Excel 在無紙化考試成績檢索中的應用

劉藝

（遼寧工業(yè)大學 電子與信息工程學院，遼寧 錦州121001）

1 概述

伴隨無線網(wǎng)絡和計算機輔助評價系統(tǒng)的發(fā)展，無紙化考試系統(tǒng)紛紛進入各大高校，成為高校評價教學質(zhì)量的主要方法。無紙化考試的優(yōu)點是公平的考試環(huán)境、統(tǒng)一的閱卷標準和準確的成績。高校的學生成績管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對高校不同專業(yè)、不同學生、不同教師以及不同課程的成績進行智能有效的統(tǒng)計分析。成績管理系統(tǒng)要發(fā)揮其上述功能的前提是保證成績錄入的正確性。由于高校教學工作量大，每位教師在期末都面臨大量的成績錄入工作，如何快速準確地錄入學生成績是亟待解決的難題。Excel 是微軟辦公自動化軟件組件之一，具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，巧用Excel 中的函數(shù)與宏可有效解決成績錄入問題。

2 Excel 中的函數(shù)與宏

Excel 中的函數(shù)是用預先設置好的公式對數(shù)據(jù)進行分析的工具，綜合運用SUM、AVERAGE、COUNTIF、OFFSET 等函數(shù)實現(xiàn)快速數(shù)據(jù)分析。數(shù)據(jù)分析的前提是數(shù)據(jù)有效檢索，Excel 使用查找與引用功能從數(shù)據(jù)庫中檢索到數(shù)據(jù)，Excel 中數(shù)據(jù)的檢索是通過函數(shù)對工作表中絕對地址和相對地址引用來實現(xiàn)。Excel 中的宏是用VBA 編寫的一段程序代碼，宏一旦被定義便可重復使用，VBA 是專門用來開發(fā)微軟辦公及自動化軟件的編程語言。

3 巧用Excel 檢索成績

成績管理信息系統(tǒng)的首要工作是數(shù)據(jù)的錄入，數(shù)據(jù)錄入工作量龐大，枯燥乏味易出錯，巧用Excel 快速完成數(shù)據(jù)錄入功能。高校的考試分為正考、補考兩種，兩種考試成績的錄入順序不同。

3.1 正考成績錄入

如果考試是采用無紙化考試，考試結(jié)束成績生成成功，管理員直接把成績導出成Excel 格式發(fā)送給任課教師，任課教師根據(jù)成績錄入模版的要求，使用Excel 中的排序功能整理數(shù)據(jù)后，教師就可以把成績導入到成績管理系統(tǒng)中。

3.2 補考成績錄入

由于高校的考試除學生正常上課的正考，還包括補考和重修考試，補考和重修學生的成績則不同。管理員由考試系統(tǒng)中導出的成績是按學生學號排序，而教務處的成績管理系統(tǒng)中的補考和重修成績名單則是沒有任何規(guī)律可循。如果教師手工逐一錄入，不但準確性難以保證且勞心費時。如何把管理員發(fā)放的成績單高效的整理成教務處模版的格式，是Excel 解決的問題。

3.2.1 基于函數(shù)的管理方法

在一個大表中查找指定數(shù)據(jù)的函數(shù)有LOOKUP 函數(shù)、VLOOKUP 函數(shù)、D 函數(shù)等，在成績管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索中，VLOOKUP 函數(shù)簡單易學成為數(shù)據(jù)錄入的首選函數(shù)。

VLOOKUP 函數(shù)用法如下：

VLOOKUP（value_address,table_array,col_index,logical_value）

其中：value_address 是要查找值的地址，table_array 是要查找工作表單元格區(qū)域，col_index 是在table_array 區(qū)域中返回數(shù)據(jù)所在的列號，logical_value 是一個邏輯值，1 表示模糊查找，0表示精確查找[1]。

接下來以某一學期的補考成績?yōu)槔?，說明VLOOKUP 函數(shù)的使用過程。圖1 是考試結(jié)束后管理員導出的部分成績放在成績單工作表中和成績管理系統(tǒng)的名單排列放在sheet1 中，圖2使用VLOOKUP 函數(shù)檢索的成績放在sheet2 中。使用VLOOKUP函數(shù)根據(jù)sheet1 中的名單到成績單工作表中檢索成績放到sheet2 中，VLOOKUP 函數(shù)的使用如下：

圖1 原始數(shù)據(jù)

圖2 函數(shù)生成數(shù)據(jù)

第一個數(shù)據(jù)檢索成功后，把光標放到單元格B2 矩形框的右下角，當光標形狀變成空心的十字時，拖動鼠標到所需的最后成績，釋放鼠標檢索完成。

3.2.2 基于宏的管理方法

在大批量的數(shù)據(jù)中查找指定數(shù)據(jù)也可以使用宏方法，在Excel 中可以直接錄制宏，也可以在VB 編輯器中直接用VBA編寫宏。Excel 正常啟動后開發(fā)工具選項卡是看不見的，所以先要把開發(fā)工具選項卡顯示出來，步驟如下[2]：

(1)啟動Excel 應用程序。

(2)點擊office 按鈕，啟動對話框。

(3)點擊該對話框窗口右下角選項按鈕。

(4)啟動Excel 選項對話框，選擇常用選項下的在功能區(qū)顯示開發(fā)工具選項卡，點擊確定按鈕。

選項卡設置完成后，啟動Excel 界面如圖3 所示。

圖3 Excel 窗口

開發(fā)工具選項卡調(diào)試出來后，接下來用開發(fā)工具選項卡上插入功能插入一個圖形按鈕作為宏執(zhí)行按鈕放在sheet2 中，宏名為成績檢索，雙擊該按鈕進入VBA 代碼編輯狀態(tài)，在編輯器中寫入如下代碼：Sub 成績檢索()ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(RC[-1],成績單!R2C1:R11C2,2,0)"

圖4 成績檢索

Selection.AutoFill Destination:=Range ("B2:B11"), Type:=xlFillDefault

Range("B2:B11").Select End Sub

保存成功后，回到Excel 工作表狀態(tài)，點擊成績檢索按鈕，隨時檢索所需成績，如圖4 所示。

4 結(jié)論

巧用Excel 的函數(shù)與宏解決高校成績錄入問題，保證了成績錄入的質(zhì)量，節(jié)省了成績錄入時間，緩解了教師的工作壓力。Excel 的數(shù)據(jù)處理功能強大，它完成了很多專業(yè)軟件才有的數(shù)據(jù)分析功能，學好Excel 對日常工作和學習幫助很大，Excel 還有太多的功能等待我們?nèi)W習和使用。