基于PDCA理論的高校數(shù)據(jù)治理工作質(zhì)量提升研究

陸成松

摘? ?要：文章主要探討了大數(shù)據(jù)壞境下高校數(shù)據(jù)治理方法，提出高校數(shù)據(jù)治理過程中存在的最主要問題是數(shù)據(jù)質(zhì)量不高;針對該現(xiàn)狀，分析高校數(shù)據(jù)治理過程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)劣質(zhì)問題的原因，借鑒企業(yè)質(zhì)量管理中的PDCA循環(huán)理論，結(jié)合高校數(shù)據(jù)治理的工作實際，探索高校數(shù)據(jù)治理進一步的工作體系和治理措施，精細、精準化地提升高校數(shù)據(jù)治理工作水平，提升高校數(shù)據(jù)質(zhì)量。文章圍繞PDCA循環(huán)理論的四個工作階段，梳理高校數(shù)據(jù)治理的各項工作，分別以循環(huán)管理的方式逐步展開，細致運行，從制度、標準、策略、工作內(nèi)容等方面建立數(shù)據(jù)治理體系規(guī)范，形成循環(huán)迭代的數(shù)據(jù)治理工作過程，并通過不斷的應(yīng)用數(shù)據(jù)來對治理過程和治理效果進行評估，及時調(diào)整實施策略和方案。

關(guān)鍵詞：PDCA;循環(huán)管理;數(shù)據(jù)治理;數(shù)據(jù)質(zhì)量;智慧校園

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2021）09-0064-04

當前，隨著國家層面的多次簡政放權(quán)、政府層面的一網(wǎng)通辦持續(xù)建設(shè)，在高校領(lǐng)域，一站式服務(wù)平臺也在不斷得以建設(shè)完善。但無論是政府的一網(wǎng)通辦還是高校的一站式服務(wù)，都離不開數(shù)據(jù)的支撐。[1]

一、高校數(shù)據(jù)治理的現(xiàn)狀以及治理的意義

在傳統(tǒng)高校信息化建設(shè)的歷史過程中，由于種種原因，高校信息系統(tǒng)往往缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，特別是數(shù)據(jù)層面的，存在關(guān)鍵數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)錯誤、數(shù)據(jù)孤島、數(shù)據(jù)來源不清晰，以及各種劣質(zhì)數(shù)據(jù)普遍存在于各個軟件信息系統(tǒng)等問題。[2]這些問題不只是對數(shù)據(jù)本身的管理產(chǎn)生了重大影響，也嚴重制約了學校一站式服務(wù)、一網(wǎng)通辦等信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)的開發(fā)建設(shè)。在當今世界信息技術(shù)高度發(fā)達的時代，在大數(shù)據(jù)技術(shù)相對成熟的今天，管理好傳統(tǒng)高校的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，技術(shù)已經(jīng)不是主要的制約因素，而數(shù)據(jù)的治理才是核心、關(guān)鍵。近些年，數(shù)據(jù)治理的重要性已經(jīng)在各高校中取得了各方的共識，大家認識到了數(shù)據(jù)將成為戰(zhàn)略性資源，認識到了數(shù)據(jù)管理存在的問題，也認識到了數(shù)據(jù)治理的重要性和緊迫性。在此過程中，很多高校進行了數(shù)據(jù)共享平臺、主數(shù)據(jù)庫中心、數(shù)據(jù)分析平臺的建設(shè)，采用各種數(shù)據(jù)采集和分析工具等等，已經(jīng)在信息化層面做了相當多的數(shù)據(jù)治理工作，但最終，數(shù)據(jù)管理中數(shù)據(jù)劣質(zhì)問題依然存在。經(jīng)綜合分析，其主要原因就在于缺乏數(shù)據(jù)治理的統(tǒng)一管理體系，不重視數(shù)據(jù)治理的過程管理。數(shù)據(jù)治理不是一次性的工作，也不是一錘子買賣，而是一個持續(xù)性的迭代工作，是一個不斷修正最終形成良性循環(huán)的工作。

本文基于對高校數(shù)據(jù)治理過程中存在的問題進行描述和分析，并針對這些問題，吸取PDCA循環(huán)理論，結(jié)合高校治理的實際工作，提出基于PDCA閉環(huán)管理的高校數(shù)據(jù)治理方案。方案圍繞數(shù)據(jù)治理的重點工作內(nèi)容，根據(jù)PDCA的工作路徑展開描述，展現(xiàn)整個高校數(shù)據(jù)治理的過程，形成數(shù)據(jù)治理有效的循環(huán)管理體系。

二、數(shù)據(jù)治理過程中存在的問題和分析

第一，高校決策層和信息化管理層已經(jīng)在態(tài)度上開始重視數(shù)據(jù)管理，但是在實際管理過程中，并沒有參與到數(shù)據(jù)治理過程中來，也沒有提出數(shù)據(jù)管理的核心要求，以至于相關(guān)工作人員在數(shù)據(jù)治理過程中缺乏工作愿景和目標，在數(shù)據(jù)管理工作中缺乏明顯的方向性。

第二，在數(shù)據(jù)治理過程中，沒有建立明確的數(shù)據(jù)治理體系，沒有建立數(shù)據(jù)管理工作組織，側(cè)重數(shù)據(jù)管理平臺和工具的建設(shè)，不重視數(shù)據(jù)治理的管理制度建設(shè)。這導致數(shù)據(jù)管理的系統(tǒng)和工具建設(shè)了很多、實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的部分統(tǒng)一、解決了數(shù)據(jù)孤島等部分問題，但數(shù)據(jù)的質(zhì)量、數(shù)據(jù)的準確性問題依然沒有解決。

第三，業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)治理配合度相對不足，業(yè)務(wù)部門往往只會“要數(shù)據(jù)”，但不會“給數(shù)據(jù)”，以自己的實際需要為工作重心，對自己產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的意義不清楚，缺乏質(zhì)量意識和治理意識。

第四，相關(guān)工作人員沒有理解數(shù)據(jù)治理核心思想，在數(shù)據(jù)管理過程中，只重視數(shù)據(jù)的“量”的管理，而不重視數(shù)據(jù)的“質(zhì)”的管理。[3]因此，數(shù)據(jù)治理的工作重心被放置于數(shù)據(jù)采集和交換上，但數(shù)據(jù)庫里的劣質(zhì)數(shù)據(jù)依然比比皆是。

以上是高校數(shù)據(jù)治理中普遍存在的問題，也是造成高校數(shù)據(jù)質(zhì)量不高的主要原因所在。

三、PDCA循環(huán)理論與數(shù)據(jù)治理

PDCA循環(huán)理論（俗稱戴明環(huán)）由美國質(zhì)量管理專家戴明在休哈特構(gòu)想的基礎(chǔ)上進行挖掘并完善的一種科學工作程序，起初應(yīng)用于企業(yè)質(zhì)量管理，現(xiàn)逐漸被其他管理領(lǐng)域所采納。[4]PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理）。在質(zhì)量管理活動中，要求把各項工作按照制訂計劃、實施計劃、檢查成果、處理反饋劃分成不同的工作階段，然后將成功的結(jié)果制定成標準，逐步消除過程中的不確定因素。這一工作方法是質(zhì)量管理的基本方法，也是企業(yè)管理各項工作的一般規(guī)律。[5]

PDCA循環(huán)管理的整個過程分為四個部分，每個部分獨立運行，又互相依托，四個部分循環(huán)反復，形成管理上的閉環(huán)。

第一部分為計劃（P）階段，在企業(yè)管理過程中表示為建立企業(yè)質(zhì)量管理計劃、明確管理目標、制定管理措施。在高校數(shù)據(jù)治理過程中，我們可以定義為數(shù)據(jù)治理規(guī)劃、明確數(shù)據(jù)治理的目標、體現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的制度性建設(shè)。

第二部分為執(zhí)行（D）階段，在企業(yè)管理過程中，是按預(yù)定的質(zhì)量管理方向，堅定地執(zhí)行計劃，根據(jù)部署的措施進行運作，努力達成質(zhì)量管理目標。在高校數(shù)據(jù)治理過程中，我們可以定義為實施具體的數(shù)據(jù)治理工作，開發(fā)建設(shè)或者利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)管理工具進行數(shù)據(jù)的采集、清洗、交換，執(zhí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)督措施，定義數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范，辨別數(shù)據(jù)優(yōu)劣，體現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的具體工作過程。

第三部分為檢查（C）階段，在企業(yè)管理過程中，體現(xiàn)為檢查計劃執(zhí)行的結(jié)果，對標其它相同環(huán)境工作的差距比例，分析執(zhí)行結(jié)果與預(yù)定目標的差異。在高校數(shù)據(jù)治理過程中，可以定義為評估數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)和數(shù)據(jù)管理工具的運行成果，檢查數(shù)據(jù)的規(guī)范性、標準性和準確性，生成數(shù)據(jù)質(zhì)量跟蹤報告，形成劣質(zhì)數(shù)據(jù)質(zhì)量分析和整改報告，體現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的監(jiān)督過程。

第四部分為處理（A）階段，在企業(yè)管理過程中，體現(xiàn)為針對檢查過程中反饋的質(zhì)量問題進行處理，消除問題并改進工作質(zhì)量，完善和修訂質(zhì)量計劃和管理措施。在高校數(shù)據(jù)治理過程中，我們可以定義為將數(shù)據(jù)質(zhì)量問題反饋給數(shù)據(jù)源頭部門、進行數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)修改或數(shù)據(jù)清洗、規(guī)范數(shù)據(jù)源的錄入過程等工作，體現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的改進、完善過程。

在PDCA循環(huán)管理模式下，企業(yè)管理就是不斷改善產(chǎn)品的質(zhì)量，而在高校的數(shù)據(jù)治理就是一個不斷迭代不斷完善不斷修正的過程，以科學的方式，通過嚴謹?shù)倪^程，結(jié)合PDCA理論的閉環(huán)管理特性，在數(shù)據(jù)治理的過程中解決問題并歸納總結(jié)問題，可以逐步使數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)應(yīng)用三者形成良好的循環(huán)互動，從而使高校數(shù)據(jù)螺旋上升式地提升質(zhì)量，為高校的數(shù)據(jù)分析形成良好的數(shù)據(jù)環(huán)境，為學校決策分析奠定優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。[6][7]

四、數(shù)據(jù)治理的PDCA管理模型

高校的數(shù)據(jù)治理工作對一個高校來說，是一個全校性的工作，參與的部門和人員眾多，具體工作煩瑣細致，涵蓋線上線下的數(shù)據(jù)處理過程，包含管理業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的同步處理，因此，數(shù)據(jù)治理工作是一個嚴謹、精細的管理性工程，也是一個較為復雜的系統(tǒng)性工程。[8]本文提出的高校數(shù)據(jù)治理PDCA模型參考了Nik Thompson等所描述的DGI數(shù)據(jù)治理框架[9]，也借鑒學習Soares S所描述的IBM數(shù)據(jù)治理統(tǒng)一流程[10]，結(jié)合高校管理模式的實際現(xiàn)狀，精準地針對當前高校數(shù)據(jù)治理中存在的問題，將整個數(shù)據(jù)治理過程分為計劃、執(zhí)行、檢查和處理四個階段，并細化四個階段的具體工作。[11]該數(shù)據(jù)治理的PDCA管理模型如圖1所示。

1.計劃階段

數(shù)據(jù)治理的計劃階段是宏觀層面的規(guī)范化，是數(shù)據(jù)治理工作順利開展的保障，是數(shù)據(jù)治理工作中數(shù)據(jù)質(zhì)量提升的基石，在此階段，學校應(yīng)以建立全面的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價體系為標準。[12]在本階段，應(yīng)以制度性和規(guī)范性的文件編制來定義相關(guān)工作。在這些制度性和規(guī)范性的文件中，應(yīng)樹立數(shù)據(jù)治理的核心思想和管理目標，建立數(shù)據(jù)治理的工作組織，明晰學校各部門參與數(shù)據(jù)治理的工作方式、職責以及工作要點，明確學校數(shù)據(jù)的分類、質(zhì)量標準，數(shù)據(jù)的權(quán)利、義務(wù)和管理范疇，建立數(shù)據(jù)采集、交換的規(guī)范和流程，建立學校數(shù)據(jù)的應(yīng)用管理制度和質(zhì)量反饋機制。[13]

在計劃階段，數(shù)據(jù)治理工作組織的確定是計劃工作的重中之重，合理穩(wěn)定的數(shù)據(jù)治理組織能提升數(shù)據(jù)治理工作的高度，對數(shù)據(jù)治理工作的開展和效果具有巨大的保障作用和指導作用?；趪鴥?nèi)傳統(tǒng)高校的現(xiàn)狀及架構(gòu)，為明確數(shù)據(jù)治理項目的執(zhí)行機制，確定相關(guān)管理和工作職能，將數(shù)據(jù)治理工作組織劃分為決策、組織協(xié)調(diào)以及執(zhí)行等3個層次。[14]其數(shù)據(jù)治理的組織架構(gòu)如圖2所示。

決策層由校領(lǐng)導及信息化決策組織擔當，提出學校數(shù)據(jù)治理工作的核心思想和工作目標，把握學校數(shù)據(jù)管理工作的發(fā)展方向，強化監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門和信息化部門的數(shù)據(jù)治理工作。組織協(xié)調(diào)層負責各部門內(nèi)的數(shù)據(jù)治理相關(guān)工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)治理的全部工作，積極管理和要求信息化部門及其他業(yè)務(wù)部門進行數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用。執(zhí)行層主要包括信息化部門工作人員和業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)人員，是學校數(shù)據(jù)治理工作的間接執(zhí)行人和直接操作者，嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)治理工作的制度和規(guī)范。

2.執(zhí)行階段

本階段具體實施數(shù)據(jù)治理工作，需要設(shè)計和執(zhí)行數(shù)據(jù)治理。執(zhí)行階段的工作緊緊圍繞計劃階段的工作目標，不同的治理工作對應(yīng)不同的文件制度，按規(guī)范程序執(zhí)行。執(zhí)行階段的工作包括數(shù)據(jù)管理平臺或數(shù)據(jù)管理工作的開發(fā)建設(shè)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主題的分類設(shè)計和模型創(chuàng)建，業(yè)務(wù)部門的采集、清洗、交換和匯聚，數(shù)據(jù)來源的權(quán)限確認，數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)測規(guī)則的定義等等。其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量方面的治理是核心工作，應(yīng)由原來的對數(shù)據(jù)質(zhì)量的檢查和糾錯發(fā)展到建立全面數(shù)據(jù)質(zhì)量管理 （Total Data Quality Management，TDQM） 上來。[15]建立全面數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的前提是定義數(shù)據(jù)質(zhì)量維度和質(zhì)量規(guī)則，并將其用于實現(xiàn)高校數(shù)據(jù)治理的數(shù)據(jù)質(zhì)量評估。高校數(shù)據(jù)質(zhì)量的維度包括完整性、準確性、正確性、一致性、唯一性和及時性。[16-18]定義數(shù)據(jù)質(zhì)量維度時，還需對數(shù)據(jù)質(zhì)量維度與業(yè)務(wù)需求是否相匹配進行評估。定義質(zhì)量規(guī)則應(yīng)圍繞質(zhì)量維度進行，可定義數(shù)據(jù)的完整性、邏輯一致性、冗余性、數(shù)據(jù)長度、時間精度等等。制定數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)則后，應(yīng)檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量是否滿足業(yè)務(wù)規(guī)則的流程并監(jiān)控這些業(yè)務(wù)規(guī)則的符合度。[19][20]

3.檢查階段

檢查階段主要是在實施數(shù)據(jù)治理工作之后的數(shù)據(jù)檢查分析，對實施成果進行評估，對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行檢查，對數(shù)據(jù)錯誤報告進行分析。檢查階段最重要的就是數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查。數(shù)據(jù)檢查的責任主體是信息管理部門和業(yè)務(wù)部門，客體是全校的數(shù)據(jù)使用人員。數(shù)據(jù)檢查根據(jù)檢查的主體角度不同分為兩種：一種是主動檢查，一種是被動檢查。主動檢查是指信息部門的工作人員或業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)人員對管理范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)或者相關(guān)工作主動檢查，可以借助軟件系統(tǒng)平臺或工具生成數(shù)據(jù)相關(guān)報告，進行針對性的檢查，也可以直接檢查數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)治理工作成果。被動檢查是指對學校師生反饋的數(shù)據(jù)問題進行核實檢查，我們可以為師生提供數(shù)據(jù)展現(xiàn)的平臺和反饋渠道，如我們?yōu)槊總€教師和學生建立了個人數(shù)據(jù)中心，該個人數(shù)據(jù)中心包含了與師生個人相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，教職工可以在個人數(shù)據(jù)中心查看到個人的基本信息、教學情況、學生信息、財務(wù)信息、科研信息等內(nèi)容，學生可以在個人數(shù)據(jù)中心查看個人的基本信息、工作情況、學習情況、消費信息等內(nèi)容。[21]通過檢查階段的工作，進行嚴謹細致的檢查，對一些重要錯誤進行定位， 對某些頻繁發(fā)生的錯誤進行考察，對制約質(zhì)量提高的管理漏洞進行分析，并在后續(xù)的處理階段解決修正，研究改進措施，實現(xiàn)治理過程的不斷優(yōu)化。[22]因此數(shù)據(jù)檢查階段的工作是數(shù)據(jù)治理工作的重中之重，只有持續(xù)不斷地檢查數(shù)據(jù)治理工作，才能實現(xiàn)完善和優(yōu)化我們數(shù)據(jù)的目的。

4.處理階段

處理階段主要是根據(jù)上一階段的檢查結(jié)果，根據(jù)不同的問題分類，追根溯源，逐步排查數(shù)據(jù)問題、優(yōu)化數(shù)據(jù)治理流程。無論是信息部門和業(yè)務(wù)部門主動檢查發(fā)現(xiàn)的，還是數(shù)據(jù)使用人檢查發(fā)現(xiàn)的，都應(yīng)對數(shù)據(jù)源頭逐一定位，排查數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程，確認數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程，數(shù)據(jù)錯誤原因確認后，應(yīng)請相關(guān)責任部門及時處理。如果是數(shù)據(jù)本身原因的，應(yīng)由數(shù)據(jù)源頭部門及時更正修訂，并要求相關(guān)責任人明確改進數(shù)據(jù)輸入過程，必要時通過技術(shù)手段協(xié)助對輸入的數(shù)據(jù)進行規(guī)范。如果是數(shù)據(jù)流程或轉(zhuǎn)換過程原因的，應(yīng)有信息部門及時檢查數(shù)據(jù)采集、交換等同步機制，確保數(shù)據(jù)流向，保障數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)正常，并重點改善、跟蹤、監(jiān)測數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，避免同類故障頻繁出現(xiàn)。涉及規(guī)范性工作的可以修訂制度性文件，將改善性的工作進行標準化、規(guī)范化，以便在下一個PDCA循環(huán)工作中避免重復出現(xiàn)相同問題。

五、結(jié)束語

針對國內(nèi)高校信息化歷史建設(shè)過程中存在的信息孤島、數(shù)據(jù)孤島形勢普遍嚴峻的現(xiàn)狀，高校數(shù)據(jù)治理的工作應(yīng)該是煩瑣、精細的系統(tǒng)性工作。“十三五”期間，我國諸多高校迎來了智慧校園建設(shè)的熱潮，同步的數(shù)據(jù)治理工作也在一定程度上進行了卓有成效的建設(shè)實踐。[23]但是國內(nèi)的一些傳統(tǒng)高校在教育信息化實踐中依然存在普遍缺乏數(shù)據(jù)治理意識、缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃、數(shù)據(jù)共享度低、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高、數(shù)據(jù)管理權(quán)責不清等問題，在傳統(tǒng)高校，數(shù)據(jù)質(zhì)量問題尤其突出。[24]因此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異，大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷深度融入管理的大環(huán)境下，高校的數(shù)據(jù)治理工作還需要不斷加強和深化，高校的數(shù)據(jù)治理工作并不僅僅是一個項目，更是成為了一種動態(tài)的信息化工具。[25]

為此，在高校日常的信息化工作中，應(yīng)把數(shù)據(jù)治理作為基礎(chǔ)性的工作，需要不斷循環(huán)和反復，是不斷迭代不斷修正的過程，在不斷循環(huán)的數(shù)據(jù)治理過程中，使高校的數(shù)據(jù)質(zhì)量得到螺旋式上升。本文所描述的數(shù)據(jù)治理PDCA循環(huán)管理模式符合數(shù)據(jù)治理不斷推進數(shù)據(jù)質(zhì)量的要求和過程，另外，我們也應(yīng)該認識到它并不是每一次循環(huán)把每個階段的工作全部重復一遍，而是在原有工作基礎(chǔ)上得到完善和優(yōu)化。PDCA循環(huán)管理模式的治理方式應(yīng)深入到每一項工作中，是一個逐步從宏觀到微觀的方式，可以定位于整個數(shù)據(jù)治理制度體系，也可以定位于某一個數(shù)據(jù)字段，最終形成一個良性的、自主的閉環(huán)工作意識和習慣，從而達到學校數(shù)據(jù)越來越完善、越來越優(yōu)化的目的。

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（編輯：王天鵬）