必須避免的12個(gè)項(xiàng)目管理誤區(qū)

Moira Alexander

每一個(gè)行業(yè)、職業(yè)和公司的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)都有規(guī)可循。除此之外，還會(huì)有誤區(qū)，項(xiàng)目管理領(lǐng)域也不例外。當(dāng)項(xiàng)目越來越多，工作越來越繁忙，而且時(shí)間有限時(shí)，人們很容易就會(huì)盲目依賴于信念和直覺——甚至是那些你可能不知道的誤區(qū)。

本文介紹12個(gè)最常見的項(xiàng)目管理誤區(qū)。認(rèn)識(shí)到這些項(xiàng)目管理錯(cuò)誤觀念并努力克服它們可能帶來的挑戰(zhàn)，對(duì)于確保項(xiàng)目是基于最佳實(shí)踐而不是錯(cuò)誤觀念來計(jì)劃、執(zhí)行和完成是至關(guān)重要的。

1.中途更改流程會(huì)使項(xiàng)目脫軌

過去一年的一些事件擾亂了各行各業(yè)的運(yùn)營(yíng)。結(jié)果，項(xiàng)目在沒有引起任何注意的情況下就被打亂了，項(xiàng)目管理的每一個(gè)方面幾乎都發(fā)生了一些變化。

無論是需要采用新工具還是新的合作方式，這些變化都可能在大多數(shù)人中激起極大的恐懼，但對(duì)實(shí)踐和運(yùn)營(yíng)的改變，即使是出于暫時(shí)的需要而強(qiáng)加給企業(yè)，也并不總是壞事，因?yàn)楸砻婵磥砹钊瞬话驳淖兓矔?huì)帶來積極的結(jié)果。

交流過程和方式的改變將創(chuàng)造過去可能不存在的機(jī)會(huì)，為新的思維方式和工作方式打開了大門。俗話說“需要是發(fā)明之母”。在不可預(yù)見的變化中找到一線希望的關(guān)鍵在于保持一種適應(yīng)的心態(tài)。要站在問題之上，在變化破壞了所期望的一切時(shí)，重新審視自己的思維方式。

2.項(xiàng)目中的一切都是可修復(fù)的

項(xiàng)目管理專業(yè)人士是領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成功執(zhí)行項(xiàng)目、降低風(fēng)險(xiǎn)、與相關(guān)方合作、解決問題以及其他許多事情的向?qū)В麄儾皇悄g(shù)師。項(xiàng)目經(jīng)理不可能解決所有的問題，特別是當(dāng)問題長(zhǎng)期得不到解決的時(shí)候。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)方和執(zhí)行人來說，重要的是要認(rèn)識(shí)到并接受何時(shí)該結(jié)束一項(xiàng)任務(wù)或者計(jì)劃，而不是投入更多的資源去查找失敗的原因。發(fā)現(xiàn)不可修復(fù)之處的關(guān)鍵在于早期發(fā)現(xiàn)和頻繁溝通，尤其是當(dāng)團(tuán)隊(duì)開展遠(yuǎn)程工作時(shí)。

3.客戶總是知道他們想要什么

通常認(rèn)為客戶知道他們需要什么，然而，更多的時(shí)候，他們只是知道自己希望達(dá)到的目標(biāo)，而不了解到底需要什么，他們不知道他們的愿望清單有多么不現(xiàn)實(shí)，也不知道愿望清單的各個(gè)部分是多么的相互矛盾。當(dāng)不可預(yù)見的變化使項(xiàng)目偏離軌道時(shí)，這一點(diǎn)尤其適用，就像過去一年中無數(shù)企業(yè)所經(jīng)歷的那樣。

在這里，項(xiàng)目經(jīng)理和他們的團(tuán)隊(duì)可以幫助評(píng)估項(xiàng)目和選項(xiàng)，縮減相關(guān)方的愿望清單，幫助確定滿足相關(guān)方戰(zhàn)略目標(biāo)的新項(xiàng)目的目標(biāo)。如果不考慮到變化因素對(duì)客戶真正的預(yù)期需求的影響，一個(gè)項(xiàng)目會(huì)輕而易舉的失去目標(biāo)。

4.以前的項(xiàng)目模板是未來成功的秘訣

在過去一年里，變化太大了，導(dǎo)致對(duì)以往的項(xiàng)目管理方式提出了質(zhì)疑。很多團(tuán)隊(duì)從辦公室緊密合作轉(zhuǎn)變?yōu)檫h(yuǎn)程工作。溝通和資源配置發(fā)生了變化，相關(guān)方的需求和期望也發(fā)生了變化，以前的項(xiàng)目模板可能不再適用了。

向前看，不管以前的項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行得有多好，將相同的方法、技術(shù)、工具、協(xié)作風(fēng)格應(yīng)用到類似的項(xiàng)目中并不能保證成功。有很多其他的內(nèi)部或者外部因素可能會(huì)改變項(xiàng)目的結(jié)果，例如，時(shí)間、過程、人力、技術(shù)、文化或者其他差異。看似微小的變化可能會(huì)轉(zhuǎn)化為未來的重大差距。每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)分別規(guī)劃和執(zhí)行;是的，以前項(xiàng)目的某些方面是可以應(yīng)用的，但需要極限測(cè)試，并且只有在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候才能加以應(yīng)用。

5.所有項(xiàng)目經(jīng)理都能成功地執(zhí)行任何項(xiàng)目

盡管有相當(dāng)多的項(xiàng)目管理專業(yè)人員接受過相應(yīng)的培訓(xùn)，能夠滿足相關(guān)經(jīng)驗(yàn)要求，但他們還是因人而異。無論兩個(gè)項(xiàng)目管理專業(yè)人員在紙上表現(xiàn)得多么相似，每個(gè)人在實(shí)踐中都會(huì)有不同的表現(xiàn)。他們的經(jīng)驗(yàn)、愿景、領(lǐng)導(dǎo)能力，以及協(xié)作風(fēng)格、方法、項(xiàng)目或者行業(yè)影響力將決定他們能提供什么，以及怎樣處理任何給定的項(xiàng)目。即使是在一個(gè)組織或者職能小組內(nèi)，每一項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該針對(duì)項(xiàng)目接受評(píng)估，以確保他們能夠滿足項(xiàng)目相關(guān)方具體且不斷變化的需求。

6.新項(xiàng)目經(jīng)理工作效率不如資深經(jīng)理

每一名項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該根據(jù)他們的教育和培訓(xùn)經(jīng)歷、項(xiàng)目管理方法進(jìn)行評(píng)估。但經(jīng)驗(yàn)并不能保證成功，缺乏經(jīng)驗(yàn)也不意味著總是失敗。有些項(xiàng)目需要經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理，而有的項(xiàng)目則需要全新的視角，從新的角度來看待項(xiàng)目。

對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)方或者執(zhí)行人來說，很難接受來自經(jīng)驗(yàn)較少的項(xiàng)目經(jīng)理的新方法，而這些新方法有時(shí)可能會(huì)為項(xiàng)目成功創(chuàng)造機(jī)會(huì)。好消息是，在充滿不確定性和復(fù)雜性的時(shí)期，資深項(xiàng)目經(jīng)理總是很受歡迎;在應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情引發(fā)的挑戰(zhàn)時(shí)，情況就是如此。

7.項(xiàng)目經(jīng)理可以解決任何沖突

很多項(xiàng)目經(jīng)理擅長(zhǎng)解決沖突，但這并不意味著他們能解決所有沖突。項(xiàng)目經(jīng)理通常必須與執(zhí)行人溝通，以幫助解決涉及團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)方和項(xiàng)目經(jīng)理本人的沖突。在這些情況下，需要外部幫助或者調(diào)解。解決沖突時(shí)，需要各方都愿意解決問題，如果各方都不配合，項(xiàng)目經(jīng)理也無法創(chuàng)造奇跡。

8.范圍變更表明項(xiàng)目正面臨麻煩

范圍變更是項(xiàng)目中的常見現(xiàn)象，并不一定意味著麻煩或者項(xiàng)目失敗。事實(shí)上，根據(jù)行業(yè)、項(xiàng)目性質(zhì)，項(xiàng)目復(fù)雜性或者其他因素，范圍變更可能是預(yù)期的或者必要的事件。當(dāng)變更頻繁且出乎意料時(shí)，以及當(dāng)范圍變更后項(xiàng)目未來發(fā)展方向仍然不確定時(shí)，就會(huì)引起對(duì)范圍變更的擔(dān)憂。

最近，幾乎所有企業(yè)都因這場(chǎng)疫情而經(jīng)歷了重大和頻繁的范圍變更。這些變更是不可避免的，但不一定會(huì)帶來麻煩。相反，這為企業(yè)創(chuàng)造了一種暫停狀態(tài)，去重新評(píng)估所有項(xiàng)目和活動(dòng)。

9.技術(shù)可以解決一切

技術(shù)是偉大的推動(dòng)因素，但不是萬能的。企業(yè)的人員、流程和策略必須能夠與所實(shí)施的技術(shù)協(xié)同工作。很多時(shí)候，企業(yè)會(huì)被新技術(shù)所吸引，而忘記考慮其他重要因素。倉促選擇的錯(cuò)誤技術(shù)可能會(huì)給所有相關(guān)人員帶來噩夢(mèng)。在考慮替換舊系統(tǒng)或者引入新軟件時(shí)，必須慢下來，要確保企業(yè)的上上下下都能有效地使用新技術(shù)。

10.項(xiàng)目經(jīng)理是團(tuán)隊(duì)中的頂級(jí)專家

這是一種常見的誤解，有時(shí)是相關(guān)方、執(zhí)行人、團(tuán)隊(duì)、供應(yīng)商或者項(xiàng)目經(jīng)理本身的誤解。項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中起到督導(dǎo)、指導(dǎo)的作用，并利用來自公司其他領(lǐng)域的專家（SME）的知識(shí)來幫助執(zhí)行項(xiàng)目。在這次疫情中，項(xiàng)目經(jīng)理和其他職能小組專家不得不齊心協(xié)力應(yīng)對(duì)相關(guān)變化，項(xiàng)目經(jīng)理與領(lǐng)域?qū)＜颐芮泻献鞯谋匾宰兊梅浅，F(xiàn)實(shí)。

11.如果一個(gè)項(xiàng)目在預(yù)算之內(nèi)并且按時(shí)完成，它將是成功的

信不信由你，很多項(xiàng)目都是在預(yù)算內(nèi)按時(shí)完成的，但完全沒有達(dá)到交付目標(biāo)。盡管預(yù)算、及時(shí)交付和質(zhì)量是項(xiàng)目管理的基石，但還有許多其他考慮因素。最終可交付成果、項(xiàng)目執(zhí)行方式、相關(guān)方滿意度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作以及很多其他因素都對(duì)項(xiàng)目的成敗有影響。重要的是要記住，隨著內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，預(yù)算和時(shí)間表雖然很重要，但可能不是成功的主要試金石。最終，相關(guān)方的需求也會(huì)在整個(gè)項(xiàng)目中發(fā)生變化，并決定項(xiàng)目是否成功。

12.項(xiàng)目在簽收后就完成了

當(dāng)相關(guān)方接受可交付成果并簽字時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員會(huì)認(rèn)為項(xiàng)目已經(jīng)完成了。事實(shí)是，如果不花時(shí)間回顧經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（任何項(xiàng)目都會(huì)有經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)），項(xiàng)目就不算真正完成。團(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)覺得學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是重復(fù)性的學(xué)習(xí)和浪費(fèi)時(shí)間，尤其是當(dāng)他們只想繼續(xù)新項(xiàng)目時(shí)，但項(xiàng)目的這部分工作對(duì)于幫助團(tuán)隊(duì)避免重蹈覆轍至關(guān)重要。在項(xiàng)目的這部分工作中，所有團(tuán)隊(duì)成員都應(yīng)該參與，以減少錯(cuò)誤，為未來的客戶創(chuàng)造更多的價(jià)值。

本文作者M(jìn)oira Alexander是《領(lǐng)先還是落后：鏈接戰(zhàn)略項(xiàng)目管理和思想領(lǐng)導(dǎo)力》的作者，并且是Lead-Her-Ship集團(tuán)的創(chuàng)始人。她也是一名項(xiàng)目管理專業(yè)人士，是商業(yè)價(jià)格談話節(jié)目“技術(shù)開講”欄目的撰稿人和聯(lián)合主持人。Moira曾在美國(guó)和加拿大從事了20多年的商業(yè)（IS&T）和項(xiàng)目管理工作。

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