提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張馨月

摘? 要：隨著近年我國事業(yè)單位的持續(xù)改革，傳統(tǒng)事業(yè)單位的常規(guī)檔案管理模式無法充分滿足于新形勢背景下對事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)的需求，如何及時(shí)對現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理工作方式進(jìn)行全面改進(jìn)，是事業(yè)單位今后都需要進(jìn)行認(rèn)真分析、思考和處理的問題。在如今信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)意識到現(xiàn)代化信息技術(shù)對于檔案管理工作而言具備重要價(jià)值，并以此為契機(jī)積極創(chuàng)新自身的管理理念，引入信息化管理理念，從而提高事業(yè)單位檔案管理的整體價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;信息化建設(shè);策略

引言：事業(yè)單位改革深化的背景下，不僅越發(fā)強(qiáng)調(diào)了檔案管理工作對事業(yè)單位建設(shè)的重要性，也為今后事業(yè)單位自身的檔案規(guī)范化管理工作建設(shè)提出了一系列要求。事業(yè)單位應(yīng)在此指引下，積極增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理經(jīng)營意識，創(chuàng)新檔案管理新模式，對其現(xiàn)有業(yè)務(wù)資源進(jìn)行合理優(yōu)化及整合，完善現(xiàn)有檔案信息及管理技術(shù)平臺(tái)，確保自身檔案經(jīng)營管理工作的科學(xué)高效化水平以及制度規(guī)范化，進(jìn)而得以促進(jìn)事業(yè)單位形成長期穩(wěn)定的良性發(fā)展趨勢，推動(dòng)我國事業(yè)單位總體的檔案信息化建設(shè)水平提高。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1、管理理念趨于陳舊

在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位自身的檔案管理理念對提升單位檔案管理工作的實(shí)際水平起到了決定作用，管理理念的缺失將在一定程度上影響檔案管理的發(fā)展。然而，在目前事業(yè)單位的檔案管理工作里不難看出，部分檔案管理工作人員仍然囿于傳統(tǒng)的管理理念以及管理模式，未能及時(shí)完善自我檔案管理體系知識，對于檔案管理工作理念缺少足夠的認(rèn)知，進(jìn)而影響了檔案管理能力的發(fā)揮。

2、配套設(shè)施不完備

完善的設(shè)備設(shè)施是事業(yè)單位保證檔案管理工作有序進(jìn)行的重要前提。但是，在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際工作中，針對檔案管理設(shè)備設(shè)施的資金投入方面較為乏力。盡管短期未見顯著危害，但檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的影響是間接性的，這一問題的出現(xiàn)，將會(huì)在很大程度上，對事業(yè)單位檔案管理工作以及事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生影響[1]。

3、電子化進(jìn)程滯后

電子檔案庫的建設(shè)和維護(hù)對于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案工作具有重大意義。由于很多事業(yè)單位并不了解電子信息庫建設(shè)的具體方法和內(nèi)容，在實(shí)際過程中選擇性忽視了該項(xiàng)工作，不僅降低了檔案資源的利用效率，提高了查閱難度，也容易發(fā)生紙質(zhì)檔案損壞后重要信息缺失，造成業(yè)務(wù)工作的進(jìn)展困難的現(xiàn)象。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1、及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

為了有效提升檔案規(guī)范化管理工作效能和工作效率，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對新時(shí)代背景下的各項(xiàng)規(guī)章制度形成認(rèn)知，要充分重視對現(xiàn)有事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理和工作程序進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)和不斷優(yōu)化，有效地轉(zhuǎn)變舊的現(xiàn)代化管理方法和觀念，主動(dòng)向現(xiàn)有檔案管理工作人員系統(tǒng)地傳遞現(xiàn)代先進(jìn)的管理方法和觀念，使其能夠充分認(rèn)識到建設(shè)現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)管理理念的重要性，保證摒棄當(dāng)前傳統(tǒng)的管理思想觀念體系中存在的所謂落后元素理念，加強(qiáng)科學(xué)先進(jìn)規(guī)范化管理思維觀念成果的推廣、引進(jìn)、示范和普及使用。

2.加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在加強(qiáng)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，人才建設(shè)是需要格外重視的一項(xiàng)工作。隨著事業(yè)單位改革走向深入，事業(yè)單位檔案管理體制對人才能力的總體要求發(fā)生了新變化，提出了更高的要求。檔案管理人才不僅需要過硬的政治與道德素養(yǎng)、全面先進(jìn)的系統(tǒng)知識和認(rèn)真細(xì)致的實(shí)操能力，還需要有著依據(jù)單位實(shí)際開展方法創(chuàng)新的思維能力。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位信息化綜合管理人才隊(duì)伍的建設(shè)迫在眉睫。第一，提高人才引進(jìn)的門檻。事業(yè)單位信息系統(tǒng)應(yīng)該采取措施對檔案招聘崗位設(shè)置招聘“硬杠杠”，尤其對非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的檔案管理人員專業(yè)綜合工作能力全面進(jìn)行深入考察，從源頭方面把控好新引進(jìn)人才的專業(yè)素質(zhì)能力，確保引入的人才能夠真實(shí)滿足當(dāng)前的檔案管理工作要求，為單位良性運(yùn)行夯實(shí)基礎(chǔ)。第二，加強(qiáng)后備人才儲(chǔ)備的培養(yǎng)。為充實(shí)檔案管理人才庫，事業(yè)單位可以定期集中展開崗位技能知識大培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理人員為全單位黨員干部進(jìn)行集中授課。這樣做，一方面可以提升現(xiàn)有的檔案管理人員的綜合管理能力，促進(jìn)知識的二次融合;另一方面，也可以提升各級管理人員對檔案管理工作的知曉度，補(bǔ)足現(xiàn)有知識系統(tǒng)對檔案管理方面的認(rèn)知短板，從而全面系統(tǒng)地提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的實(shí)際效能。第三，強(qiáng)化檔案管理人員保密觀念，提高檔案管理人員政治素養(yǎng)，敦促其按照事業(yè)單位規(guī)定進(jìn)行檔案資料的查閱、調(diào)取和運(yùn)用，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)資料的安全性。

3、加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和使用

事業(yè)單位充分引進(jìn)、配備和使用檔案管理信息化設(shè)備，也是當(dāng)前促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)效率明顯提升的關(guān)鍵因素。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)管理設(shè)備的引入，合理利用各種先進(jìn)設(shè)備以提高其使用效率，提高事業(yè)單位檔案管理水平。第一，對于管理?xiàng)l件較好的事業(yè)單位，在綜合檔案室環(huán)境的整體設(shè)置、規(guī)劃方面，需要單獨(dú)建設(shè)恒溫防潮的專用庫房，內(nèi)置先進(jìn)完善的檔案信息管理硬件設(shè)備系統(tǒng)，包括智能掃描儀、打印機(jī)和讀碼輸入系統(tǒng)，提高倉庫檔案數(shù)字化管理平臺(tái)各硬件設(shè)施的智能化建設(shè)程度。如果已建成相應(yīng)的綜合檔案室，也可進(jìn)行升級改造，加配消防除塵處理設(shè)備和空調(diào)，改進(jìn)消防炮等消防設(shè)備，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理。第二，摒棄事業(yè)單位傳統(tǒng)落后的手工輸入處理方式，借助電腦掃描儀和讀碼工具，逐步將紙質(zhì)檔案資料清晰完整地制作為電子檔案，并利用條形碼或者二維碼進(jìn)行分類，將相關(guān)信息直接存儲(chǔ)到專用檔案數(shù)據(jù)庫中，做好相應(yīng)備份。第三，提高管理人員設(shè)備綜合運(yùn)用能力，注重提高先進(jìn)設(shè)備功能使用熟練度和正確保養(yǎng)知曉度，從而有效支持事業(yè)單位檔案數(shù)字化的相關(guān)硬件管理。除此以外，還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)，防治各種黑客以及不正當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)侵犯，保證事業(yè)單位檔案信息的完整性與安全性，以此努力促進(jìn)我國檔案管理的技術(shù)現(xiàn)代化和管理信息化[2]。

結(jié)束語

事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是大勢所趨，面對現(xiàn)階段檔案管理工作的一系列挑戰(zhàn)，唯有端正對檔案管理工作的態(tài)度，對檔案管理先進(jìn)理念進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，積極引入先進(jìn)的檔案信息化管理設(shè)備，培養(yǎng)高素質(zhì)信息化管理人才，從而不斷提升事業(yè)單位的檔案管理工作的安全性和高效性，推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平穩(wěn)步提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙閩麗. 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平提升研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020，（1）：68.

[2]宋曉慧. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析[J]. 經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息， 2021（5）：1.