淺談檔案管理工作的重要性

摘 要：檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，是提高一個(gè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要標(biāo)尺，企業(yè)檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè)管理;重要性

檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解單位的整體運(yùn)行和經(jīng)營狀況，能夠適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定各企事業(yè)單位的經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。

檔案管理工作對我國現(xiàn)行企事業(yè)單位管理制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理的重要性的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作的研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步提高和培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員的工作熱情。

目前，檔案管理的工作人員對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作的重要性宣傳力度不夠，造成檔案管理不當(dāng)在本部門滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)，不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，使整個(gè)企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作，檔案工作缺乏制度化的管理程序。當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。五是企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃;有任務(wù)、無落實(shí);有形式、無效果。因此檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

經(jīng)過認(rèn)真、細(xì)致的分析與學(xué)習(xí)，得出如下結(jié)論：科學(xué)規(guī)范的檔案管理不僅能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，同時(shí)可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧邵興，檔案管理學(xué)，中國人民大學(xué)出版社

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

作者簡介：王麗梅（1986年11月——），女，漢族，內(nèi)蒙古清水河縣人，本科學(xué)歷，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。