Excel在辦公自動化中的實用技巧

（雅安職業(yè)技術學院，四川雅安市，625000）吳 姍

1 數據錄入技巧

1.1 相同數據的錄入

用戶在編輯Excel工作表的過程中,有時候需要輸入大量相同的數據，如果手動逐條進行輸入會花費大量時間和精力，運用Excel提供的自動填充功能和快捷鍵可以提高數據的錄入效率。

使用Excel自動填充相同數據時，在第一個單元格輸入內容后，可以通過拖動該單元格右下角的填充柄至要輸入相同數據的單元格區(qū)域，如果要填充包含數字的文本型內容時，則在拖動填充柄的同時需要按下Ctrl鍵。運用Ctrl+Enter快捷鍵在單元格區(qū)域錄入相同內容時，首先要選中需要輸入相同數據的單元格區(qū)域，然后在工作表的數據編輯區(qū)輸入數據內容，最后單擊Ctrl+Enter組合鍵即可完成在選中區(qū)域內快速地錄入相同數據。

1.2 單元格換行設置

在Excel工作表中，默認情況下，用戶在單元格中輸入的數據是不換行的，當用戶輸入的文本超出單元格寬度時，如果右側相鄰的單元格中已有數據，那么超出的文本就會被隱藏起來。Excel不像Word那樣敲擊回車鍵就能實現輕松換行，在Excel中敲擊回車鍵，光標會定位到下一個單元格，要解決此問題，可以根據實際需要采用兩種方式進行設置，一種是設置自動換行，另一種是設置強制換行。自動換行可以使單元格內的文字隨著單元格寬度的變化而換行，設置方法是選中需要設置自動換行的單元格，單擊“開始”選項卡，在“對齊方式”工作組中單擊“自動換行”按鈕即可。強制換行可以從單元格中的任意一處開始讓單元格的內容換行，在強制換行前，需要先將光標定位在需要換行的位置，然后單擊Alt+Enter組合鍵即可。

1.3 數據有效性設置

使用Excel工作表輸入數據時，為了避免輸入不規(guī)范的數據，可以提前設置數據的有效性規(guī)則。設置數據有效性需要先選定要設置有效性的單元格區(qū)域，然后單擊“數據”選項卡“數據工具”工作組中的“數據有效性”按鈕，彈出“數據有效性”對話框，在該對話框的“設置”選項卡中根據實際需求進行相應的設置，此處以制作單元格下拉選項為例進行探討。

制作單元格的下拉選項需要在“數據有效性”對話框中單擊“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”，在“來源”組合框中輸入下拉選項的內容，相鄰選項之間用英文逗號隔開，如圖1和圖2所示。

圖1

圖2

2 數據處理技巧

2.1 多張工作表的數據合并

在對Excel工作表的數據進行分析時，如果數據清單的內容來自多張表格，則需要對這些表格的數據進行合并，將它們匯總到一張工作表內，便于分析和匯總。用于合并計算的工作表需要具有相同的布局，且要進行合并的每個數據區(qū)域都要采用列表格式，合并后的結果要存放到單獨的工作表中。

操作方法如下：第一步，選擇用于存放合并結果的工作表和存放合并結果的起始單元格。第二步，單擊“數據”選項卡，在“數據工具”組中單擊“合并計算”按鈕彈出合并計算對話框。第三步，在“函數”列表中選擇“求和”，在“引用位置”組合框中選擇需要用于合并的區(qū)域，選擇好每個區(qū)域后都要單擊“添加”按鈕，把每個引用位置添加到“所有引用位置”的列表框里面。第四步，在“標簽位置”下面勾選“首行”和“最左列”，單擊確定按鈕即可，如圖3所示。

圖3

2.2 多個單元格的數據合并

用戶在編輯電子表格時，有時會需要將多個單元格的數據合并到一個單元格，這時候如果執(zhí)行“合并單元格”命令，則合并后的結果將只保留最左上角單元格的數據，其余單元格的數據在合并過程中就被刪除了。如果想要在合并單元格后保留所有單元格的數據，則需要執(zhí)行“填充”命令。操作方法如下：第一步，調整數據區(qū)域的列寬，使其能夠容納合并后的所有數據。第二步，選取要合并的區(qū)域，單擊“開始”選項卡，在“編輯”工作組中單擊“填充”按鈕，在下拉選項中選擇“兩端對齊”。執(zhí)行完以上兩步，即可將多個單元格的數據合并在一個單元格內。

2.3 鎖定標題行

在編輯和查看Excel工作表的過程中，默認情況下，當用戶滾動工作表其余部分時，列標題或行標題會被隱藏，不利于用戶在查看表格數據時辨別數據的含義，通過電子表格的“窗口凍結”命令即可設置列標題或行標題保持可見。操作方法如下：在需要凍結行標題或列標題的表格中，單擊“視圖”選項卡，在“窗口”工作組中單擊“凍結窗口”按鈕，在下拉選項中根據需要選擇“凍結首行”或“凍結首列”即可。當窗口被拆分為多個時，還可以在上述的下拉選項中選擇“凍結拆分窗格”選項。按以上方法設置好以后，窗口中被凍結的部分將不再移動，用戶在滾動工作表的其他部分時，被凍結的部分會一直保持可見。

3 數據保護技巧

3.1 工作表的自動保存設置

在編輯工作表的過程中，為避免異常情況導致新編輯的表格內容丟失，可以為工作表設置自動保存。操作方法如下：單擊“文件”，選擇“選項”，在彈出的“選項”對話框中單擊“保存”選項卡，在對話框右側的“保存工作簿”下面勾選“保存自動恢復信息時間間隔”前面的復選框，并在右側數值框中設置合適的時間即可。

3.2 工作表的保護設置

默認情況下，用戶在查看工作表時，可以對工作表內的數據進行編輯和修改，制表者如果不希望他人修改工作表中的數據，可以通過相應的設置對工作表進行保護。設置保護工作表首先要單擊需要保護的工作表標簽激活該工作表，然后單擊“審閱”功能區(qū)“更改”組中的“保護工作表”按鈕，在彈出的“保護工作表”對話框中勾選“保護工作表及鎖定單元格內容”復選框，設置好取消工作表保護時的密碼，最后在“允許此工作表的所有用戶進行”列表框中勾選允許用戶執(zhí)行的操作即可。

4 結語

本文所介紹的Excel實用技巧易于學習和使用，在日常辦公中，巧用Excel進行數據處理可以簡化操作步驟，提高工作效率，使數據處理工作達到事半功倍的效果。