試論提高企業(yè)行政文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

董珺

摘要：今年來，隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，在實(shí)際企業(yè)日常管理以及行政工作開展過程中，辦公室是一個(gè)直觀重要的工作處理中心，辦公室在領(lǐng)導(dǎo)和基層工作開展中是一個(gè)承上啟下的橋梁，同時(shí)，辦公室不僅僅承擔(dān)著協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的工作事務(wù)，同時(shí)還兼任著企業(yè)與外部聯(lián)系的溝通交流。行政文秘工作者是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，在工作中要有效處理各項(xiàng)細(xì)致復(fù)雜的工作，他們的工作任務(wù)重大，其工作流程較為繁瑣，對(duì)于新時(shí)期背景下的企業(yè)文秘來講，能夠有效勝任此項(xiàng)工作是一項(xiàng)非常大的挑戰(zhàn)。在企業(yè)改革發(fā)展過程中，文秘工作的實(shí)際情況價(jià)格直接影響到整個(gè)企業(yè)發(fā)展的各個(gè)層面。所以，在企業(yè)發(fā)展中如何更加有效地提升行政文秘工作的質(zhì)量與效率使現(xiàn)階段相關(guān)工作者需要引起重視和深思的事情。本文筆者將立足于行政文秘自身以及企業(yè)對(duì)行政文秘的有效管理兩個(gè)方面展開分析，希望對(duì)我國(guó)企業(yè)行政文秘工作質(zhì)量和水平的提升提供參考。

關(guān)鍵詞：行政文秘;工作質(zhì)量與水平;策略分析

1提升自身能力水平

在企業(yè)行政文秘實(shí)際工作開展過程中，從辦公文件的打印到企業(yè)公文的有效處理，從收發(fā)傳真到辦公耗材的采購(gòu)，這些工作在文秘工作當(dāng)中都是一些比較細(xì)微的事情，從表面上看這些工作非常的簡(jiǎn)易，但是在實(shí)際工作中要想做得出色州大道，特別是有一定的創(chuàng)造性并非是一件容易的事情。在日常的工作開展過程中，文秘人員必須以高工作節(jié)奏、高工作效率、高工作標(biāo)準(zhǔn)、高的工作要求來嚴(yán)格要求自己做好每一件事情，并且要以踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度去處理每一項(xiàng)工作任務(wù)，更加優(yōu)質(zhì)更加高效地完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交付的每一項(xiàng)任務(wù)。

1.1不斷學(xué)習(xí)，提升自身能力與素養(yǎng)

身為新時(shí)代背景下的企業(yè)行政文秘，在工作過程中要不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技能，使自己更加充實(shí)，有效提升自身的工作能力以及素質(zhì)修養(yǎng)。行政文秘工作中往往需要準(zhǔn)備一些相關(guān)政策文件，因此，要想更加出色地做好文秘工作，就必須嚴(yán)格要求自己，經(jīng)常充電，同時(shí)還要對(duì)時(shí)政新聞?dòng)兴私?，把握相關(guān)政策以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向、行業(yè)動(dòng)態(tài)等等。在工作中切忌出現(xiàn)故步自封以及夜郎自大的情況，在工作過程中只有廣泛的閱覽相關(guān)書籍以及各種資料的學(xué)習(xí)方式充實(shí)自己，進(jìn)而有效提升自身的政治理論知識(shí)水平。除此之外，在行政文秘工作當(dāng)中還應(yīng)當(dāng)善于從生活中吸取營(yíng)養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)文稿創(chuàng)作、政治理論宣傳推廣以及整理相關(guān)資料等方面進(jìn)行重點(diǎn)學(xué)習(xí)。出現(xiàn)不懂的或者不明白的問題要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者有經(jīng)驗(yàn)的同事請(qǐng)教，取長(zhǎng)補(bǔ)短，使自身的業(yè)務(wù)能力水平得到有效提升。

1.2提升服務(wù)意識(shí)

在企業(yè)改革發(fā)展過程中，行政文秘是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的貼身幫手，同事也是連接上級(jí)與執(zhí)行單位的溝通橋梁，企業(yè)行政文秘的言行舉止在很大程度上對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在基層員工心目中的形象有嚴(yán)重的影響。因此，行政文秘在工作開展過程中要具備良好的服務(wù)意識(shí)以及大局觀念，與企業(yè)同事之間團(tuán)結(jié)互助，不能與同事之間勾心斗角，同時(shí)還要堅(jiān)決處理好本企業(yè)與其他單位部門之間的關(guān)系，主動(dòng)開展溝通交流，加強(qiáng)合作，進(jìn)而獲取更多的資料，盡自身最大的努力將領(lǐng)導(dǎo)交付的工作完成。除此之外，在實(shí)際工作中還應(yīng)當(dāng)站在企業(yè)的角度去思考問題，以集體的利益作為工作開展的核心，從大局出發(fā)，解決更多的企業(yè)問題或員工問題。在日常管理工作開展時(shí)，要做到提前思考與規(guī)劃，做事要有條理性，有效提升行政工作的計(jì)劃性以及可操作性，將工作任務(wù)成果落實(shí)到實(shí)處。

1.3替身自身的資料分析與處理能力

行政文秘作為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的得力幫手，在日常工作開展過程中，大多數(shù)的文秘工作是對(duì)公文的處理，這就要求文秘工作人員要具備較強(qiáng)的資料分析能力以及對(duì)公文的分類處理能力等，進(jìn)而確保行政文秘工作能夠有序開展。為使得企業(yè)公文的去向以及處理結(jié)果在查閱時(shí)更加方便快捷，在處理公文來件分類整合時(shí)就必須要有一套科學(xué)合理、規(guī)范完成的工作流程，時(shí)相關(guān)流程更加清理明了，便于查閱。在條件允許的情況下可以按照公文的具體情況設(shè)計(jì)一套便于查閱的表格，在特殊的情況下也能夠方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或者其他同事查閱。針對(duì)一些對(duì)實(shí)效性有嚴(yán)格要求的工作，文秘在信息整理過程中就必須做到及時(shí)全面、科學(xué)有效。另外，行政文秘工作者還應(yīng)當(dāng)具備一些對(duì)相關(guān)文件的分析能力，進(jìn)而有效提升相關(guān)領(lǐng)帶的審閱效率。在進(jìn)行公文處理時(shí)還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)條理以及企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，按照相應(yīng)的程序進(jìn)行文件的收發(fā)，并及時(shí)做好分類，對(duì)于一些無用的資料要按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)銷毀。

1.4提高自我要求，發(fā)揮模范作用

在行政文秘日常工作開展過程中，還應(yīng)當(dāng)做到對(duì)自己的嚴(yán)格要求，有效發(fā)揮自身的模范帶頭作用。每天提前到達(dá)工作崗位，提前做好當(dāng)天工作的準(zhǔn)備，對(duì)于一些比較緊急的事情，就算是加班加點(diǎn)也要及時(shí)完成，心中時(shí)刻樹立“今日事，今日畢”的工作觀念。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)提升對(duì)突發(fā)狀況的應(yīng)急處理能力，擺正工作心態(tài)，用心處理好自身崗位職責(zé)之內(nèi)的事情，出現(xiàn)較大的事情時(shí)要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回報(bào)，落實(shí)到位，并將事情的發(fā)展進(jìn)度及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2企業(yè)加強(qiáng)對(duì)行政文秘的管理

在企業(yè)發(fā)展過程中，行政文秘的工作與企業(yè)的形象有密切的聯(lián)系，在企業(yè)發(fā)展中要對(duì)該項(xiàng)工作引起足夠地重視。就現(xiàn)階段企業(yè)管理工作開展的實(shí)際情況來講，對(duì)行政文秘工作者的綜合業(yè)務(wù)能力的提升以及工作能力的培養(yǎng)特別重要。第一，進(jìn)一步加強(qiáng)行政文秘工作者的專業(yè)技能，定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，此種工作方式不僅能夠有效提高其工作能力，同時(shí)還能夠讓文秘人員感受到企業(yè)對(duì)其的重視程度，提升他們的工作積極性。第二，行政文秘工作人員要具備開闊的視野，涉及更多的專業(yè)知識(shí)，有效提升其專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)積極鼓勵(lì)行政文秘工作人員要深入學(xué)習(xí)政治經(jīng)濟(jì)等各方面的知識(shí)內(nèi)容，不斷提升其綜合素質(zhì)及能力，為企業(yè)培養(yǎng)更多更優(yōu)秀的綜合人才。

3科學(xué)設(shè)置并健全獎(jiǎng)懲機(jī)制

在企業(yè)發(fā)展過程中，科學(xué)設(shè)置并健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，有效提升其工作積極性。在企業(yè)改革發(fā)展過程中，科學(xué)合理的獎(jiǎng)罰制度能夠有效調(diào)動(dòng)行政文秘工作者的積極習(xí)慣，在獎(jiǎng)懲機(jī)制方面還要做到有獎(jiǎng)有罰，對(duì)于工作積極且態(tài)度認(rèn)真的工作人員要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)其時(shí)刻保持優(yōu)良的工作作風(fēng);對(duì)于工作態(tài)度不端正且經(jīng)常出差錯(cuò)的工作人員要適當(dāng)批評(píng)，鼓勵(lì)他們努力改正錯(cuò)誤，繼續(xù)努力做好后期工作。與此同時(shí)，行政文秘工作者還要有一定的自決能力，同時(shí)還要具備一定的約束能力，有效提升自身的工作質(zhì)量和工作效率。

結(jié)語

總之，行政文秘工作者使領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，在企業(yè)改革發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)給予高度重視，給他們更多施展自己才華的空間，提升自身的專業(yè)知識(shí)及能力，為企業(yè)的改革與發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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