基于“智慧校園”推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)

張美英

一、引言

由于各個(gè)高職院校的檔案資源覆蓋范圍廣泛，內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，因此，檔案管理工作落實(shí)難度較大且系統(tǒng)性強(qiáng)，即便在檔案管理工作中融入更多的信息技術(shù)與設(shè)備，這種轉(zhuǎn)變也絕非一蹴而就。需要相關(guān)工作人員在不斷地摸索與探究中積累經(jīng)驗(yàn)并做好總結(jié)，逐漸摸索出適合各高職院校的檔案信息化發(fā)展方向，這個(gè)過程較為漫長。

二、智慧校園與檔案信息化

（一）智慧校園

智慧校園是指從智慧學(xué)校建設(shè)的實(shí)際和教育目標(biāo)結(jié)合的角度上出發(fā)，通過加快網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源的優(yōu)化與革新，保證教學(xué)資源的價(jià)值能夠得到進(jìn)一步挖掘。借助信息技術(shù)落實(shí)教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生工作、行政管理等各方面管理工作，可保證教師教學(xué)模式可以與時(shí)俱進(jìn)地得到革新，并為校園管理工作提供更多的便利，同時(shí)，學(xué)生的學(xué)習(xí)效率也可以因得到技術(shù)的加持而大幅提高。

（二）檔案信息化

信息時(shí)代發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等高新技術(shù)的出現(xiàn)，讓人們的生活發(fā)生了巨大的變化，因此，應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，高職院校通過建設(shè)智慧校園知識(shí)庫與數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案信息的管理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，這個(gè)過程不僅能夠讓檔案信息的收集、積累、存儲(chǔ)以及分析工作落實(shí)水平得到提高，還可讓相關(guān)工作人員從繁重的工作任務(wù)中解脫出來，保證檔案知識(shí)在“智慧校園”決策、預(yù)警、管理和社交網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域的積極作用得以充分發(fā)揮。

三、當(dāng)前高職院校檔案信息化面臨的問題

（一）對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知有偏差

高職院校檔案信息化不僅是對工作中形成的電子文件和電子數(shù)據(jù)的收集進(jìn)行信息化管理，還包括對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，由于部分高職院校對紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換較為熱衷，將檔案信息化主要進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，這種認(rèn)知是片面的，并未正確認(rèn)識(shí)檔案存量數(shù)字化和增量電子化的實(shí)質(zhì)，沒有清晰地認(rèn)識(shí)到高職院校信息化建設(shè)工作基本內(nèi)涵。

（二）并未重視對檔案信息化的建設(shè)與管理

部分高職院校的信息化建設(shè)過程中由于管理工作落實(shí)質(zhì)量水平不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)、主管部門并未對信息化建設(shè)工作進(jìn)行重視等情況存在，致使在實(shí)際工作落實(shí)過程中資金，技術(shù)、人才方面的資源投入力度不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)目標(biāo)無法有效明晰、方案設(shè)計(jì)水平較低等問題出現(xiàn)，同時(shí)，在設(shè)備的購買上，也不夠有規(guī)劃，導(dǎo)致出現(xiàn)了較為不平衡的現(xiàn)象。

（三）高職院校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量不夠高

從當(dāng)前的高職院校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量水平上看，最為明顯的問題是缺少標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)落實(shí)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)工作時(shí)，也未對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作出嚴(yán)格的要求，檔案信息管理系統(tǒng)也沒有統(tǒng)一的架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)，各自為陣，校園的教務(wù)系統(tǒng)與管理系統(tǒng)應(yīng)依托智慧校園的各種數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的鏈接與打通，因此直接導(dǎo)致信息技術(shù)成果無法被高水平利用，還可能導(dǎo)致出現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)體系的環(huán)境適用性、操作可行性不高，無法適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)環(huán)境。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)仍有待提升

在高職院校的大信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員屬于檔案信息化建設(shè)工作落實(shí)的主體，其個(gè)人的綜合素質(zhì)水平直接影響著高職院校信息化建設(shè)工作的開展水平。部分高職院校檔案管理人員配備不足，有些高職院校配有一兩個(gè)專職人員也是身兼數(shù)職，缺乏懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)專業(yè)的檔案管理人員，也直接影響和限制了整個(gè)檔案管理隊(duì)伍對檔案管理水平的進(jìn)一步提升與創(chuàng)新。

四、智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）保證檔案信息化發(fā)展規(guī)劃的科學(xué)適宜性

高職院校的檔案管理人員必須注重自身綜合素質(zhì)水平的提升，積極學(xué)習(xí)檔案信息的信息化操作技能，保證可以迎合時(shí)代發(fā)展，在自身的崗位職責(zé)履行過程中讓傳統(tǒng)的檔案信息管理更快速地過渡到檔案信息化操作管理模式上。同時(shí)，檔案信息化發(fā)展規(guī)劃方面，要積極與各崗位職責(zé)人員進(jìn)行溝通，保證規(guī)劃方案更加科學(xué)合理，有助于檔案管理信息化工作的有效落實(shí)與價(jià)值發(fā)揮。另一方面，還應(yīng)與智慧校園的總設(shè)計(jì)師加強(qiáng)信息溝通與交流，在對智能校園總體規(guī)劃的知識(shí)管理系統(tǒng)開發(fā)過程中，積極收集學(xué)校、教師以及學(xué)生的意見，保證檔案知識(shí)管理系統(tǒng)功能更為強(qiáng)大、齊全。

（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施建立健全工作落實(shí)力度

高職院校落實(shí)大信息化建設(shè)工作時(shí)，要積極依托智慧校園建設(shè)體系，把控檔案信息化建設(shè)的方向，并對以下兩方面的工作進(jìn)行重視。首先，保證檔案信息化硬件水平得到有效提升，此部分工作的主要內(nèi)容是在檔案管理工作模式進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變時(shí)，應(yīng)注意配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)、 打印機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件，保證信息化工作的落實(shí)不會(huì)受到硬件設(shè)施的限制。其次，注重提升檔案信息化軟件水平，這部分的主要內(nèi)容是將高職院校的檔案管理工作引入到先進(jìn)的信息處理系統(tǒng)中來，同時(shí)借助檔案數(shù)據(jù)庫等軟件保證高職院校的檔案管理工作得到助力，在軟硬件的協(xié)調(diào)配合下實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與智慧校園的系統(tǒng)對接

檔案管理系統(tǒng)封閉性較強(qiáng)，因此，如果在服務(wù)架構(gòu)上不借助先進(jìn)的信息技術(shù)，就無法保證各項(xiàng)服務(wù)得到有效擴(kuò)展，并對檔案信息進(jìn)行價(jià)值方面的深度挖掘。高職院校的智慧校園各業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備較強(qiáng)的集成性，不僅能夠讓資源實(shí)現(xiàn)高度整合，還可在實(shí)際應(yīng)用過程中依據(jù)教師或校方管理者的實(shí)際需要對檔案信息背后的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，保證教學(xué)、科研、管理等事務(wù)的高水平開展得到支持。為了讓檔案管理系統(tǒng)與智慧校園系統(tǒng)高水平對接，技術(shù)人員必須在保證電子檔案信息安全的前提下對便于智慧校園網(wǎng)采集信息的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)計(jì)。保證系統(tǒng)對接水平，并在智慧檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建上注意讓檔案標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)的在線發(fā)布目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

（四）強(qiáng)化資源建設(shè)，提升檔案信息數(shù)據(jù)庫共享水平

為了保證智慧校園系統(tǒng)中的信息安全，各個(gè)部門在進(jìn)行信息共享時(shí)，應(yīng)在自身獲許的權(quán)限之內(nèi)使用數(shù)據(jù)庫的信息，登錄高職院校的內(nèi)網(wǎng)，輸入部門的賬號(hào)與密碼，才可對可以對其所在部門公開的信息進(jìn)行查詢與使用，高職院校的智慧校園轉(zhuǎn)化背景下，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，高職院校檔案信息數(shù)據(jù)庫的信息覆蓋面更廣、來源更為復(fù)雜，同時(shí)，傳播與傳輸載體也更加多樣，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)格式上的整合使用。與此同時(shí)，各高職院校還要結(jié)合自身當(dāng)前發(fā)展的階段與實(shí)際情況，對智能終端設(shè)備和業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)中的海量信息資源進(jìn)行智能化分析與組織，對其背后的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，并將數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整理，納入到信息共享數(shù)據(jù)庫中，保證為學(xué)校的長遠(yuǎn)規(guī)劃與發(fā)展提供更多的數(shù)據(jù)助力，從根本上提升教育教學(xué)質(zhì)量，保證高職院校的學(xué)術(shù)科研能力得到有效提升。并積極迎合社會(huì)時(shí)代發(fā)展，培養(yǎng)出更多綜合素質(zhì)水平較高的專業(yè)人才。

（五）重視檔案管理人才隊(duì)伍信息技術(shù)操作能力提升

當(dāng)然，工作人員的管理技術(shù)水平直接影響著檔案管理工作的落實(shí)質(zhì)量，因此，高職院校必須加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，從整體上提升人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平。首先，要對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育工作進(jìn)行重視，保證檔案管理工作因?yàn)閺臉I(yè)人員的業(yè)務(wù)操作技能水平高、職業(yè)道德素質(zhì)好，而可以高質(zhì)量地落實(shí)。與此同時(shí)，在檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的籌備上，也要注意傾注更多的關(guān)注，保證檔案資源的開發(fā)與利用效率。

五、結(jié)語

智慧校園建設(shè)工作組織落實(shí)過程中，應(yīng)注重強(qiáng)化資源建設(shè)，保證檔案信息可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫共享目標(biāo)，尤其是在建設(shè)智慧校園系統(tǒng)時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)注重信息資源的收集與整理，保證高職院校實(shí)際運(yùn)行到各個(gè)發(fā)展階段時(shí)，都可以對檔案信息的數(shù)據(jù)庫資源隨時(shí)隨地地進(jìn)行調(diào)取，高職院校的各個(gè)部門也可以依據(jù)自身發(fā)展需要對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行填充與共享。