新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革探究

摘要：在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理要結(jié)合時代需求完成改革和創(chuàng)新，意識到檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，并基于單位制度要求完善管理體系、標準化工作流程，整合檔案的收集、歸納 、整理、借閱等工作環(huán)節(jié)，推動信息化檔案管理的發(fā)展，提升該項工作的服務(wù)性和安全性，以檔案管理角度促進事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;新形勢背景;檔案管理

前言：檔案管理是事業(yè)單位核心部門之一，主要職責是關(guān)于信息檔案的整理和匯總，在新形勢背景下，事業(yè)單位檔案管理工作要滿足時代要求，提升工作效率，更好的為事業(yè)單位的發(fā)展提供保障，并結(jié)合發(fā)展需求優(yōu)化工作方式，提升工作水平，相關(guān)人員應(yīng)提升專業(yè)技能，重視檔案管理的改革工作。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革重要性

隨著時代的發(fā)展，社會需求發(fā)生了變化，在當下的社會發(fā)展中，事業(yè)單位應(yīng)意識到檔案管理工作改革的重要性，建立完善的檔案管理體系，結(jié)合信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化、自動化管理 ，并提升檔案管理的服務(wù)性、互動性，增強各部門之間的聯(lián)動關(guān)系，提升檔案資料的應(yīng)用率。

1.1 推動信息化建設(shè)

新形勢下事業(yè)單位檔案管理必然要結(jié)合信息技術(shù)構(gòu)建自動化管理、數(shù)字化管理的工作模式，推動信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的管理工作中主要的檔案大多是紙質(zhì)信息資料，工作方式大多為人工整理，但隨著社會生產(chǎn)、生活方式的變化，檔案管理更多的需要數(shù)據(jù)資料的收集和整理，這則需要配合信息技術(shù)、信息管理系統(tǒng)等內(nèi)容滿足當前的管理要求，對此在改革工作中需要推動信息化建設(shè)，滿足時代發(fā)展需求。

1.2 優(yōu)化單位管理

事業(yè)單位發(fā)展中需要各個部門協(xié)同配合，有較強的聯(lián)動性，共同促進單位的發(fā)展，因此檔案管理部門也需要根據(jù)單位的發(fā)展需求做出改革和創(chuàng)新，提升自身工作效率，為單位創(chuàng)造更大的價值，配合單位中的有關(guān)部門優(yōu)化檔案管理，完善檔案資料的收集、整理、儲存等工作，保證檔案資料的安全性，提升檔案資料的服務(wù)性[1]。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革對策

2.1 建立檔案管理體系

建立檔案管理體系是新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵點，以科學(xué)的管理體系規(guī)范管理工作。檔案管理人員應(yīng)結(jié)合科學(xué)的管理理念、適合單位改革的管理方法，建立符合新時代發(fā)展的檔案管理制度，推陳出新，有序推進各項工作。在建立檔案管理體系工作中首先要完善動態(tài)管理機制，了解當前檔案管理部門的現(xiàn)狀，明確未來的發(fā)展方向，明確檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的地位，并結(jié)合檔案資料的變化進行有關(guān)分析，充分的調(diào)研才能使改革工作有的放矢。動態(tài)管理的方式更加靈活，也能保證檔案信息管理的有效性和真實性，有關(guān)部門時刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)科學(xué)的管理方式，使該項管理工作能夠與時俱進，有效追蹤管理動態(tài)，實時分析優(yōu)化管理工作。其次要優(yōu)化檔案管理形式，檔案管理保障著事業(yè)單位的發(fā)展基礎(chǔ)，有較強的功能性，因此在建立檔案管理體系中應(yīng)突出管理工作的時效性和服務(wù)性，提升工作人員的工作積極性，營造良好的工作氛圍，提升單位的向心力和凝聚力，進一步提升檔案管理的工作水平和效率。

2.2 提高重視度

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，事業(yè)單位的檔案管理工作改革應(yīng)體現(xiàn)創(chuàng)新精神，引起管理者、工作者的重視，應(yīng)用有效的檔案管理方式，適應(yīng)新形勢發(fā)展。在這項工作中首先要提高檔案管理人員的數(shù)字化管理意識，檔案管理數(shù)字化在事業(yè)單位的改革發(fā)展進程中是必然的結(jié)果，檔案管理人員能夠改變固有的陳舊思想，采用科學(xué)的管理方式，為檔案管理的改革與創(chuàng)新貢獻一份力量，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，應(yīng)用領(lǐng)導(dǎo)責任制的方式，引導(dǎo)檔案工作人員提高工作的意識，多與基層工作人員溝通交流，提高基層工作人員的工作熱情。管理部門應(yīng)與檔案管理人員分享科學(xué)的工作方法和管理思路，更有效的開展檔檔案管理的工作。其次事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)該加大對于檔案管理的資金投入，引進科學(xué)的硬件設(shè)施，讓檔案管理能夠得到技術(shù)支持，在提供檔案管理人員能力的同時保證硬件設(shè)施的引進，從內(nèi)因外因兩個角度、兩個維度共同完成事業(yè)單位檔案管理的改革工作。

另外，在檔案管理工作中應(yīng)規(guī)范工作流程，促進事業(yè)單位的可持續(xù)循環(huán)，在完善管理體系后，細化工作流程，應(yīng)用精細化檔案管理方式，有效協(xié)調(diào)人員管理、財會管理、檔案監(jiān)管等多方面的工作，使繁雜的工作精簡化，以技術(shù)手段優(yōu)化工作方式，提升工作效率，提高各部門對檔案管理的重視程度，積極協(xié)調(diào)、配合檔案管理工作，充分基于該部門支持，使該項工作更加科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范、高效[2]。

2.3 推動檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理工作也需要結(jié)合信息技術(shù)優(yōu)化工作方式，搭載符合本部門應(yīng)用的系統(tǒng)。在新形勢背景下檔案管理的發(fā)展不僅要求新，更要探尋適合部門和事業(yè)單位發(fā)展的科學(xué)管理辦法，目前互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、計算機技術(shù)、云儲存、共享共建是當前社會的發(fā)展趨勢，嚴謹?shù)南到y(tǒng)集成是信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，對此，檔案管理的改革要結(jié)合自身工作方向建立檔案管理部門的電子檔案管理系統(tǒng)及自動化辦公系統(tǒng)，議信息化的方式連接各部門之間的工作，提高各部門之間協(xié)同辦公的效率，實現(xiàn)數(shù)字檔案跨區(qū)域、跨部門處理，不同部門根據(jù)職能權(quán)限要求實現(xiàn)資源共享，在檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)集合業(yè)務(wù)、財務(wù)、檔案幾大板塊，完成檔案的收集、整理和歸檔，提高檔案管理的工作效率，在系統(tǒng)平臺中完成原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集歸檔，實現(xiàn)終端管理。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中要結(jié)合本單位的數(shù)據(jù)信息盡力數(shù)據(jù)庫，便于數(shù)據(jù)分析等工作，為單位的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，提高檔案資料的利用率和服務(wù)性，且在信息化建設(shè)中要注重檔案資料的信息安全，在信息化檔案管理中通過設(shè)置秘鑰、搭載防火墻的能信息安全手段保證檔案信息的安全。檔案管理工作可引入人工智能技術(shù)，通過采集工作數(shù)據(jù)，模擬不同情況下的工作流程，實現(xiàn)檔案管理工作半自動化管理，由專人負責平臺系統(tǒng)的管理工作，確保事業(yè)單位檔案管理部門完成數(shù)字檔案存儲、實現(xiàn)檔案共享。同時檔案管理信息化建設(shè)要保證檔案資料的真實性、有效性和完整性，結(jié)合系統(tǒng)需求、工作需求制定嚴格的借閱查詢制度，保障檔案的安全性，將檔案資料設(shè)置為不同的保密級別，分級管理，按照工作職能設(shè)置查閱權(quán)限，全方位的保障檔案資料的安全性。

另外，要信息化建設(shè)中要定期檢查檔案管理設(shè)備，定期完成系統(tǒng)更新，保證檔案管理的信息環(huán)境安全和通暢，事業(yè)單位要結(jié)合自身的工作需求和發(fā)展狀況，按需提交系統(tǒng)更新、硬件設(shè)備更新的需求，根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用的需求、研發(fā)的狀況，進行系統(tǒng)更新，并做好系統(tǒng)的日常維護工作。以此同時，在檔案管理體系中，應(yīng)加入系統(tǒng)維護、信息安全巡查的工作，在定期維護巡查中能夠及時發(fā)現(xiàn)問題所在，并調(diào)研當前信息化檔案管理系統(tǒng)的使用情況，檔案管理人員也需要與信息管理部門保持密切的聯(lián)系，及時提交系統(tǒng)需求，信息管理部門結(jié)合檔案管理部門提交的系統(tǒng)需求進行優(yōu)化，完成檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)工作，及時更新系統(tǒng)，修復(fù)系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性[3]。

2.4 加強團隊建設(shè)

新形勢背景下，檔案管理工作不斷優(yōu)化，單位相關(guān)工作人員也需要結(jié)合工作內(nèi)容、工作方式的變化而提升自身的素質(zhì)和能力，在檔案工作中，團隊建設(shè)尤為重要，事業(yè)單位要制定長足的人才培養(yǎng)、人才引入計劃，持續(xù)提升管理水平。在檔案管理團隊建設(shè)中，一方面要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想觀念，將現(xiàn)代化科學(xué)的管理方式應(yīng)用到工作中。另一方面要完成工作的轉(zhuǎn)型，提高人才培養(yǎng)、團隊建設(shè)的重視程度。

首先，加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以培訓(xùn)的方式提升專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，事業(yè)單位定期開展培訓(xùn)活動，通過培訓(xùn)的方式提高檔案管理人員的專業(yè)技能，并結(jié)合培訓(xùn)了解先進的技術(shù)和科學(xué)的檔案管理方式，在檔案管理的改革中，能夠在工作中發(fā)現(xiàn)問題，提出建設(shè)性意見，配合管理者有效的完成檔案管理工作，在數(shù)字化建設(shè)中能夠熟練的使用管理系統(tǒng)，應(yīng)用辦公系統(tǒng)完成文檔庫的建立、數(shù)據(jù)錄入、檔案移交、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、整理組卷、借閱管理、報表打印、檔案保管等信息化檔案管理流程。

其次，設(shè)置科學(xué)合理的工作考核機制，以考核的形式激勵檔案管理人員加強自身管理，提高對自身的要求，檔案管理部門結(jié)合工作需求制定考核制度，以考核的方式激勵職工積極地完成工作，調(diào)動其工作活力，提高檔案管理人員的積極性，能夠通過考核的形式及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足問題，檢驗培訓(xùn)的成果，依據(jù)考核結(jié)果分析人員能力情況，進行有針對性的培訓(xùn)，實現(xiàn)考核培訓(xùn)有機循環(huán)，最終通過考核和培訓(xùn)的方式提升該崗位人員的個人能力[4]。

最后，要加強人才引入工作，吸引復(fù)合型人才加入到事業(yè)單位的檔案管理工作中，以專業(yè)的角度參與到檔案管理的改革工作中，創(chuàng)新工作方式、細化工作流程，同時檔案管理部門引入內(nèi)部競聘制度，提高部門工作活力。另外，要結(jié)合檔案管理工作的改革狀況，制定人才培養(yǎng)計劃，與各部門協(xié)同配合，提供技術(shù)支持、管理支持。

2.5 加強檔案安全管理

事業(yè)單位檔案管理工作的改革趨勢是數(shù)字化管理、自動化管理，在這項管理工作中應(yīng)加強檔案安全管理，安全的整理檔案信息。事業(yè)單位的檔案資料中會涉及較多安全級別較高、保密級別較高的資料信息，因此在改革發(fā)展中，不僅要重視檔案資料的服務(wù)性，優(yōu)化工作方式，更要結(jié)合現(xiàn)代化手段提高檔案管理的安全性，建立信息屏障，保證信息安全，加強檔案信息安全建設(shè)，保持工作的嚴謹性。

例如在檔案管理中的借閱管理環(huán)節(jié)，檔案管理部門不僅要負責檔案的歸檔整理，還需要在必要的情況下為單位提供數(shù)據(jù)資料，協(xié)助完成工作，在這過程中就涉及借閱的動作在檔案與外部環(huán)境接觸期間容易出現(xiàn)安全問題，因此要以合理的安全管理方式優(yōu)化借閱管理，借閱管理同樣分為電子檔案借閱管理和紙質(zhì)檔案借閱管理兩方面。一方面電子檔案借閱管理要根據(jù)不同的檔案保密級別來設(shè)置管理的方式，對于普通的檔案借閱可以通過檔案管理系統(tǒng)進行申請借閱，申請通過后可以按照要求查閱相關(guān)檔案資料，對于有保密級別的檔案，需要使用檔案室的設(shè)備進行查閱，且要要明確借閱使的管理要求。另一方面在借閱紙質(zhì)檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的保管工作，同時要保證檔案室的環(huán)境安全，定期安排相關(guān)人員巡查檔案室的環(huán)境安全問題，確保設(shè)備和檔案的安全[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的改革應(yīng)結(jié)合單位自身發(fā)展需求、時代發(fā)展需求建立完善的管理體系、精細化制定工作流程、完成信息化建設(shè)、調(diào)整工作方式、加強人才培養(yǎng)，從多角度提升工作效率，提高檔案的利用率和安全性，強化各部門之間的聯(lián)動，協(xié)同配合促進單位發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：莊乾香，（1975-），女，漢族，本科，山東省日照市莒縣，館員，主要研究方向：檔案。