檔案開發(fā)利用基本舉措

宋振華

摘 要：經(jīng)濟(jì)社會(huì)，信息是一種重要的知識(shí)資源，在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步中發(fā)揮著重要作用。如今，信息在保障社會(huì)發(fā)展中的方式多樣化，需要快速準(zhǔn)確獲取所需信息，這為檔案管理也提出了新的要求。隨著檔案內(nèi)容的不斷豐富，檔案開發(fā)有了更多的可用資源，檔案利用效果更加明顯，特別是新技術(shù)的應(yīng)用，檔案開發(fā)利用的現(xiàn)代化手段得以實(shí)現(xiàn)，更有利于檔案開發(fā)利用工作的高效開展。本文系統(tǒng)分析檔案開發(fā)利用存在問題，提出科學(xué)應(yīng)對(duì)舉措，服務(wù)提升檔案開發(fā)利用水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息;資源管理;開發(fā);舉措

檔案是歷史的見證，是工作開展的客觀記錄。因此，檔案的屬性就決定了檔案集多種信息于一體，這些信息來在于社會(huì)，產(chǎn)生于各個(gè)行業(yè)的工作，記錄了發(fā)展變化的全過程，具有重要的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。如何從檔案中進(jìn)行挖掘分析，提煉形成更加便捷的信息供社會(huì)利用，發(fā)揮檔案的鮮明價(jià)值特點(diǎn)，成為檔案工作的重點(diǎn)，要強(qiáng)化檔案觀念，正確認(rèn)識(shí)和對(duì)待。

1.檔案信息挖掘利用的重要性

在歷史推進(jìn)的進(jìn)程中，各個(gè)時(shí)期都會(huì)形成檔案，延續(xù)不斷積累留存了大量?jī)?nèi)容真實(shí)的檔案資源，記載了社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的豐富經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)良智慧。成為社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的資源和動(dòng)力。但是，目前檔案重視和認(rèn)識(shí)都有一定差距，對(duì)檔案的利用力度仍需進(jìn)一步加大，以改變目前的被動(dòng)落后檔案管理狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案的開放性管理和高效利用發(fā)展。

1.1檔案是增強(qiáng)社會(huì)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)資源

如今的社會(huì)發(fā)展，發(fā)展方式和發(fā)展速度都發(fā)生了根本性的變化，呈現(xiàn)的是現(xiàn)代化和多元化發(fā)展相結(jié)合的新型發(fā)展模式，當(dāng)社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展愈加迅速，競(jìng)爭(zhēng)就會(huì)愈加激烈，如此形勢(shì)下，發(fā)展對(duì)檔案信息的需求就會(huì)更加急迫，檔案的信息價(jià)值就會(huì)顯得尤為重要，逐漸成為行業(yè)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)的有效資源，可最大化滿足社會(huì)和行業(yè)發(fā)展中的信息需求，檔案信息無可辯駁的已經(jīng)成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要力量。

1.2檔案是促進(jìn)社會(huì)有序發(fā)展的信息資源

目前，很多單位和社會(huì)行業(yè)檔案利用頻次逐漸增強(qiáng)，也利用檔案解決了很多實(shí)際困難，越來越多的單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案信息的重要性，開發(fā)檔案資源的愿望很是迫切和強(qiáng)烈。但是檔案信息隱藏于檔案之中，未開發(fā)的檔案是一種原生態(tài)的真實(shí)靜態(tài)資源，隱藏的檔案內(nèi)容直觀性和可用性不強(qiáng)，不能反映全面的檔案信息內(nèi)容，不宜直接全面應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展。如此狀況之下，就要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息加工開發(fā)的必要性，通過現(xiàn)代化的管理開發(fā)模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理應(yīng)用，讓更多的有效檔案信息促進(jìn)社會(huì)效益轉(zhuǎn)化，提升經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。

1.3檔案是社會(huì)民眾的利用需求

現(xiàn)在的檔案內(nèi)容豐富，形式多樣，記載了大量的綜合性信息，含有與民生百姓息息相關(guān)的信息資源，成為民眾不可或缺的工作和生活資源。與之同時(shí)，民眾在檔案利用工作中，也深受其益，解決了很多無法解決的個(gè)人問題，檔案意識(shí)已經(jīng)得到明顯提升，檔案的價(jià)值作用深入民心，促進(jìn)了人們利用檔案的主動(dòng)性積極性，檔案與民眾的關(guān)系日益密切。為此，檔案工作要立足自身價(jià)值優(yōu)勢(shì)，要以滿足民眾需求為本，針對(duì)更多社會(huì)需求點(diǎn)，加大檔案資源的開發(fā)，更好地服務(wù)民眾，解決民生問題。

2.把握檔案信息開發(fā)的關(guān)鍵性問題

檔案資源豐富，信息量大，形成年代不同，門類載體不同，檔案的保存管理狀況不同，要充分考慮開發(fā)中的這些問題，通過調(diào)研了解社會(huì)檔案需求的重點(diǎn)，進(jìn)行區(qū)別性開發(fā)，優(yōu)先開發(fā)社會(huì)需求性強(qiáng)的檔案，保證開發(fā)的有效性，保證開發(fā)工作質(zhì)量。

2.1注重所開發(fā)檔案信息的有效性

檔案中記載了大量的社會(huì)事業(yè)發(fā)展過程，由于有的檔案年代久遠(yuǎn)，在開發(fā)工作中要注意鑒別其客觀真實(shí)性，分析其是否與當(dāng)時(shí)的歷史背景和社會(huì)發(fā)展階段相符合，做成和理性判斷，防止盲目性開發(fā)，保障開發(fā)成效，讓開發(fā)出的檔案信息有價(jià)值，可以被認(rèn)可和利用。對(duì)于開發(fā)中發(fā)現(xiàn)的檔案信息存疑問題要做好登記，組織專業(yè)性人員和事件經(jīng)歷者了解情況，搞明原為，防止出現(xiàn)檔案信息開發(fā)中的錯(cuò)誤發(fā)生，讓檔案信息更加真實(shí)有效。

2.2注重開發(fā)的全面性

檔案開發(fā)工作要有所規(guī)劃，做好階段性計(jì)劃，防止進(jìn)行所謂的部分開發(fā)，不分層次的開發(fā)，才能保證開發(fā)的檔案信息系統(tǒng)性和全面性。在開發(fā)過程中，我們首先要面對(duì)大量的檔案原生態(tài)實(shí)體，每一件檔案都會(huì)蘊(yùn)含有不同的內(nèi)容，其內(nèi)容不同所呈現(xiàn)的價(jià)值也就不同，在開發(fā)中就要樹立全面的開發(fā)理念，實(shí)施全方位的開發(fā)，可采用時(shí)間段或者以問題以及關(guān)鍵性內(nèi)容為節(jié)點(diǎn)與重點(diǎn)的開發(fā)方式，杜絕所謂的零散式和片面的選擇性開發(fā)，出現(xiàn)信息開發(fā)不全面，開發(fā)內(nèi)容不系統(tǒng)不完整，甚至工作重點(diǎn)出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致出現(xiàn)重要信息遺漏等問題，最終實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)的全面覆蓋，達(dá)到檔案開發(fā)服務(wù)利用發(fā)展的根本性目的，為社會(huì)提供更加全面而豐富的檔案信息。

3.檔案信息開發(fā)的有效舉措

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念

檔案工作延續(xù)至今，很多工作方法和工作理念根深蒂固，鑒于各個(gè)社會(huì)時(shí)期對(duì)檔案工作的要求不同，特別是在現(xiàn)代技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案工作的主要內(nèi)容就是基本的材料收集和整理、保管工作，對(duì)于檔案的利用服務(wù)工作很少觸及，沒有形成起碼的檔案利用氛圍。如今，社會(huì)形態(tài)發(fā)展呈現(xiàn)開放性和現(xiàn)代化融合的新型姿態(tài)，信息的重要性得到普遍的認(rèn)可，現(xiàn)在的發(fā)展已經(jīng)到了檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)的新階段，檔案利用工作變得日漸迫切，檔案蘊(yùn)含的寶貴價(jià)值不斷得以釋放，檔案人員要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作理念，要以開發(fā)來促進(jìn)和引領(lǐng)檔案管理工作，多措并舉開展檔案利用宣傳，及時(shí)立足實(shí)際需要開展檔案信息挖掘，樹立鮮明的利用服務(wù)導(dǎo)向。

3.2提升檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平

檔案利用工作需要良好的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)作為保障，并且要持續(xù)提升，常抓不懈，以滿足檔案利用工作的開展。一是要注意檔案材料的積累。檔案資料是工作中不斷形成的，收集工作要及時(shí)跟進(jìn)，做到日積月累，事畢歸檔，持續(xù)性收集，不斷豐富檔案的門類和內(nèi)容，為檔案開發(fā)利用提供充足的信息來源;二要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，要依據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)開展和組織整理檔案，整理形成的檔案做到條目清晰，內(nèi)容完整;三要完善檔案查找利用體系，以全宗卷規(guī)范為依據(jù)，編制目錄級(jí)檢索冊(cè)，實(shí)行案卷、目錄到全文的便捷查閱。

3.3運(yùn)用現(xiàn)代管理服務(wù)手段

檔案的提供利用前方與利用者相連接，后方與檔案資源數(shù)據(jù)庫相連接，這項(xiàng)工作對(duì)于利用者要盡量滿足查全、查快的需求，對(duì)于資源數(shù)據(jù)庫的信息要快速進(jìn)行鑒別和查找。為此就要采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，做到高效率高質(zhì)量的管理服務(wù)，最大化服務(wù)于利用需求。

3.4加強(qiáng)檔案專業(yè)人才管理建設(shè)

在檔案利用日益重要的今天，做好檔案服務(wù)，提升服務(wù)質(zhì)量是社會(huì)的強(qiáng)烈愿望。提升服務(wù)質(zhì)量是每一位檔案人員的責(zé)任，要樹立積極地服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)檔案利用工作力度，創(chuàng)新探索更加先進(jìn)的利用工作途徑。還要堅(jiān)持服務(wù)社會(huì)的基本工作理念，做到更好的管理檔案，留存檔案，發(fā)掘檔案，為檔案利用服務(wù)打好人才基礎(chǔ)。

3.5加強(qiáng)檔案信息的管理

檔案中含有豐富的檔案信息，具有較高的利用價(jià)值，是服務(wù)利用的寶貴資料。同時(shí)，檔案中含有的有價(jià)值信息產(chǎn)生于不同年代，很多內(nèi)容帶有時(shí)代烙印，在利用時(shí)要注意鑒別和分析對(duì)待，有權(quán)限性的選擇利用，科學(xué)設(shè)置檔案信息查閱權(quán)限，采取得當(dāng)?shù)臋n案信息管理措施，既要保證檔案信息的正常利用，又要防止不利于發(fā)展穩(wěn)定的信息被擴(kuò)大化，造成不可挽回的影響。

4.結(jié)束語

如今，檔案已經(jīng)成為越來越重要的資產(chǎn)性資源，事關(guān)眾多民生問題和社會(huì)發(fā)展。為此，檔案工作要轉(zhuǎn)變工作中心，圍繞更好服務(wù)社會(huì)民眾，服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，采取更為有力的舉措，提升服務(wù)的質(zhì)量和水平。

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