醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)提升的研究

顧曉軍

[摘要] 所謂醫(yī)院檔案，是指醫(yī)院在從事科研、診療、教學(xué)及基礎(chǔ)建設(shè)等工作時形成的具有一定保存價值的各類材料，主要包括文字、音像、圖表等不同形式的材料。作為醫(yī)院的基礎(chǔ)工作之一，醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院科研、診療等工作的依據(jù)和條件，而且是衡量醫(yī)院管理水平和醫(yī)療質(zhì)量的重要標(biāo)志，對于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起著十分重要的作用。然而在目前，我國大部分醫(yī)院從事檔案管理工作的人員是由不同行業(yè)的人員進行兼職，人員素質(zhì)各異，影響著醫(yī)院的發(fā)展，因此，提升醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)是目前各個醫(yī)院急需解決的問題。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;兼職檔案員;素質(zhì)提升

[中圖分類號] R197 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）04（b）-0025-02

隨著新醫(yī)改的深入，醫(yī)院檔案的工作領(lǐng)域已經(jīng)拓寬到醫(yī)療、科研、病案、人事、會計、基建、設(shè)備等諸多領(lǐng)域，由此形成了許多對醫(yī)院有價值的文字、音像、圖表等各種形式的材料，由于范圍十分廣泛，依賴于有限的專職檔案員對這些資料進行管理顯然是不現(xiàn)實的，因此，有許多兼職檔案員因為對本部門的工作比較熟悉，對各項資料比較清楚而成為一名兼職檔案員。而兼職檔案員發(fā)揮作用的好壞、素質(zhì)的強弱對醫(yī)院檔案的工作質(zhì)量有著直接的影響。因此，該文將對目前醫(yī)院中兼職檔案員主要存在的問題進行分析，并據(jù)此提出相應(yīng)的解決辦法。

1? 醫(yī)院兼職檔案員主要存在的問題

目前，醫(yī)院兼職檔案員主要分布在醫(yī)院的各個職能科室，這部分人員大多數(shù)是不同部門的醫(yī)護和行政部門的管理人員，由于這部分人員主要學(xué)習(xí)的是如何輔助醫(yī)生工作、如何護理病人等內(nèi)容，對于文件的處理、錄入、備份和刪除工作并不熟悉，尤其是有的醫(yī)護管理人員是跨部門調(diào)動，不同部門間的知識體系存在差異，這些人員雖然對自己部門的醫(yī)療知識比較熟悉，但是對于檔案管理方面的內(nèi)容卻是一竅不通的，所以并不能較好地完成檔案管理工作[1]。還有一種情況是，部分兼職檔案員并非醫(yī)學(xué)專業(yè)畢業(yè)，他們雖然精通文字錄入等檔案管理工作，但是沒有掌握專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識和醫(yī)院運行規(guī)律，導(dǎo)致工作無法有機結(jié)合起來，從而影響檔案工作的順利開展。因此，從事醫(yī)院檔案管理的工作人員不僅需要熟悉醫(yī)院各項工作的運行規(guī)律，對于檔案管理方面的專業(yè)知識也要進一步的了解，并掌握基本的技能。所以，醫(yī)院需要通過不同手段提升兼職檔案員的素質(zhì)。

2? 提高醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)的方法

2.1? 提高雙方的重視程度

在醫(yī)院檔案管理工作中，不僅需要針對音像、文字與圖片資料進行收集與整理，同樣也要關(guān)注文化建設(shè)以及品牌形象塑造等作用。為此，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、科室與相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)不斷強化自身的檔案意識，在檔案工作中給予高度重視。只有對兼職檔案員給予必要的關(guān)愛，并為其提供理想的工作與學(xué)習(xí)條件，才能夠使其工作積極性得以調(diào)動。

醫(yī)院需對檔案管理這項工作引起足夠的重視，加強對兼職檔案員能力與素質(zhì)的培養(yǎng)，并對兼職檔案員開展定期培訓(xùn)，聘請專業(yè)人員向兼職檔案員傳授工作內(nèi)容及經(jīng)驗，提高其業(yè)務(wù)水平。此外，醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)有著直接影響，兼職檔案員自身應(yīng)當(dāng)做到自我重視，無論時兼職還是全職，都應(yīng)該熱愛檔案管理工作，保護和整理好醫(yī)院檔案。與此同時，還應(yīng)引導(dǎo)兼職檔案員認(rèn)識到自己工作的重要性，將檔案管理工作視為自己的本職工作，因為檔案管理工作的好壞決定著整個醫(yī)院能否正常運行。在此基礎(chǔ)上，需強調(diào)檔案工作宣傳的重要作用，以保證醫(yī)務(wù)工作人員自身檔案知識豐富，對檔案留存的重要性形成正確認(rèn)知，主動地留存相關(guān)資料，并與兼職檔案員相互配合開展檔案的收集工作[2]。針對部分科室價值較高的資料亦或是文件，應(yīng)由科室主任、護士長亦或是科室負責(zé)人保管，然而他們當(dāng)中的大多數(shù)并非兼職檔案員。所以，保管重要檔案與文件的醫(yī)務(wù)工作人員也一定要掌握而更多基本檔案知識，以免檔案資料的丟失。只有醫(yī)院和兼職檔案員雙方都對這項工作保持高度重視，才能夠提升醫(yī)院檔案管理的水平，為醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)提供有力的支持與保障。

2.2? 檔案意識和責(zé)任意識的培養(yǎng)

檔案意識是兼職檔案員進行檔案工作的根本，檔案意識決定著醫(yī)院檔案質(zhì)量的好壞，因此，檔案員應(yīng)將此作為自己的首要工作內(nèi)容。檔案是醫(yī)院發(fā)展和運行的保證，是醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的有力證據(jù)，在意識到檔案的重要性后，兼職檔案員應(yīng)盡最大努力對部門的資料進行收集、整理、歸納及分類，最后將所有資料移交上級檔案管理部門，確保檔案管理在每一個環(huán)節(jié)的正常運行，保障醫(yī)院的正常運行[3]。

2.3? 加強兼職檔案員之間的協(xié)調(diào)互助

兼職檔案員不僅要承擔(dān)檔案管理工作的責(zé)任和義務(wù)，更需要加強與檔案部門和其他兼職檔案員之間協(xié)調(diào)互助的能力，這樣可以有效避免在檔案整理、歸納及分類過程中出現(xiàn)失誤。①兼職檔案員應(yīng)與檔案部門的專業(yè)人員保持密切聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題及時請教和溝通，使問題能夠及時解決和處理，保證檔案工作能夠順利進行。②兼職檔案員之間互相協(xié)調(diào)，保證檔案工作的有機結(jié)合和順利開展。如某個兼職檔案員在工作過程中出現(xiàn)了失誤，通過檔案員之間的協(xié)調(diào)互助，兼職檔案員能在工作審查時及時發(fā)現(xiàn)錯誤并加以改正。這是因為檔案的建立與積累是互相影響、環(huán)環(huán)相扣的，如果在建立檔案的某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了一個數(shù)據(jù)或者一個時間的失誤，這個失誤將會延續(xù)到檔案庫的錄入中，醫(yī)院在后續(xù)的工作過程中對這一時期的檔案內(nèi)容進行檢查時就會發(fā)生錯誤，進而影響到整個醫(yī)院檔案系統(tǒng)的運行。所以，加強各個兼職檔案員間的協(xié)調(diào)互助是十分有必要的。

2.4? 不斷完善人員管理體系

所謂的兼職檔案員就是說，其工作重點并非檔案工作，而是兼職。為此，很多兼職檔案員的責(zé)任意識并不強，而且專業(yè)素質(zhì)水平偏低，具有較高的流動性，工作積極性不明顯[4]。針對這種情況，要求不斷完善考核體系與制度，針對兼職檔案員實施必要的考核與評價，在制度層面加以傾斜與激勵，構(gòu)建良性循環(huán)，為檔案工作的創(chuàng)新性發(fā)展提供有價值的參考依據(jù)。

①兼職檔案員的配備與招聘。醫(yī)院聘用人員的數(shù)量應(yīng)結(jié)合其工作需求，要求覆蓋面完善。在聘用兼職檔案員的時候，要盡量選拔素質(zhì)水平高，事業(yè)心強且樂于奉獻的人員。

②制定兼職檔案員的崗位資格培訓(xùn)管理條例。在醫(yī)院工作開展過程中，應(yīng)將兼職檔案員崗位資格的培訓(xùn)納入到臨床科室與行政部門檔案工作的管理考核主要內(nèi)容，同樣也要融入到醫(yī)院的管理體系與工作計劃當(dāng)中，為兼職檔案工作人員的崗位資格培訓(xùn)提供必要保障，積極貫徹并落實兼職檔案工作人員的持證上崗機制。通過準(zhǔn)入制度的有效規(guī)范，能夠使兼職檔案員的檔案意識水平不斷增強，培養(yǎng)其檔案業(yè)務(wù)能力，盡量規(guī)避人員的流失問題發(fā)生。

③兼職檔案員的隊伍發(fā)展與管理。醫(yī)院應(yīng)認(rèn)可兼職檔案員參與檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘當(dāng)中，這樣一來，能夠使檔案員感受專業(yè)發(fā)展的良好前景，進而在檔案管理理論與實踐中投入更多的精力。與此同時，應(yīng)構(gòu)架完善的兼職檔案員流動機制，在其輪轉(zhuǎn)科室的過程中，要向檔案室通知，進而結(jié)合具體的人員流動狀況實施必要的分配，確定相應(yīng)科室的兼職檔案員，以免發(fā)生空缺問題，亦或是沒有安排檔案員管理檔案資料的問題[5]。

④兼職檔案員隊伍的考核與評價。醫(yī)院應(yīng)積極構(gòu)建工作績效評價機制，結(jié)合檔案工作具體內(nèi)容與任務(wù)，創(chuàng)建兼職檔案員隊伍的目標(biāo)科學(xué)考核方式，結(jié)合最終的考核結(jié)果實施必要的獎勵與懲罰。而在晉升與晉職方面，則要優(yōu)先考慮表現(xiàn)優(yōu)異的兼職檔案員，確保其工作熱情不斷增強。特別是檔案管理評價體系方面，應(yīng)實現(xiàn)獎懲評價和發(fā)展性評價體系的有效融合，進而在制度層面確保兼職檔案員隊伍的工作熱情。

2.5? 兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)

在業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)方面，應(yīng)組織兼職檔案員參與繼續(xù)教育，使其業(yè)務(wù)知識素質(zhì)水平不但提高。作為兼職檔案員，其專業(yè)素質(zhì)水平十分關(guān)鍵，在文件材料收集方面發(fā)揮著重要作用，能夠保證檔案材料準(zhǔn)確程度。所以，兼職檔案員需通過培訓(xùn)與交流等諸多繼續(xù)教育方式，對檔案理論知識加以學(xué)習(xí)，進一步增強個人專業(yè)知識。與此同時，要對兼職檔案員的法律意識加以培養(yǎng)。醫(yī)院檔案工作的開展要遵循國家相關(guān)法律規(guī)定實施管理，所以兼職檔案員也應(yīng)具備一定的法律意識，在日常工作中將《檔案法》作為參考依據(jù)，并積極學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，明確醫(yī)院檔案規(guī)章制度，為檔案事業(yè)的進步提供必要保障。除此之外，要對兼職檔案員計算機應(yīng)用能力以及外語水平加以培養(yǎng)。同時要能夠操作掃描儀，并且通過無線網(wǎng)絡(luò)，在信息交換的過程中確保數(shù)據(jù)信息的安全性。

3? 結(jié)語

在醫(yī)院運行發(fā)展過程中，兼職檔案員是醫(yī)院在檔案管理方面的必要選擇，只有兼職檔案員在主觀意識上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并積極參加工作培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)檔案管理知識，做好檔案整理工作的同時加強與同事間的協(xié)調(diào)互助，才能保證檔案管理工作能夠順利開展，整個醫(yī)院才能保持穩(wěn)定向前發(fā)展。

[參考文獻]

[1]? 潘曉輝.醫(yī)院科研兼職檔案員隊伍存在的問題及解決對策[J].醫(yī)學(xué)信息，2018，31（6）：25-27.

[2]? 孫莉萍.關(guān)于醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)提升的思考[J].蘭臺世界，2015（S2）：99-100.

[3]? 張立軍.全面提升兼職檔案員隊伍素質(zhì)迫在眉睫[J].黑龍江史志，2012（8）：59-60.

[4]? 陳梅芳.關(guān)于醫(yī)院兼職檔案員素質(zhì)提升的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（6）：182.

[5]? 龔襄珊.淺談如何提高檔案員的素質(zhì)[J].商情，2017（4）：103.