工作流技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的運用

鐘卓霖

（深圳職業(yè)技術(shù)學院，廣東深圳，518055）

1 工作流技術(shù)概述

工作流按照企業(yè)內(nèi)部實際業(yè)務(wù)流程，采用信息技術(shù)使各項業(yè)務(wù)能夠自動化處理，有利于提升辦公效率，在當前各個辦公領(lǐng)域逐漸普及[1]。按照辦公自動化系統(tǒng)實際應(yīng)用特征，在該系統(tǒng)中運用工作流技術(shù)，是以明確的業(yè)務(wù)目標為前提，采用信息技術(shù)和自定義業(yè)務(wù)準則，由系統(tǒng)自動處理信息并且實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)（如圖1）。

圖1 基于工作流技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

應(yīng)用工作流技術(shù)要遵循3R原則，其中包括任務(wù)（Roles）、規(guī)則（Rule）、路由（Route）[2]。企業(yè)運行辦公自動化系統(tǒng)，必然會包含大量辦公業(yè)務(wù)流程，而這些業(yè)務(wù)流程所對應(yīng)的工作，要想真正提升工作的完成效率以及系統(tǒng)運轉(zhuǎn)靈活性，遵循3R原則可以將業(yè)務(wù)流程簡化，確定任務(wù)內(nèi)容、執(zhí)行時間與執(zhí)行人的基礎(chǔ)上，更加高效的完成業(yè)務(wù)處理。

2 辦公自動化系統(tǒng)中的工作流技術(shù)要求

（1）編制流程

信息流內(nèi)的所有業(yè)務(wù)流程，利用工作流技術(shù)搭建圖形化模型，采用定制工具獲取需要的圖形化元素，另外則要選擇合理的建模方法與管理方法。包括如下流程：①打開流程設(shè)計圖；②導入流程實例；③儲存流程實例；④導出流程實例；⑤刪除流程實例；⑥發(fā)布流程圖。

（2）監(jiān)管流程

根據(jù)組織流程情況，采用工作流技術(shù)對其進行監(jiān)督，發(fā)揮管理功能保證各個環(huán)節(jié)管理的安全性與可控性。工作流有關(guān)指標統(tǒng)計也可以利用工作流技術(shù)實現(xiàn)。

（3）客戶端交互

工作流過程的實例、客戶雙方實時交互，其中還涉及到工作流有關(guān)的所有數(shù)據(jù)處理、修改等。

（4）運行服務(wù)

通過工作流運行服務(wù)，營造適合工作流業(yè)務(wù)流程的環(huán)境，辦公自動化系統(tǒng)的用戶對這一部分并不完全可見。例如實例化、執(zhí)行環(huán)節(jié)模型、外部資源交互、維護運行環(huán)境數(shù)據(jù)處理、重要數(shù)據(jù)檢查與恢復等。

3 基于工作流技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用

3.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

(1)視圖層。利用JSP頁面幫助用戶獲取需要的系統(tǒng)功能，該頁面中不僅囊括HTML代碼，還涉及到CSS以及Ajax等，直接面向客戶。視圖層設(shè)計要注重整體頁面的簡潔性與美觀性，為客戶操作提供便利[3]。

(2)控制層?？刂茖右部梢员环Q作Struts2 Action 層，負責接收由用戶發(fā)出的各項表單數(shù)據(jù)，按照攔截器設(shè)定的規(guī)則過濾所有輸入數(shù)據(jù)，并且將過濾之后的數(shù)據(jù)傳輸?shù)絊ervice層展開業(yè)務(wù)邏輯處理[4]。如果Web服務(wù)器已經(jīng)結(jié)束各項業(yè)務(wù)的請求，那么控制層便會按照Struts配置文件馬上跳轉(zhuǎn)頁面。

(3)業(yè)務(wù)邏輯層。該層級為service層，對辦公自動化系統(tǒng)中功能處理業(yè)務(wù)邏輯類進行定義。SSH框架中service層的設(shè)計一般會用到spring框架，辦公自動化系統(tǒng)還需要搭配數(shù)據(jù)庫，使得系統(tǒng)各項功能能夠獲取充足的數(shù)據(jù)支持。所以service層要整合spring框架和數(shù)據(jù)持久化層Hibernate框架，其中spring框架設(shè)計要使用Hibernate定義實體類直接面向接口編程，對于接口的設(shè)計期間會自動生成spring.XML文件，直接對業(yè)務(wù)處理接口地址與名稱等、控制層struts類接口與名稱等進行定義。

(4)數(shù)據(jù)持久化層。將其稱為DAO層，SSH框架中DAO層設(shè)計會用到Hibernate框架，專門負責所有數(shù)據(jù)實體的持久化處理，其本質(zhì)在于封裝數(shù)據(jù)、實體類數(shù)據(jù)庫表之間的映射關(guān)系。通過Hibernate框架進行數(shù)據(jù)持久化處理，利用注解形式達到數(shù)據(jù)持久化處理的效果，或者直接采用配置文件。設(shè)計DAO層所有配置文件，可以建立數(shù)據(jù)表和數(shù)據(jù)實體類之間的映射關(guān)系。除此之外，DAO層要有對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)持久化處理有效性。

(5)數(shù)據(jù)庫層。所謂數(shù)據(jù)庫層，其中囊括大量系統(tǒng)數(shù)據(jù)，也可以直接理解為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是辦公自動化系統(tǒng)中非常重要的層級之一。

設(shè)計工作流模型環(huán)節(jié)，辦公管理包含的工作流程比較多，例如公文流轉(zhuǎn)、審批流轉(zhuǎn)，工作流程對應(yīng)邏輯存在差別，但基本邏輯也有一致的共性。通過工作流組織模型，了解工作流所有節(jié)點間關(guān)系模型，其中包含職工之間、職工和部門之間的關(guān)系，按照實際需求對其進行定義[5]。另外，創(chuàng)建工作流過程模型，其中所有節(jié)點均是活動的代表，實施活動要有專門人員、角色、部門負責。所以，工作流組織模型也是過程模型必不可少的支撐。過程模型包含的活動、組織模型實體之間關(guān)系比較單一，即為動態(tài)關(guān)系，加強了兩個模型之間的獨立性，使各項工作流程的實施更加靈活與高效。

3.2 辦公自動化系統(tǒng)中工作流技術(shù)的應(yīng)用

(1)個人辦公

企業(yè)內(nèi)部搭建個人辦公系統(tǒng)，應(yīng)用工作流技術(shù)可以發(fā)揮出多樣化功能，幫助辦公人員整理當日工作安排，或者設(shè)置公務(wù)箱與個人電子郵件等。與此同時，個人辦公運用到的現(xiàn)代化設(shè)備也可以通過工作流技術(shù)，設(shè)置語音提醒或者文字提醒，按照辦公人員實際需求，避免出現(xiàn)重要業(yè)務(wù)遺漏的現(xiàn)象。

(2)辦公管理

1）公文管理

以往企業(yè)在辦公中的公文管理，這一方面更多是采用人工管理的方式，所有資料或者是需要審批的公文，均要以人工的方式進行傳達，難免會導致人為失誤。應(yīng)用工作流技術(shù)可以記錄公文所處狀態(tài)，并且對其進行緊密跟蹤，利用信息技術(shù)實時傳達、記錄領(lǐng)導審核意見，并且反復審核公文內(nèi)容，提高公文管理的效率。

2）科研管理

企業(yè)中科研管理內(nèi)容比較多，并且要按照時間要求及時上傳到辦公自動化系統(tǒng)當中，針對科研內(nèi)容來源渠道，應(yīng)該逐級展開審查與歸類，分批次統(tǒng)計，獲得的科研成果也要登記到系統(tǒng)當中。憑借工作流技術(shù)的優(yōu)勢，還可以做好科研成果保護工作，重要的科研數(shù)據(jù)可以及時備份與檢查，參考國內(nèi)外優(yōu)秀科研成果，幫助科研內(nèi)容的創(chuàng)新與研究。

3）人事管理

企業(yè)中所有職工作為必不可少的人力資源，分別有對應(yīng)的檔案，分別歸屬于各個部門。人事檔案文件所處狀態(tài)，利用辦公自動化系統(tǒng)便可以實時查閱，期間應(yīng)用工作流技術(shù)及時了解職工人事變動、薪資與獎懲記錄等，使得人事管理效率與質(zhì)量得到提升。

4）財務(wù)管理

企業(yè)經(jīng)費預(yù)算是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，管理人員準確記錄經(jīng)費預(yù)算，并且按照要求進行核查，期間便可以采用工作流技術(shù)，任何與財務(wù)相關(guān)的文件均可以進行信息化處理。如果各個部門提出用款申請，在辦公自動化系統(tǒng)中也會及時通知。

3.3 辦公信息共享

企業(yè)中的政務(wù)辦公部分包含共享信息，這些需要共享的數(shù)據(jù)資源務(wù)必要合理分配，避免在辦公過程中出現(xiàn)資源分配與使用上的矛盾。如果一些事項、通知需要告知所有職工，那么便要利用公共平臺，將全體職工聯(lián)系方式上傳到該平臺中，必要時便可以統(tǒng)一聯(lián)系并通知，提高工作效率[6]。信息管理方面，利用工作流技術(shù)將企業(yè)內(nèi)所有數(shù)據(jù)公開，職工登錄辦公自動化系統(tǒng)后邊可以自行查詢、下載，使信息交流范圍擴大，如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計錯誤，也可以及時發(fā)現(xiàn)并修改。企業(yè)的信息系統(tǒng)與平臺在信息流技術(shù)的支持下，也可以強化管理與維護，系統(tǒng)中的各個模塊分別承擔不同功能（如圖2），因此在辦公自動化系統(tǒng)中分別對其進行詳細的介紹，為各項辦公業(yè)務(wù)提供便利條件。

圖2 辦公自動化系統(tǒng)模塊功能