提高，也暴露出了傳統(tǒng)工作人員的素質(zhì)低下、能力不足的問(wèn)題，也會(huì)對(duì)他們的發(fā)展造成一定的沖擊。比如一些傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的人工記錄方式，不僅無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境，也無(wú)法高效地學(xué)習(xí)信息技術(shù)管理方法，直接導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方式、內(nèi)容和企業(yè)檔案管理信息化之間的差異顯著，形成對(duì)立關(guān)系。另外，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，企業(yè)忽視對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，導(dǎo)致很多檔案管理工作者不懂現(xiàn)代化管理方法，對(duì)于一些信息設(shè)備和軟件不會(huì)操作，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙我國(guó)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理和建設(shè)發(fā)展。

2加強(qiáng)信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的對(duì)策

2.1更新檔案管理理念

更新檔案管理觀念，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的重視，是優(yōu)化和提高檔案管理質(zhì)量的重要手段。為了保證現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，指導(dǎo)檔案管理工作的規(guī)范有序開(kāi)展，首先要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性，現(xiàn)代企業(yè)管理中應(yīng)用的新理念、新理念，對(duì)于企業(yè)各個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)的流程，在日常工作中，要注重企業(yè)的現(xiàn)代化，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)，應(yīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的全過(guò)程。加強(qiáng)現(xiàn)代信息化建設(shè)檔案管理，突破傳統(tǒng)的管理理念，以提高檔案管理的速度、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化為核心，將檔案管理提升到與其他管理公司同等的地位，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)、軟件、利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作，不斷完善新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作，不斷提高檔案管理質(zhì)量，突出新時(shí)期檔案管理工作的特點(diǎn)。

2.2健全企業(yè)檔案管理制度

檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部深化改革的重點(diǎn)，涵蓋了企業(yè)的發(fā)展歷史、經(jīng)營(yíng)管理等信息，是企業(yè)成長(zhǎng)和發(fā)展的重要內(nèi)容，因此完善檔案管理制度顯得尤為關(guān)鍵。為更好保證企業(yè)檔案整理工作的開(kāi)展，需從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，制訂健全、完善的檔案管理制度，細(xì)化相關(guān)檔案管理人員職責(zé)，使企業(yè)檔案管理處于科學(xué)有序狀態(tài)，從而有效應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，不要搞形式主義。其次，在后臺(tái)使用、數(shù)據(jù)分類管理等方面進(jìn)行合理的規(guī)劃整合，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)的專業(yè)技能培訓(xùn)，制定科學(xué)的規(guī)章制度，使檔案工作人員在工作中有章可循、有法可依。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，要保證檔案管理工作的高效性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。在依靠信息系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作的情況下，要做好檔案的收集、整理、歸檔和編制工作。借助規(guī)范化的體系，可以保證檔案管理工作有序、有效地進(jìn)行。如果有信息遺漏、重復(fù)、混亂和其他現(xiàn)象在文件管理的過(guò)程中，應(yīng)該及時(shí)和準(zhǔn)確地調(diào)查有關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任，管理系統(tǒng)，管理規(guī)則，提高企業(yè)的質(zhì)量文件，提高檔案管理水平。

2.3提高檔案信息化技術(shù)

研究表明，檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案職業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)和進(jìn)步，檔案管理的信息化，不僅可以有效改善企業(yè)文件管理的效率和準(zhǔn)確性，同時(shí)也可以降低管理成本，提高信息數(shù)據(jù)采集和共享的力度，對(duì)促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展是重中之重。首先，要樹(shù)立并逐步深化檔案信息化意識(shí)，運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的管理理念和工作方法，實(shí)現(xiàn)并逐步完善現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。其次，加大企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的投入，進(jìn)一步完善信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，如配置計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影機(jī)等技術(shù)設(shè)備，企業(yè)檔案輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和動(dòng)態(tài)更新。同時(shí)，建立和完善企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.4加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

對(duì)于一些重要行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)為企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也帶來(lái)安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)信息傳輸是開(kāi)放的，不受時(shí)間和地點(diǎn)限制的，在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案嗎管理時(shí)，容易發(fā)生各種信息泄漏、信息丟失的問(wèn)題，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)影響是非常大的。尤其是企業(yè)核心檔案文件，如果出現(xiàn)安全問(wèn)題，將會(huì)影響企業(yè)正常發(fā)展運(yùn)行，也會(huì)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失，因此需要企業(yè)在推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，也需要采取科學(xué)手段加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，降低信息安全問(wèn)題發(fā)生率。

對(duì)此，企業(yè)可以在內(nèi)部電子檔案網(wǎng)站瀏覽方面設(shè)置一些權(quán)限或者設(shè)置數(shù)字密碼，從基礎(chǔ)上加強(qiáng)安全管理。企業(yè)也可以建立電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別系統(tǒng)，實(shí)時(shí)對(duì)整個(gè)檔案信息管理進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)督，對(duì)基本的信息安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，及時(shí)預(yù)測(cè)網(wǎng)絡(luò)病毒，并自動(dòng)重點(diǎn)病毒侵襲，避免電子方案信息泄漏。另外，企業(yè)還可以通過(guò)雙層加密的方法對(duì)重點(diǎn)檔案信息進(jìn)行防護(hù)處理，尤其是在存儲(chǔ)和使用上，比如企業(yè)一些項(xiàng)目方案、企業(yè)研發(fā)的科學(xué)技術(shù)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等這些關(guān)鍵性信息。

2.5提升檔案管理人員的綜合能力

縱觀企業(yè)檔案管理信息化趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理未來(lái)發(fā)展是有一定規(guī)律的，因此需要在信息化建設(shè)中不斷探索和總結(jié)企業(yè)發(fā)展規(guī)律，企業(yè)行政部門和管理部門領(lǐng)導(dǎo)者需要加強(qiáng)合作，完善立法，充分依靠社會(huì)力量，企業(yè)全體內(nèi)部人員的力量，引導(dǎo)企業(yè)檔案工作深入開(kāi)展。

對(duì)于企業(yè)檔案管理人員而言，其是檔案信息和企業(yè)發(fā)展、企業(yè)各部門信息對(duì)接的中間介質(zhì)，因此需要重視對(duì)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)、管理能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，以此確保他們對(duì)工作流程進(jìn)行準(zhǔn)確把握，適應(yīng)信息化檔案管理發(fā)展需求。對(duì)此，一方面企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)機(jī)制，確保管理人員能力符合管理標(biāo)準(zhǔn);另一方面，企業(yè)可以建立交流機(jī)制，促使企業(yè)檔案管理部門可以跟其他部門進(jìn)行及時(shí)溝通，確保檔函資源實(shí)現(xiàn)高效轉(zhuǎn)化，以此提高檔案資源利用率，便于檔案管理人員進(jìn)行信息化管理。

結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，信息技術(shù)促使社會(huì)發(fā)展不斷變革，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，為了促使企業(yè)更好的把握信息技術(shù)機(jī)遇，需要企業(yè)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行革新和改進(jìn)，全面提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效益，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部發(fā)展。

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