新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

張琬悅

摘要：檔案具有珍貴性、獨(dú)特性以及多樣性等幾方面特征，檔案對促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。因此，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理的價(jià)值并對其進(jìn)行規(guī)范化的管理，從而充分發(fā)揮其社會(huì)效益，使其成為事業(yè)單位重要文化資產(chǎn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理

社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步促使人們愈發(fā)重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見歷史發(fā)展的痕跡，并從中獲取前進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強(qiáng)化檔案管理的措施。

一、檔案管理的重要性

在信息化時(shí)代，進(jìn)行檔案管理的主要目的在于將重要的資料、文件等轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需要的信息，并通過檔案中記載的歷史變革汲取改革發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行編撰、整理，以及保護(hù)，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效的節(jié)省，而且實(shí)體檔案的生命也能得到有效的延長，從而提高了檔案的安全性，最終達(dá)到進(jìn)行檔案管理的目的[1]。

檔案記錄了一個(gè)單位的改革發(fā)展歷程，其記載的歷史發(fā)展事件為事業(yè)單位進(jìn)行決策、管理提供了相關(guān)的依據(jù)，而且這些素材具有較高的收藏價(jià)值以及新聞價(jià)值。對檔案進(jìn)行管理不僅符合社會(huì)發(fā)展的需要，而且事業(yè)單位以此為依據(jù)制定的改革策略可以降低“走彎路”的概率，從而節(jié)約事業(yè)單位的人力資源費(fèi)用，減少事業(yè)單位財(cái)務(wù)的不必要支出，事業(yè)單位的資金使用率也將會(huì)得到提高。在信息化時(shí)代，將現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進(jìn)行數(shù)字化管理，從而更加有效地對檔案進(jìn)行管理且能夠有效地延長實(shí)體檔案的壽命，十分具有現(xiàn)實(shí)意義以及歷史意義。

二、檔案管理中存在的不足

大部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)還存在著一定的不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）沒有正視檔案管理的重要性

檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的一筆重要財(cái)富，里面包含了事業(yè)單位的發(fā)展歷程和日常生產(chǎn)活動(dòng)，涵蓋了人力資源、事業(yè)單位管理等方方面面的內(nèi)容，它具有文書檔案、技術(shù)檔案等多種形式，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中起了重要作用，但是很多事業(yè)單位卻沒有充分重視檔案的重要性。部分事業(yè)單位的管理者較為重視事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，工作重心也傾向于事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，他們認(rèn)為檔案管理在事業(yè)單位中處于無足輕重的地位，檔案管理者也只是對檔案進(jìn)行整理、存放。由于部分事業(yè)單位沒有重視檔案管理工作，常常會(huì)出現(xiàn)突擊整理檔案的情況，使得檔案管理從原本長期、連續(xù)的工作變成了應(yīng)付檢查的臨時(shí)性工作。由于事業(yè)單位沒有重視檔案管理重要性，在管理檔案的過程中存在突擊收集、整理等問題，所以當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)性事件時(shí)，很容易出現(xiàn)檔案被遺失等情況，為事業(yè)單位帶來難以預(yù)料的損失[2]。

（二）信息化管理中存在不足

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案管理中也開始廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理的過程中運(yùn)用信息化技術(shù)具有便于保存信息的完整性、方便拷貝與抄送以及提升檔案信息的時(shí)效性等方面優(yōu)勢，因此事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)較為青睞于這種方法。但是，網(wǎng)絡(luò)也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全的影響。如果事業(yè)單位沒有妥善保存涉及事業(yè)單位核心技術(shù)的秘密文件，那么將會(huì)造成無法挽回的損失。因此，信息安全也是檔案應(yīng)急管理中的問題之一。

（三）管理機(jī)制不健全，缺乏應(yīng)有的應(yīng)急處理方案

雖然部分單位制定了相關(guān)的管理機(jī)制和應(yīng)急預(yù)案，但是應(yīng)急預(yù)案僅僅是流于表面，沒有實(shí)際操作性。甚至有部分單位是為了應(yīng)付檢查才制定了應(yīng)急預(yù)案，這些預(yù)案往往都存在著抄襲問題，這些預(yù)案很難在出現(xiàn)意外時(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的作用[3]。

（四）沒有對檔案進(jìn)行充分的開發(fā)利用

很多單位的檔案管理還處于庫房管理的初級(jí)階段，沒有較好的共享檔案資源，從而導(dǎo)致沒有對檔案進(jìn)行多維度開發(fā)以及保值增值。除此之外，檔案查詢還采取的是手工查詢的方式，在查詢的過程中需要耗費(fèi)大量的人力、物力，從而導(dǎo)致檔案的利用率較低。

（五）檔案管理方式較為落后

事業(yè)單位保存檔案的傳統(tǒng)方式主要是以紙質(zhì)檔案為主。但是，由于紙質(zhì)材料的壽命較為有限，很多儲(chǔ)存時(shí)間較長的檔案就會(huì)出現(xiàn)圖像失真、字跡模糊等方面的問題，從而導(dǎo)致很多珍貴的資料因此損壞。除此之外，科技的發(fā)展帶來事業(yè)單位電子設(shè)備更新?lián)Q代的步伐加快，從而導(dǎo)致早期視頻檔案沒有可以播放的設(shè)備[4]。

三、強(qiáng)化檔案管理的措施

（一）建立現(xiàn)代化電子資料庫

為了提高工作人員以及文件借閱者的工作效率，需要建立現(xiàn)代化電子資料庫，從而提高資料的利用效率。將紙質(zhì)檔案信息化，利用專門的信息化管理系統(tǒng)對其進(jìn)行管理，可以提升工作人員的效率，減少紙質(zhì)檔案的損耗。當(dāng)工作人員需要相關(guān)資料時(shí)，只需要登錄檔案系統(tǒng)進(jìn)行查閱就可以獲得相關(guān)信息，從而減少了人力的損耗。建設(shè)完善的電子資料庫可以有效地優(yōu)化人力、物力資源，檔案室也能夠順利地進(jìn)行檔案室管理工作，減少紙質(zhì)檔案的損耗，同時(shí)還能有效地保證事業(yè)單位內(nèi)部核心資料的安全性[5]。

（二）建立檔案管理建設(shè)目標(biāo)，完善管理制度

在對檔案進(jìn)行管理需要有明確的目標(biāo)和科學(xué)的規(guī)劃，這樣才能有序地推進(jìn)檔案室的管理工作。事業(yè)單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)，同時(shí)要做好檔案室管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃與近期目標(biāo)，在制定實(shí)際工作戰(zhàn)略時(shí)要充分管理過程中的靈活性和實(shí)用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。除此之外，在對檔案室管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業(yè)技能水平要隨著時(shí)代的進(jìn)步有所提升，不斷了解、學(xué)習(xí)檔案室管理的最新模式[6]。

除此之外，還需要對檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行不斷的完善，只有這樣，檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進(jìn)行明確的規(guī)定，制定相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案的進(jìn)出庫登記管理制度也需要不斷強(qiáng)化，從而保證紙質(zhì)檔案以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（三）檔案室管理需要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

首先，檔案室中包含著很多紙質(zhì)資料，因此檔案室需要做好防火、防光等方面的工作。檔案管理人員需要對消防設(shè)備及檢測設(shè)備定期檢查，并定期跟換開關(guān)、照明線路等設(shè)備，從而將影響檔案安全的危險(xiǎn)因素都扼殺在萌芽中。隨著時(shí)間的推移，檔案室內(nèi)的檔案會(huì)越來越多，為了優(yōu)化人力資源，方便借閱人查閱資料，檔案室可以使用電動(dòng)密集架，并同時(shí)配備電子標(biāo)簽系統(tǒng)，當(dāng)人們需要查閱檔案時(shí)，只需要打開電腦系統(tǒng)即可找到檔案及其所在位置[7]。

其次，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及消毒集于一體的設(shè)備，從而使檔案室處于一個(gè)相對穩(wěn)定的環(huán)境中，從而延長紙質(zhì)檔案以及電子設(shè)備的壽命。除此之外，檔案室還需要配備攝像頭、傳感器等設(shè)備，檔案管理人員可以隨時(shí)通過監(jiān)控器觀察到檔案室內(nèi)的情況，如果檔案室內(nèi)發(fā)生意外也可以及時(shí)的進(jìn)行解決。

最后，檔案室需要做好防盜工作?？梢岳帽O(jiān)控、門禁等設(shè)備做好相關(guān)工作。要對可以進(jìn)入檔案室的人員給予相應(yīng)的權(quán)限，門禁設(shè)備可以采用電子指紋設(shè)備，只有相應(yīng)的權(quán)限以及錄入指紋的人員才能進(jìn)入檔案室。除此之外，還需要安裝攝像頭并做好出入人員記錄，從而可以隨時(shí)了解檔案室的實(shí)時(shí)狀況以及人員進(jìn)出記錄[8]。

（四）提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理水平和工作人員的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)與信息技術(shù)的培訓(xùn)，接受先進(jìn)的檔案管理的觀念，從而提升工作人員的綜合管理水平。

（五）數(shù)字化保護(hù)

對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換是目前檔案管理人員最為重要的工作。工作人員需要對大量的檔案進(jìn)行有計(jì)劃、有步驟的光盤轉(zhuǎn)刻，并對其進(jìn)行計(jì)算機(jī)編目，從而使檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。除此之外，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)圖像、字跡失真的情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對其進(jìn)行修復(fù)，并對其進(jìn)行轉(zhuǎn)存以及備份的工作。同時(shí)，還要避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的情況[9]。

（六）推行一體化管理系統(tǒng)

一體化管理體系主要是指對各種檔案資源進(jìn)行編目整合，從而使其成為具有現(xiàn)實(shí)意義以及實(shí)用價(jià)值的文化資產(chǎn)。這將提升工作人員對其進(jìn)行在再加工的工作效率，同時(shí)大量的節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，從而解決了沒有對檔案進(jìn)行集中管理、利用的問題。

（七）加強(qiáng)檔案資料檢索的便利性建設(shè)

相關(guān)的工作人員需要加強(qiáng)檔案資料檢索的便利性建設(shè)，不斷完善數(shù)字化檔案資料庫。深入篩選檔案內(nèi)容信息，并對其進(jìn)行加工處理，從而在數(shù)據(jù)庫中完善檔案的相關(guān)信息，工作人員在查詢相關(guān)資料時(shí)可以通過關(guān)鍵詞檢索查找到自己所需要的內(nèi)容，從而更好地進(jìn)行相關(guān)工作，最終達(dá)到推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的目的。

四、結(jié)語

時(shí)代的發(fā)展離不開創(chuàng)新，信息化時(shí)代的到來，為檔案管理工作提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要重視檔案的管理工作，正視其中存在的不足，并進(jìn)行有針對性的提高，從而使檔案管理更加規(guī)范化，提高檔案管理水平，以便促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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